社内/社外への顛末書の書き方・紛失や事故の際の例文

顛末書とは、仕事上でミスや不始末・トラブルなどが発生したときに、社内・社外・職場・勤務先に対して、ミスやトラブルの一部始終を報告するために書く文書のことです。この記事では、顛末書の書き方やマナーを例文と共にご紹介します。

顛末書を書く場合は、起承転結の構成に則った書き方が基本になります。まず、ミスやトラブルを客観的に整理して書きます。その後、ミスやトラブルの原因を説明し、再発防止への対策を書きます。

文面は、問題の原因が自分にあることを認め、言い訳などは書かずに「〇〇しません」「○○します」という言い切りの形で書くようにしましょう。ミスやトラブル、再発防止への対策を書く場合は、箇条書きにする書き方がシンプルでわかりやすくなるのでです。具体的な書き方は、以下のようになります。

1．日時
2．場所
3．内容
4．原因　
5．結果
6．対応
7．再発防止策

次に、顛末書を書く際のポイントをご紹介していきます。

顛末書の提出を求められた場合は、わかりやすい文章を書くためにも、まずは時系列に沿って事態を整理するようにしましょう。時系列に沿って整理する場合は、5W1Hを使用するのがです。具体的には以下のとおりです。

・When（いつ）
・Where（どこで）
・Who（だれが）
・What（何をした）
・Why(なぜ起きたか)
・How（どう対応するか）

顛末書は、仕事上におけるミスや不始末、トラブルを報告するための文書であるため、書き方としては謝罪の言葉は明記するのがマナーです。丁寧な言葉で反省の気持ちが伝わるようにしましょう。

顛末書を作成する場合は、必ず白い紙を使用し、文字は黒色で統一しましょう。パソコンを使う場合でも、署名は自筆で行い、捺印しましょう。提出する際には、白い封筒にいれるのがマナーです。封筒にも決まった書き方があります。まず、表面には顛末書の内容物を書きます。裏面には会社名・所属・氏名を書き、封はせずに提出するのがマナーです。

手書きで顛末書を書く場合は、白の便せんを使うようにしましょう。文字は黒色のインクのペンを用います。修正するばあいは、修正ペンやテープは使わずに、はじめから書き直しましょう。

基本的に、ビジネス文書を手書きで作成する場合は縦書きで書くのがマナーだといわれています。会社に決まった様式がない場合は、手書きの縦書きで作成するようにしましょう。ポイントは、手書きの場合と同様に、白い便せんを使うこと・黒色のインクのペンで書くこと・修正ペンやテープは使わないことの3点です。

顛末書は、提出先によって書き方も若干異なってきます。以下では、提出先別に顛末書の書き方をご紹介していきます。

社内に提出する顛末書は、提出後、社内で資料として残される場合があります。そのため、わかりやすく丁寧に書くように心がけましょう。書き方としては、まず、日付と提出先（○○部長など）を書きます。続いて、所属と署名、タイトルとして顛末書と書き、起承転結の構成に則って内容を書いていきます。

社内に提出する場合は、内容は箇条書きでまとめることがほとんどですが、決まった形式がないか上司に事前に確認するようにしましょう。

社外に提出する顛末書は、自社の信用にかかわる重要な文書になります。上司によく相談したうえで、丁寧な言葉で慎重に作成しましょう。書き方としては、まず、日付と提出先（会社名・役職・氏名）を書きます。続いて、自社名と所属、署名、タイトルとして顛末書と書き、起承転結の構成に則って内容を書いていきます。

社外に提出する場合は、社内に提出する場合よりも丁寧な言葉選びをする必要があります。失礼にならないように注意しましょう。

ここまで、顛末書の書き方のマナーやポイントをご紹介してきましたが、実際に顛末書を作成する場合の例文と具体的な書き方を以下でご紹介していきます。なお、基本的なテンプレートは以下のとおりです。ぜひ参考にしてください。

平成○○年〇月〇日（右詰め）
体表取締役社長（左詰め）
〇〇〇〇殿（左詰め）
人事部人事課××××㊞（右詰め）
顛末書（中央）
このたび、平成○○年〇月〇日、私の不注意により△△を起こし、社内の皆様に多大なるご迷惑をおかけいたしましたことを、深くお詫び申し上げます。これは、私の××によるところであり、このような事態を招いてしまったことを深く反省しております。今後は○○に気を付けて参ります。なお、今回の△△に関する詳細を下記ご報告いたします。
1．日時
2．場所
3．内容
4．原因
5．結果
6．対応
7．再発防止策
以上

基本的な書き方としては、このテンプレートに沿って、内容を状況に応じて作成します。以下の例文では、タイトル以降を切り取ってご紹介していきます。

このたび、平成○○年〇月〇日、私の不注意により社員証の紛失を起こし、社内の皆様に多大なるご迷惑をおかけいたしましたことを、深くお詫び申し上げます。

これは、私の自覚と責任感の欠如によるところであり、このような事態を招いてしまったことを深く反省しております。今後は自己管理を徹底し、より一層気を引き締めて参ります。なお、今回の紛失に関する詳細を下記ご報告いたします。

1．日時　平成○○年〇月〇日
2．場所　自宅から会社に向かう道
3．内容　管理不足による社員証の紛失
4．原因　私の社会人としての自覚と責任が欠けていたため
5．結果　出社時にフロントで社員証の紛失に気が付き、仮の許可証にて出社
6．対応　警察および鉄道会社に問い合わせ済み。現時点で連絡なし。
7．再発防止策　自宅を出る前および退勤時に必ず社員証の有無を確認し、不用意に出し入れするのをやめます。鞄の指定の場所にて保管を徹底します。
以上

このたび、平成○○年〇月〇日、私の不注意により社有車で交通事故を起こし、社内の皆様に多大なるご迷惑とご心配をおかけいたしましたことを、深くお詫び申し上げます。これは、私の安全運転への意識の低さと会社で使用している車を運転しているという責任感の欠如によるところであり、このような事態を招いてしまったことを深く反省しております。

今後は社有車を使用しているという認識を改めて持ち、十分に配慮しながら運転をして参ります。なお、今回の交通事故に関する詳細を下記ご報告いたします。

1．日時　平成○○年〇月〇日
2．場所　○○県××市〇番地路上
3．内容　自家用車に追突事故
4．原因　不注意による車間距離の不足
5．結果　先方の車両における修繕費用は当方にてふたんすることで示談成立済み。双方、身体的な損傷はなし。
6．対応　保険会社を通して対応にあたっており、保険で補償される見込み。
7．再発防止策　必ず十分な車間距離をとり、運転にあたります。
以上

このたび、平成○○年〇月〇日、私の不注意により会社から貸与されていた携帯電話の破損を起こし、社内の皆様に多大なるご迷惑をおかけいたしましたことを、深くお詫び申し上げます。これは、私の不注意と会社から貸与されているものを使用しているという意識の低さによるところであり、このような事態を招いてしまったことを深く反省しております。

今後は会社のものを使用しているという自覚を待ち、より一層気を引き締めて参ります。なお、今回の破損に関する詳細を下記ご報告いたします。

1．日時　平成○○年〇月〇日
2．場所　自宅の浴室
3．内容　浴槽に落下させ破損
4．原因　自宅の浴室にて取引先様への対応をしていた際に、不注意により浴槽内に落下
5．結果　水が原因で電子部分に損傷
6．対応　携帯会社の窓口にて交換の手続き済み
7．再発防止策　浴室内での使用は避け、連絡は折り返しの手段を取ります。
以上

このたび、平成○○年〇月〇日、私の不心得により、売上金○○円を私的に横領し、社内の皆様に多大なるご迷惑をおかけいたしましたことを、深くお詫び申し上げます。これは、私の社員としての自覚の低さと不心得によるところであり、このような事態を招いてしまったことを深く反省しております。

今後は二度とこのようなことを起こさないと誓います。なお、今回の横領に関する詳細を下記ご報告いたします。

1．日時　平成○○年〇月〇日
2．場所　〇〇支店の金庫
3．内容　売上金〇〇円を制服のポケットに移し、私的に横領
4．原因　社員としての自覚と責任感の欠如と不心得
5．結果　入金の際に金額が合わず、担当の方に多大なるご迷惑とご心配をおかけしました。
6．対応　全額を〇月〇日までに返済します。いかなる処分を受けようと、一切の不服はございません。
7．再発防止策　社会人としての自覚を改めて持ち、誠心誠意業務にあたります。
以上

このたび、平成○○年〇月〇日、私の不注意により交通違反を起こし、社内の皆様に多大なるご迷惑をおかけいたしましたことを、深くお詫び申し上げます。これは、私の気のゆるみによるところであり、このような事態を招いてしまったことを深く反省しております。

今後は社会人として交通ルールの順守に努めて参ります。なお、今回の交通違反に関する詳細を下記ご報告いたします。

1．日時　平成○○年〇月〇日
2．場所　○○県○○市〇番地××ビル前
3．内容　商品納入時に駐車禁止区域に駐車
4．原因　気のゆるみによる交通違反
5．結果　納入後、車へ戻ると交通違反のステッカーが貼られていた。同日に警察へ出頭済み。
6．対応　自費にて反則金を支払い済み。
7．再発防止策　より一層気を引き締め、駐車場の利用を徹底します。
以上

このたび、平成○○年〇月〇日、私の不注意により社内ミーティングに遅刻し、社内の皆様に多大なるご迷惑をおかけいたしましたことを、深くお詫び申し上げます。これは、私の自己管理不足によるところであり、このような事態を招いてしまったことを深く反省しております。

今後は社会人として徹底した自己管理を行って参ります。なお、今回の遅刻に関する詳細を下記ご報告いたします。

1．日時　平成○○年〇月〇日
2．場所　社内会議室A
3．内容　平成○○年〇月〇日×時開始のミーティングに遅刻
4．原因　自己管理不足による寝坊
5．結果　出社した時点でミーティングの半分は終わっており、進行に支障をきたしました。
6．対応　別途、担当部署の方と打ち合わせをしていただく形で了承を得ています。
7．再発防止策　事前にスケジュールの確認を行うとともに、早めに起きるなど自己管理を徹底します。
以上

このたび、平成○○年〇月〇日、私の管理不行き届きにより製品Aの誤配を起こし、社内の皆様に多大なるご迷惑をおかけいたしましたことを、深くお詫び申し上げます。これは、私の管理不足と責任感の欠如によるところであり、このような事態を招いてしまったことを深く反省しております。

今後は徹底して配送先の管理と確認を行って参ります。なお、今回の誤配に関する詳細を下記ご報告いたします。

1．日時　平成○○年〇月〇日
2．場所　〇〇県○○市△△工場
3．内容　△△工場へ送る製品を××工場へ誤配
4．原因　管理不行き届きによる配送違い
5．結果　配送予定時刻の〇時すぎに△△工場から製品が届いていないという旨の連絡あり。直ちに両工場を訪問し謝罪。
6．対応　△時に××工場担当者に連絡後、了承を得て商品を回収。その後、△△工場に納品完了。
7．再発防止策　スケジュール管理と配送先の管理を徹底して行い、配送前に宛先の確認を必ず行います。
以上

このたび、平成○○年〇月〇日、私の不注意により○○定食への異物混入を起こし、社内の皆様に多大なるご迷惑をおかけいたしましたことを、深くお詫び申し上げます。これは、私の管理不足によるところであり、このような事態を招いてしまったことを深く反省しております。

今後は調理の前に徹底して器具の清掃を行って参ります。なお、今回の異物混入に関する詳細を下記ご報告いたします。

1．日時　平成○○年〇月〇日
2．場所　○○食堂××店
3．内容　○○定食への異物混入
4．原因　仕込み後の清掃の不足により、野菜パックのビニール片が定食に混入
5．結果　お客様に返金と謝罪を行い、作り直した定食を提供
6．対応　身体的損傷はありませんでしたが、カスタマーセンターの連絡先をお客様にお伝えし、謝罪。
7．再発防止策　仕込み後の清掃を徹底して行うとともに、調理の際に異物が混入していないか目視で確認を行います。
以上

このたび、平成○○年〇月〇日、私の不注意によりレジ金マイナス○○円の過不足を起こし、社内の皆様に多大なるご迷惑をおかけいたしましたことを、深くお詫び申し上げます。これは、私の確認不足によるところであり、このような事態を招いてしまったことを深く反省しております。

今後は会計の際にきちんと確認をして参ります。なお、今回の過不足に関する詳細を下記ご報告いたします。

1．日時　平成○○年〇月〇日
2．場所　〇〇雑貨店××店
3．内容　レジ金マイナス○○円の過不足
4．原因　確認不足による商品の打ち間違え
5．結果　閉店後の売り上げ集計時に、過不足が発覚。レシートと売上品目を確認したところ、商品Aをレジに通さず販売していたことが判明。
6．対応　過不足金として会計処理をする旨を経理部の担当者へ相談後、了承を得ました。
7．再発防止策　お会計の際に、もう一度商品点数とレジの点数を確認します。
以上

このたび、平成○○年〇月〇日、私の怠惰により無断欠勤をし、社内の皆様に多大なるご迷惑とご心配をおかけいたしましたことを、深くお詫び申し上げます。これは、私の仕事への責任感の欠如と怠惰によるところであり、このような事態を招いてしまったことを深く反省しております。

今後はこのようなことを起こさぬよう、誠心誠意業務にあたります。なお、今回の無断欠勤に関する詳細を下記ご報告いたします。

1．日時　平成○○年〇月〇日
2．場所　自宅
3．内容　平成○○年〇月〇日の無断欠勤
4．原因　仕事への責任感の欠如と怠惰
5．結果　多忙な時期に無断欠勤したことで社内の皆様にご迷惑とほご心配をおかけし、業務にも支障をきたしました。
6．対応　今後二度とこのような無断欠勤はしないことを固く誓います。
7．再発防止策　社会人としての責任感を改めて持ち、誠意業務にあたります。
以上

顛末書と並んでよく耳にするのが始末書ですが、書き方には違いがあるのでしょうか。以下では始末書の内容と書き方をご紹介するとともに、顛末書との書き方の違いについてもお伝えしていきます。ぜひ参考にしてください。

顛末書と始末書は混同されがちですが、それぞれ異なる意味を持っています。既にお伝えしましたが、顛末書とは仕事上でミスや不始末、トラブルが発生したときに社内に対して問題やトラブルの一部始終を報告するための文書のことを指します。

これに対して、始末書は事上でミスや不始末、トラブルが発生したときに社内に対して問題やトラブルの一部始終を報告し、同時に反省や謝罪の意を示すための文書のことを指します。始末書は顛末書よりもミスの度合いが大きい場合に求められます。　　

このことを踏まえて、始末書の書き方をご紹介していきます。

始末書の基本的な書き方は以下のとおりです。ぜひ参考にしてください。

平成○○年〇月〇日（右詰め）
代表取締役社長○○○○様（左詰め）
始末書（中央）
謝罪の言葉
ミスの原因と対応
改めて謝罪の言葉
再発防止策

人事部人事課（右詰め）
××××㊞（右詰め）

これまで、顛末書の書き方とマナー、始末書との違い、始末書の書き方などを例文と共にご紹介してきました。ミスは起きない方がいいですが、一度も失敗をせずに仕事をこなせる人の方が少数です。

ミスを起こした時に重要なのは、素直に認め、再発防止のために精一杯業務にあたることです。仕事上でミスを起こし、顛末書の提出を求められた際は、マナーを守った文書を作成し、気持ちを伝えましょう。

ミスは誰にでもある事ですが、一度大きなミスをしてしまうと職場に居づらくなったり、今の仕事が嫌になってしまう方もいるかと思います。

そんな時は、思い切って転職を考えてみてみるのも一つの選択肢です。

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しかし、転職エージェントの多様化も進み、どの転職エージェントにすれば良いのか迷う方が非常に多いです。

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