異動挨拶メールの返信マナーと例文｜心のこもった内容にするコツ
更新日：2024年06月26日
返信のマナー
相手が上司や同僚に関係なく、最低限守りたいメールのマナーをご紹介します。異動の挨拶への返信メールだけに関わらず、ビジネスメールに必要なマナーですので、これをきちんとしているだけでもあなたの印象は大きく変わってきます。
返信はなるべく早めに
メールの返信は早めにおこないましょう。業務時間内にする必要がありますが、できれば24時間以内にするようにしましょう。一斉送信をした場合など、送った相手からはこちらに届いているか確認ができないので、返信を早めにすることで、受け取っていることを知らせることが必要です。
特に異動の挨拶メールの場合、相手が転勤などでメールを見る時間がなくなる可能性があります。
メールの宛先は送ってくれた人にする
多くの人に異動の挨拶メールをする必要がある場合には、一斉送信でメールを送信しないと間に合いません。しかし返信をする場合、一斉送信にしてしまうと全く関係のない人にまで、あなたの送ったメールが届くことになります。さらに知らない人に関係のないメールアドレスを公開してしまうことにもなります。
業務で使うメールアドレスですから、不要なメールは送信しないことが最低限のマナーです。また返信メールのタイトルは、そのままにするのではなく、異動の挨拶の返信であることをわかるようにすることも必要です。
メールの内容は相手に合わせて
異動の挨拶のメールは、基本のフォーマットがあります。しかし送る人によって、書き方には違いがありますので、それに合わせた返信を工夫することが必要です。
必要最低限の挨拶だけなら、返信も手短にする、また相手のメールの書き方に合わせて返信しましょう。例えば「長らくお世話になりました、ありがとうございました」という挨拶があった場合、「こちらこそお世話になりました、ありがとうございました」と返信するのがルールです。ここで「お世話になりましたこと感謝いたします」と返信すると、噛み合わない返信になってしまいます。これは異動の挨拶メールだけでなく、他のメールでも注意が必要です。
次につながる人脈作りを異動挨拶メールで作ろう
異動の挨拶メールは、異動や転勤の時期には多くいただくことがあり、その全部に返信した方がいいのか、また書き方はどうすればいいのか悩むものです。
お世話になった方や、取引先からの異動の挨拶には、もちろん早急に返信する必要がありますが、同じ会社にいて関わりのない相手であっても、今後一緒に仕事をする可能性は大いにあります。
丁寧な返信を心がけることで、今後に自分の仕事の人脈にも関わってくる可能性もあると考え、面倒と考えずきちんと対応していくようにしましょう。
初回公開日：2017年07月14日
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