教授へメールする際のマナー｜レポート提出が遅れた時の返信について紹介

「レポート提出今日までなのに、すっかり忘れていて遅れてしまった」
「体調が悪くてレポート提出が間に合わなかった」
など、大学のレポート提出に際して、期限に遅れてしまった経験を持つ方もいるでしょう。

しかしながら、そんな時にどのような返信メールを送ればいいか正確に知っているという方は、意外に少ないのではないでしょうか。

本記事では、レポート提出が遅れた時のメールの書き方について紹介するとともに、レポート提出が遅れた時の返信のポイントにも触れています。

さらに、教授へのメールのほか、大学内の事務員さんや学外の社会人へメールを送る時にも使える、一般的なメールのマナーについても触れているため、この記事を読めば、大学生として身につけておきたい基本的なメールのマナーが身に付きます。

教授へのメールの仕方が分からない、レポート提出が遅れたことを謝罪したい、という方は、ぜひ本記事をご一読ください。

大前提として、レポートは遅れても絶対に提出しましょう。

講義によっては、成績をレポートの評価だけで決定したり、レポート提出をしていないだけで単位がもらえなかったりするものがあります。また、何の連絡もなしに提出しないというのは、教授から見たあなたのイメージを悪くしてしまいます。

そのようなことを防ぐためには、遅れてしまっても提出することが大切です。

教授によっては、レポート提出が遅れた場合は受けとらないという方もいますが、中には、多少評価は下がるものの、期日に関係なく提出されたレポートには全て評価をつけるという方もいます。

レポート提出が遅れてしまった場合には、すぐに教授へのお詫びと、その後の対応についてのお願いを書いた返信メールを送りましょう。

レポート提出の遅れを謝罪する返信メールの書き方について触れる前に、まずは教授へメールするときの基本的なマナーを紹介します。メールを送る時だけでなく、返信する時にも使えるマナーですので、しっかりと把握しておきましょう。

メールのマナーというのは、学校で教えてもらえるものではありませんが、社会に出るうえでは、当たり前に身につけておく必要があるものです。

教授は家族や友達ではないため、マナーに則ったメールを送りましょう。

メールの良いところは、「いつでもどこからでも送れる」というところですが、大学の教授は友達ではありません。メールを送る時は時間帯に注意しましょう。

早朝や深夜にメールを送るというのは、常識的に好ましくありません。また、プライベートな時間を過ごしているであろう土日祝日にメールを送るのも避けた方が良いでしょう。

上記を考慮すると、おすすめな時間帯は平日の昼間、特に教授の勤務時間である午前9時～午後6時の間です。

メールの文面に迷い、遅くなってしまうことがあるかも知れませんが、その時は翌日以降に送信するようにしましょう。

また、教授から返信があった場合には、24時間以内に返信することを心がけてください。教授からの返信が上記の時間以外であったとしても、そのメールへ返信するときは上記の時間内にしましょう。

いつでも対応できるよう、日頃からメールをチェックする習慣をつけておくことが大切です。

講義によっては、多くの学生が受講しており、教授が学生の顔や名前を知らないということがあります。

そのため、メールする時には、本題に入る前に名乗るようにしましょう。

その時、氏名だけではなく、大学名、学部・学科名、学年、受講している講義名もまとめて記載しておくのがおすすめです。

そうすることで、どこの誰からのメールで何の用件なのかが分かりやすくなり、忙しい教授にとって非常に親切で読みやすいメールになります。

大学の事務室へのメールや海外から来ている教授に英語でメールする場合も、同様に名乗ってから本題にはいるのがマナーです。

何回かやりとりしている場合や返信する時でも、名前は極力省略せずに書きましょう。

長文がずらずらと書かれているメールは、誰が見ても読みにくいものです。

文章が長くなりそうなときは、文の終わりやまとまりごとで適度に改行するようにしましょう。

具体的で簡潔なメールが望ましいため、1文が長くならないように心がけたり、余計な言葉を入れないように意識したりすると、読みやすい文章を書くことができます。

また、書き終わったら声に出して読み直してみましょう。声に出すことで、誤字脱字や文法的におかしなところに気づきやすくなります。

教授へメールする時は、適切な敬語と言葉を使って、丁寧な文章を心がけましょう。

対面で話すときはフランクな口調の教授であっても、メールでは敬語と丁寧な言葉を使うのがマナーです。

たとえば、口語では「お願いします」と言う場合でも、教授へのメールでは「お願いいたします」と書くのが適切です。

普段使わないような言い回しに違和感を覚えることもあるでしょうが、少しずつ慣れていきましょう。

また、大学生のうちから適切な敬語と丁寧な言葉を使っておくことで、就活や社会に出た時に役立てることもできます。

教授へメールする時は、大学のメールアドレスを使うようにしましょう。

大学のメールアドレスであれば、教授に「自分が勤める大学の学生だ」とすぐに分かってもらえるからです。

また、プライベートなメールアドレスを使用して教授にメールしてしまうと、届かないといったトラブルが起きてしまう可能性があります。

原因はいくつか考えられますが、迷惑メールに入ってしまったか、見落とされてしまったかが有力でしょう。

そのような事態を避けるためにも、教授へのメールでは大学のメールアドレスを使いましょう。大学内の事務室や図書館にメールする時も同様です。

近年は、メールよりもLINEやSNSのDMを使う人が増えてきているので、件名の欄に表示される「Re：」の役割について知らない人もいるのではないでしょうか。

「Re：」はラテン語のresという単語がもとになっており、「～について」という意味です。ひとつ前のメールに返信する形で送られてくると、件名に「Re：」が表記されます。

これを残すことによって、それまでに受信したメールがつながって表示されるようになり、どんなやりとりをしていたのかひと目で確認することができるようになります。

そのため、返信の場合、「Re：」は残しましょう。

あまり長く続きすぎている場合や、話題が変わっている時は消しても構いませんが、できる限り残したまま返信することをおすすめします。

物語に起承転結があるように、メールにも決まった形式があります。

必ずしもその形式を守る必要はありませんが、形式に則って書いた方が読みやすい文面に仕上げられます。

この形式は、大学外の人と連絡をとる時も社会人になってからも通用するものなので、ぜひこの機会に覚えてしまいましょう。

どんなメールでも、最初に件名を書きましょう。件名は、メールの用件がひと目でわかるように、簡潔な言葉で書きます。

たとえば、レポート提出が遅れてしまったことを謝罪したい場合には、「〇〇学のレポート提出の遅れに関する謝罪」のように、どの講義のレポート提出について謝罪したいのか、目的を明確にしてください。

また、講義の内容だけではなく、大学生活に関することや就職活動に関することを教授に相談したい場合は、「〇〇に関するご相談」といったように書くと用件が分かりやすくなります。

教授へ送るメールには、件名の最後にかっこ書きで「学籍番号」と「氏名」を書きましょう。

なお、返信する場合は、件名は変えない方がよいでしょう。

メールの本文の前には、宛名を入れましょう。教授へ送る場合は「〇〇先生」と書きます。

初めて送る場合は、送り先の間違いを防止するため、フルネームで書くことをおすすめします。打ち間違えや漢字の変換ミスなどには、細心の注意を払いましょう。

また、就活などで社会人にメールする場合は、「〇〇株式会社　××様」のように会社名も宛名に含めましょう。役職が分かっていれば、役職を書いても構いません。

相手から来たメールに返信する場合であっても、宛名は必ず毎回書きましょう。

本文の最初には、挨拶を入れます。

挨拶といっても、「涼風の候」のような時候の挨拶ではなく、「はじめまして。」のような簡単な挨拶でOKです。

面識のない人にメールを送る場合は、「はじめまして。」で構いませんが、講義などでお世話になっている教授の場合は、「お世話になっております。」や「お世話になります。」と書きます。

急なメールを送る場合は、「お忙しいところ失礼いたします。」といった挨拶を使うのがおすすめです。

また、返信する場合は「ご返信いただきまして、ありがとうございます。」を使うとよいでしょう。

挨拶を書いたら、メールの本文に移りましょう。

本文では、最初にメールの要旨を書きます。わかりやすく、簡潔に書くことが大切です。

講義に関する質問なら、「〇〇学の講義について質問があり、メールいたしました。」と書き、その後に質問内容を書きます。質問が複数ある場合は、箇条書きで書くのも良いでしょう。

レポート提出が遅れてしまったことを謝罪するメールなら、「〇月×日までにレポート提出できず、申し訳ありません。」と書き、その後に今後どうしてほしいのかを書いていきましょう。

メールの最後には、締めの言葉を入れます。

締めの言葉を書くことで、「メールがそこで終わりだ」ということが示せます。

基本的には、「よろしくお願いいたします。」という文言で構いませんが、時と場合に応じて、「お忙しいところ恐縮ですが」や「お手数をおかけしますが」といった、相手の状況に対する配慮の言葉を入れましょう。

返信が必要な場合は、「お忙しいところ申し訳ありませんが、ご返信いただけると幸いです。」のように、返信をお願いする締めの言葉を書きます。

やりとりが続いてる場合でも、「引き続きよろしくお願いいたします。」のように、返信する度になにか一言添えておきましょう。

締めの言葉を書いたら、その下に必ず署名を入れましょう。

署名は、社会一般的なメールマナーのため、大学生といえども書くのがマナーです。大学のメールアドレスを使用している場合には、設定画面から署名を登録できる場合があるので、書き忘れを防ぐためにも登録しておきましょう。

署名には、学部・学科、学年、名前、メールアドレスを書くのが一般的です。もし大学外の人へ送る場合は、大学名まで含めて書きましょう。冒頭で名乗っていても、忘れずに書くことが大切です。

この時、住所や電話番号などを添えても構いませんが、個人情報の取り扱いには十分注意しましょう。

レポート提出が遅れた時の返信メールには、いくつかのポイントがあります。

謝罪メールの時は、文の内容と構成によって相手に与える印象が大きく変わってきます。このポイントを活かして書くことによって、レポート提出が遅れても受けとってもらえる可能性が上がるため、返信メールは誠意を持って書きましょう。

事情があってレポート提出が遅れた場合でも、謝罪の言葉は必ず書きましょう。

なぜレポート提出が遅れてしまったのか、単位欲しさに長々と理由や言い訳を書きたくなってしまうでしょうが、それは逆効果です。

どんな理由や事情であれ、レポート提出が期限に遅れたことに変わりはありません。誠心誠意、謝罪の言葉を書きましょう。

教授によっては、1人でたくさんの講義を担当していることがあります。謝罪の言葉を書く時は、「〇月×日締め切りの、△△学のレポートを期限までに提出できず、大変申し訳ありません。」のように、いつ締め切りのどの講義のレポートなのか明確にしましょう。

謝罪の言葉を書いたら、次に反省を述べます。

レポート提出が遅れた理由が何であれ、早めに終わらせておけば締め切りは守れます。

反省を述べるときは、どうしたらレポート提出の期限までに間に合わせられたかを想像し、自分の生活を見直しながら書いてみましょう。

「今回の反省を活かし、今後は早めに終わらせるように努めます。」
「今回の反省を活かし、スケジュール管理の徹底に努めます。」
など、今回レポート提出が遅れてしまったという事実を踏まえ、今後をどのようにしていくか具体的に書くことで、反省していることが示せるでしょう。

謝罪と反省を述べただけで、その後の対応を教授に委ねるのは避けてください。メールの最後には、自分が今後どうしたいのか、提案を入れましょう。

この提案をどのように書くかによって、レポートを受け取ってもらえる可能性が変わってきます。基本的には、「受理して欲しい」というお願いと、「メールに添付する形でレポートを提出した」という2点を書きます。

受理をお願いする文では、「次回は気を付けることを約束する」という内容を書いたうえで、「今回ばかりはご容赦いただけないでしょうか。」と書きます。

また、レポート添付に関しては、「課題レポートを添付いたしましたので、ご受理いただければ幸いです。」と書くとよいでしょう。

レポート提出が遅れてしまったのは、すべて自分の責任です。「単位をください。」などと直接的で図々しい表現を使うのは、教授に不快な思いをさせる可能性があるため避けた方が無難です。

いかがでしたでしょうか。

猿が木から落ちることがあるように、普段どんなに真面目に頑張っていてもレポート提出が期限に遅れてしまうことは誰にでもあります。

レポート提出が遅れると焦ってしまいますが、提出していないことに気づいたらすぐに謝罪の返信メールを送るようにしましょう。少しでも早く連絡することで、見逃してもらえることや、単位をもらえることがあります。

また、体調不良や家庭の事情などで、レポート提出が遅れそうだとあらかじめ分かっている時は、前もって遅れてしまうことへの謝罪をし、提出期限の延長を申請しておくことをおすすめします。

レポート提出が遅れたことを謝罪する返信メールに対して、教授から返信がもらえた場合は早いうちに返信しましょう。

本記事で紹介した内容をもとに、ぜひメールを作成してみてください。