提案書の書き方・おすすめのフォーマット・構成｜表紙/はじめに

一般的な企業内、あるいは企業間で交わされている「提案書」とは、どのような際に書かれる書面なのでしょうか。これは意見やアイディア、議案を提出する際に書く形式的な書面のことです。提案書の種類には「改善提案書」「導入提案書」「問題解決提案書」「新アイディア提案書」といった用途によって記入方法が違ってきます。

よく頻繁に書かれるのが、業務に関する改善提案を促す提案書で、企業や役所などの職場で用いられています。

よく提案書と比較対象とされるのが「企画書」という書面です。双方とも似ているようでいて、果たしてどんな違いがあるのでしょうか。まず提案書というのは、現状の課題や問題点に気づき、その改善案を記載している書面のことを指します。つまり、既存のアイデアや方針に対する新たな気づきを加えるような書類です。

一方、企画書というのは、まだ見ぬ新しい分野やアイデアを見出してプレゼンテーションするための書面です。それを実行するのに具体的な計画を記載します。イベント、広告、戦略、新規プロジェクト、新製品などを題材に作成されます。そこには新しいアイデアの具体的な進行が書かれています。

それでは具体的な提案書の書き方について述べていきます。提案書を書くということは、何らかの目的があってのことです。そして、それを伝えたい相手がいるということ、この２つの対象からぶれないように書いていくことが最優先です。今抱えている問題点を浮き彫りにし、そこにどう関わり解決へと導くのかを説明するための書類です。

提案書を書く際に思い描く目的とは、大きく 2 つに分けられると考えてよいでしょう。その方向によって書き方も違っていきます。これは簡単に述べると「社内」なのか「社外」なのか、どちら向けに考えている提案なのかということです。

社内向け提案書を書く場合、業務改善や安全対策といった内部での問題解決が目的になっていくケースがほとんどだと言えます。

そして社外向け提案書を書く場合は、相手へのアプローチによって営利目的が達成される、そのための提案であることが強いとされています。

優秀な提案書を眺めれば、意外とシンプルに書かれていることが分かります。枚数も少なく効果的に要約されています。そこでは相手が知りたいと考えていることだけに厳選し、納得しやすい流れになっていて、まるでストーリー仕立てのように作るのが提案書の書き方のポイントです。提案書作りにどのような点を明らかにすべきかを以下に記述しました。

・相手が抱えている問題や課題を浮き彫りにして書く
・解決策に繋がる方法論などをできる限り列挙する
・それらを比較して相手が納得できそうな提案を決める
・施行するための経費やスケジュールを考える
・注意事項や特記事項を見つける

提案書を書く動機はさまざまでしょうけど、どれも共通することは、まだ要件として整っていない「課題がある」からだと言えます。そこへの提案をすることによって、相手にはどのようなメリットができるのかを伝えることが重要です。

提案をする側がどうしても自身のメリットだけを考えてしまいがちです。しかし、受ける側としても提案内容を納得してもらうことに繋がらなくてはなりません。受け手も期待をしている部分があるということを前提にし、お互いがメリットを得られる提案書を書くことで、より効果が得られます。

では提案書の中身に関して具体的に入っていきます。まずは自社の中で起こった事象や常習化していることへの提案をする際に書かれる「社内用の提案書」に関してご紹介します。初めて提案書を書くという方は、自社内向けの書類というケースが多いかと存じます。その種類にも触れてご紹介します。

社内向けに提案書を書く機会がある場合には、その特性から大きく2つに分かれると思えば良いでしょう。それは「稟議書（りんぎしょ）」と呼ばれる書類と、それに属さない一般的な提案書ということになります。

稟議書（りんぎしょ）と呼ばれる文面とは何でしょうか。これは業務上で必要と考えられた事象（事業計画、物品購入、人員移動や募集、研修必要性、特別業務の手続きなど）を通過させるために、決裁する権利がある上司・上長、役員、取締役などの上層部への承認を得るため作成する書類のことです。

企業によっては特定の決められた用紙があり、それに沿って記入するということもあります。

稟議書とは違ったアプローチやそれ以外の提案書の場合、業務の効率化、製品・サービスの改善を提案する文書として書かれます。これも企業によっては決められた用紙があるケースもあれば、社員が形式にこだわらず自由に作成することもあります。一般的には、自分の直属の上司を通して提案する方法です。

さらに細かく分類すると、社内向け提案書の場合「業務改善提案書」「収益改善提案書」「業務効率化のための提案書」「経費削減提案書」といったように、社内の環境やルールの見直しのために書くことが多いとされています。

提案書作成での書き方には有効的なポイントがあるのと同じように、提案書を書く際にはNGともいえる事柄もあります。ここでは提案書作成で行ってはNGになることに関して触れておきます。以下の内容に注意して書いていきましょう。

書き手が提案したいものがある以上は、そこには必ずコンセプトがなくてはなりません。しかそれが明確になっていない提案書が意外と多いとされています。

特に一定の業界内にいると、その中では常識となってしまっていることに慣れてしまいがちです。本来目を向けるべき問題点を無視してしまいいつものパターンに陥ります。業界の常識や定説こそ、実は最も疑うべき点です。コンセプトが分かりにくい提案書の多くは、業界用語や思い込みだけで書かれ、コンセプトが一般的ではないからです。

よくあることの一つは、目的のはき違いという現象です。例えば、世の中にはセミナーや講演会に頻繁に行く人がいます。それが度を過ぎるとセミナーや講演会に行くこと自体に満足し、楽しさに酔いしれることが目的と化してしまうという現象に陥ってしまいます。本当の目的は、自分の暮らしをよりよく進化させることだったはずです。

提案書でも同じ現象が起きます。本当は問題を浮き彫りにして解決させるために書くはずなのに、提案書を義務的に書いて提出すること自体が常習化してしまうと、本来の目的を見失ってしまいます。

提案書を書いて問題解決をするのであれば、それ相応に実用的な内容でなければなりません。しかし誇大妄想的な提案をしていては、ほぼ実現性が低くなってしまうということです。現実的に何が問題で、どこから順序良く、かつ確実に問題を解決できるのかを提案して促すから意味があります。それが提案書の流儀だからです。

あまりにも構想が大きすぎて実践的ではない提案書では、漠然としてしまいまったく効果性がなく意味がないということです。

提案書を作る意義とは、現在のところで解決策や打開策が見いだせてない案件、あるいは気づいていない案件に対して、第三者的にアイデアを出すことにあります。相手の要望にそぐわない問題点に提案書を投げかけても、それは採用される可能性が低いということです。

今、相手が抱えている問題点に着目することから始めましょう。そこに打診する提案書であるからこそ、初めて意義が生じます。着目した点が解決済みなことや関心のないことではなく、リアルに抱えていることに注いでいきましょう。

提案書を書く際には、ネット上などにある一定のフォーマットが存在します。もし初めて提案書を書くことになった時に、どうも書き方が分からないという方がいれば、ネット上にある既存のテンプレートに沿って一度作成してみることもおすすめします。ここでは提案書のフォーマットとテンプレートについてのご紹介と併せて、書き方の注意点にも触れていきます。

これは提案書だけに限ったことではありません、もっぱらすべての文章作成にも関わる内容です。原則として文章とは短文をメインにして書くことをおすすめします。もし二つに分けても意味が通じるような文章なら、二つにして短文化することで相手が読みやすくなります。

ただし何でも短ければいいのかというとそうとも限りません。ものごとは偏ると劣化するのがオチです。短い文章を主体的にしつつも、緩急織り交ぜ、あえて時折は長い文章も加える工夫も大切です。

誰しも、自分に対してどのような恩恵がもたらされるのかを常に気にしながら生きています。実は提案書についてもそれは顕著に表れていきます。その提案や意見を考慮して了解したとしたら、自分に対してどのようなメリットや恩恵があるのかという考えが芽生えていきます。それは人として当然な成り行きだからです。

提案書を書く際の一番の到達点は「メリット」です。提案し改善されたらどんなメリットがあるのかを、まずはしっかり訴えなくてはなりません。しかもわかりやすく具体性があるからこそ、通過する案件へと変わっていきます。

提案書に一本筋道を立てて説得力を増すように工夫したいのなら、基本的な技を取り入れておきましょう。それがよく耳にする「5W1H」の法則に則って書くということです。おそらく誰しもご存知な事柄でしょう。いつ、だれが、どこで、なにを、どのように、というたった5つの疑問符に沿って提案内容を練って書くことにより、明確さは数段アップします。

場合によっては、6W1Hだったり6W2Hになることもあるようですが、基本は5W1Hに適していれば十分通じます。

提案書を書いて相手に通過させるのに重要な姿勢、それは「説得力」です。説得力を加えるために最も簡単にできる方法があります。それが「数値化」です。信ぴょう性の高い数字のデータを提示すると、まず圧倒的に「凄さ」が強調されるので説得力があります。

例えば、「今までたくさんのクライアントと仕事しました」と書くよりも、「2007年から2017年の10年間で、当方は100件におよぶクライアントと業務を提携してきました」としたほうが、相手もイメージしやすくなり、かつ真実味が増して信用に繋がります。

提案書のフォーマットは、原則自由形式でも良いのですが、中には既存の形式があって、それに沿って書くことを義務付けている企業もあります。あるいは、提案書を書く際に参考となるテンプレート集がネット上には点在しています。

いきなりゼロから提案書を作るのが難しいという場合、ネット上のテンプレート集をダウンロードして洗い出してみると簡単に作りあげられます。

ここでは提案書の構成について述べていきます。提案書の書式には特別に決まったルールが定められているわけではありませんが、大凡で謳っておく基本事項は共通にあります。その基本事項を自分なりにポイントを押さえて書きあげれば、それ以外はオリジナリティを持っても構いません。

これだけは提案書の項目として入れておきたいものをいくつか羅列しました。とても当たり前なことばかりですので、決して難しい項目ではありません。

提案書を書く際は、その企業や部署によってルールがあり、それに準じて行えばいいのですが、その際に最初に決めておくことが「ナンバリング」です。一つずつの提案には番号をつけて管理するのが常識です。データとして管理しておけば、後に何かを調べるのに役立ちます。

ナンバリングのルールはその企業独自ですが、年月日、部署番号、社員番号、通し番号などを横一列に並べている方法が多いとされています。

管理番号にも記入しつつ、さらに提出時に提案書の作成日を記載しておくといいでしょう。他にも提案が受理された日付なども記入する欄があると、なおさら分かりやすい書面になります。

その提案をした人物、作成者および報告者の氏名を記載しておきましょう。これは重要な項目です。できれば署名欄や捺印欄があれば、さらに信ぴょう性が増します。

そして最も大切な項目、それが「タイトル」です。ごく一般的には、文書中央上部に「提案書」というタイトルを大きく付けるという方式です。ただし用件やその場のルールに合わせて提案テーマを決めて書くことも多々あります。 例えば「○○についての提案書」「○○に関する提案書」という書き方をする場合があります。

次に腫瘍となる提案書の中身に書く項目について述べていきます。この部分は書式は各企業や組織によってルールがあれば、それに準じて書く内容ですが、一般論としてこのような項目が多いという事例に則っていきます。

提案したい内容に関する名称やキーワードを使って「サブタイトル」を記入しておきましょう。既に表紙などに記入して省略する場合には、それに則って行います。

なぜその提案をしようと閃いたのか、そのきっかけなどを記入する欄です。今回の提案書に至った動機に関するので重要です。

提案したい概要の説明をする欄です。ここでのポイントはなるべく簡潔に記入するということです。必要に応じて補足用にグラフや図解、イラストなどを入れても良いでしょう。

もし改善提案書のような主旨の場合、現況の問題点を浮き彫りにする必要があります。そこで該当するテーマに至る現状を簡潔に説明しておく欄として記入します。

提案書に書かれた内容を施行するのに必要となる費用や経費を概算で記入します。例えば、売上改善のための提案書の場合には、必要経費の他にも売上見込などを記入していくのも良いでしょう。

提案書に書かれた計画を実施する際の、導入や達成に必要となる日数や期間を記入します。

この提案を施行した結果、実現した場合に生じる効果がどのようなものかを、予測して記入します。

提案書での主旨となる内容の他に、何か特記しておきたいことがあれば記入する欄です。参考にしたことや引用したもので、必要とされるようならここに列記しておくといいでしょう。

提案書の書式で一番最初に目につくページ、それが「表紙」です。表紙の部分を何となく作るよりも、一手間工夫を凝らして作るほうが一層効果的な提案書に変わります。では具体的に、提案書のためには、どのような表紙を作成すればいいのでしょうか。

提案書の表紙は、いわば「入り口」や「窓口」とも言えます。その提案全体のイメージを伝え、ページをめくり開きたくなるメッセージ性を重視して作るとよいでしょう。

しかし提案書の場合、業務改善などのシビアな部分も含まれていることも多いので、あまりにもかけ離れて軽率な表紙やインパクトばかり狙って作るよりも、生真面目で誠実さや清潔感のある表紙を心がけたほうが、読む相手に伝わりやすくなります。

提案書の表紙を作る際、提案するテーマに合わせてデザイン化するとよいでしょう。例えば女性のための提案内容だとしたら、「清潔感」 「親しみやすさ」 に近づけるカラーや図解なども取り入れてみたりしながら「女性らしさ」のイメージ作りなどをしてみることで、それを読んだり目を通す人物にも、イメージしやすい内容になっていきます。

提案書を作成するに大切なことは「わかりやすさ」に尽きます。提案書を読んだ取引先のクライアントや社内の上司が、容易に把握できるような工夫をしておくということです。そのためにぜひ考えていただきたいのが、「目次」の作り方です。

その提案書が良いでき具合かどうかは、もちろん内容によりけりではありますが、実はそれ以前に目次がしっかりと分かりやすく作られているかで決まってしまうと言われています。目次の作り込みが良い書面は、次のページを開いてみたくなるからです。

見やすくてすっきりとした提案書、および目次にするための簡単なポイントは一つです。それは「見出し」の付け方に一定のルールを持っておくということです。普通、書面にしろウェブ上の記事にしろ、大見出しからはじまり、中見出し、もしくは小見出しへと促すという順序があります。

見出しを省略せず、小見出しも目次に取り入れていきましょう。先方にとっても目次に目を向けただけで、その提案書の全体像が把握できるからです。なるべく見出しは細分化して目次にも表記しておきましょう。

提案書を作成する際には2種類に分かれると前述しました。それは「社内」「社外」のどちら宛てに提案するのかという点です。ここでは社外に向けて書かれる提案書についてのポイントや注意点についてご紹介します。

基本的な構成や作り込みは社外でも社内でも変わりはないのですが、社外に向けた提案書の場合には、対象者が誰になるかが、シビアでかつ客観的ポイントとなっていきます。

提案書を書くことになった場合、多くの人が自分の思いついた提案内容から書き始めていきます。しかしこれは得策ではないことがあります。あくまでも社外への提案ということであれば、相手ありきなところから発想することから始めましょう。

つまり社外のお客様、クライアントの要望が最優先でありそこに提案をマッチングさせていく方向性を崩さないようにするということです。

提案書には「解決策」を一方的に決め付けて書かないほうが無難です。あくまでもクライアント側が、どのような結果を得たいのかだけに集中して、そのための方向性を示す内容を書きましょう。

つい自分の考えだけで解決策をストレートに示してしまうと、逆に効果があるのかどうかを突っ込まれ、理路整然と説明ができず無駄になってしまうことがあり得ます。先方の得たい結果と解決策とは、別な提案書にしてあらかじめ用意しておくほうが、一層効果的です。

社外向け提案書を書く際に最も気をつけておきたい点が、自社の代表として提案をするという心構えを忘れないということです。

どうしても提案となると問題点を浮き彫りにするため、そこには自分の主観な部分が色濃くなってしまいがちです。もしあなたが個人事業主ならそれもありですが、あくまでも自社の方針や提案であるという「代表者」としての目線があって初めて成り立ちます。

客観的な意見を事前に踏まえた上で、それを総括してから相手のクライアントに提案するというのが鉄則です。

提案書の入り口となる個所は、まさしく「タイトル」部分に掛かってきます。表紙の中央にも必ず記載されるので、タイトルこそがすべてを決めると言っても過言ではありません。成功する提案へと導くには、タイトルの付け方にも気を配る必要性があります。

ここでは提案書のタイトルを決定させるための、ポイントや気をつけたい点をご紹介します。

前述した「目次」の設定に関する箇所でもお話していることにも繋がります。あくまでも提案する相手のクライアントが、何を求めているのかを優先的に考え、そこに向けたタイトルを施すことが重要で外せないルールです。

例えば「期間限定　当社のキャンペーンご提案」「弊社、新商品のご提案」といったタイトルを付けてしまいがちです。しかしこれは自社都合を相手のクライアントに押し売りするのではと、誤解を招きやすく採用されないケースです。

他にも「○○会社企画感謝祭のお知らせ」といったものも、漠然としたタイトルで具体的な内容が見えにくく興味を持ってくれない可能性があります。

提案書のタイトルは、先方のクライアントが抱える問題点に言及するように、工夫が必要です。

提案書を書く目的は、もちろん自社への利益に繋がる意味や、自分のいる部署を改良することでより良い職場環境を作るというところにあります。しかし自分たちが楽をしたいだけ、あるいは得をしたいからという目的で書いてしまうと、それを読んだ相手に見抜かれてしまう懸念があります。

お互いに利点を見出して歩み寄れることが、何よりも提案書を書く理由です。そのためにも相手への貢献という気持ちでのぞむことが第一条件だと言えます。