行き違いの断りを催促メールに入れる重要性とは？例文や注意点を解説

「催促メールを送るときの注意点は？」
「行き違いになってしまったらどうしたらいいの？」
このように上司や取引先の相手に催促メールを送るときは、不快な思いをさせないようにと悩むことがあるでしょう。

本記事では催促メールを送るときの注意点や、行き違いになってしまったときの対応などを紹介します。この記事を読むことで、相手が不快にならない催促メールの送り方がわかるでしょう。

催促メールの送り方に悩んでいる方は、この記事を参考にしてみてください。

催促メールは、期日までに対応してもらえなかった場合に送信することが想定されます。相手からの対応に気が付かず催促メールを送信した場合、行き違いになってしまいます。

その場合、相手側としては期日までに対応しているため、催促メールには細心の注意をはらう必要があります。催促メールを送ったことにより相手を不快にさせてしまう可能性があるため、催促メールを送信するときは行き違いに対する断りを入れましょう。

催促メールに断りを入れる重要性について紹介しましたが、実際にどの部分に断りを入れるか知っておく必要があるでしょう。ここでは、催促メールの基本的な構成を紹介します。

催促メールの冒頭は、通常のビジネスメールと同様に挨拶から始めましょう。ただし、前回のメールの内容を前提としているため、季節の挨拶などは必要ありません。今回のメールの用件がわかりやすいように記載しましょう。

挨拶文の次に記載するのは、前置き文です。相手が前回のメールを確認する必要がないよう、前回のメールの用件を記載します。

その際に、こちら側が見落としているかもしれないということを、前置くといいでしょう。すでに対応してもらっており行き違いになっていた場合でも、相手が不快に感じません。

前置き文で前回のメール内容を伝えたうえで、本文に催促メールを送信した理由や内容を記載します。理由や内容を記載するのは、なぜ急ぎで返事が欲しいかを伝えるためです。

また、本文では期日もしっかりと伝えます。前回のメールでも期日を案内していますが、相手がメールを見落としてしまっていたり、忘れてしまっていたりする場合があるからです。前回のメールを探さなくてもいいように、本文で期日を伝え対応してもらえるようにしましょう。

相手に伝えたい内容を記載したら、結びの文です。ここでは催促メールを送っていることに対してと、メールと前後してすでに対応してもらっている場合、行き違いになってしまうことをお詫びしましょう。

また、お詫びだけでなく、催促メールに対応してもらえるように促す内容を記載します。

催促メールは送信する相手や内容によって、少しずつ変わる部分があるでしょう。ここでは基本的な構成を基に、行き違いの断りを含めた催促メールの例文を紹介します。

送信する相手や内容別に例文を紹介しますので、必要に応じて参考にしてください。

件名：〇〇さんの送別会についての確認
本文：〇〇部長

お疲れ様です。

こちらの確認不足でしたら申し訳ありません。〇月〇日にメールにてご連絡いたしました、〇月〇日に行われます〇〇さんの送別会の出欠確認です。

お忙しいところ恐縮ですが、お店に人数を連絡する必要があるため、本日の15時までに出欠のご連絡を頂けますでしょうか。

行き違いで出欠のご連絡をいただいておりましたら、どうかご容赦ください。
何卒よろしくお願いいたします。

件名：〇〇の資料について
本文：株式会社〇〇　〇〇様

平素は大変お世話になっております。
□□株式会社　営業部の□□です。

〇月〇日にメールにてお願いしておりました、〇〇の資料についてご連絡いたしました。

こちらの見落としでしたら申し訳ありません。本日までに〇〇の資料をメールにて送って頂けるということになっていたかと思いますが、本日●日時点で届いておりません。

本日の15時からの会議で資料を基に検討会が行われますので、14時までに資料を送って頂けると幸いです。

また、本メールと行き違いですでに資料を送っていただいておりましたら、申し訳ございません。大変恐縮ではございますが、ご確認のほどよろしくお願いします。

件名：御注文した粘土について
本文：〇〇株式会社　〇〇様

いつもお世話になっております。
□□陶芸スクール　□□です。

〇月〇日に御注文いたしました粘土についてです。
本日までに郵送頂けるとうかがっておりましたが、本日●日時点で手元に届いておりません。

〇月〇日の教室にて使用を予定しております。すでにご郵送頂けているか、確認をよろしくお願いいたします。

なお、本メールと行き違いですでに郵送いただいております折は、どうかご容赦ください。
今後ともよろしくお願いいたします。

件名：給与口座変更の書類提出のお願い
本文：営業部　〇〇様
お疲れ様です。総務部の□□です。

先日依頼しております、〇〇様の給与口座変更に伴う書類についてです。
本日●日時点で、総務部への提出が確認できておりません。

手続きの関係上、恐れ入りますが〇月〇日までに総務部に到着するようご送付頂けますでしょうか。

なお、行き違いにて書類をお送り頂いた場合は申し訳ございません。
お忙しいところ恐縮ですが、ご対応の程よろしくお願いいたします。

催促メールを送るときは行き違いに対する配慮だけでなく、その他にもいくつか注意点があります。催促メールは、言葉遣いや内容によっては相手を不快にさせてしまいます。

注意するポイントをおさえ、相手が不快にならないような催促メールを送るよう心がけましょう。

催促メールを送る場合、送る側は相手にできるだけ早く対応してもらいたいはずです。件名に内容が記載されていれば、相手側にも重要度が伝わります。

ただし、早く対応してもらいたからといって「至急」や「〇月〇日期日」などといった言葉は相手がプレッシャーに感じてしまうため、入れないようにしましょう。

催促メールは相手の対応の不備を指摘する内容であるため、丁寧な言葉遣いを心がけましょう。

例えば「至急対応してください」などと言われると、攻撃的な印象を与えます。催促メールを送る相手が上司や取引先の人だった場合、不快に感じるでしょう。「確認して頂けると幸いです」など、相手にプレッシャーを与えないような言葉選びが大切です。

また、「お忙しいところ恐縮ですが」や「大変恐縮ではございますが」などの前置き言葉も、相手の不快感を和らげられるでしょう。

ビジネスの世界では、日々たくさんのメールが送られてきます。すべてのメールを確認しているつもりでも、見落としたり、忘れてしまったりすることも考えられます。

相手が前回のメールを探す必要がないように、いつ、どのような内容のメールを送ったか丁寧に記載しましょう。

催促メールを送るということは、急ぎで対応してもらいた内容です。具体的な内容を伝えること、期日を細かく決めることで、相手も対応するタイミングがわかりやすくなります。

たくさんのメールの中から、前回のメール探すのは時間がかかります。忙しい時間を使って対応してくれる相手への配慮として、必要な資料などは探す手間が省けるように再添付しましょう。

催促メールが来ると、少なからず不快に感じる人や、プレッシャーに感じる人もいます。単に期日に遅れているからという理由で催促メールが来た場合は、個人的な理由と捉えられてしまうこともあるでしょう。

作業に支障が出てしまうなど、今後を大きく左右する事情であると伝われば、催促メールに対して不快に感じる人も少ないです。具体的な内容と求める期日とともに、理由も明記しましょう。

催促メールをいつ送るべきか悩んだこともあるでしょう。ここでは、催促メールを送る具体的なタイミングをシーン別に紹介します。

上司や取引先の相手に催促メールを送ろうと検討している人は参考にしてください。

提出物の提出が遅れている場合は、提出期日を過ぎて催促メールを送りましょう。ただ単に提出を忘れているだけのこともありますが、配送などのトラブルということも考えられるからです。

また、提出が遅れることでこちらの作業に支障が出ることも考えられるため、提出期日を過ぎたら、早めに催促メールを送付しましょう。催促メールを送るときは、遅れていることを伝えるだけでなく、新たな期日を伝えるようにします。

ビジネスメールに対する返信は、メールが来た当日中もしくは24時間以内が望ましいと言われています。しかし、会議や出張などで確認できないなど相手の都合もあるでしょう。

また、業務終了間際に送信されたメールは、すぐに返信が来ないことも考えられます。そのため、メールを送ってから2、3日は様子をみましょう。

2、3日たっても返信がない場合はメールが見落とされている可能性もあるため、業務終了間際や週初めなど、相手の業務が忙しいタイミングを避けて催促メールを送りましょう。

入金の確認が取れない場合は、期日を過ぎても入金されていないとわかったときに催促メールを送りましょう。相手が入金を忘れている場合もありますが、入金手続きのトラブルなどの可能性も考えられます。

入金の催促メールは、確実に入金されていない場合に送らなければ相手を不快にさせてしまいます。請求漏れなど自社側のミスの場合に催促メールを送ってしまうと、悪印象を与えてしまうでしょう。

行き違いがないかしっかりと確認し、催促メールを送ることが大切です。

催促メールを送るときは、行き違いが起こらないよう細心の注意をはらいます。しかし、どんなに注意しても、行き違いが起こってしまうこともあるでしょう。

ここでは、行き違いが起こってしまったらお詫びが必要な理由を紹介します。

行き違いが起こってしまったとき、相手側としては行き違いの理由を知りたいと思うでしょう。行き違いによるお詫びをするだけでなく、行き違いによって迷惑をかけてしまった理由を伝えることで、相手の不快感もおさえられます。

相手は期日までにきちんと対応したところに、催促メールが来ると自分の落ち度ではないかと不安に感じるでしょう。行き違いがわかったのにそのお詫びがなければ、相手は不快に感じます。

催促メールを送るときに、行き違いの断りを入れていますが、行き違いがわかった時点で、謝罪が必要です。こちら側のミスを認めきちんと謝罪すれば、今後も相手と良好な関係が保てるでしょう。

どんなに細心の注意をはらっていても、行き違いが起こってしまうこともあります。行き違いがわかった段階で、直ぐにお詫びのメールを送ることが大切です。

ここでは、行き違いが起きたときのお詫びの例文を紹介します。

件名：入金確認の件のお詫び
本文：〇〇株式会社　〇〇様

いつもお世話になっております。
株式会社●●　営業部●●です。

〇月〇日にご入金いただいていたにもかかわらず、弊社の確認不足により大変ご迷惑をおかけいたしました。お忙しい中のご対応で、〇〇様に大変不快な思いをさせてしまい申し訳ございません。

今後このようなことが起こらないよう細心の注意をしてまいりますので、ご容赦くださいますよう、お願い申し上げます。この度は誠に申し訳ございませんでした。

件名：提出物の受け取りに関する件
本文：〇〇株式会社　〇〇様

平素より大変お世話になっております。
株式会社●●　営業部●●です。

先日提出いただく書類をご送付頂けていないと連絡を差し上げましたが、再度確認したところ、弊社の別部署に届いておりました。弊社の確認不足により書類の送付を再度依頼してしまい、大変失礼いたしました。

これからはこのような事態が発生しないよう、社内での確認をしっかりと行ってまいります。この度の件は、どうかご容赦くださいますようお願い申し上げます。この度は誠に申し訳ございませんでした。

実際に行き違いが起きてしまったときは、社外・社内関係なく早急にお詫びの連絡をします。行き違いが起きたときにお詫びするポイントをおさえておくと、円滑に対応できるでしょう。

行き違いが起きてしまったときは、自らに非があることを素直に認めることが大切です。こちら側に非があるにもかかわらず、催促メールによって相手に不快感を与えてしまっています。相手の不快な思いを軽減させるためにも、言い訳せずに謝罪しましょう。

また、相手にも非がある場合でもそこは追及してはいけません。こちら側の非を素直に認めて謝罪することが大切です。

行き違いが起きてしまったときには、迅速に謝罪しましょう。相手は催促メールを受け取った後、再度対応してくれている可能性もあるため、謝罪を先延ばしにしてしまうと相手の業務に支障をきたす場合もあります。

行き違いがわかったら迅速に謝罪することで、相手の負担を軽減できるでしょう。相手の業務に支障をきたしてしまったことへのお詫びも添えると、相手への配慮が伝わります。

行き違いが起こってしまったときには、その原因と解決策を示すことも大切です。相手としては、行き違いになってしまった原因が知りたいと思うでしょう。

また、今後も関係が続く限り、同じように行き違いが起こってしまうかもしれないと不安に感じます。今後も良好な関係を築くうえでは、原因と解決策を示すことで相手がこちら側に感じている不信感が拭えるでしょう。

催促メールを送るときの注意点と、行き違いが起きてしまったときの対応を紹介しました。実際に催促メールを送るときは、本当に相手から連絡が来ていないかしっかりと確認することが大切です。

相手との良好な関係を保つためにも、催促メールを送るときにはこの記事で紹介したポイントをしっかりと確認しましょう。