残業申請の書き方・却下される理由・申請しない理由

最近では、長時間労働や激務による過労や仕事のストレスなど働き方についての問題がよく取り上げられています。酷いときには労働者が過労死してしまったり、病気になってしまったりする場合などもあります。

このような状況に陥らないように、働く側には対策や知識が必要とされる時代となりました。しかし、企業側でも、これは社会問題でもあるので放置しておくわけにもいきません。まだ、完全な解決策には至っていませんが、企業側はあれこれと解決策を模索している状況です。

そんな労働の問題解決策の1つとして、残業を申請制度にするという方法を取り入れている企業があるようです。

今さらですが、念のために残業というもの自体に触れておきます。残業とは会社が決めた就業時間を越えて労働することです。なぜ、このような状況が発生するかというと、勤務時間内に終わらせるべき仕事が終わらなくて、その仕事を終わらせるために勤務時間を越えて労働をすることです。

勤務時間内に仕事が終わらない理由は、トラブルにや予定していなかった仕事の発生や、単純に能力不足という場合もあります。しかし、現状としては、明らかに勤務時間内に終わらない仕事量があって、それを終わらせていくために、毎日残業するということが普通となってしまっています。

逆に、定時で帰ってしまうと、「もう帰るのか？」と思われてしまう雰囲気ができてしまっている職場も少なくありません。

残業や、労働時間などについては労働基準法が適用されます。労働基準法の中には、「労働者を1週間につき40時間、1日につき8時間を超えて働かせてはならない。」という内容があります。これを法定労働時間と言います。

しかし、会社によっては9:00~18:00が就業時間となっているところが多くあります。単純に数字だけ見ると、9時間の労働をしているように思えます。この場合は会社が所定労働時間を定めています。9時間の労働時間があるように思えますが、そのうちの1時間は休憩時間になるので、実際に働いた時間は8時間になります。労働時間が8時間を越えていないので、法定労働時間の範囲内です。

なので、法的には残業には当たりません。会社によって就業規則の残業適用条件が違うので、法的には残業にならなくても、残業代が認められる場合もあります。しかし、そこまでして残業代をもらおうという労働者はなかなかいません。会社も支払ないかもしれません。ですが、これら自体は違法ではありません。

残業の仕組みは会社によって様々です。どのような残業でも従業員の自己判断に任せている会社もあれば、残業をするためには上司に事前に申請をしておかないといけない会社もあります。

多くの会社は、基本的に残業に関しては従業員たちの自己判断に任せて、あまりにも長時間の残業をするつもりであれば、上司に報告だけしておけば良いという形になっているようです。

残業の話しになると必ずと言っていいほど登場するのが36協定です。残念ながら、今は定時で終われる仕事の方が少なく、残業することが当然です。それだけ仕事量が多いのです。

なので、とてもではありませんが、労働基準法の1日8時間の労働時間を守っていては仕事が終わらずに、逆に仕事が溜まって追い詰められてしまいます。

そこで、労働基準法の第36条を取り上げてきます。その内容は「会社は、臨時的に仕事が忙しい事態に対応する必要がある。」と、なっています。この第36条の規定から、会社と従業員の労使で残業や休日出勤などについての協定を結び、そのことを労働基準監督所に届けておくことで、残業や休日出勤ができるようになります。労働基準法の第36条の内容から会社と労働者で協定を結ぶことから略して36協定と呼ばれています。

この36協定がないということは従業員に残業させると労働基準法違反になってしまいます。罰則は６ヵ月以下の懲役または３０万円以下の罰金となります。罰則以外にも従業員に対して過去の残業代を支払わなければならなくなったり、違法行為ということで会社の信用も落としてしまいます。

いくら36協定があっても、会社の就業規則に残業に関することが書いていなければ意味がありません。従業員は基本的に就業規則に従って働くことになります。就業規則の中に残業についても書いてなければいけません。

残業についての内容は36協定に関してや、申請や命令について、それらの手順などが書かれていることが多いようです。

多くの会社では残業に関しては従業員の自己判断であったり、長い残業になりそうであれば上司に報告するという形になっています。

しかし、中には残業するときには事前に申請が必要な会社もあります。残業申請の手順や方法がわからない場合は就業規則に記載されいるはずです。または、社内でわかる人に聞いてみましょう。

残業するために申請が必要な会社であれば、残業申請の書類のテンプレートや原本がどこかにあるはずです。それをコピーし、必要事項を記入して担当者に渡しましょう。

残業申請の書類形式は会社によって様々です。しかし、たいていの記入内容としては残業の内容や理由、残業する予想時間です。この内容を担当する上司などが見て、申請許可の判断されます。

残業申請のいらない環境で働く人からすると、残業申請は面倒に思うことでしょう。わざわざ、書類を用意して、提出から許可をもらうまでに時間がかかります。そのため、残業を始める前に許可を取っておかないといけません。

また、担当者が不在のときはメールや電話で報告をして、書類の提出は後日に行うことが多いようです。

残業をする側からすると、いちいち許可を取らないといけないので面倒ですが、ついつい働き過ぎてしまうということもあります。仕事による過労やストレスも上司などが見ていない場所で従業員が頑張り過ぎてしまったということもあります。単純に会社から与えられた仕事量が多すぎるという場合もありますが。

残業を申請することで、誰がどれだけ、どんな内容で残業しているのか、記録として残して把握することができます。また、残業が続くようであれば、従業員が苦しい状況になる前に食い止めることも可能になります。

残業は自分からするものとは限りません。忙しいときには上司などから残業の命令や指示がでることもあります。要は残業して欲しいというお願いです。

残業申請が必要な会社であれば、このような場合でも残業申請が必要になります。これらの残業申請も記録として残るものなので、万が一のためにしっかり提出するようにしましょう。

先に述べたように残業申請の書類には、残業の内容を書くことになることが多いです。つまり、なぜ残業しないといけないのか？、という理由について書かなければなりません。

その理由のほとんどは納期に合わせるため、になります。このままでは仕事が必要なときまでに終わらせることができない、ということを理由として書くことになります。また、なぜ、このままでは納期が間に合わないのか？、という原因についても書いておかないといけません。

原因は場合によって様々です。トラブルにより、早急に対応しないといけなかったり、繁忙期で仕事量が増えているためだったり、単純に能力不足だったりなどが、よくある原因です。

先に述べたように、あまりに長時間の残業が続くと、その従業員の体調も上司としては気にしなければいけません。従業員の健康のために残業申請を許可しない上司もいるかもしれません。

ですが、本人からすると残業しないことには仕事が終わらず、溜まってしまう一方ということもあります。そのような場合は上司に相談しましょう。残業申請は却下されても、仕事を割り振り直したりなど、対処してくれるかもしれません。

上記のように、何らかの正当な理由、納得できる理由で残業申請が却下されたのであれば、残業申請した本人も納得ができます。しかし、中には到底納得できるものではない理由もあります。

残業申請が却下された理由も重要ですが、それよりも重要なのはその後の残業についてです。残業申請が却下されても、仕事が終わってなければ残業しないことには納期に間に合いません。そこで、先方にも迷惑もかけれない、納期が間に合わなければ自分の責任、という理由から仕方なく残業して仕事を済ませます。残業申請は通っていないので、残業代は出ません。

このように、残業が必要であるにも関わらず、正当な理由なしに申請を却下することは労働基準法に違反したことになります。さらに、この違反の場合は両罰規定の範囲になる可能性もあります。両罰規定とは、違反犯した会社だけでなく、それを実行した、今回の場合では残業申請を正当な理由なく却下した上司も違反の対象となることです。

上司が正当な理由もなしに残業申請を却下する理由は、残業時間を減らすように会社から指示されているので、部下の残業申請を却下する人もいるようです。また、酷い人になると出勤名簿自体を改ざんしてしまう悪質な人もいるようです。もちろん、これらは違法行為です。

残業申請を却下する上司とは逆に、残業申請をしない従業員もいます。理由は様々です。まずは考えられる理由としては、残業申請を出さないことが暗黙の了解をなっている場合です。会社としては従業員の残業時間は少ない方が良いです。そのため、残業申請を出さない空気や習慣を作り上げている場合があります。しかし、誰かが残業申請を出せば、断ることはできないので、嫌な顔をしながらも対応してくれるでしょう。

また、先に述べたように、残業申請とは面倒なものです。そんなことに時間をかけるのであれば、早く仕事を片付けて帰りたいと思ってしまうようです。仕事が終わらないから残業をしているのであって、残業しながら残業申請を準備するということは、それ自体が仕事を1つ増やしてしまっています。

もしも、職場で残業申請が出しにくいような習慣を作られていたとしても、何も気にすることはありません。自分の行動に間違いが無いのであれば、正当な理由なく残業申請を却下すりことはできません。自分は自分の権利を正しく使っているので、誰にも文句を言われることもありません。

残業申請の大前提として、出すべきときにはしっかりと出すことです。先に述べたように、あえて自ら残業申請を出さない人もいます。

しかし、残業申請を出さないことで自分以外の周囲の人が残業申請を出しにくく思っているかもしれません。また、残業申請を出さないことで仕事に対して自由な気持ちになり、必要以上に残業してしまったり、残業の必要がないのに何となく今すぐしなくても良い仕事をしていたりしてしまう人もいます。

会社の意思ではなく個人的な意思で残業しているので、時間の使い方は自由に思うかもしれませんが、その仕事が会社の利益に直結するのでであれば、法律的には残業とみなされてしまう可能性もあります。そうなると、会社にとってトラブルの元になってしまいます。

残業を事前に申請する制度を取り入れても、法的には何も問題ありません。むしろ、先に述べた通り、残業している従業員の状況を把握するための記録として役に立ちます。

問題なのは、これも先に述べたように、正当な理由なく残業申請を却下した場合です。これは従業員がサービス残業をする原因に繋がったり、会社と申請を却下した上司が違法行為としてみなされてしまったりと、大きなトラブルの原因になりかねません。

残業に申請が必要な場合は、上司はしっかりと申請の基準に従って、従業員もその基準をしっかり把握しておくべきでしょう。

毎日、会社で忙しく働く人たちにとって、残業とは日常のことです。しかし、残業が日常でありすぎるために、詳しい知識を持とうとする人は少ないです。残業についての知識を持つことは、自分の正当な権利を知ることです。この自分が持つ権利を知らなかったために苦しい思いをしている人も多くいます。

会社からは、仕事効率を上げて残業時間を減らすように指示されることが多いです。しかし、会社から与えられる仕事量を考えると、仕事効率を上げるにしても限界があります。そんなときに役に立つ知識です。

まだまだ、労働に関する問題は解決策が見つかっていないので、自分の身は自分で守らなければなりません。

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