反省文の書き方・例文・長文がいいのか・書き始め｜高校生/ビジネス

誰でも失敗を犯します。ところが、その程度が超えると書面での謝罪を求められる場合があります。その一つである反省文について紹介します。

反省文とは、主に業務上の比較的軽微なトラブル、ミスについて反省の意を表した書面です。併せて、問題を起こした経緯、理由や今後の改善策を報告します。また、事例として記録に残し、同じようなトラブル、ミスの対処方法を共有する目的もあります。

反省の意を表す文書は、他に始末書、顛末書などがあります。反省文との違いは、トラブル、ミスの程度の差です。

トラブル、ミスを犯した本人と周りの関係者では問題の捉え方が違ったり、謝罪先によって、反省文程度の問題なのに、始末書、顛末書に引き上げられることもあります。上司などに相談確認の上、適切な文書を選択しましょう。

反省文の提出は、当人の反省で問題が解決する場合に求められます。

当人の反省の範囲とは、トラブル、ミスの影響が個人、あるいは個人の周辺に限定され、金銭の損害が発生しないことです。

例えば、就業規則違反に違反した遅刻や無断欠勤、備品の紛失などです。

反省文は、相手の理解したい順序に合わて、話をまとめて進めるのが重要です。

なぜなら、提出先の相手は気分を害しているのが前提となります。ですから、混乱を招く文章でさらなるストレスを感じさせてはなりません。これから相手の理解の順序に合わせた反省文の書き方を紹介します。

反省文の書式フォーマットは提出する先の文書フォーマットに合わせます。問い合わせて確認することで、提出フォーマットを間違えて作成してしまうなど、さらなる印象を悪くする事態を避けるようにしましょう。

以下、反省文の一般的な必要項目です。

書式フォーマットには２種類あります。

ひとつは手書きの場合です。この場合、用紙に便せんを使用し、罫線に沿って縦書きに記入していきます。他方はパソコン文書として用意されたテンプレートに必要事項を記入する形式の場合です。ワープロソフトを使用する場合がほとんどですので、横書きが一般的です。

枚数に関しては、原則一枚に収めることが望ましいとされています。しかし、説明すべき事情の複雑さにともなって複数枚に渡ってもかまいません。できるだけわかりやすく整理し、必要事項だけを簡潔にまとめることが重要です。

わかりにくく長い文章はいいわけがましい印象になりますので注意が必要です。

日本語の文体には「だ」「である」などで終わる常体と、「です」「ます」などで終わる敬体があります。反省文の場合、「です」「ます」などで終わる敬体を使用し文章を書きます。

反省文の目的は反省の意を伝えることです。なのに、敬体で「～である」などと書いてしまってはぞんざいな印象を相手に与えてしまいます。反省文では「です」「ます」などで終わる敬体を使用し、丁寧さ、誠意を文体から表現しましょう。

反省文は比較的軽微なトラブルやミスについての反省の意を伝える文書です。しかし、ただ反省していることを伝えるだけでは内容が十分ではありません。

読み手の立場に立って、反省文には読み手の知りたいこと、心配していることが網羅されている必要があります。また、記録の側面もありますので、後から読んで経緯や事情がわかるように書くことが重要です。

以下、反省文本文の構成例です。

反省文は主に社内の上司に提出し評価されます。ですから、反省文はただ書いて提出すればいいということではありません。上司の立場に立つと反省文の内容で重要視されるのは２点です。

まず第一には何について反省しているのかということと、そして第二には、再発防止策です。

第一である何について反省しているのかは、とても重要な点です。なぜなら、上司とあなたでは視点や影響範囲に対して考え方が違うことが往々にしてあるからです。

例えば、朝寝坊をして出社が遅れ、会議に出席することができなかったとします。その時あなたは朝寝坊のことを反省した反省文を提出したとしましょう。

その時、上司は朝寝坊のことより会議出席者の時間を無駄にしたことを反省して欲しい、一人で仕事をしているわけではなくチームで仕事していることを鑑みて反省して欲しいと考えている場合もあるでしょう。

もし会議がなければ、朝寝坊のことを反省した反省文が妥当だったとしても、上司の目から見える状況によって下される評価は「こいつはわかっていない」になってしまいます。

おそらく、反省文を提出しなければならないような場合、事前に上司から注意があるはずです。よく注意内容を思い返し、上司の反省して欲しいことに応答することが重要です。

第二に上司が知りたいことは、再発防止策です。それは実行可能な再発防止策が考えられていれば、上司は二つの面をチェックすることができるからです。

まず第一点目は、トラブル、ミスの原因を分析できていることがわかります。例えば、朝寝坊して、「今度から朝寝坊しないようにします」とだけ報告されているとすれば、いずれ同じことを起こすのは明白です。

生活習慣や仕事の進め方を見直し、早く寝ることができる環境作りなど抜本的な対策がなされれば、大幅に改善されると上司にわかります。

第二点目は、人間の成長の面から、物事の判断の仕方、行動の仕方の変化がわかることです。同じようなトラブルやミスを起こさないようにするには、考え方を変えるしかありません。それが現れるのが再発防止策です。

上司は再発防止策から変わろうとしているのか、ただの提出のための反省文なのかを見ています。悔いるだけではなくこれからどうするのかを書きましょう。

ビジネスの場合、反省文レベルのトラブル、ミスであったとしても提出を求められるケースは誰にでもあるわけではありません。会社全体の中では特殊ケースに当たります。であるのに、さらに反省文の書き方で注意を受ける事態は避けなければなりません。

一回の反省文で上司に受理され、差し戻しのないように、わかりやすさ、言葉づかい、正確な名称などに十分に留意して書くことが必要です。わかりやすい内容の構成は前述「反省文本文の構成とは？」を参考に作成してください。

高校生の場合、特にビジネスパーソンと反省文の書き方に大きな違いはありませんが、反省文を書くときの精神状態に留意しましょう。

なぜなら、例えば、酒を飲んでしまったとします。その時、「酒ぐらい飲んで何が悪い」と思いながら反省文を書いたとしたら、やはりその気持ちが文面に表れてしまいます。

また、高校生の場合、提出先は教師となる場合が多くなります。ビジネスの場合、用紙一枚にまとめることがいいとされますが、教師に対しては複数枚、詳細に記述した方が反省していると認められる傾向にあります。

大学生の場合も、特にビジネスパーソンと反省文の書き方に大きな違いはありません。ですが特に注意する点としては、論理的な記述を心がけるようにしましょう。

提出先として想定されるのは担任教授や大学事務などでしょう。その場合、ただ反省していると言うのではなく、何がどのような理由で悪かったのか、どのような理由で本来どうするべきだったのかなど理由の部分に力を入れ、論理的反省をしているところを強調しましょう。

反省文の例として遅刻をしてしまった場合の例文を紹介します。反省の意を伝えるとともに、原因分析ができていること、今度の対応について考慮されていることが重要です。

反省文の例文として、遅刻の場合を紹介します。遅刻は時間に遅れたことを反省するのはもちろんですが、なぜ遅刻したのか、どうすれば間に合ったのか、根本的な時間の使い方を反省する必要があります。

目に見える表面的なことと、一歩踏み込んだ根本について反省しましょう。

反省文はあまり短く書くと、反省していないように思われそうですし、逆に長く書くとごまかそうと企んでいるようで、反省文の文章の長さは意外に悩みます。

反省文は１枚にまとめるのが一般的です。その紙面の八割以上程度にわかりやすく書きましょう。

反省文のフォーマットは、自分で勝手に判断せず提出先のフォーマットに合わせて確認の上作成してください。しかし、手書き反省文が許される場合は、とても反省の念が伝えやすいので手書きをします。

手書き反省文を作成する場合には、便せんを使用し、筆記具は黒色ボールペンを使用します。

事前に別の用紙に提出する清書レベルまでの下書き文書を作り込み、その下書きを元に清書の便せんに全体に対しての文字のバランスを取りながら、楷書で一字一字ていねいに縦書きします。

文字を間違った場合には、間違ったところを修正液で直すのではなく、最初から全部を書き直しましょう。

反省文の書き始めには、時候の挨拶や頭語結語は不要です。まず、自分の犯したトラブル、ミスの概要と反省の言葉から書きます。

前置きなしにいきなり内容に入ると性急な感覚を感じるでしょうが、むしろ、最初に主旨を述べることで読み手である上司に陳謝している態度が伝わります。

丁寧な自筆で縦書きの反省文ならば、読み手にとって感情的に入り込むことができます。ですから、反省文は便せんに自筆で縦書きがいいのかと聞かれれば、いいのですが、現在は会社の書類の管理上、同じフォーマットの電子媒体の方が都合がいい側面もあります。

すべては会社の基準にあわせて反省文は作成することが重要です。あまり縦書きにこだわらないほうがいいでしょう。

封筒に入れる場合には、事務用の茶色封筒を避け、白色封筒を使用しましょう。

反省文を作成し提出しようとするとき、用紙そのままでは失礼に当たるのではないか、反省していないように見られるのではないか、と封筒に入れるべきか迷うこともあるでしょう。特に決まりはありませんので、問い合わせるか前例に従って必要であれば封筒に用紙を入れ提出します。

封筒の表側には中央、縦書きで「反省文」と書き、裏側には左下に所属部署名、本人氏名を書きます。そして、封をせず提出しましょう。

封をしない理由は、封筒を手渡しする場合には慣習として封をしないからです。反省文を渡すときには、直接、提出先の上司に渡すのが礼儀であり、その時には一言反省を添えることも忘れないようにしてください。

反省文を書かなくてはいけない状況は、とても心理的に落ち込みます。損害を与えない状況では、大体において言葉による謝罪ですむのに、反省文の提出を求められるということは上司からの懲罰の意図があります。

場合によっては、あなたの全責任ではなく「あと十秒違えば、あんなことにならなかった」と不可抗力を恨むこともあるでしょう。少しのトラブルやミスはほんの些細な想定外の巡り合わせで起こります。

しかし、重要なことは他人や不可抗力のせいにせず、自分の責任として直視することです。改めて他人に読まれる文章にすることで物事を整理し、冷静に考え、これからどうすればいいのかをまとめることは無駄ではありません。

むしろ、反省文は人間としての成長としてのチャンスと捉えることもできます。必ず反省文はコピーを取り残しておきましょう。何年かして読み返した時、ここで失敗して反省したからよかったと思える日が必ず来ます。