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[社内・社外]異動の際のメール|挨拶/件名例/お礼などの書き方/例文

初回公開日:2017年07月19日

更新日:2020年08月20日

記載されている内容は2017年07月19日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。

また、記事に記載されている情報は自己責任でご活用いただき、本記事の内容に関する事項については、専門家等に相談するようにしてください。

初めての異動辞令で社内外の関係者へどう報告すべきなのかと悩まれる方も少なくないでしょう。異動辞令を受けた際には、メールで異動のご挨拶を関係者へ行うことが一般的です。異動先や後任の担当者、感謝をメール文へ入れることで不備のない異動通知メールを送りましょう。

職場異動が決まったとき

[社内・社外]異動の際のメール|挨拶/件名例/お礼などの書き方/例文
※画像はイメージです

入社後定年退職するまで同じ部署で働く人もいれば、入社後数ヶ月で部署異動が決まる方などさまざまです。辞令が突然出ることもあれば、前々から話を聞かされていてということもあるでしょう。

異動するまでお世話になった部署の方や業務で関わってきたクライアントの方など、社内外で異動の旨を連絡する人は多いものです。異動連絡で電話を活用することもありますが、ほとんどはメール連絡で行うことが一般的でしょう。異動する機会はそんなに多くないものですから、異動を知らせるメールに何を書けばよいのかと悩む方も少なくないはずです。

ここでは、職場異動が決まった際、社内外の方へ送るメールの書き方やポイントなどをお伝えします。

異動の際のメールの書き方と例文

[社内・社外]異動の際のメール|挨拶/件名例/お礼などの書き方/例文
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異動の旨を伝えるメールとして、社内向けと社外向けで書き方が変わってきます。それぞれの書き方を抑え、送り手に失礼のないメール内容にしましょう。

社内の方向け

異動連絡を送る社内の方というと、同じ部署の方や業務で関わる他部署の方、異動の際に引っ越しを要する際には、その営業所で働く方全員にお伝えすることもあるかもしれません。

このように異動についてのメールを送る相手は、人によって数も変わってくるものです。送る人数に関わらず、社内異動通知メールの内容として「異動先の部署はどこか」「後任者は誰か」「感謝の気持ち」を伝えることが一般的でしょう。


社内異動通知メール例文

関係各位様、

お疲れ様です。
営業2課の○○です。
この度、4月1日付で広報部へ異動となりましたことをお知らせいたします。
所属部署は変更となりますが、同じフロア内にて業務をする予定です。
御用の際はお声掛けいただければと思います。

内線番号と携帯番号が変更になりますので、下記の通りお知らせいたします。

内線番号:0123
携帯番号:090-xxxx-xxxx

また、後任の担当は現在の営業2課におります○○が引き継ぐ予定となっております。
○○の連絡先も合わせてご確認ください。

○○内線番号:4567
携帯番号:090-xxxx-xxxx
Email:xxxxxxx@xx.xx

また、本来であれば直接ご挨拶に伺うべきですが、
メールでのご報告となっておりますことをお許しください。

営業職として様々な案件に関わったことや、
お客様と良好な関係を保つことができたことも
皆様の多大なるサポートがあってのことだと思っております。
今後は広報チームより皆様のお力添いになれるよう邁進してまいります。

今までどうもありがとうございました。
そして、今後ともどうぞよろしくお願いいたします。

営業2課
○○

社外の方向け

社外には、お客様や取引先の方などがいらっしゃるでしょう。社外の方の場合、担当変更が大きな変化点となる場合が多いです。社内メールの際に、基本的な異動通知メールの内容として「異動先の部署」「後任者」「感謝の意」を入れるとお伝えしました。社外の場合も基本的にはこの3点を含むことになりますが、後任の担当者についての情報はしっかり入れることがビジネスパートナーへの配慮と言っても良いでしょう。

社外異動通知メール例文

株式会社○○ ○○様、

いつもお世話になっております。
○○株式会社の○○です。

この度、4月1日付で営業2課より広報部への異動が
決定いたしましたのでご報告いたします。
後任には、現在営業2課マネージャー○○が担当する予定となっております。
経験豊かなチームリーダーとなっており、
貴社サポートにも不備なく対応してまいりますのでご安心下さい。
新担当の○○の連絡先は下記の通りとなります。

営業2課 ○○
携帯番号:090-xxxx-xxxx
Email:xxxxx@xxx.xx

広報部配属後の新携帯番号は090-xxxx-xxxxとなります。
不備のないよう引き継ぎをいたしますが、
もし不明点等何かありましたら、ご連絡いただければ幸いです。

また、難しい依頼にもかかわらず○○様の納期短縮のおかげで、
欠品や不良発見時にも早急に対応することができました。
その節は大変お世話になりました。

本来ならば直接お伺いしてご報告するべき内容ですが、
取り急ぎメールでのご連絡となってしまった無礼をお許しください。
今まで大変お世話になりました。
貴社と○○様のご健闘をお願い申し上げております。

○○株式会社
営業2課 ○○

社内・社外へのメールマナー

[社内・社外]異動の際のメール|挨拶/件名例/お礼などの書き方/例文
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社内と社外向け異動通知メールの書き方と例文を紹介いたしました。送り先が会社内か外かにより書き方が少し変わっていることに気づいていただけたでしょうか。社内と社外でメールのマナーも変わります。こちらでは、それぞれのメールマナーについて解説していきます。

社内

社内メールとなると外部よりもラフに連絡を取り合う方も多いものです。しかし、異動を知らせるメールは異動報告と共にこれまでお世話になった旨を伝える大事な連絡メールとなります。めったに会えない社内関係者の方は特に、その異動通知メールが最後になるというケースもあり得ます。そのため、社内とはいえ、フォーマルな言葉遣いを心掛けることがマナーでしょう。

また、異動することとなったとしても、同じ会社の社員であることには変わりはありません。会社規模にもよりますが、異動することとなっても毎日会社で顔を合わせるということも珍しくないです。メールの締めにあたる部分では、これまでの感謝の気持ちを伝えるだけではなく、「今後もよろしくお願いします。」という趣旨の文面で締めることが望ましいと言えます。

社外

社外への異動通達をメールで行う際、取引先が多い方であると特に個々にご報告とお礼をお伝えすることは難しいものです。BCCを使えば、誰に一斉送信したのかを知られずに関係者へメッセージを送ることができます。そのため、異動についてのメール送信時にも使用する方が多いものです。

BCCで送る方法も良いですが、文面がメール受信者に適当かを確認しましょう。適当でない文面を相手が受け取っても嬉しいものではありません。稀にその会社の評価自体下がってしまうこともありますので、受信者とメール内容が一致していることが異動通知メールの連絡で大切なメールマナーとなります。

メールで挨拶する際のポイント

[社内・社外]異動の際のメール|挨拶/件名例/お礼などの書き方/例文
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メール受信数が多い人ほど、重要度の高いメールしか開かない場合やしっかり確認しない方も多いものです。人事異動により、担当変更が生じることがほどんどです。そのため、異動についてのメールはできるだけしっかり確認していただきたいものです。

「そんなメール来てないよ。」という事態を避けるためにも、メールで異動通知をする際には件名を分かりやすいものにすることが大切です。件名でメールの趣旨を書き記すことで、漏れなく確認してくれる方が増えるでしょう。

件名例

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