ビジネスにおける確認メールの書き方・例文｜納期/打ち合わせ

書類を送った際や訪問日時、打ち合わせについてなど、ビジネスシーンにおいて確認をするシチュエーションが多々あります。その際、どのような手段で相手に確認を取るでしょうか。メールで確認を取ることが多いのではないでしょうか。この記事では、ビジネスにおける確認メールの書き方や例文について紹介します。

確認メールでも普通のメールでも、通常ビジネスメールでは基本の構成があります。
・宛先
・メールの件名
・宛名（会社名、部署名、名字）
・本文（挨拶文、用件本題、締め）
・署名
ビジネスメールでは、上記のような構成で書くことが基本となっており、なるべく端的で丁寧で分かりやすい文章を書くことが大切です。確認メールは「相手に確認を取る」ことが目的なので、基本構成を元に簡潔に書くようにしましょう。

ビジネスメールの内容は、どのような用件でも簡潔で分かりやすいことが大事です。特に確認メールは「確認を急ぐ」場合が多々あります。メールの件名については、件名を一目見て内容がわかるとようにしましょう。例えば以下のように簡潔な件名にすると分かりやすいでしょう。

・納期についての確認
・打ち合わせ日時についての確認
・説明会の開催日程の確認
・○○についてFAX送信の連絡

上記のように確認したい事柄をメール件名にすることにより、受け取った側は忙しい中でも、どのような内容の確認メールか把握することができます。

確認メールといっても、状況はさまざまです。納期についてや打ち合わせ時間など、状況別の確認メールに使える例文をいくつか紹介します。「宛名」「件名」「冒頭挨拶文」は省略し、確認メールに必要な中文だけを紹介しますので、参考にしてみてください。

なお、例文は横長に文章が連なっていますが、メールに使用する場合は、短く改行したほうがバランスがよく見えますので、適切な位置で改行して利用してください。

先日ご依頼がございました、納期予定「○月○日まで」について確認がございます。弊社より○月○日中にお届けの理解でお間違いないでしょうか。

○月○日午前までの納期をご希望の場合は、本日中の発送手配が必要となりますため、確認をさせていただいております。

大変恐縮ではございますが、本メールについてのご返信を、本日○時までに頂けると幸いです。

現時点では、打ち合わせ日時未定とのことでお間違いないでしょうか。
打ち合わせの日程が決まりましたら、大変恐れ入りますが、事前にご連絡いただけると幸いです。

次回の打ち合わせは、以下の日程でお間違いないでしょうか。

・日程：○月○日 ○曜日　
・時間：○時～
・場所：○○会社　○階 　○会議室

打ち合わせ日程や場所について変更がございましたら、大変恐れ入りますが、事前にご連絡いただけると幸いです。

次回の御社(または弊社)訪問について、以下の日程でお間違いないでしょうか。

・日程：○月○日（○曜日）
・時間：○時～
・場所：御社（弊社）○○会議室

変更や他ご要望がございましたら、お手数をおかけいたしますが、事前にご連絡いただけると幸いです。

先日お約束させて頂きました御社（または弊社）への訪問日が迫ってまいりましたので、ご確認のため連絡いたしました。

・日程：○月○日（○曜日）
・時間：○時～
・場所：御社（弊社）○○会議室

上記日程で問題ございませんでしょうか。
ご都合により日程の変更がございましたら、大変お手数ではございますが、前日までにご連絡いただけると幸いです。

先日お送りいたしました弊社主催の「○○説明会」のパンフレットは、ご覧いただきましたでしょうか。説明会につきましては以下が開催日程となっております。

・日程：○月○日（○曜日）
・時間：○時～
・場所：弊社○階○○会議室

席数に限りがございますので、ご参加の場合は大変お手数ではございますが、○月○日までにご返信いただけると幸いです。

先ほど「○○」についてのFAXを送信いたしましたので連絡いたしました。以下ご査収くださいますよう、お願い申し上げます。

・送信日時：○月○日（○曜日）○時
・送信枚数：送信状を含む○枚
・送信書類：○○（見積書などの書類名）

送信不備や内容についてのご連絡は、大変恐縮ではございますが、○月○日までにご返信いただけると幸いです。

先日弊社よりお送りいたしました郵便物の確認のためご連絡いたしました。以下郵便物の詳細です。お手元に届きましたらご確認くださいますよう、お願い申し上げます。

・郵送日時：○月○日（○曜日）
・郵送物：弊社パンフレット○点
・到着予定：○月○日（○曜日）○時頃

天候により到着が遅れる場合もございますが、2～3日ほど経過しても未着の場合は、配送センターへ確認いたしますので、大変お手数をおかけいたしますが、弊社までご連絡ください。

先日弊社よりお送りいたしました「企業パンフレット」はお手元に届いておりますでしょうか。

・郵送日時：○月○日（○曜日）
・郵送物：企業パンフレット○点

現時点で郵送物の未到着のようでしたら、配送の確認を取らせていただいます。お手数ではございますが、弊社までご連絡いただきますようお願い申し上げます。

先日の○○の件について再度お伺いし説明したいと存じます。会議について下記日程のご都合はいかがでしょうか。会議所要時間は1時間を予定しております。

1）○月○日（○曜日）○時～
2）△月△日（△曜日）△時～
3）□月□日（□曜日）午前中

上記の日程以外でご希望がございましたら、○月○日までにご希望のお日にちをご返信いただけると幸いです。

これまでは、確認メールの送信文について紹介しましたが、逆に確認メールを貰うこともあります。その場合、返信はどのような文章で返すとよいのでしょうか。一言「問題ありません」では、素っ気なくメールをもらった相手に失礼にあたります。

受信した確認メールの内容にもよりますが、いくつか返信の例文を紹介しますので、参考にして下さい。

例文を参考にする場合には、確認メールの内容により適宜変更してください。以下が例文です。

・先日頂きましたメール確認いたしました。問題ございませんのでご連絡申し上げます。
・メールの内容を確認いたしました。○月○日で承知いたしました。よろしくお願い申し上げます。
・御社からの見積書はFAXにて確かに拝受いたしました。ありがとうございました。

以上が、確認メールへの返信例文です。メールを確認した旨と内容に問題がないか、メールへのお礼が記載されていることが大切です。

同僚や部下への確認メールであれば「確認よろしく」のように、軽く一言メールでも良い場合もあります。しかし、上司や客先への確認メールの場合は、フランクなメールではいけません。顔が見えないメールだからこそ、敬語に注意しましょう。

他には、二重敬語に気をつけましょう。誤った敬語の使い方がないか確認するようにしましょう。また、確認メールでは、日時や場所などを確認することが多々あります。日付、時間などの数字、曜日の間違いは細心の注意を払うようにしてください。送信前にメール本文の再チェックを怠らないようにしましょう。

こちらから確認をお願いする確認メールなので、「～して頂けると幸いです。」「何卒よろしくお願い申し上げます。」など、丁寧にお願いをすることが大事です。他には、クッション言葉を使うと柔らかく丁寧になります。「お忙しいところ恐縮ではございますが」「誠に勝手を申しておりますが」「大変お手数をおかけいたしますが」など、相手も忙しいことを察し、申し訳ない気持ちと心遣いが伝わります。

確認メールでは、心遣い、気遣い、誠意が大切です。顔が見えないということを念頭に丁寧に書くように心がけましょう。

いかがでしたか。たかがメールと言っても、ビジネスメールは意外と奥が深く難しいです。特に確認メールは、相手先との約束や交渉事の日程など、重要なメールです。ビジネスメールで仕事ができる人、できない人と判断する職場もあります。最初は難しいメールも、何度も繰り返しメールを書くことにより、コツが掴め上手になります。

どんなメールでも誠実さ、気遣い、簡潔に用件を分かりやすく伝えることを忘れないようにしましょう。この記事の確認メールの例文を参考に、いろいろなビジネスメールに挑戦しましょう。