管理不行き届きとは?管理不行き届きの始末書|お詫びの仕方・例文

ふだん生活しているなかで、「管理不行き届き」という言葉を聞いたことがありますか？テレビのニュースなどで耳にしたことがあったり、言葉自体と直接かかわるような仕事をしている方も多いのではないでしょうか。

今回、その管理不行き届きという言葉について、その意味や始末書の書き方など、いくつかの観点から説明していきます。

「管理不行き届き」という、ひとつの言葉ではなく、○○不行き届きとして言葉が成り立ちます。まずは不行き届きを理解していきましょう。

「行き届き」とは、隅々まで行き渡っている様子や、十分に行き届いていることを指します。頭に不が付いていることから、否定する言葉となりますので、隅々まで行き渡っていない、十分に行き届いていない、不十分なこと、満足に出来ていない様子を指します。

不行き届きの意味を理解したところで、管理不行き届きの意味を考えます。先程の「不行き届き」の頭に管理が付きました。つまり「管理」+「不行き届き」です。くっつけただけなので、管理が隅々まで行き渡っていない、十分に行き届いていない、管理が不十分なこと、様子を指します。

管理不行き届きの意味を理解したところで、不行き届きの頭には他にどんな言葉をくっつけた言葉があるか考えます。

・監督不行き届き
・連絡不行き届き
・指導不行き届き

どれも十分に行き届かなかった際に使われる言葉です。

意味は大きく違いません。管理不行き届きとしても、監督不行き届きとしても使われますが、監督不行き届きと使われるのは、多くは職場においてです。仕事の指示や指導が隅々まで行き届いていないことを指します。上司が部下がミスをした際など、自分の監督が不十分だったとし、お詫びする際などにも使います。監督不足とも言えます。

その時の状況などに応じて監督・連絡・指導・管理など様々な不行き届きがありますが、連絡は連絡不足という意味です。連絡が十分に行き届いていないことを指します。連絡が不十分だった為に情報が行き渡らなかったときなどの様子を指します。

こちらも管理不行き届き、監督不行き届きと大きく違いません。指導という言葉が使われていますが、監督不行き届きと同じく職場などにおいて使われることが多いです。仕事を進めていくうえで、指導が足りなかった、指導が行き届いていないことを指します。上司が部下がミスをした際など、自分の指導が不十分だったとし、お詫びする際などにも使います。指導不足とも言えます。

【管理不行き届き】
・管理不十分／管理不足
管理不行き届きと同じ意味として使われます。意味は同じく、満足に管理が出来ていないことを指します。

【監督不行き届き】
・監督不十分／監督不足
監督不行き届きと同じ意味として使われます。意味は同じく、満足に監督が出来ていないことを指します。

【連絡不行き届き】
・連絡不十分／連絡不足
連絡不行き届きと同じ意味として使われます。意味は同じく、満足に連絡が出来ていないことを指します。

【指導不行き届き】
・指導不十分／指導不足
指導不行き届きと同じ意味として使われます。意味は同じく、満足に指導が出来ていないことを指します。

実際に組織や会社に所属するようになり、管理する立場になった際、部下がミスをしても自分の責任となります。部下の仕事の管理が出来ていない、把握しきれていなかったとして、多くが上司の責任となり、ミスをした当事者でなくとも、管理不行き届きにより物事にミスが生じたとし、始末書を書く場面もあります。

そういった際の始末書について説明します。

まずは始末書を提出するうえで、必要な項目をチェックします。必要な項目をおさえ、その項目にそって、分かりやすく詳しく簡潔に書きます。

詳しく簡潔にとは矛盾しているように聞こえますが、何があったかどうして起きたのかなどがダラダラと一文で書かれていては、始末書を受け取る側も理解しにくいです。箇条書きとまではいきませんが、項目ごとに明記することで理解はぐっと高まります。始末書は社内で提出をする社内文書です。お詫び文とは違います。

【必要な主な項目】
①始末書を提出する年月日
②始末書を提出する先の名前
③始末書を提出する者の名前
④始末書のタイトル
⑤ミスやトラブルの詳細
⑥ミスやトラブルの原因
⑦ミスやトラブルに対しての反省
⑧再発防止策

提出する年月日を書きます。平成○○年○○月○○日

同じ社内なので、社名はなしで部署や役職がある場合は名前の前に書きます。

自分になります。同じ社内なので、社名はなしで部署や役職がある場合は名前の前に書きます。

生じた出来事を○○として、「○○に対しての始末書」が望ましいです。社内でテンプレートがある場合には「始末書」のみを書くようになっている会社もあります。その場合は「始末書」のみで提出します。会社によっては、報告書をあげるよう言われる会社もありますので、タイトルは「○○に対しての報告書」とします。

誰によって、何が起きたかの詳細を書きます。

ここは、部下がかわいそうだとしても、事実を簡潔に書きます。事実報告は必要です。

どうして起きたのかの詳細を書きます。

もちろん部下のミスが原因でトラブルに繋がったとしても、部下がこういうミスをしたから、ではなく、自分の管理不行き届きにより、部下がこうしたミスを起こしてしまった前提で書きます。

起きてしまったミスやトラブルに対し、自分の管理不行き届きにより、会社にこういう（信頼を失う・利益を損なうなど）不利益をもたらしてしまったなど、反省を書きます。

あくまでも部下のミスでではなく、自分の管理不行き届きによると書きます。「部下のせいで」「部下がこうしたミスにより」ではなく、『自分の管理不行き届きにより、部下がこういうミスをしてしまった』とします。言い訳と捉えられることは書かないようにします。

こういう防止策をとることで、二度と同じことが起きないようにしますと書きます。

ここで、こうした防止策をとることによって、自分の管理も行き届き、同じことが起こらないと納得してもらえるような防止策をきちんと考えて書く必要があります。自分の管理不行き届きでしたので、今後は管理を徹底します、では通りません。

自分の管理不行き届きだった
↓
こういった防止策をとります
↓
更に管理を今とは違い、このようにし、再発防止を徹底します

といったように、防止策プラス、今後は今とは違いこのように管理をすることで再発防止を徹底します、という流れで締めくくります。

管理不行き届きにより始末書を書くだけでは当然終わりません。お取引先様など相手があることのトラブルの場合、始末書といった社内文書だけではなく、先方様に謝罪、お詫び文書の提出が必要になります。謝罪の場合、直接謝罪に行く場合と、お詫び文書を郵送またはメールなどでご提出する場合とあります。

直接謝罪とお詫び文書送付では、同じことですが、始末書同様、大事な項目をチェックしていきましょう。

お取引先様へ謝罪をする際、まずはこちらの非を認め丁重に謝罪をしなければなりません。その際、部下のミスだとしても、社会では上司のあなたの責任となります。あなたは何も悪くなくとも、上司であるあなたの管理不行き届きで部下がミスをしてしまったと謝罪する必要があります。

お取引先様にとっては、誰が、どうして、という点はもちろん知る必要がありますが、既にトラブルが発生し、損失・不利益が生じている事実は変わりませんので、とにかくひたすら謝罪をするしかありません。

その際、ミスをした部下は既にお取引先様に謝罪をしているでしょうから、あなたは、あくまでも私の管理不行き届きにより大変なご迷惑をお掛けしてしまったという前提で謝罪が必要です。部下のミスはあなたのミス、上司であるあなたは会社を代表して謝罪をします。

お取引先様へ直接謝罪をする際、ミスを起こしてしまった部下をきつく叱り今後同じことのない様、このように再発防止を致します。という文言は必要です。お取引先様にとって、ミスを起こした部下に対しての怒りはもちろんですが、会社に対しての怒りも当然あります。お取引先様にとっては、あなたの会社に損失を与えられたというのが事実は、誰が起こしたミスだとしても変わりません。しかし、ミス・トラブルの発端となった人物を多少大げさでも、きつくきつく叱ったことを伝えます。

上司であるあなたは、管理不行き届きにより・・・という謝罪が必要です。しかし、お取引先様にとっては、取引をしているのはミスを起こした部下でも、あなた個人でもありません。会社対会社のお取引なので、上司であるあなた、そしてお取引をさせて頂いている会社全体として謝罪の意を伝える必要があります。

平成○○年○○月○○日
株式会社○○○
○○部　○○課
役職○○（分かっていればフルネーム）様

株式会社***
**部　鈴木　太郎
会社住所
電話番号

誤納品のお詫びと納品日ご変更のお願い

拝啓　
○○の候、貴社におかれましては益々ご清祥のこととお慶び申し上げます。平素は、格別のご愛顧を賜り、厚くお礼申し上げます。
さて、この度弊社が納品をさせて頂きました商品がご注文と異なる商品であるとご指摘を頂きました。今回の誤納品は、ご注文を頂きました商品をお手配するにあたりまして、受注入力をする段階で入力間違いをしたことが原因でございます。
つきましては、正しい商品を○○月○○日納品にてお手配をさせて頂けましたら幸いでございます。
この度の事は、私の管理不行き届きにより、多大なるご迷惑をお掛けしてしまいました事、心よりお詫び申し上げます。
今後は、二度とこの様な事を起こさない様、入力の際に２度確認をしたうえで入力を完了させるルールを新たに設け、社員の教育にも徹底して参りますので、この度は何卒ご容赦頂けます様、何卒、お願い申し上げます。

敬具

誰だって謝罪やトラブルは避けたいものです。今回起きてしまった事により、あなたは自分は悪くないのに、自分の管理不行き届きでと謝罪が必要な状況にあります。

しかし、トラブルこそ絶好のチャンスなのです！大変なトラブルなら尚更、ここでどれだけ誠意を持ってきちんと謝罪と対応したかで、今後そのお取引先様との関係は全く変わってきます。今はもちろんお怒りだとしても、お取引が継続できれば、言い訳をせず、自分の管理不行き届きだと認め、素直に必死に謝罪をし、トラブル解決・再発防止に努めたことを評価・信用に繋がる時期が来ます。

また、部下からの信頼も得られます。部下としては、自分が大変なミスを犯してしまった事に悔い、落ち込みます。もちろん部下をきちんと叱ることは必要ですが、今後どうやったら再発を防げるか一緒に考え、正し、「一緒にやっていこう！」と上司から言われれば励みになり、意欲向上にも繋がります。

上司がお取引先様にミスを犯した自分のせいだと言わず、管理不行き届きの上司自身のせいだと謝罪している姿を見て、部下は深く反省し、自分を庇ってくれたと、あなたに対して信頼も厚くなります。トラブルは絶好のチャンスです！対応次第で良い事も沢山あるのがトラブルですから、冷静に、確実に対応していきましょう。

その他のコンプライアンスについてもきっちりしておく必要もあります。

ビジネスや情報管理に強いWORK SUCCESSというメディアのコンプライアンスに関する記事がとても参考になるので、ぜひ見てください。