ビジネスでの打ち合わせメールの書き方｜返信/後/依頼など

予定していた打ち合わせが何かしらの理由で延期せざるを得ない場合もあります。そのような場合は、参加メンバーへ丁重に延期になった旨を連絡します。

例文

○月○日△:00~:△00に予定しておりました打ち合わせですが、下記の日時に変更となりましたので、ご連絡します。ご準備頂いていた方々には大変恐縮でございますが、再度ご調整・ご参加のほど、よろしくお願いします。

【変更前】○月○日△:00~:△00

【変更後】■月■日△:00~:△00

打ち合わせがキャンセルとなった場合のお詫びメール例文

打ち合わせが諸事情により、キャンセルとなった場合は、参加メンバーにキャンセルの旨を丁重にお詫びしなければいけません。その場合の例文をご紹介します。

例文

○月○日△:00~:△00に予定しておりました打ち合わせですが、急遽実施をしないことになりました。変更後の予定につきましては、現在調整中のため、確定しましたら改めてご案内させて頂きます。

ご参加メンバーの方々には大変恐縮でございますが、ご確認のほど、よろしくお願いします。

打ち合わせの確認メール例文

打ち合わせメールを送ったのが、打ち合わせの一週間近く前の場合は、打ち合わせ日程が近くなったら確認のため、再度メールをしましょう。

その場合は、打ち合わせの前日くらいが丁度よいでしょう。

例文

打ち合わせ日程が近くなりましたので、再度詳細をご連絡します。ご調整のうえ、ご参加をよろしくお願いします。

【日時】〇月〇日13:00～14:00

【場所】△△株式会社

【内容】※箇条書きなどで議題を記載します。

打ち合わせメールで気を付けて使用する言葉

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ご足労

ご足労とは、本来はこちらから訪問するべきところ、相手にわざわざ来て頂いた・足を運んで頂いたことに対する労いの言葉です。通常は、来て頂いた後に、御礼やお詫びの言葉として使用しますが、打ち合わせ前のメールに使用しても問題はございません。

〇打ち合わせ前

・ご足労をお掛けしますが、当日はよろしくお願いします。

〇打ち合わせ後

・ご足労をお掛けし、申し訳ございませんでした。

・ご足労頂きまして、ありがとうございました。

伺います・伺う・伺い

相手の会社に訪問して打ち合わせをする場合によく使用する言葉に「伺います」があります。「お伺いします」や「伺います」、「お伺い致します」など様々使われていますが、正解は「伺います」です。

「お伺いします」は、「訪問する」の謙譲語に接頭語「お」と、「する」の丁寧語「します」をつけた二重敬語となります。ただし、最近では「お伺いします」は一般的に使用されているので、使っても問題ないでしょう。

「お伺い致します」は、「する」の謙譲語「いたす」をつけているので、二重敬語となり「お伺いします」に比べると過剰な敬語となってしまうので、使用は避けた方が無難です。

訪問する場合は、「伺います」または「お伺いします」を使いましょう。

お待ちしております

相手の来訪を心待ちにしているという気持ちを表現する言葉に「お待ちしております」があります。こちらは、目上の方に使用しても問題ない敬語です。

さらに丁寧に敬意を示したい場合は、「お待ち申し上げております」を使うとよいでしょう。

適切な打ち合わせメールで有意義な打ち合わせにしましょう