社内文書の書き方・種類・送付状の書き方・例文・通達の方法

ビジネスでは、文書を作成してやり取りをする場面が多くあります。ビジネス文書は、やり取りをする相手によって、社内文書と社外文書に分けられます。社外の方とのやり取りでは、文章も丁寧で改まった表現を使いますが、社内の方とのやり取りである社内文書では、簡潔な表現を使います。

社内文書では、相手への敬意を表すよりも、より素早く簡潔に意思伝達できることが大切になります。「速さ」と「わかりやすさ」を重視した文書であることが、社内文書の特徴です。

社内文書は、社内でテンプレートが用意されていることも多々あります。その場合はテンプレートに沿って書き換えましょう。自分で作成する場合の社内文書の構成としては、宛名、自分の名前、件名、用件となります。社外の方への文書とは異なり、季節の挨拶や結びの文をいれる必要はありません。

基本的には丁寧語を使います。上司への社内文書の場合は使うこともありますが、尊敬語や謙譲語を多様に用いて文章が長くならないようにしましょう。例えば、何かをお願いする際に、社外文書であれば「お願い申し上げます」という表現を使いますが、社内文書の場合は「お願いします」となります。

社外文書の場合には、文書を読んだ方が気持ちよく感じるような、表現の美しさにも気をつける必要がありますが、社内文書の場合は、確実に用件を伝えることを一番に意識しましょう。

社内文書にはたくさんの種類があります。主に4つの場面に分けられ、上司から部下へ伝えること、部下から上司へ伝えること、全員へ周知すること、記録として残すものがあります。会社によって独自のものを作成していることも多くありますので、代表的なものをご紹介いたします。

上司から部下へ伝える際に使う社内文書には、通達書や指示書があります。通達書は、主に労働条件や社内規定に関すること、採用などの通知に使われます。指示書は、業務上の指示や命令に使われます。

部下から上司へ伝える社内文書としては、報告書、届出書、提案書があります。報告書は、何らかの調査の結果を報告するものや、日々行った仕事を報告する日報、出張の報告書など、いろいろな場面で使われています。

届出書は、結婚したことを会社に届け出たり、早退や休暇の申請などに使われています。提案書は、社内の業務の改善などを上司に提案する際に使います。

周知する社内文書には、通知書、案内書、回覧文があります。通知書とは、会議の開催についてや、就業規則の変更などを多くの社員に通知するときに使う文書です。

案内書は、イベントの開催を案内し、参加を促すときによく利用されています。回覧文は、業務上の連絡などを回覧して周知するときに用いられます。

記録として残すための社内文書としては、議事録があります。会議の参加者や発言内容、決定内容などを記録するもので、会議に参加していない人でも会議内容を確認することができます。

その他にも、帳簿や、営業などの統計データ、人事の移動などを記録しているものも、記録として残すための社内文書になります。

社内文書の種類によっては、封筒にいれて郵送する場合もあります。その際には、何を同封したのかがわかるように、送付状を同封する必要があります。社外文書の送付状と同じ形式でかまいませんが、できるだけシンプルにしましょう。

まずは右上に日付を記載します。その下に左揃えで相手の所属部署名と名前、その下に右揃えでご自分の所属部署名と名前を記載します。その下に中央揃えで件名を記載しましょう。件名は「〇〇について」など、簡潔に伝わるようにすることが大切です。

件名の下に本文を記載します。社内文書ですので、季節の挨拶や結びの文などは必要ありません。例えば、「掲題に関して、以下書類を同封します。よろしくお願いします。」となります。最後に同封している書類を箇条書きにし、右下に以上と記載します。

社内の方であっても、トラブルをさけるために送付状は記載するようにしましょう。

社内文書の例文をいくつかご紹介いたしますので、参考にしてください。例文を元に作成することを何度か繰り返すと、何も見なくても作成できるようになります。社内で、周りの方が使っている社内文書も参考にしながら、覚えていきましょう。

社内で勉強会を開催するにあたり、各部署の課長に参加者に関する連絡を依頼している文書になります。

まずは、左上に「各部課長各位」その下に右揃えで日付と自分の所属部署名、名前、連絡先を記載します。表題として中央揃えで、「〇〇に関する勉強会の実施と、参加依頼の件について」と記載します。

表題の下に本文を記載します。
「この度、○○に関する勉強会を実施いたします。つきましては、各部担当者を勉強会に出席させていただきますようお願いいたします。また、参加者を○月○日までに、○○まで、ご連絡ください。」

今回は勉強会の参加に関する依頼ですので、本文の下には勉強会の詳細を記載しましょう。日時、場所、研修内容などを記載することが一般的です。最後に右下に以上と記載します。

依頼文と近い関係ですが、お願いの文書をやり取りすることもあります。依頼よりもお願いの方が、ソフトな印象になります。

宛名や日付、自分の名前などは、依頼文と同じです。
表題「〇〇資料提出のお願い」
本文「標記の件、○月○日までに同封している書式に沿って作成いただき、○○部に提出いただきますようお願いいたします。」

今回は同封の資料がありますので、同封物についても箇条書きで記載しましょう。

社内文書によっては、新しく入社した社員の自己紹介を回覧する場合などもあるでしょう。一般的な入社の挨拶文をご紹介いたします。

「○月〇日より入社いたしました○○と申します。 ○○課に配属されることになりました。 前職では○○として、○○を主に担当しており、このたびご縁をいただき一緒に働かせていただくことになりました。皆様にご迷惑をおかけすることもあるかと思いますが、一日でも早くお役に立てるよう努力してまいります。どうぞよろしくお願いいたします。」

表題「盗難防止に関する連絡」
本文「先月から、近隣の駐車場にて盗難事件が相次いでおります。車の施錠の徹底、車内に貴重品を置かないなど、盗難防止策の徹底をお願いいたします。」

この他、盗難防止策を箇条書きで記載するのもよいでしょう。

社内文書の通達方法には、社内に掲示、メール、回覧、配布などがあります。通達方法によって、読んでくれる人の人数が変わりますので、どの通達方法を選ぶのかは大切です。

掲示の場合は、朝礼などでも掲示してあることを伝えた方がよいでしょう。掲示してあることに気づいてくれない場合もあります。

メールや回覧は、掲示とは違って必ず手元に文書が届きますが、さっと目を通すだけで詳しく読まない方もいらっしゃいます。特に一日にやり取りするメールの件数が多い場合は、メールの対応に追われて後回しにする方も多くなりがちですので、注意しましょう。

配布は必ず全員のところに届きますが、用紙や印刷代のコストがかかるのがデメリットです。社内文書の内容によって、使い分けるとよいでしょう。重要な内容の場合は、直接渡して伝えるのが一番効果的です。

社内文書の宛名は「関係各位」「○○部御中」となるか、「〇〇部　△△様」となります。社外文書と同じく、組織名には「御中」、個人名には「様」をつけるのが基本です。

社長に宛てた社内文書の場合の宛名は「代表取締役　〇〇様」と記載することが多いです。この他にも「社長　〇〇様」「社長様」「社長殿」などと記載する場合もあります。

ビジネスでは、素早く仕事をこなすことが求められます。最近は、働き方改革や仕事の効率化、生産性の向上と言われており、さらにスピードを求められるようになってきました。

社内文書で大切なのは、用件を簡潔に伝え、お互いの仕事をスムーズにすることです。形式や相手への敬語表現などよりも、しっかり伝えられる文書なのかに注意して作成しましょう。