【社内/社外】日程調整メールの書き方と例文｜件名/候補日提案

社内でも会議や定例会など様々な場面で、日程調整を行う時があります。そのようなときに送るビジネスメールはどのようなものなのでしょうか。ポイントをいくつかあげて紹介します。

①具体的な日にちを指定すること
まずは、日程調整がメインの内容なので、自分が希望する日にちを具体的に相手に伝えましょう。曖昧に「何日でも結構です」などと伝えてしまうと、相手が困惑してしまう可能性があります。そのため必ず具体的な日にちを伝えましょう。また、その際、複数の日にちを指定することで、相手に選択肢を与えることができ、スムーズに日程調整を行うことができます。

②内容は正確に、簡潔にすること
相手の顔が見えず、誤解を生むことも多いメールですが、日程調整のメールでは、内容を正確にかつ簡潔にまとめましょう。例えば、スケジュール変更の理由を述べる時、だらだら理由を書いていても相手にはうまく伝わりません。相手に差し障りのない内容で短くまとめた文章で説明するようにしましょう。

③文章でも言葉遣いに気をつけること
あくまでもこちら側が日程調整をする立場なので、物腰の低い文体で文章を作る必要があります。相手の気分を害さないようにスマートに日程調整を行いましょう。

④返信に期限をつけること
日程調整と同時に出欠の確認もしたい場合には、返信期限を設けることで、相手からの返信を短期間で確実にもらうことができます。そうすることで、日程調整の方もよりスムーズになります。

出席か、欠席かどうかの連絡に期限を設けることで、スムーズに出欠の確認を行うことができます。

日にちを複数指定することで相手に選択肢を与え、スムーズな日程調整を行うことができます。

社外での日程調整のビジネスメールでは、社内の場合でのポイントとほぼ同じことに気をつけなければなりません。そしてもちろん、社外へのメールの書き方によっては、その後の会社間の関係を左右することもありますから、より丁寧な文体でメールを作成する必要があるでしょう。

スムーズにまた相手方の気分を害さないように、下記でご紹介する例文を参考にうまく日程調整を行いましょう。

こちらの例文も、きちんと日にちの指定が複数あります。また、要望の有無も確認することで相手方の求めていることに確実に応えることができます。日程調整だけでなく、相手への細かな気遣いもできています。

日程調整の際、こちら側から候補日を提案する仕方についていくつか紹介します。

これは先述したとおり、候補日に複数の日にちを設けることで相手に選択肢を与えることができ、こちら側としても相手側としてもスムーズに日程調整ができる方法です。相手方との日程調整を行いたい場合は、候補日を１日に絞らず、何日か提案できるようにあらかじめ考えておきましょう。

候補日を提案する際、複数の日にちを設けることにプラスして、その打ち合わせや会議等が何時に終了する予定かということを伝えることも大切です。相手方にも日によって、様々な予定や都合があるので、終了予定時刻を伝えることによって、よりお互いが納得できる候補日を選択することができ、スムーズに日程調整を行えます。

例えば「ご都合のいい日にちを教えてください」と「ご都合はいつがよろしいでしょうか？」では、後者のほうが物腰が柔らかく聞こえます。このように、疑問形で相手に投げかけるような文章も活用することで、より相手に気持ちが伝わりやすく、相手の気分を害することなく日程調整が行えます。

メールを送る際は、必ず件名の内容も確認しましょう。件名には簡潔に、日程調整のためのメールであるということを書きましょう。相手にメールが届いた時に、どんな内容のメールかがすぐ確認できるようにすることが必要です。一番ダメな件名は「Re：○○」のように、他の内容のメールに追記させたようなものです。

とても失礼なメールとなってしまうので、必ず何かしらの都合でビジネスメールを送る際は、新規作成でするか、新規作成でなくとも必ず送信する前に件名の内容を今一度確認するようにしましょう。

敬語は、いくつになってもなかなかマスターすることは難しいです。しかし、社会に出た以上、最低限の敬語は使えるようになっておきたいものです。また、ビジネスメールでは特に言葉の使い方が重要視されます。よく使う言い回しを覚えて、丁寧なビジネスメールが作成できるようにしましょう。

・○○の件、どうですか？⇒○○の件、いかがでしょうか。
・○○してください。⇒お手数おかけ致しますが、○○していただきたく存じます。
・確認してください。⇒ご確認の程、よろしくお願いいたします。
・見ました。⇒拝見いたしました。
・とりあえずメールしました。⇒メールにて恐縮ですが、取り急ぎご挨拶まで

「いかがでしょうか」や「いたします」という言葉はよく敬語で使われています。

ここでは、敬語でよく間違われるポイントについてご紹介します。

・丁寧すぎる
⇒例えば、「拝見させていただきました」や「説明させていただきます」など自分が相手に対してする、またはした行動について「させていただく」という言葉を使うのはNGです。「させていただく」とは、相手の許可が必要な行動についてのみ使われます。なので「拝見いたしました」や「説明致します」などなるべく「いたします」という言葉を使うようにしましょう。

・「了解いたしました」は実はOK
⇒最近は、ネットで「了解」という言葉を使うのは敬語としてダメだという記事が出回り、敬語の中で「了解」という言葉を使うことは少なくなりました。しかし、実際には「了解しました」「了解いたしました」などという敬語の使い方はOKです。ただ、相手に差し障りのないように「かしこまりました」という言葉を使うのが一番無難でしょう。

返信がしばらく返って来ない場合は、電話で直接返信の催促をしましょう。もちろん催促といっても、丁寧な言葉遣いで相手の気分を害さないように伝えることが大事です。メールを再度送り、返信催促をするのはあまりお勧めできません。メールを常日頃からチェックしていない人もいるからです。

確実にスムーズに連絡を取り合うためにも、なかなか返信がないようであれば、電話で相手に「先日、お送りしたメールの件について確認していただけたでしょうか」などと問い合わせてみてください。

相手方にも予定や都合があるので、もしかすると電話も繋がらないという事態が発生する可能性もあります。そのときは、電話にて伝言を残すようにしましょう。ただ電話がかかってきていたという事実だけが残るよりも「○○な理由で電話をかけました」という電話の内容が明確な伝言が入っている方が、相手も重要性を感じてすぐに折り返し連絡をくれるでしょう。

いかがでしたでしょうか。今回は、日程調整の際のビジネスメールについてご紹介しましたが、社会に出れば、日程調整だけでなく様々な場面でビジネスメールを送ることがあります。メールは相手の顔が直接見えないため、誤解を招いてしまうことも多々あります。

そのため「どのようにしたらうまく内容が伝わるのか」「返信がしやすくなるのか」など、常に相手の立場になって考え、丁寧な言葉遣いで文章を作成することが大切です。また必要に応じて、メール、電話、伝言など様々な媒体を用いて相手にわかりやすく伝えましょう。

そのような小さな気遣いが、互いの信頼関係を構築していく上でとても大切なものになってくるのです。ぜひ活かしてみてください。