キックオフミーティングのアジェンダ・資料の作り方・進め方

kick off meeting（キックオフミーティング）は、翻訳すると「会議を開催する」という意味になります。プロジェクトなどが開催される始めての会議が「キックオフミーティング」と呼ばれます。

アジェンダとは、会議の開催日時、場所、話す予定のお題目一覧を作成することです。アジェンダを事前に作成することで、キックオフミーティングの目的をメンバー全員に明確化する大切な作業です。ここからは、キックオフミーティング前に準備するアジェンダについてご紹介します。

アジェンダを作成する前に、事前にしておくとよいのが関係者からの情報収集です。担当者が少ない場合は該当の人へ直接確認すればよいのですが、担当者が新しいメンバーで把握していない場合などは、その部門のリーダーへ聞くなど関係者の状況を判断しながら情報を収集していきます。事前に情報収集することで、確実な内容をアジェンダに反映することができます。

関係者のスケジュールはスケジューラーなどで確認して入れる場合がありますが、多忙なメンバーなどは事前に時間を確保しなければならないケースがあります。この日に予定をしていますがご都合が大丈夫でしょうかと一言声がけをしておくと安心です。

アジェンダへ含めている議題を羅列したところ、部門によっては温度感の低いものがあるケースがあります。そういった情報は事前に入手することで、キックオフミーティング中の流れで話を収めやすくなります。また、各部門へ情報収集している最中、議題の中には含める必要がないものも見つかる場合もありますので、事前の確認が大切になってきます。

アジェンダには、キックオフミーティングの開催日時、場所、タスクの担当者全員、議題と議題の時間配分、配布資料などを記載します。キックオフミーティング前にメールで送ります。明確化することで、メンバー全員がキックオフミーティングの目的を理解することができます。

アジェンダを作成したら、関係者全員にメールで配布します。メンバー全員へアナウンスすることで、メンバーから議題内容へフィードバックをもらう場合があります。その結果、キックオフミーティング前に議題を調整することができます。このような事前準備により、ポイントを絞ったキックオフミーティングをすることができます。

ここからは、キックオフミーティングの資料作成のコツをご紹介します。効率良くキックオフミーティングを進めていくためのポイントなのでとても大切な内容です。

キックオフミーティングは営業系、コンサルティング系、IT系など色々なパターンにより資料が変わってきます。共通で言えることは、キックオフミーティングの最終ゴールに向けた議題が幾つかあり、その議題をよりよく理解できる内容の資料であるかという点です。不要な資料を添付すると議題がぼやけてしまうので注意が必要です。

資料をまとめる上でポイントとなるのが、始めに「目標と目的」を記載し、そのための実施すべき課題は何かを単語で書き出します。軸の内容が決まったら次に肉付けして、最後に全体の意味が通じているか確認します。

キックオフミーティングの資料の作成の仕方として、参加するメンバーが全員課題をすべて把握しているとは限りません。そこで、初めて話を聞く人に向けた資料レベルでわかりやすい記述を心がけます。そうすることで、メンバー全員の認識のずれをなくすことができます。

要点をポイントアウトする資料作成としては、パワーポイントで概要を説明する方法がおすすめです。その際には、文章を多くすることより、視覚で訴える明確でわかりやすい図で表現します。言葉を要点を伝えるように添えていきます。

また、明確な工程表を説明する場合はエクセルを利用すると便利です。資料の内容により表現するアプリケーションを使い分けます。

キックオフミーティングの挨拶は、メンバー全員をまとめるのにとても大切なプロセスです。大抵、プロジェクトマネージャーが司会を務めます。司会者は、各メンバーの名前を読み上げ、各担当者は名前と担当タスクと作業概要を端的に説明します。名前と担当するタスクが明確になり、挨拶することで担当者同士のコミュニケーションがしやすくなります。

プロジェクトメンバーの中に、自分が共有化を図らなければならないメンバーがいた時は、挨拶の際に「Aさんとは開発フェーズの際にご協力いただくことになりますが、どうぞよろしくお願いします。」と言葉を添えておくと、相手も自分を覚えてくれましし、気持ちよく仕事ができるので挨拶は大切です。

最近では、海外のメンバーもプロジェクトに参画することが多々あります。一番注意が必要な点は、外国から来たビジネスマンにいきなり名刺を渡すのはマナー違反になります。これは日本と逆ですが、注意するべきポイントです。

まずは、海外の方と挨拶する際は名刺を渡すよりも、目と目を合わせて笑いながら挨拶をしながら右手で握手をします。親愛を伝えるためには、右手で握手をしながら左手で相手の手を包みます。名刺は海外のメンバーにとってはメモ程度と思われることがあるため、名刺の裏に突然メモし始めても失礼だと思わないで下さい。

キックオフミーティングの進め方をご紹介します。具体的に、どのように進めれば良いのでしょうか。

キックオフミーティングのはじめに、司会が進行を進めます。大体はプロジェクトマネージャーが務めます。司会者は会場の一番前、つまり上座に座ります。事前準備として、会場のメンバー全員の配置図を作成し、司会者へ渡しておくとスムーズに進みます。

大きいプロジェクトの場合、複数の企業が関わるケースもあるため、座席表を作成しておくと大変便利です。大規模になると司会者も進行が大変なので、こういった事前準備をしておくと重宝がられるため大事なタスクです。

キックオフミーティングの目的は、プロジェクトなどのゴールをメンバー全員で共有することです。また、メンバー全員が一致団結してゴールへ向かう一体感を生み出すのにも役立ちます。キックオフミーティングの目的を説明する場合、わかりやすい言葉で端的に伝えます。また、PowerPointのように視覚的に訴える方法で説明するのが得策です。

ここからは、具体的にキックオフミーティングの内容について触れていきます。キックオフミーティングの内容は、プロジェクトをどのような方向性にしていくのか決定するために大切です。

大きなプロジェクトのキックオフミーティングは、複数の担当者だけではなく複数の企業が関わることが多いため、誰が何を発言したのか議事録を取っておきます。一番よい方法は、ボイスレコーダーに録音してから、キックオフミーティングが終わった後に議事録を起こすやり方です。

議事録は重要な発言をしたり、スケジュールの変更が発生した時にとても役立ちますのでおすすめです。

キックオフミーティング前に、タスクを担当する関係者に確認をしてスケジュールを決めておくとスムーズに進みます。ただし、プロジェクトのキックオフミーティングは、必ずしもスケジュールが確定してから開催されるとは限りません。

キックオフミーティング前におおよそのスケジュールを線引きしておいて、キックオフミーティングの協議中に変更したり確定されるケースがあります。

プロジェクトに関わる全ての関係者を明確化します。誰がどういうタスクを担当するのかといった詳細まで把握する必要があります。登場人物と役割を明確化することが、キックオフミーティングのキーとなります。この場で、自分のタスクとあの担当者が関わるなど確認をするタイミングとなるため大切です。

この時に使用するのは、体制図をパワーポイントで作成して、メンバーの役割の概要をかいつまんで説明します。

キックオフミーティングの目的を説明します。その後、目的を達成するための目標も伝えます。例えば、目的は「Aという商材の売り上げを伸ばす」、目標は「決算期の3月末を目標に昨年より1.5倍の売り上げ」とします。目的の背景をざっと説明します。

例えば「マーケティングの調査によると、一昨年は土地開発の影響でターゲットエリアから多くの企業の流出があり売り上げが減った。」という内容です。目的、目標、目的の背景を説明するとよりよく目標への意識が高まります。

キックオフミーティングで目的と目標を伝えた後、議論する問題点や課題を挙げていきます。その際、課題と問題点に対し、暫定的な提案内容を盛り込みます。もし、課題と問題点に対し、多くの意見を受けたい場合は、それぞれの担当者へ意見を振ります。その際、司会者が各担当者の役割を理解しているのが理想的です。

キックオフミーティングでは、課題や問題点を予定していた通りに進めていても、必ず脱線することがあります。それぞれの人が考えることなので、思ったことをその場で言うこともあります。そういう時に、話の筋道を戻していくファシリエーターが重要になっていきます。大抵、司会者がファシリエーターになることが多々あります。

ファシリエーターが話の筋道を戻すことで、効率良くキックオフミーティングを進めることができます。

キックオフミーティングのお題目を全部話し終わった後、質疑応答の時間を作ります。ここでメンバー全員が疑問に思ったことや確認したいことを自由に話をします。質疑応答は発言内容に誤りがあるないの問題ではなく、全員の疑問を解消する場です。認識のずれをなくすためのプロセスなのでとても大切です。

また、この質疑応答の際、質問をしやすい雰囲気作りというのも大切になります。恥ずかしがり屋の担当者もいるため、こちらから該当の担当者へ質問を投げかけて質疑応答へ結びつけたりしながら、会話を円滑に進めていきます。

キックオフミーティングで決まった課題と問題点に着手する際、課題管理表などを作成してメンバー全員と共有することがあります。この課題管理表を更新するのは毎週月曜日にするなど、共通のルールがある場合はここで共有をしていきます。

キックオフミーティングを終える前に、定期的なミーティングを設ける場合は、次の日程を調整します。この時点で決まらない場合は、開催者がスケジュールを調整して、スケジュール管理をします。

プロジェクトの管理者はほとんどがプロジェクトマネージャーになるため、プロジェクトマネージャーが管理表を管理し、スケジュール調整はリーダーという体制になることが多いです。プロジェクトメンバーはそれぞれのタスクがあるため、キックオフミーティングの最後についでに日程を抑えてしまった方が後々スムーズです。

キックオフミーティングが終わった後、メンバーに議事録と使った資料をメールで送ります。その際、各担当者へ資料内容の更新がないことを事前に確認してからメールを送ります。メールで議事録を送ることで全員へリマインドになりますし、各担当者がタスクを実行する上で重要な情報になります。

ここからはキックオフミーティングの服装を説明していきます。

大規模なキックオフミーティングでは、複数の会社が参加することがあるため、他社参加の場合はきちんとした正装が無難です。男性はスーツにネクタイ、女性はジャケット着用が理想的です。ただし、業界により雰囲気が異なるため、元々ビジネスカジュアルの企業同士のキックオフミーティングはその場に合わせることが大切です。

キックオフミーティングの時に名刺交換をしたり、プロジェクトが進むにつれて名刺交換が発生することがあります。必ず右手で自分の名刺を渡し、相手の名刺の下に自分の名刺入れを左手で添えてから受け取ります。会議が始まった際、名刺はすぐしまわず、相手の上長を一番上、次にその次の位の担当者にテーブルに並べます。

理由は、会議中に相手の名前を忘れないという点で重要なことだからです。また、会議が始まる前に名刺をもらってすぐしまうのは失礼に当たります。会議が終わった後はすぐにしまっても問題ありません。

今回は、キックオフミーティングのアジェンダ、資料作成のコツ、挨拶から進行方法のエッセンスをご紹介しました。改めて問われるとどういう方法がベストなのか迷うところです。しかし、大規模なプロジェクトのキックオフミーティングではビジネスセンスが問われます。プロジェクトは長期化する時がありますので、最初の挨拶からが大切なプロセスとなります。

スマートなビジネスマンへの一歩は「アジェンダから」といっても過言ではありません。まずは、シンプルにまとめるアジェンダを上手に作ることから始めてみることをおすすめします。