「とのことです」の敬語表現・とのことですの使い方と例文・別の敬語表現例

「とのことです」とは、「とのこと」という言葉をていねいに表した敬語表現です。特にビジネスシーンでは、「とのこと」にも「とのことです」という敬語表現にも、多くの活躍の場があります。

「とのこと」には、人からの伝聞を表す意味があります。平たく言うと「XXさんがこう言っていました」という意味です。人から聞いた内容を誰かに伝えるときに、「とのこと」や「とのことです」を使用することができます。

「とのことです」という言い方はビジネス上、とても役立つ表現です。まずは基本的なことを確認しておきましょう。

「とのことです」という敬語表現は、「単語+です・ます」という形で成り立っています。つまり、「とのことです」の敬語の種類は「丁寧語」です。

そのため「とのことです」という敬語表現には、丁寧語全般の特徴である「相手や自分の立場を選ばずに使うことができる」という特徴があります。

「とのことです」は、伝言を伝えるときに使用する敬語表現です。「折り返しお電話がほしいとのことです。」のように、伝聞を表す文章のあとに「とのことです」を付けてください。「とのことです」という敬語表現は、伝言メモなどの文書上はもちろん、口頭でも使うことができます。

ビジネスにおいては、あいまいな表現を避けるというマナーがあります。そのため、「電話がほしいらしいです」や「電話がほしいみたいです」のようなあいまいな表現を避けるという意味でも、「とのことです」という敬語表現は重宝されます。

「とのことです」という敬語表現は、伝言メモや口頭だけではなく、メールを使用することができます。人からの伝言をそのまま伝えるときに、「とのことです」を使いましょう。

ただし、「とのことです」という言葉をあまり使いすぎると、責任逃れのような印象を与えかねません。「とのことです」の使用は、1通のメールにつき1～2回に抑えてください。

「とのことです」は、相手や自分の立場に関わらず使える敬語表現です。そのため、活躍の場が多くあります。これからご紹介する例文を参考に、「とのことです」という敬語表現の使い方を掴みましょう。

・天気予報では、明日は雨とのことです。
・先輩、XX苑は満席で予約不可とのことです。
・先輩、電光掲示板によると、次の電車は10分遅れで到着するとのことです。
・田中さん、営業課の斎藤さんがお電話ほしいとのことです。
・田中さん、営業課の斎藤さんは今日はお休みとのことです。

・田中課長　加藤工業の加藤様からお電話がありました。折り返し電話がほしいとのことです。
・田中課長　加藤工業の加藤様からお電話がありました。明日改めてお電話をかけてくださるとのことです。
・田中課長　加藤工業の加藤様が来社されました。今回はアポなしだったため、次回は事前に連絡のうえ、改めて来社されるとのことです。
・田中課長　総務課の佐藤さんからお電話がありました。注文していたキャビネットは3月6日㈫に届く予定とのことです。
・田中課長　総務課の佐藤さんからお電話がありました。注文していたキャビネットですが、在庫切れのため、早くても3月12日以降の納品になるとのことです。

「とのことです」には、類語の敬語表現もあります。類語の敬語表現を知ることは、表現の幅を広げることにも繋がります。これからご紹介する4つの類語の敬語表現を参考にして、場面によって敬語を使い分けましょう。

「旨」には、話の中心的な内容・意味、という意味があります。そのため「との旨です」は「とのことです」に比べ、伝言をただ伝えるのではなく、話の中心を分かりやすく伝える、というニュアンスが強く含まれています。

話の中心をまとめる必要があるため、「との旨です」は口頭ではあまり使用しない言葉です。伝言メモなどを使って、伝言を分かりやすく伝えるときに使用します。

「～そうです」とは、「～そうだ」を丁寧語にした敬語表現です。「～そうだ」には、「とのことです」と同じように、伝聞を表す意味があります。

そのため、「鈴木様は、10分ほど遅れるそうです」のように、「とのことです」とほぼ同じ使い方ができます。しかし、「との旨です」とは反対に、伝言メモなどよりも、口頭で使用する方が自然な敬語表現でもあります。

「次第」とは、事情やなりゆきといった意味の言葉です。「という次第です」は文章の最後に付ける言葉ですが、伝言を伝えるというニュアンスは、言葉自体には含まれていません。

「という次第です」は、主語に関わらず、事情を説明するときに使います。たとえば、「会議の日時は把握しておりましたが、XX高速道路での事故渋滞に巻き込まれ、出席が遅れたという次第です」のように、伝聞ではない内容を伝えるときにも使用できます。

「といった次第」は「という次第」とほぼ同じ意味の言葉です。しかし、説明すべき事情やことがらが複数ある場合などには、「といった次第です」を使った方が自然な文章になります。

ビジネスシーンで活躍する「とのことです」という言葉。「とのことです」は、伝聞を正確に表すときに使う敬語表現です。しかし、「とのことです」に意味が似ていても、あいまいな表現であるために、ビジネスシーンでの使用に適さない言葉もあります。

これからご紹介する3つの言葉は、ビジネスシーン、特に社外の人とのやりとりにおける「あいまいな表現は避けるべき」というマナーに反する言葉です。たとえ敬語表現にしても、社外の人とのやりとりには不向きなので注意してください。

「みたい」という言葉は、「とのこと」に似ている言葉にも見えますが、実は言葉の意味が異なります。「みたい」は、不確かなものごとについて述べる、遠回しに述べる、という意味の言葉です。

例を挙げると、「折り返しお電話がほしいとのことです」という一文では相手の確かな要求を伝えているのに対し、「折り返しお電話がほしいみたいです」という一文では、電話が本当にほしいかどうかが定かではありません。事実ではなく憶測を伝えてしまうことになるので、特に顧客や取引先に対しては極力使用しないようにしましょう。

「らしい」も「みたい」に近い言葉です。「らしい」には、事情や相手の気持ちなどを推測して、遠回しに伝えるという意味があります。そのため、「折り返しお電話がほしいらしいです」という一文は、「折り返しお電話をほしがっていると思います」に近いニュアンスになってしまいます。敬語「とのことです」と同じようには使えないので注意してください。

「ようだ」という言葉も、不確かなことがらを伝える意味があります。ただし、「みたいです」や「らしいです」よりは比較的ビジネス向きな言葉なので、どうしても不確かなことがらを伝えなければいけない場合は、「ようです」という敬語表現を使用するのが無難です。

たとえば、加藤工業の加藤様から営業の竹内さんに、「次回の打ち合わせ日時を確認したい」という内容の電話があった場合、伝言メモでの文章は次のようになります。

「竹内さんへ　加藤工業の加藤様からお電話がありました。次回の打ち合わせ日時について確認したいとのことです。」

過去に聞いた内容を伝えるのに、どうして「です」で終わる敬語表現をするのかというと、「とのこと」という言葉自体に、過去のできごとを表す意味が含まれているためです。そのため、伝聞をそのまま伝えるときの伝言メモには、「とのことです」という敬語表現を使用します。

過去のニュアンスが含まれる「とのことです」とい言葉ですが、「とのことでした」と過去形にして使用する場合もあります。それは、伝聞の内容に、その後動きや変更があった場合です。

たとえば、「竹内さんへ　加藤工業の加藤様からお電話がありました。次回の打ち合わせ日時を確認したいとのことでしたので、3月12日13：00と回答しました。」この文章では、加藤様から問い合わせの電話があったあとに、回答をしています。このような場合、伝聞は「とのことです」よりも「とのことでした」という敬語表現で伝える方が適切です。

「～という話を聞いたが、～した。」という意味の敬語表現です。

・電話では、宅急便は10時に来るとのことでしたが、実際には30分早く来ました。
・昨日の電話では、10時に駅前で待ち合わせとのことでしたが、10時半になっても彼は現れませんでした。
・田中課長　10時に、XX銀行の田中様が来社されました。担当者が変わったのであいさつ回りをしているとのことでしたが、アポなしだったため今日はすぐ帰られました。また改めて来社されるとのことです。
・田中部長から連絡があり、今日の懇親会に参加できなくなってしまったとのことでしたが、田中部長の希望もあり、懇親会は予定どおりおこなうことに決まりました。
・XX商品の価格について、A商事に問合せたところ税抜き500円とのことでしたが、購入個数によっては値引きも可能とのことです。

「～という話を聞いたので、～した。」という意味の敬語表現です。

・在庫の問い合わせをしていたクローゼットは在庫切れとのことでしたので、他の家具屋で似た商品を探すことにしました。
・天気予報によると、明日はくもりとのことでしたので、バーベキューは予定どおりおこないましょう。
・田中課長から連絡があり、今日の懇親会に参加できなくなったとのことでしたので、懇親会の日時を2週間後に変更しました。
・加藤工業の加藤様からお電話がありました。田中さんの連絡先が知りたいとのことでしたので、田中さんの携帯番号をお教えしました。
・加藤工業の加藤様からお電話がありました。急用ができ、本日の打ち合わせに参加できなくなったとのことでしたので、XX亭の予約はキャンセルしました。

「とのことです」という敬語を使えば、伝言を簡潔に人に伝えることができます。「とのことです」は、伝言メモはもちろん、口頭やメールでも使うことができる言葉なので、意味をしっかり覚えておいてください。「とのことです」を使いこなして、スマートに伝言を伝えましょう。