「参加できない」の敬語表現・使い方と例文・別の敬語表現例

取引先や上司からのお誘いに対して「参加できない」と伝えるとき、相手に失礼になるのではないか、冷たく伝わってしまうのではないか、と不安になったりしていませんか？ ここでは、相手に不快感を与えることなく上手に断るにはどうすれば良いのか、また、どのような点に注意すれば良いかをご説明いたします。

お誘いに参加できないことを場面に応じて適切な敬語を使って伝えましょう。

参加できないことを伝える際に、より分かりやすいのが謙譲語を使った敬語表現。「参加できない」の敬語表現として、覚えておくと便利な言い回しが謙譲語の「参加いたしかねます」です。

「参加はできません」とストレートに断るのではなく「参加いたしかねます」という謙譲語を用いることで、やんわりと遠まわしに伝えることができます。ただの敬語を使うだけではなく、謙譲語を使うことで気遣っていることが先方にも伝わります。

ただ、注意すべきことはもう少し押せば参加してくれるのでは…と思われてしまうこと。そのため、しっかりと参加できないことが取引先や上司に伝わるように、「今回は申し訳ないのですが、●●により参加いたしかねます」など、参加できない理由をきちんと伝えることも重要です。

参加できないと伝える場合の、敬語について詳しく見ていきましょう。

敬語には種類がたくさんあります。まず簡単に敬語の種類をご説明いたします。尊敬語は目上の人を敬う敬語表現です。「相手を立てたいとき」に使います。謙譲語は自分がへりくだる敬語表現です。「自分を下げることで相手を立てたいとき」に使います。丁寧語は、日常会話でもよく使い、相手を問わず使う敬語表現です。

敬語は使い分けが難しいですが、就職先やアルバイト先など、お取引先や上司などの目上の人に対して敬語を使うシーンで困らないように、しっかり頭に入れておくことが重要です。敬語の基本を頭に入れたところで、次は敬語の使い方について一緒に考えて行きましょう。

参加できないことを敬語で伝えるにもさまざまな場面があります。また、いつも同じフレーズばかり使っていると、場面に沿った言葉を選ぶことができず、なんだか気持ちが伝わっていないような気になってしまいます。

「参加いたしかねます」以外にも参加できないことを丁寧に伝える敬語表現はたくさんあります。複数の「参加できない」と断るパターンを覚えておくことで、ビジネスシーンや伝える相手に合わせて敬語表現を使い分けることができます。

ここからは、「メールでの敬語の使い方」と、「直接会ってる場合などのビジネスシーンでの敬語の使い方」の二つをご説明いたします。

上司や取引先などに対してメールで参加できないことを伝える場合には、口頭表現よりもややフォーマルな文語調の敬語表現を使うのが適切です。

フォーマルなビジネスメールであっても、「参加できません」という伝えたい内容だけを記すと冷たい印象を与えてしまいますので、参加できないという意思を伝えつつ、誤解も招かないような、相手の気持を和らげるフォローするフレーズを加えることも大切です。

ビジネスでは、取引先のお客様や上司などに対して直接お誘いを受けるような状況が良く発生します。

時には取引先の重役など断りづらい状況もあるでしょう。そのような時こそ、相手に敬意を示して適切な敬語表現で参加できないことを伝えれば印象がアップできるチャンス。ビジネスで何かを断る際の基本は、できるだけ丁寧な表現を使い、クッション言葉などを用いて断り表現を和らげることです。

そして重要なのは参加できないことを伝える際の申し訳なさそうな表情と、笑顔で参加できないことを伝える会話を終わらせること。参加できないことを伝えるにはどのような言葉を選ぶことが適切か、いくつかの例をご紹介いたします。

参加できないことを伝える場面によって、使うべき表現は異なってきます。上記で伝えた「敬語の種類」や「敬語の使い方」を念頭に置き、下記の例文を見ていきましょう。

「誠に残念でございますが、今回は出張のため参加いたしかねます。何卒ご容赦のほどお願い申し上げます」、これが非常にわかりやすい参加できないことを表わす例文です。こちらを基本にして後述する例文も見ていきましょう。

「せっかくのお誘いではございますが、今回は参加を見送らせていただきたいと存じます。ご理解とご了承を何卒よろしくお願い致します」、「今回は残念ながら日程があわず、参加をお断りせざるを得ないとの結論に至りました。次回はぜひ参加させていただけますと幸いです」といったところでしょう。

しかし、参加ができないことを伝えただけではどんなに敬語がうまく使われていても、印象はマイナス傾向にあります。このマイナスの状態を減らすためにもフォローを末尾に入れておくことが重要です。その例が以下のようになります。

「誠に残念でございますが、今回は出張のため参加いたしかねます。何卒ご容赦のほどお願い申し上げます」、「せっかくのお誘いではございますが、今回は参加を見送らせていただきたいと存じます。ご理解とご了承を何卒よろしくお願い致します」、これらは多少硬い言い回しですがこの文章を入れておけば嫌われることは少なくなります。

他には、「今回は残念ながら日程があわず、参加をお断りせざるを得ないとの結論に至りました。次回はぜひ参加させていただけますと幸いです」といったフォローもいいでしょう。

参加できないことを伝えるメールでのフォローフレーズは色々とありますので、そこだけ抜き出して紹介いたします。何度も同じ文章だと「テンプレートをコピーしている」と思われてしまいがちですので、言葉巧みに使い分けましょう。

「何卒ご容赦のほどお願い申し上げます」、「ご理解とご了承を何卒よろしくお願い致します」、「次回はぜひ参加させていただけますと幸いです」、「恐れ入りますがご了承くださいますようお願い申し上げます」、「ご盛会をお祈り申し上げます」、これらはコピー貼り付けでも通用しますので、ホームページをブックマークしておくのも有効です。

次は会話をしている時に参加できないことをどのように伝えるのかをまとめます。これは状況次第で変わってくる要素も大きいので、アレンジできるように感覚をつかみましょう。例文は次のような形です。

「お誘いありがとうございます。あいにく○○のため参加いたしかねますが、ぜひ当日のお写真やビデオを見せてください」、「せっかくのお誘いなのに申し訳ないのですが、○○ため参加できかねます。ご参加の皆様にはくれぐれもよろしくお伝えください」、このような言い回しは社会人になると頻繁に聞くフレーズです。

他には、「ぜひ参加させて下さい、と言いたいところですが、あいにく○○と重なってしまい、今回は欠席とさせてください。本当に残念です。次回はぜひ出席させてください」といった断り方も自然な形で好印象となります。

参加できないことを伝える会話でのフォローフレーズは色々とありますので、そこだけ抜き出してこちらも紹介いたします。同じような言い回しばかりだと「あいついつも同じ断り方をしている」と疑われる可能性もありますので、バリエーションを増やしましょう。

「お誘いありがとうございます」、「せっかくのお誘いなのに申し訳ない」、「ご参加の皆様にはくれぐれもよろしくお伝えください」、「次回はぜひ出席させてください」などです。

「参加できかねます」「参加致しかねます」は、両者ともに「〜することができない」という意味の言い回しです。2つの言葉の違いを簡単にご説明いたします。

「できかねます」は丁寧語での表現。「致しかねます」は謙譲語での表現です。「致す」は「する」の謙譲語なので、「致しかねます」は敬語の謙譲表現となります。より相手に敬意を示したいシーンでは「できかねます」よりも「致しかねます」を使いましょう。

「できかねます」と「致しかねます」は次のように使います。

（例）せっかくのお誘いなのに申し訳ないのですが、○○ため参加できかねます。ご参加の皆様にはくれぐれもよろしくお伝えください。

はっきりと参加できないことが伝わる表現です。そのため、参加できかねますの前後に「申し訳ないのですが」等の和らげるフォローの言葉をしっかり入れましょう。

（例）誠に残念でございますが、今回は出張のため参加いたしかねます。何卒ご容赦のほどお願い申し上げます。

「参加いたしかねますだけ」の場合、参加できないことが伝わりづらいため、「参加いたしかねます」の前に「出張のため」とはっきりとしたお断りの理由を伝えています。「いたしかねます」は表現としては柔らかいので特に目上の方に使いやすい言葉ですが、参加できないことが伝わりづらい傾向にあるため、はっきりと参加できない理由を伝えることが重要です。

ビジネスではたくさんのお誘いを受ける場面がございます。全てに出席することができれば良いですが、お誘いが重なってしまったり、プライベートの大事な用事と重なることも少なくありません。そんな時にお誘いを断ることで、相手との関係をそれで終わりにしてしまわず、次につなげることが重要です。

相手の立場になり、配慮を忘れなければ、縁や関係はこれから先も続いていきます。自分の都合だけでなく、相手の意向や気持ちに添った対応を心掛けましょう。