返信用封筒の行・宛の消し方と正しい直し方・封筒への書き方

返信用の封筒やハガキの宛名の最後が「行」となっている時、そのまま出してしまっていることはありませんか。送り先がこちらのために用意してくださった封筒に書いた宛名ですので、こちらから返信する場合は、「行」を「御中」や「様」に直す必要があります。今回は、返信用封筒の「行」の消し方・直し方を中心に封筒の書き方のマナーを紹介してきます。

書類を取引先などに送る際に、書類の記入後に返信してもらうため、書類と共にこちらの宛先を記入した返信用封筒を同封して送る場合があります。返信用封筒を同封して送る理由は、取引先やお客様に書類の記入後に同封した封筒に入れて送ってもらうだけでよいので、手間をかけないという心遣いで送っています。

また、返信用封筒には宛先がすでに記入されていますのでわざわざ書く手間が省けるということと、差出人が宛先を間違えての誤送を防ぐためでもあります。

返信用封筒の表面には、住所、会社名、部署、氏名を書きます。氏名のまたは部署の語尾は「行」を他の文字よりも少し小さめに書きます。普段普通に私たちが郵送する場合は宛名の語尾には「様」や「御中」をつけて送りますが、返信用封筒を用意するということは、自分の会社・部署、また自分自身が宛名になります。

自分の名前に「様」をつけるのは相手より上に立っているようなものです。そのような失礼を避けるため、相手を立てて自分がへりくだるために「行」や「宛」を使います。住所は都道府県を省略しないで書き、郵便番号以外の数字は漢数字で書きます。また（株）（有）などは略さずに「株式会社」「有限会社」と正しく書き、会社名は正式名称で書きます。

返信用封筒の裏面は、送り主側では記入しません。差出人がご自身の住所と氏名を記入して返送してもらいます。また、封筒に切手を貼るのを忘れないようにしましょう。切手なしでは、返送の際の手間を省くという心遣いも中途半端になってしまいます。

切手の代金を間違えてしまって、送り返されたり追加料金を負担させてしまうようなことになっては大変失礼ですので間違えのないように返送される際の書類の量を想定して切手を貼ります。もし重さが料金が上がるかどうかのぎりぎりの重さの場合は重い方の金額の切手を貼っておいた方が安全です。

履歴書やエントリーシートを企業に郵送する場合の宛名は、個人名が判る場合は「○○株式会社　人事部　○○様」です。郵送する部署がわかっていても担当者が判らない場合やお名前がはっきり判らない場合は「○○株式会社　人事部　採用ご担当者様」、採用担当者が複数名の場合は「○○株式会社　人事部御中」とします。

予め履歴書の送付用封筒が用意されている場合は、宛名が「行」になっている場合が多いです。その場合はそのまま郵送するのではなく、「行」を縦書き封筒の場合は縦2本線または右上から左下に2本斜め線を引いて消します。

横書き封筒の場合は横2本線、または縦書き封筒と同じ斜め2本線で消します。「行」は横2本線では消してあるかどうかわかりづらいので、斜め2本線の方が良いでしょう。

その後、縦書きの場合は消した「行」の真下か左側、横書きの場合は消した「行」の真下か右側に「御中」または「様」と書き直します。

時々、宛名の「行」の横や真下に印鑑が押されている封筒を見かけます。本来は正しい使われ方ではありませんが、担当者が誰かを明確にするために押していると思われます。この場合は印の下に「様」をつける必要はありません。「御中」はその印にぶつからないように記入しましょう。

封筒の裏面に記載する事項は、「郵便番号」「住所」「氏名」で、左下に書きます。封筒の裏面の中央に記載する書き方もあるようですが、バランスが取りづらいこともあり、左下に記載する書き方が主流になっています。

「郵便番号」は住所の上に横書きで書きます。「住所」は都道府県名から省略せずに書きます。「氏名」は住所より少し大きめの文字で書きます。

封筒の封はのりを使用し、封印として「〆」や「封」を書き入れます。時々「×」と書かれているものを見かけますが、「〆」ですので間違えて書かれていると思われないように「×」に見えないように丁寧に書きましょう。

履歴書やエントリーシートを折って送付するのは、企業が大量の書類を管理する上で大変手間となります。書類は折らずに見やすさも考えて向きをそろえてクリアファイルに入れて送付するようにします。クリアファイルには送り状など、一緒に送付する書類の入れ忘れがないかのチェックも忘れずにしましょう。

また、郵送の際の料金不足に注意しましょう。A4のクリアファイルが入る封筒は定型外郵便になります。重量を測って間違いのないように切手を貼って投函します。料金不足を防ぐために、郵便局の窓口で計量して料金を確認してもらってから送るという方法が安全です。

送り先に迷惑がかからないように、また業務に差し支えのないように配慮する心配りが大切です。

返信用封筒にはあらかじめ宛名の語尾に「行」や「宛」が書かれていますが、このまま送り返すのは失礼にあたります。宛先の「行」の消し方、直し方には十分気をつけましょう。

縦書き封筒の場合、「行」を右上から左下に向かって斜め線2本で消します。または縦2本で「行」を消します。横書きの封筒の場合は、基本的に横線2本で消しますが、「行」の場合横線２本では漢字の構造上、消されているのがわかりにくいので、斜め線で消した方がいいでしょう。

また、修正テープや修正液などを使って消してはいけません。相手がミスをして「行」と書いたのでこちらで修正したという意味にとられてしまいます。

封筒の「行」を消した後、宛先が企業や部署名なら「御中」と書き足します。個人名なら「様」を書き足します。書き足す場所は、一般的には縦書き封筒なら消した「行」の真下か左側、横書き封筒の場合は消した「行」の右側に書き足しますが、封筒の大きさや宛先の文字数によってバランスの良い場所にしましょう。また、「御中」と「様」は併用しません。

「企業名＋御中」を使う手紙とはどんな時に使うのでしょうか。個人宛てではなく、取引先などの社員全体や部署全体に宛てる代表的な例としては、年賀状、暑中見舞いなどと、取引上でのお礼状やクレームなどに対するお詫び状などがあります。取引先相手の個人名がわかる時には「企業名＋御中」ではなく「個人名＋様」を使います。

大きな企業になりますと社内便という社内資料の行き来のための社内専用の郵便配達システムを持つところがあります。社内便であっても「営業部　御中」「開発部　御中」「開発部　○○様」と社外と同じように使うことが出来ます。

社内メールでは、「部署名＋御中」は複数名宛のメールであれば使うことは出来ますが、あまり一般的ではありません。一般的には、「各位」や「○○部の皆様」などという形で使われています。

入社承諾書とは、書面において入社を承諾することを確認するための書類です。企業側が応募者本人が入社に対して納得しているかどうかを判断するために書面上で「特別な理由がない限りは予定通り入社します」という約束をするための書類です。

しかし、入社承諾書には法的な効力はありません。だからと言って、いい加減に取り扱うことのないように、内定をいただいた会社に敬意を持って、マナーを持って丁寧に対応していきましょう。

内定承諾書も入社承諾書とほとんど同じ意味を持った書類です。企業側にとっては、応募者に内定を出しても、本当に入社してくれるのかどうかまだ分かりません。応募者本人が内定に対して納得しているかどうかを判断するために、書面で誓約書を交わし、捺印させた上で内定を出すという手順が踏まれています。

入社承諾書が送られてくる際に、返信用封筒も同封されていることが多いです。同封されていた返信用封筒には、あらかじめ企業の住所、宛先が書かれていることがほとんどで、宛名の最尾に「行」が書かれています。書類を送付する際には、この「行」を「御中」または「様」に書き換えることを忘れないようにしましょう。

宛名に会社名＋「行」と書いてある返信用封筒でそのまま送ってしまっては大変失礼にあたります。くれぐれも「行」を消して「御中」または「様」に直してから送るようにしましょう。

封筒の宛先が部署名、課名なら「御中」、担当者名などの個人名の場合は「様」、担当者名が分からない場合は「部著名＋採用ご担当者＋様」に修正し、「行」を二重線で消します。
また、封筒の左下に書類の内容がわかるように赤字で「入社承諾書在中」と記載して赤枠で囲みます。

そして封筒の裏面の左下に、郵便番号、住所、氏名を忘れずに記載します。最後に封をして糊付けしたところに「〆」を書いて送ります。

入社承諾書を返信用封筒に入れて返送する際には、お礼状や添え状を入れて送ります。お礼状、添え状は、書類を郵送する際に書類の概要をわかりやすく示し、またその内容に漏れがないように確認する役割も持っています。企業間では、書類を送る場合にはお礼状を入れるのが礼儀として一般的になっています。よって、入社承諾書や、内定承諾書でも同様にお礼状や添え状を同封します。

また、入社承諾書やお礼状・添え状は、クリアファイルに挟んで封筒に入れましょう。万が一封筒が雨に濡れても書類を守ることが出来ますし、折曲がり防止にもなります。細かいことのようですが心遣いとして、封筒の宛名を書く面を上として、中に入れる書類も全て同じ向きにそろえて入れましょう。封をする前に、裏になっていないか、逆さになっていないかを確認しましょう。

しっかりとのりで封をしたら、封筒の折り返した部分にかかるように真ん中に「〆」と書きます。

入社承諾書が届いたら、長い間手元に置かないでお礼状を添えて出来るだけ早く返信します。素早い行動は、相手に誠実な印象を与えます。

入社承諾書にお礼状を添えて返信する場合は、書き方をきちんと押さえて企業の担当者に失礼のないように心がけましょう。お礼状には、感謝の気持ちと今後の抱負を書きましょう。ただし長々と書く必要はありません。必要以上の長文はかえって業務に差し支えます。また書いた日付を忘れずに記載します。

　　平成〇年〇月〇日
○○株式会社
営業部　山本様
【郵便番号】
【住所】
【電話番号】
【メールアドレス】
　　　　　　　　　　　　　　書類送付のお知らせ　
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　
拝啓
○○の候、貴社におかれましてはますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
この度は、内定のご連絡を頂戴しましたこと、誠にありがとうございます。
4月からは今まで以上に身を引き締めて日々努力していく所存でございますので、ご指導の程よろしくお願い申し上げます。
つきましては、「入社承諾書」を署名の上、同封申し上げます。
ご査証の程よろしくお願い申し上げます。
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　敬具

　　　　　　　　　　　　　　　　　　記
　　　　　　　　　　　　　　入社承諾書　1部
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　以上

「御中」の書き方と「行」の消し方を中心にまとめてみました。個人宛の場合は「様」、個人宛ではない場合は「御中」を使います。宛名の「行」の書き換えは、ビジネス以外でも、同窓会の出欠や、結婚式の出欠などの返信用はがきの返信の際にも当てはまることで、書き換え忘れていた人も多いでしょう。

しかし、書き換え忘れたからと言って、ビジネスの中では不利になったり、就活の選考で不利になったり、交友関係が疎遠になったりというものではありません。だから気をつけなくてもよいというものでもありません。

全ては相手に対する心遣いからです。返信用封筒を用意するのも相手に手間をかけさせない為、宛先の語尾を「行」にするのも相手を立てて自分がへりくだるため、クリアファイルに入れて送るのも書類が雨に濡れたり折曲がらないようにするためであり、全て相手に対する思いやりの心です。

返信用封筒の宛先に書かれた「行」を返信する際には、「御中」や「様」に書き換えるのも、こちらにへりくだって書いて用意してくださった封筒に、感謝と敬意と込めて「御中」や「様」に書き換えさせていただくという日本人の相手に対する思いやりや心配りのあらわれです。

はじめは、面倒で難しいと思うかもしれませんが、実は相手のことを考えれば自然の流れであるので難しいことではありません。

こうしなければならないというものではありませんが、心配りの行き届いた心は自然と相手に伝わるものです。少しずつ自然に出来るように身につけていきたいものですし、必ずビジネスの中であなたの人間性、信頼性という形で生きてくるものになるでしょう。