給与証明書の書き方・年間給与証明書との違い

皆さんは給与証明書ということばを聞いたことがありますか。収入に関する書類なのだろうと推測はできますが、実際には使用したことがない方もいらっしゃるのではないでしょうか。これから給与証明書と出会う機会が訪れたときに慌てないために給与証明書とはどのような書類なのか、またどのようなときに必要な書類なのかなどについてお話しさせていただきます。

給与証明書とは「給与等支払証明書」ともいい、対象の従業員（パートやアルバイトも含む）に対して給与をいくら支払ったかを会社が証明する書類です。給与証明書の作成は会社の担当部署が行い、社印の押印が必要となりますので、個人が勝手に作成することはできません。

「直近3ヶ月分の連続した給与の証明」や「○年○月から△年△月までの給与の証明」など、証明する期間を任意で決めることができるのが特徴です。給与証明書の提出を求められたときには、必ず証明する期間の確認をしましょう。

給与証明書は法律で規定されている文書ではありませんから、給与証明書を発行する際は任意の書式で構いません。もし提出先が書式を用意している場合は、その書式を勤務先の担当部署に渡して書類を作成してもらいましょう。

提出先から書式の指定がない場合は勤務先独自の書式で作成してもらいましょう。勤務先に書式が用意されていなければ、インターネット上で無料ダウンロードできるテンプレートなどを使用するといいでしょう。

・証明する社員の氏名
・指定された期間における月ごとの給与の支払額
・会社の住所・名称・代表者氏名・電話番号
・会社の社印

以上のような項目が含まれていれば問題ないでしょう。

給与証明書が必要になるのはどんな時でしょう。いくつか例をあげてお話していきます。

県営住宅の申し込み、大学の入学金や授業料の減免申請など世帯収入を正確に申告することによって必要なサービスや減免措置を受ける場合に必要になります。

そのほかには住宅ローンなどの借り入れの申請などにも給与証明書の提出が求められます。住宅ローンなどの借り入れ申請の場合は、指定の書式がある金融機関がありますので、確認することをします。

配偶者や子などの扶養認定や、年末調整の配偶者控除などにも給与証明書が求められることがあります。この場合は配偶者や子などの勤務先に依頼して給与証明書を作成してもらいましょう。

先ほどもお話ししましたが、給与証明書は期間を任意で決めることができます。まだ支払われていない未来の給与を証明する場合は、見込み額を記載し、その金額が見込み額である旨を記載しましょう。

また、交通費（通勤手当）は非課税のため所得税の対象になる額だけを証明すればよい場合は交通費を引いた金額を記載します。交通費を含むかどうかは提出先に確認する必要がありますのでご注意ください。

扶養については後ほど詳しくお話しますが、所得税の扶養認定や年末調整による配偶者控除を受ける際には年間給与証明書が求められます。

所得税の扶養認定には前年の1月1日から12月31日までの給与証明書が必要になります。年末調整に必要なときは、提出を求められた時点で12月31日までの給与は確定していないので、見込み額で作成することになります。

ここでは配偶者や子などの勤務先から提出された給与証明書の見方についてお話します。上記でもお話したように配偶者や子などの扶養認定、年末調整の配偶者控除などにも給与証明書の提出を求められる場合があります。

扶養には「税金の扶養」と「健康保険・年金の扶養」があります。税金の所轄は国税庁（財務省）、健康保険・年金の所轄は社会保険庁（厚生労働省）になり全く違う制度になりますのでご注意ください。

今回は給与証明書に関するお話ですので会社員に関連する税金（所得税）と健康保険（社会保険）それぞれの扶養について給与証明書の見方をお話していきます。

所得税の扶養の範囲は、配偶者（内縁関係の人は該当しません）・親族（6親等内の血族及び3親等内の姻族）・都道府県知事から養育を委託された児童（里子）や市町村長から養護を委託された老人で、納税者と生計を一にするもの、その年の12月31日現在の年齢が16歳以上であることなどの条件があります。

上記の方に給与所得がある場合は直近1年間（1月1日から12月31日まで）の合計給与収入が103万円以下なら扶養に入れるという事になりますので、給与証明書をもらったときに確認してください。なお、交通費や雇用保険の給付金など非課税のものは収入の中には含みません。

社会保険や年金の扶養の対象範囲の条件は税金の扶養対象とは少し異なります。被保険者と同居していなくても扶養に入ることができるのが、配偶者・直系尊属（父母・祖父母など）・子・孫及び弟妹です。

被保険者と同居していることが条件の対象範囲は、上記以外の3親等以内の親族（兄姉・伯叔父母・甥姪とその配偶者など）・内縁関係の配偶者の父母及び子です。これらの人たちが被保険者によって主として生計を維持されていれば保険や年金の扶養に入ることができます。

これらの人たちが保険の扶養に入るための収入の条件についても、所得税の場合と異なります。年間収入が130万円未満（60歳以上または障害者の場合は180万円未満）であり、同居の場合は収入が扶養者（被保険者）の半分未満であること、別居の場合は収入が扶養者（被保険者）からの仕送り額未満であることとされています。

また、税金のときには過去の給与で認定された収入ですが、保険の場合は扶養されることになった時点での年間の見込み収入額のことをいいます。

扶養されることになった月の収入×12か月＝年間収入

という計算式になり、この年間収入が130万円未満ならば保険の扶養に入ることができるということになります。月額108,333円以下ならば年間130万円未満になります。なお、この130万円未満の中には交通費などの非課税所得も含まれます。

今回は被保険者の健康保険が、社会保険事務所（年金事務所）の場合についての基準をお話しました。被保険者の会社が所属する団体が社会保険事務所ではないときには、扶養認定の基準に違いがある場合がありますのでご注意ください。

市区町村役場で発行される収入証明書の中に、所得証明書（課税証明書）があります。この書類は個人の前年1年間（1月1日から12月31日まで）の所得を証明する書類です。高等学校の無償化により高校の授業料が免除になりましたが、この免除の申請をするときには所得証明書の提出が求められます。

毎年6月頃から市区町村役場で発行してもらえるようになります。発行可能時期は会社員と個人事業主などで多少の違いがある自治体もありますので、ご自身の所得証明書が発行可能かどうか、先に問い合わせることをします。

申請用紙に発行してもらいたい人の氏名・住所・生年月日・電話番号・使用目的など記入が必要です。一部300円で発行してもらえます。世帯全員の所得証明書の提出が求められることもあります。発行時には窓口に行った人の印鑑や身分証明書が必要になりますのであらかじめ準備してから行くようにしましょう。

ここまでは給与証明書の発行を依頼する方からの視点でお話してきましたが、ここでは給与証明書を発行する側のお話をさせていただきます。

給与証明書の発行を従業員に求められた場合は、まず証明する期間と交通費など非課税分の支払い額も含む必要があるかないかの確認をしましょう。会社に給与証明書の書式が用意されていればその様式を使用します。

対象の従業員氏名を記載し、証明する期間内の月ごとの金額（○○年○○月　○○円）を記載します。証明する期間にこれから給与の支給を行う月が含まれている場合は、その月は見込み額である旨を明確に記載します。最後に「上記の通り証明いたします。」と記して会社の住所・名称・代表者名・電話番号などの会社情報を記載して社印を押印します。

会社で決まった様式が準備されていない場合は、インターネットで無料ダウンロードできる書式を使用し、必要事項を記載して社印を押印しましょう。

今日は給与証明書についてお話してきました。給与証明書は難しい書類でも特別な書類でもないということがお分かりいただけましたか。これから年末に向けて給与証明書が必要になる方も増えてくるのではないでしょうか。その時にこの記事が少しでも皆様のお役に立てれば幸いです。