成果報告書とは・書き方と例・テンプレート・手引とは

ビジネスの場において、それぞれの部門で「成果」を求められています。「成果」が何にあたるかは部門によって違いますが、目的に向かって日々業務をしてるわけですから、その結果がどうだったかの定期的な報告が必要になってきます。

報告書ですから、相手が理解しやすい文書を作ることが大切で、自分の主張だけでなく、客観的にわかりやすく書くことが必要とされます。ここでは、成果報告書の書き方のポイントやノウハウについてご紹介していきます。

会社に属している限りビジネス文書はついてまわります。報告書などの資料は、本来の業務とは別に社内に提出しなければいけないため、それだけで時間もとられますし面倒に感じる人も少なくないでしょう。

しかし、このような文書からもあなたの資質などが判断されるため、ある程度基礎をつかんでおくことは必要です。ポイントを意識しながら繰り返し作成することで、徐々に質も上がり効率よく作成することができるようになるでしょう。

成果報告書を上司に提出した際、添削が入り再提出を求められるケースもあるでしょう。何度も提出する手間を省くためにも、事前に相手が必要としている情報を盛り込む必要が成果報告書には大事です。

そのためには、上司が何を求めているか抑えておくことは大切です。人によって価値観は違いますから「言い回し」や「文書構成」などが相手に沿うように作成するといいでしょう。共通認識がされていないと、何度も書き直しといった無駄な手間がかかってしまいます。

成果報告書を作成する上で、押さえておきたいポイントがあります。それをふまえて作成することで、より相手に伝わりやすい成果報告書になるでしょう。

例えば、5W1Hを入れて書くようにと言われたりするでしょう。当たり前すぎて今更そんなことと思われるでしょうが、改めて見返してみると意外にできていなかったりするものです。自分はわかっていることなのでついつい書き忘れがちです。下記の例題を見てみましょう。

例）10/7 〇〇社の〇〇氏へ〇〇を提案
これだけだとなぜ（Why）やどのように（How）といった部分が抜けています。読み手側は、どうだったのと思うでしょう。

何の目的で、どのような提案をして、相手の反応はどうだったのかという記述がないからです。次のアクションはどうするべきか上司はこれを見ただけでは判断できないでしょう。「〇〇でした、だから〇〇します」といった内容を盛り込んで書くことは大切です。

成果報告書は、必要な情報が盛り込まれていてわかりやすい文書を心がけましょう。長々とした文章は読むほうも疲れてしまいます。そこで、以下のポイントを押さえながら書くことで構成がしやすくなるでしょう。

成果報告書だけでなく読んでいて違和感を感じないスマートな文章は、理論がしっかりしています。説得力があり相手の頭の中も整理されるので、わかりやすく何を伝えたいのかが明確になります。

「A=Bです。なぜならCだからです」というように繋がりがわかるように書くことで、読み手も納得しやすい文章になります。

主観が多い文書は説得性に欠けます。自分の感想を書くのは全く駄目ではないですが、憶測ばかり多用してしまうと混乱をまねきます。そして「結局何をこの人は伝えたいのだろう」ということになりがちです。

そうならないためにも、成果報告書Wを書く時は自分が読み手側だったらと意識しながら作成することで改善できるでしょう。上司に「それはあなたの意見でしょ」と何度も言われるような人は注意が必要です。

成果報告書は、抽象的な内容ばかりではあまり意味がありません。その上で、日付や数字、担当者名などわかる範囲で記入するようにしましょう。ただし、細かすぎてしまうのも考え物です。あくまで、必要とされる事項は具体的に記述するという意味です。会議などでもありがちですが「具体性」がないと話が前に進みません。

成果報告書は、内容だけでなく読みやすさを意識しましょう。内容が良いのに見た目の体裁が悪かったり、文字が小さい、余白が少ないなどで損するのはもったいないです。内容だけでなくレイアウトはどうか、読みにくくないか、プロジェクターで映す際にはどれぐらいのフォントが適しているか、配色はどうかなど読み手の立場を考えて作成しましょう。

成果報告書は、大抵決まったフォーマットがあります。それに準じて埋めていくことが多いですが、会社にとって有益な情報があれば追加で記入するといいでしょう。報告書だからといって決められた事ばかりでなく、プラスアルファの情報を入れてもいいでしょう。場合によってはプラス評価になる可能性もあるでしょう。

成果報告書は、客観的な文書を書く上で大事なのは知りたい情報がきちんとまとめられているか、ポイントを押さえて書かれているかが大切です。成果報告書なので、あれもこれも必要のない多くの情報を盛り込めばいいというわけではありません。

スッキリ整理された構成の文章は読み手もスラスラ読むことができますし、要点が伝わりやすいです。不必要な情報は抑えて、大事な部分は残すように書くといいでしょう。

成果報告書の書き方の一例をご紹介します。

成果報告書を書くにあたって、わかりやすいのは数値化できます。まず、客観的な数字を記述しましょう。その後に、具体的な成果内容や自分の所見、先方のコメントや商談内容について書きましょう。特に、成果報告書のボリュームが多いときには、結果の数字をまとめることで相手はスムーズに読み進めることができるでしょう。

例）今期の新商品発表展示会について　
先日【会場名】にて【商品名】の新商品発表展示会を行いました。
＜来場者人数＞
・A社 〇〇人
・B社 〇〇人

＜主な成果＞
・サンプル依頼 〇〇件（A社、D社）
・後日訪問アポイント 〇〇件（B社）
・具体的な案件情報 〇〇件（C社）

＜来場者からのコメント＞
＜所見＞

ダラダラと長い文章が続いて、結論がわからない成果報告書は多く見られます。自分の言いたいことを盛り込みすぎてしまうと、かえって要点がぶれてしまい相手は読みにくいでしょう。スッキリと簡潔に伝えるには箇条書きを使いましょう。

×の例）〇〇社の〇〇氏より〇〇の依頼があったのですが、〇〇の事情ですぐに対応することができなく、先方には1週間後に提出期限を延ばしてもらうよう交渉しましたが、あいにく予定が合わずに持ち越しになってしまいました。

これだとグダグダしていてなんだかスッキリしません。

改善例）〇月／〇日　〇〇社の〇〇氏より〇〇の依頼 〇〇の理由により提出期限延期の交渉中

成果報告書は何について書いてあるのかわかりやすくするために書きたい項目をカテゴリ化するといいでしょう。

例）〇月〇日の〇〇について報告します。

1．〇〇について

2．△△について

3．□□について

まとめ

成果報告書で読みにくのはあいまいな表現が多い文書です。例えば「多い」「少ない」「高い」「安い」というような抽象的な表現は避けましょう。「そのような、結構、だいぶ、大多数、おおむね、少し」はその人の価値観によります。具体的な数がわからないようなときはアバウトな数字でもいいので入れましょう。

〇〇前後、約〇〇など、特に「時間や人数、金額」は気を付けましょう。成果報告書は、一人だけでなく複数人が目を通すものですから、あいまいな表現は避けたほうがよいでしょう。

自分の主観と客観的事実は分けて書くようにしましょう。そうしないと、どこまでが事実なのか相手が混乱してしまいます。成果報告書で感想ばかり続くのも考え物です。感想は補足程度に入れるようにするといいでしょう。

×例）今期は、〇〇前期から継続提案中だった〇〇案件がようやく実を結び受注につなげることができました。当初は、先方も予算が厳しいと言われていたので、私もどうなることかと懸念しておりましたがなんとか失注せずにすみました。目標数字まであと少しなので今後も努力していきたいと思います。

改善例）〇〇年〇〇期　〇〇受注 （売上数字、数量、納期、取引先など）予算が厳しい案件でしたが〇〇の再提案や〇〇のフォローといったこともあり無事受注することができました。目標数字まであと〇〇なので今月中には〇〇や〇〇案件を受注確定まで持ちこめるよう努力します。

成果報告書で使えるテンプレートは、無料でダウンロードできるサイトがあるので参考にしましょう。要点をおさえた成果報告書に仕上げるために、見出しの作り方や項目のまとめ方など参考にできる部分があるでしょう。自分なりにアレンジしてわかりやすい成果報告書を心がけましょう。

成果報告書の資料提出だけでなく、人前で発表する必要があるときは緊張してうまく伝えられなかったりします。せっかくよい内容で仕上がっていても棒読みだったり、早口だったり声が小さかったりすると相手に伝わりにくくなってしまいます。

「成果発表資料づくりとプレゼンのコツ」では、発表内容の全体構成のつくり方やコツをわかりやすく解説しています。

成果報告書は、自分の頑張ってきた成果を発表するものですから、簡潔にわかりやすく、相手の立場になって作成しましょう。成果報告書作成後は一度読み返してみることで作成した文書が読みやすくなっているか、相手に伝わりやすい内容になっているかが再確認できます。