【サイズ別】返信用封筒の折り方・マナー｜長3/A4/長4

返信用封筒とは何か知っていますか。よく、何かで応募する場合などに「返信用封筒を同封してください」と書かれている場合がありますが、これは送った相手から自分に宛てて返送してもらうための封筒です。そのため、返信用封筒には自分の郵便番号、住所、氏名を書きます。

また、切手も貼っておくことが基本です。返信用封筒は折って封筒に入れることが多いですが、折り方を間違えると汚くなったり、妙に厚みが出たりします。ここでは、封筒の大きさ別に返信用封筒を同封する場合の折り方についてみていきます。

長形3号の封筒は、定型郵便の中で最大サイズの封筒です。この封筒には、三つ折りにしたA4サイズの書類がそのまま入ります。そのため、ビジネスにおいて書類のやり取りに使われることが多いです。はがきなどもそのまま入る大きさです。

この長形3の封筒の大きさで返信用封筒として送る場合の折り方としては、同じ長形3号か長形4号に入れるのであれば、等間隔の三つ折りにします。また、折り方のポイントとしては、封筒の宛名が書いてある面を表にするようにして折ります。

受け取った相手が手に取ってすぐに返信用封筒だとわかりますので、封筒に入れる場合にも、宛名が表になるように入れましょう。

角形A4サイズの封筒には、A4サイズまでの用紙を折らずに入れることができます。角形A4サイズは定形外郵便となりますので、返信用封筒に切手を貼る場合には、料金表に従い貼るようにしてください。

角形A4サイズの封筒を返信用封筒としての折り方としては、角A4サイズか角形2号に入れる際には、上下の両辺を合わせて二つ折りにします。そうすれば同封できます。また、長形3号や長形4号など小さめの封筒に同封する場合の折り方は、上下で二つ折りにした後に三つ折りにすると入ります。

どちらの場合も封筒の宛名が書いてある面を表にして同封します。しかし、長形3号や長形4号のような小さな封筒に角形A4サイズのような大きい封筒を同封すると、合計六つ折りとなって厚い状態になってしまいますので、できれば、角形A4か角形2号で二つ折りで入れるようにしましょう。

長形4号の場合は、三つ折りにしたB5サイズの書類を入れることが可能です。日常的に頻繁に使われることが多い封筒です。ビジネスシーンにおいても、お礼状など送付する場合に使われます。長形4号は定型郵便ですので、定型郵便の切手料金に従い、切手を貼ります。

ただし、返信の際に入れるものによっては重量から料金不足になることも考えられますので、よく考慮して切手を貼りましょう。長形4号を返信用封筒として同封する場合の折り方は、同じサイズの長形4号か、長形3号の封筒に入れるのであれば、等間隔の三つ折りで同封できます。

角形2号の封筒は、角形A4サイズの封筒より一回り大きいサイズの封筒です。厚みのある書類や、クリアファイルの書類もそのまま入れることが可能ですので、ビジネスシーンでも多く使われるサイズの封筒です。

角型2号は定型外郵便で返信用封筒として切手を貼る場合には、定型外郵便の料金表に従い、また返信する書類の重量も考えた上で貼るようにしましょう。角形2号の封筒を返信用封筒として同封する場合の折り方は、角形2号か角形A4号の封筒に入れるのであれば、上下の両辺を合わせて真ん中二つ折りにすれば入れることができます。

もし、もっと小さなサイズの長形3号や長形4号に入れる場合の折り方としては、上下両辺を合わせて真ん中折りにしてから三つ折りにすると入ります。しかし、角形A4でも説明しましたように、六つ折りとなって厚みが出るため、できれば折り目が少ない折り方で角形2号か角形A4号に入れる方が良いでしょう。

返信用封筒を同封する場合の目的とは何でしょうか。就職活動時に資料請求する場合は、応募要領などにそのように書かれているために返信用封筒を同封しますが、その他にも、ビジネスシーンで取引先や顧客に対して書類を返送してもらうために同封するということがあります。

例えば、カードローンの更新などのときに、「更新に必要な事項を書き、同封の返信封筒に入れてください」という場合もあります。この返信用封筒を同封すると、返送する場合に相手の手間を省いて、また誤送などがないようにし、確実に相手に返信をもらうなどの効果が期待できます。

＜返信用封筒同封の効果＞
・返送する相手の手間を省略する
・返送する場合に住所間違いなどで誤送されるのを防ぐ
・返信が欲しい場合に、確実に返信が期待できる

返信用封筒を折って入れる場合に、折り方で気を付けなければならないことは、折り目をまっすぐにして折るということです。折り方を間違えると、返信用封筒が適当に曲がって折り曲げられていて汚いため、相手からの印象を悪くしてしまう恐れがあります。

また、折り方の注意点としては、折り目以外でもできるだけ折る回数は少ないように工夫する必要があります。折り方のコツを守れば、折る回数も減ります。折る回数が少なければ少ないほど、同封した返信用封筒の見た目も綺麗に保てます。

返信用封筒を同封する場合の折り方のマナーですが、同封する封筒は宛名が外に出るよう、中表の状態で折るようにします。このような折り方で、中に入れるときに宛名が表になるようにして折って同封することで、相手が同封された返信用封筒を手にしたときに、それがすぐ返信用封筒であることがわかります。

返信用封筒を同封する場合には、返信用封筒を折らなくてはなりません。長形の封筒に長形の封筒を同封する場合の折り方としては、三つ折りにして横向きにすれば入ります。その他の角形2号や角形A4のサイズの封筒であれば、長い方を三つ折りにし、その後横に折れば綺麗に折ることができます。

その場合でも、折る際には自分の名前（または自分の会社）の宛名が表に見えるように折って、そのまま封筒に入れます。

返信用封筒の折り方ですが、一般的には基本三つ折りにして折っているケースが多いです。上述のように、最終的に六つ折りや八つ折りにするような折り方もありますが、折り方を間違えるとおもった以上に重ばってしまうため、折り方には注意が必要です。

また、折り方もですが同封する返信用封筒の大きさに合わせて折り方を選択し、できるだけ折り目を少なくして送ることを心がけなければなりません。ここでは、定型郵便と定形外郵便の返信用封筒の折り方のマナーについてみていきます。

前述の角形Ａ4サイズの封筒や角形2号の封筒は手形外郵便です。定形外郵便の封筒を返信用封筒として送る場合には、折り目が少ない状態で送るためには、同じサイズの角形A4や角形2号の封筒を使えば良いですが、とはいえ、定形外郵便となりますので郵便料金が定型郵便よりも高くなります。

郵便料金をできるだけ少なくするためには、定型郵便の封筒に入れると良いですが、その場合は折り方を間違えると、厚みが出て不格好な状態になってしまいます。そこで、ここでは定形外郵便の角形A4と角形2号の返信用封筒を定型郵便に同封する場合の折り方をご紹介します。

角形A4サイズと角形2号の定形外郵便を返信用封筒として送る場合には、まずのりづけする部分を折り曲げて、上と下を両辺合わせるようにして二つ折りにします。そして、それを等間隔で三つ折りにします。折り目を多くしないためにも、きちんと等間隔にしましょう。

また、まっすぐな折り目にして綺麗に折るように気を付けます。このとき、返信用封筒の宛名部分（自分の住所や名前）を表にして折るのも忘れないようにしてください。

長形3号や長形4号などの定型郵便を返信用封筒として同封する場合は、同じ長形3号や長形4号の封筒に入れる場合が多いでしょう。その場合は、のりづけ部分を折り曲げてから、等間隔で三つ折りにします。そして、折り曲げたものを横にして封筒に入れます。

折る間隔が等間隔にできないと、きちんと封筒に入らなくなってしまうため、最初に折り曲げるときにきちんと大きさを計って折るようにしましょう。またその場合も、折り目はきちんとまっすぐになるように心がけます。

返信用封筒の宛名を書く場合は、自分の住所や名前、または自分の働いている会社の住所や会社名、部署名を書きます。その場合、自分宛の封筒ですので「様」などの敬称はつけません。

では、自分の名前や会社名だけ書けば良いかというと違います。返信用封筒に書く宛名としては、「行」という言葉をつけます。例えば、「○○株式会社　人事部○○行」のように書きます。

しかし、実際に自分に届く際には、この「行」を二重線で消して横に「様」と書き添えられている場合が多いです。返信する際には、送る相手に敬称にするからですが、返信用封筒を同封する側としては自分に敬称をつけるのはおかしいことからそのようにします。

「行」は結局は書き直されるため、書き直しの際に邪魔にならないようにそれを見越して宛名よりも小さめに書くと良いでしょう。

返信用封筒には宛名を自分にして郵便番号や住所、氏名を書きますが、差出人名は書く必要がありません。勝手に相手の住所や氏名を書くことはとても失礼なことです。差出人名を空欄にしておいても、実際に返信される場合には相手がそこに自分の氏名を記入することとなっています。通常は裏面に書く差出人名は空欄にして同封しましょう。

返信用封筒の封をする部分にあらかじめ両面テープが貼られている場合はそのままで良いですが、もし糊付け部分に何もない場合は、こちらで両面テープを片面貼っておくと相手の手間が省けて喜ばれます。ちょっとした気遣いですが、このような小さな工夫が後にビジネスを成功に導くこともありますので、やってみる価値はあるでしょう。

前述にもありますように、返信用封筒には必ず切手を貼ります。定型郵便か定形外郵便かによって料金も変わってきますし、また何を入れてどのくらいの重量になるかによっても料金が変わります。あらかじめそれらを考慮して切手を貼るようにしましょう。

資料請求や就職試験申込みの際に返信用封筒を同封する場合は、あらかじめ相手から切手料金を指定されることがありますので、その指示に従って切手を貼るようにします。

返信用封筒の同封方法についてみてきましたが、では返信用封筒を受け取った場合の返信方法はどのようにすれば良いのでしょうか。ビジネスシーンにおいては、資料請求を受け取る場合に返信用封筒が同封されていることがあります。ここでは、返信用封筒の返信の仕方についてみていきます。

返信用封筒には相手の郵便番号や住所、氏名が記名されています。通常宛名には敬称の「様」や「御中」が記されていますが、返信用封筒の場合は「行」と記載されています。この返信用封筒を使って相手に返信する際には、この「行」を二重線で消して、横に「様」や「御中」と書きます。このときに二重線は手書きではなく、定規を使って綺麗に消してください。

また、個人宛の場合には「様」を、会社宛（または部署宛）の場合は「御中」を書くようにします。もし、会社の部署の担当宛の場合は、「○○株式会社○○部○○課ご担当様」とします。そして、これらの「様」や「御中」は名前の右や左、または下に書くようにします。

返信用封筒に必要な書類を入れて閉じたときに、封のところに「〆」を書くのは個人宛の場合のみです。「〆」は親展の意味があり、本人以外は見れないということになっています。会社宛の場合に「〆」を使うと、扱いにくい状態になるため「〆」を封に書かないようにします。

返信用封筒を受け取り返信する場合には、自分の住所や氏名を裏面に記載します。通常は、返信用封筒は相手が自分の住所や氏名を書くように空白となっています。

いかがでしたか。返信用封筒を同封することは、ビジネスシーンはもちろん、就職活動や資料請求などでもあります。返信用封筒を同封する際には、できるだけ折り目が少ない折り方で、綺麗に折って入れることが基本です。また、返信用封筒を入れる封筒の大きさによっても、折り方や折る回数が異なります。

折り方を間違えてしまい途中で入らないとなれば、変な折り目がたくさんついて見た目にも汚い返信用封筒となってしまいます。返信用封筒を同封するときには、どのような折り方にすればその封筒に入るかということをあらかじめ考えた上で折るようにしましょう。

また、返信用封筒を同封する際には、宛名部分を表にする折り方で折るということも忘れないようにしてください。