「敬称略」の意味とは？使い方・例文・注意点についてそれぞれ紹介

「敬称略ってどういう意味？」
「どんな時に敬称略は使えるの？」
「敬称略の正しい使い方が知りたい」
このように、敬称略という言葉をよく目にするけれど、意味や正しい使い方は知らないという人も多いのではないでしょうか。ビジネスシーンにおいてさまざまな場面で使われる敬称略は、正確な意味や使い方を把握しておきたい単語です。

この記事では、敬称略の意味や使い方、使う際の注意点について詳しく解説します。具体的なシチュエーションごとに、例文を交えながらわかりやすく紹介していきます。

この記事を読むことで、敬称略の意味と使い方を理解でき、正しく使いこなせるようになるでしょう。スマートなビジネス文書を作成するテクニックを身につけられます。

敬称略の意味を知りたい、正しく使えるようになりたい、という方はこの記事を読んでみてください。

敬称略は文字通り「敬称を省略する」という意味を表す言葉で、読み方は「けいしょうりゃく」になります。主に、ビジネスシーンで用いられる単語です。

「敬称」とは人や組織に対して、敬意を示すために名前に添える言葉のことを言い、「様」「さん」「殿」「御中」などがあげられます。

たとえば、大人数の人名が並ぶ名簿のような書類では、一人一人に「○○様」を付けると手間もかかり、読み上げにも時間がかかります。このような場合は敬称を省き、名前のみを記載するのが一般的です。しかし何も断りなく呼び捨てすることは失礼になるため、省略したことを詫びる意味で「敬称略」という単語が用いられます。

敬称略はビジネスシーンでよく目にする機会が多く、名簿や議事録などを作成するときに役立つ言い回しです。

まずは、敬称略の使い方をシチュエーションごとに解説します。具体的な例文を添えてわかりやすく紹介していきますので、ビジネス文書を作成する機会が多い人は参考にしてみてください。

議事録は誰がどんな発言を言ったのかを記録するための文書であり、内容を簡潔で見やすくするために敬称略がよく用いられます。議事録で敬称略を使用する際は、出席者一覧の横に「（敬称略）」と記載し、名前は役職順に並べます。

ビジネスシーンではメールを多用しますが、メールで敬称略を行うのは失礼に当たります。メールでは役職と氏名を記載し、敬称を付け足すのが一般的です。

ただし、ビジネスメールで社員名簿などのリストを送信する場合などは、敬称略を用いても構いません。メールでリストを送る際は、一覧の横に「（敬称略）」と記載します。

社内文書で名簿や出席者などを作成する際は、敬称略を用いることが可能です。敬称や役職名を省略して名前のみを表記しますが、役職の順に上から記載するようにしましょう。社内の人であっても、ビジネスマナーはしっかり守ることが大切です。

社外の人はお客様に当たるため、原則として敬称略をすることは失礼に当たります。ただし、出席者などたくさんの名前と敬称を羅列すると見づらくなってしまう場合は、名簿一覧の横に「（敬称略、順不同）」と記載しておくと良いでしょう。

また、社外の人がいる場合は、社内の人よりも先に記載しておくのがマナーなので、忘れないようにしましょう。

ビジネス文書により信頼性を持たせるためにも、敬称略は正しい使い方を知っておきたい単語です。ただし、使い方を誤ってしまうと、むしろ相手に対して失礼となったり、文書の信用を損なったりする場合もあります。

続いては、敬称略を使う上での注意点について解説します。敬称略を使う時のポイントを押さえて、的確に使えるようになりましょう。

敬称略は、議事録や名簿などで人の名前を連ねて書く場合によく使われますが、文書の冒頭に「敬称略」と記載していないと単なる呼び捨てになってしまいます。社内外を問わず相手に対して失礼になる表現は避けなければなりません。

文書内で敬称を省略する場合は、冒頭で「敬称略」と明記してください。毎回作成している書類などではうっかり記載を忘れてしまう可能性もあるので、必ず確認するようにしましょう。

敬称略はたくさんの人が集まっている時や、大勢の人の名前が並ぶ名簿などで使われるものであり、少人数の場合に敬称略を使うことはマナー違反となります。

少人数の場合は、それぞれに敬称をちゃんと付ける方が礼儀正しく望ましいと言えます。何人から敬称略を使ってもいいという決まりがあるわけではありませんが、参加者が一桁の場合は省略せずに敬称を付けた方がよいでしょう。

人数が少ない時や内容が短い場合は、敬称略を用いずに一人一人に役職や敬称を付けた方がビジネスマナーとしては望ましいと言えます。その時に気をつけたいことは、「様」の使い方です。

より丁寧に敬称をつけようとして「○○社長様」という風に表記する人がいますが、このような二重敬語はむしろマナー違反となるので注意しましょう。

社外の人が参加している会議の議事録や名簿などでは、なるべく敬称略を使わないようにしましょう。社外の人はお客様となるため、敬称を省いて呼び捨てにすることは失礼に当たります。

社外の人の名前が含まれる場合は、敬称を略さずに「○○様」「○○社長」と記載した方が無難です。

社内の人だけで会議が行われる場合には、敬称略を使用したとしても役職の高い順に並べて議事録を作成するようにしましょう。役職をしっかりとは把握しておき、序列の順を間違わないようにしてください。

また、社外の人がいる場合は、高い序列で記載します。社外の人はお客様となるため、社内の人よりも先に記載しておくのがマナーです。

社内でも社外でも、相手の役職は把握しておくように日頃から意識するようにしましょう。

敬称略を使うと、予め相手に敬称を省略していますと詫びることで、式典や名簿の参加者に誤解を与えずトラブルを未然に防げます。

敬称略のように、相手に対して失礼に当たらないよう記載する他の言い方はあるのでしょうか。ここからは、敬称略の言い換え表現について紹介します。

通常は役職やアイウエオ順に名前や会社名などを記載しますが、並べ方に意味がない場合には「順不同」という言葉が用いられます。順不同は「順序不同」の略で、並べ方や順序に一定の基準はないことを意味します。

敬称略は敬称を略していることを表しますが、順不同は「何かを意図して並べた訳ではない」ということを表しており、完全に同じ意味ではないのです。

敬称を略して、かつ並び方にも基準がないという場合は、「敬称略、順不同」と両方を記載するのが一般的な使い方です。

敬称略の意味や使い方について解説してきましたが、おわかりいただけましたでしょうか。

社会人になると、人数や時間などその時のシチュエーションによってわかりやすい文書を作るスキルが求められます。敬称略は、相手に読みやすい文書を作る上で役立つテクニックです。しかし、正しい使い方を理解できていないと、相手に誤解を与えてしまう可能性もあるので注意が必要となります。

敬称略の意味と正しい使い方をマスターして、ビジネスシーンで積極的に使ってみてください。