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ビジネスでの依頼書の書き方|社内/社外/見積/輸送/先行着手

更新日:2020年10月02日

仕事を進める上でいろいろなことを依頼する必要があります。依頼書の書き方を間違えると、無駄な作業が発生したり、依頼書の目的を達成できなかったりすることになります。依頼書の役割を理解して書き方に注意すれば、仕事はスムーズに進みます。

ビジネスでの見積の依頼書の書き方

ビジネスにおいては、いろいろな場面で何かを依頼しなければならない状況があります。口頭で済む場合もありますが、間違わないように依頼書を作成することが一般的です。その依頼書はどのように書けばいいのでしょうか。依頼書の書き方について考えてみましょう。

依頼書とは

基本は何を依頼しているのか、いつまでも終わってほしいのかを明確にすることです。自分が人から作業を依頼された時のことをイメージしてみれば難しいことではありません。ただ、自分が依頼しようとしていることが、的確に相手に伝わっているのかを意識した書き方でなければなりません。

もちろん、会社同士の関係や相手との関係も依頼書の書き方に関わってきます。ポイントだけを説明すれば、それで相手が理解してくれる場合の書き方は簡単ですが、しっかりと理解してもらわなければならないのであれば、丁寧でわかりやすい言葉を使うことがポイントでしょう。

社内

社内での依頼書の書き方は企業によって異なりますが、最近はペーパーレスのシステムを取り入れるところも増えてきました。紙に書くよりも電子メールなどを利用すれば、資源の無駄を省くことができますし、スピードアップを図ることができます。電子化することで依頼書が速く伝わりますし、作業を効率的に行うことができます。

それから、書き方は定型化しておけばいいでしょう。社内で依頼する作業の多くは過去の手順を踏襲すれば済むことばかりです。社内規則として決めている企業もあるでしょう。同じような依頼書がたくさんありますから、間違わないように目的に合わせて選択することが大切です。もちろん、間違っている場合には依頼書を受け取った部署から指摘されることでしょう。

依頼書は明確に

また、依頼書の描きか方は正しくても、要領を得ない文書になっている場合もあります。これは依頼書の書き方が明確になっていない場合によく起こります。書式や書かなければならない項目を明確にすれば、誰が見てもわかる依頼書となるでしょう。

新入社員であれば、グループ内の先輩などに確認しながら依頼書を作成することが重要でしょう。依頼書一つでも考えなければならないことはたくさんあります。社内であっても、他部署に迷惑をかけるべきではありません。

社外

社外に提出する依頼書の書き方はどうでしょうか。社内とは違った考え方をしなければなりません。要領を得ない依頼書を社外に出してしまうことは会社の恥と考える人もいます。また、勘違いなどによるトラブルに発展することもあるでしょう。

それらを防ぐために会社間で所定の書き方が決められている場合もありますから、その依頼書の書式を確認することから始めます。同じような過去の例をチェックしてください。同じ部署の先輩や上司に確認してください。わからなければ社外の依頼先に聞いてみることも悪くありません。

依頼書と役割分担

もちろん、依頼書を発行する頻度によって企業間の付き合い方は変わってきます。月に何度も同じような依頼書を出している場合は、書き方が決められていないことの方がおかしいとと考えるべきでしょう。書き方を決めることでお互いに漏れがなくなりチェックも容易になります。作業効率化が可能となるはずです。契約上の作業分担を明確にする意味合いもあります。

どこまでが自社作業なのかがわかっていれば、費用面での折り合いをつけることも簡単です。依頼書を発行することは、何らかの作業が発生し費用がかかります。間違っていましたと謝れば済むと考えてはいけません。

輸送の依頼書の書き方

輸送における依頼書の書き方を考えてみましょう。輸送とは希望する荷物を送ってもらうことです。送ってもらいたい商品と数量、到着日など重要なポイントがたくさんあります。依頼書の書き方は、それらが網羅されていることが重要です。一般的な宅配便の伝票をイメージしてみればわかるでしょう。

誰から誰への荷物であり、いつまでに到着するかが記載されています。また、それにかかる料金も記入欄があります。荷物を預けて、輸送を依頼するためにはそれらの項目を埋めなければなりません。

依頼書の書き方と記入漏れ

記入漏れがあれば、確実な輸送を期待することはできないと考えるべきです。ただ、実際に送る荷物の内容については、詳細を記入する必要はありません。それは輸送と言う作業と直接の関係がないからです。忘れていけないのは、割れ物注意、天地無用など運ぶ時に注意しなければならない点を確実に押さえた書き方になっていることです。

記入漏れは依頼書を書いた人の責任となります。ビジネスにおいて、輸送を依頼することは良くあることですから、その書き方を理解しておくことは大切でしょう。

依頼書の書式

依頼書の書き方が人によって違っていると、依頼書を受け取る方では混乱してしまいます。それを防ぐために、依頼書の書式は会社間で決められている場合もありますし、依頼を受ける側が決めている書き方もあります。作業依頼書を受け取るにあたって、必要事項が網羅された書式を作っておけば、作業に都合がいいからです。

会社から会社への依頼書は、多くの場合毎日、毎月の定型的な業務となっています。依頼書の書き方で悩んだり、必要事項が記入漏れだったりすると作業に支障をきたすことになります。書き方を決めておくことで、新人作業員でも記入することができますし、電話やメールでのやり取りもスムーズになります。

依頼書の重要性

もちろん、依頼書の書式は企業間で合意をしていることが前提となります。依頼書の書式で重要なことは取引における確認事項が漏れなく記載されていることです。つまり、依頼書を見れば何が求められており、どう対応すればいいかが明確になります。問い合わせの必要がなくなるでしょう。

インターネットが普及した当初はメールのやり取りでいろいろな依頼をしていました。ただ、メールでは依頼書の様式が明確になっていませんでしたから、不足する情報を補う手段として電話での問い合わせが欠かせませんでした。

現代においても、基本的な流れは変わっていませんが、依頼書の様式が固定され、書き方が理解されると、問い合わせはほとんどない状況になります。取引が頻繁な企業間では当たり前の状況と言えるでしょう。

先行着手の依頼書の書き方

初回公開日:2018年03月23日

記載されている内容は2018年03月23日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。
また、記事に記載されている情報は自己責任でご活用いただき、本記事の内容に関する事項については、専門家等に相談するようにしてください。

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