ビジネスにおけるお礼メールの書き方・返信方法・例文

こまめなコミュニケーションはビジネスの基本です。何かをしてもらった際にはすぐに感謝の気持ちを伝えることで相手との関係が良好になり、仕事にも良い影響を与えます。その場で感謝することももちろん大切ですが、アフターフォローとして改めてお礼のメールを送ることも重要になってきます。

今回はビジネスで使えるお礼メールの書き方をご紹介いたします。すぐに使える例文もシチュエーション別に用意しているので参考にして頂ければ幸いです。

お礼メールはその名の通り、相手に感謝の気持ちを伝えるためのものです。用件がお礼になっているだけで、メールの基本構成は普段のビジネスメールと変わりはありません。用向きがわかるタイトルをつけ、宛名を書いて名乗りから入り、感謝の気持ちを述べたら結びの言葉に署名をつけて終わりです。

お礼メールは文章が長いほど感謝の気持ちが表れて喜ばれる、とも限らないため注意が必要です。先述の通り、お礼メールは言ってしまえば「ありがとう」を伝えたいだけのメールです。それだけのために長々としたメールを送ることは読む側に負担をかけてしまいます。

何について感謝しているのかと、それについて自分がどう感じたか、今後どうするつもりか等を1～3文程度にまとめるようにしましょう。

お礼のメールはその日の内か、遅くとも翌日の午前中には送るようにしましょう。全く音沙汰なしでは相手としても何か問題があったのではないかと不安になるでしょう。失礼がないか内容を精査したい気持ちもわかりますが、それでメールの送付が後回しになっては元も子もありません。

文面はこの後の例文を参考に、状況に応じて修正して使っていただければ大丈夫です。送り先や宛名に間違いがないことだけは十分に注意しつつ、出来る限り早くメールを送るように心がけましょう。

お礼メールの内容は相手や状況によっても変わってきます。様々な状況に分けて例文を用意したため、是非参考にしてみて下さい。なお、例文では省略していますが締めの言葉の後には署名が入ります。

株式会社〇〇
△△部　山本　太郎様

いつも大変お世話になっております。
本日面接をしていただいた〇〇大学△△学部の佐藤　実と申します。
本日はお忙しい中、貴重なお時間をいただきまして誠にありがとうございました。

業務内容について具体的なお話を伺い、貴社の社員として働きたいという思いがより一層強くなりました。

ご多忙のことと存じますので、ご返信には及びません。
末筆ながら、貴社のますますのご発展と皆様のご多幸をお祈り申し上げます。

△△部　山本　太郎様

お疲れ様です。〇〇部の佐藤　実です。
先日は快く資料をお貸し頂き、ありがとうございました。
お蔭様で業務上問題となっていた箇所が無事解決いたしました。
お借りしました資料は、〇月〇日にお返しに伺います。

まずは御礼かたがたご連絡まで。

山本課長

お疲れ様です。〇〇部の佐藤　実です。
本日はお忙しい中、貴重なお時間を割いていただきありがとうございました。

おかげ様で前よりも気持ちが楽になりました。失敗した時に大事なのはそれを次にどう生かすか、課長から頂いたアドバイスは胸に響きました。これからは今以上によく考えながら仕事に反映させてまいる所存です。

今後ともご指導・ご鞭撻のほど何卒よろしくお願いいたします。

山本課長

お疲れ様です。〇〇部の佐藤　実です。
本日はお忙しい中、お食事にお誘い頂きありがとうございました。

お蔭様で楽しいひとときを過ごすことができました。貴重なお話も数多く伺い、大変勉強になりました。
美味しいお料理をすっかりごちそうになってしまい、恐縮しております。

まだまだ未熟な身ではありますが、少しでも会社に貢献していけるよう、より一層気を引き締めてまいります。
今後ともご指導のほどよろしくお願いいたします。
まずは略儀ながら、メールにお礼申し上げます。

株式会社□□
△△部　山本　太郎様

いつも大変お世話になっております。〇〇株式会社の佐藤　実です。
本日はご多忙中にもかかわらずお時間をいただき、誠にありがとうございます。

本日山本様より頂戴したご意見をもとに、弊社の新サービスをより一層充実させていく所存でございます。
山本様のほうでまた何か気になる点やご相談等ございましたら、お気軽にご連絡ください。

今後とも何卒よろしくお願い申し上げます。

株式会社□□
△△部　山本　太郎様

大変お世話になっております。〇〇株式会社の佐藤　実です。
先日はご多用中にもかかわらず、弊社のセミナーにご来場を賜りまして誠にありがとうございました。

本セミナーの内容はお役に立ちましたでしょうか。
今後とも山本様のご期待に添えるよう、弊社一丸となって取り組む所存でございます。ご不明な点やご質問がございましたら、何なりとお問い合わせください。
末筆ながら、重ねてセミナーご参加の御礼を申し上げますとともに、今後とも変わらぬお引き立てのほど、お願い申し上げます。

社会人になると人によっては1日に何十何百という数のメールをチェックしなければならないことがあります。そのため、件名は見ただけである程度用件がわかるものにしておいた方が良いでしょう。

何についてのお礼なのかをタイトルに入れる形が基本になります。また、就活中の学生がお礼メールを送る場合や、初めてメールをやり取りする相手に送る場合にはタイトルに所属と氏名を入れることをおすすめします。

以下にお礼メールのタイトル例をいくつかご紹介します。内容に合わせて適宜アレンジしながら活用してみてください。

昨日のセミナーではありがとうございました
資料請求ありがとうございます
資料請求の御礼
歓迎会の御礼
○○打ち合わせのお礼
面接のお礼（〇〇大学△△学部　佐藤実）

ビジネスメールにおいて結びの文言の基本形は「よろしくお願い致します」、あるいは「よろしくお願い申し上げます」となります。この先もお付き合いをしていきたい相手であればなおのこと、これらの言葉を積極的に使うと良いでしょう。

あるいは、「まずはお礼をメールにて送らせていただきました」という意味の言葉で結ぶことも可能です。例えば先方の荷物が届いた際にはこちらも使えます。まずはメールで、という意味合いで使うため、次に会った際には必ず直接感謝を伝えるようにしましょう。

なお、既に直接お礼を伝えている場合には相応しくない言い回しになるため、先の「よろしくお願い致します」で締めましょう。

・今後ともよろしくお願い致します。
・今後とも何卒よろしくお願い申し上げます。
・今後とも変わらぬお引き立てのほど、お願い申し上げます。

・まずはお礼まで。
・まずは略儀ながら、メールにお礼申し上げます。
・略儀ではございますが、まずはメールにてお礼申し上げます。

自分がお礼メールを受けた際に取るべき対応は相手との関係によって異なります。お礼メールの送り主が社内の人間の場合と社外の人間の場合とに分けて、取るべき対応をご紹介していきます。

相手が社内の人間であれば、基本的にお礼メールに対して返信は必要ありません。メールを確認する作業にも時間は取られるため、余計な煩わしさをかけない方が良いというものです。その代わり、次に直接会った際に軽く挨拶をしておきましょう。

しかし、丁寧なお礼メールを頂いた、メールの内容を確認したことを伝えたい等の理由から返信したい場合もあるでしょう。お礼メールに返信しても失礼にはなりませんが、用件は手短に済ませるように心がけて下さい。

文章は「お忙しいところを早々にご返信いただきありがとうございます」等の気遣いの言葉から入るようにして下さい。後は「順調に進んだようで何よりです」「解決したようで安心しました」「また何かあれば相談して下さい」等、心情の表明や前向きな言葉を簡潔に添えると良いでしょう。

相手が社外の人間であれば、お礼メールを送る際と同様になるべく早く返信するようにしましょう。返信不要の文言をつけることで、相手を気遣うとともにそれ以上お礼に関するメールが続かないようにすることができます。

返信にあたってタイトルにつく「Re：」には、前の話題の続きであることを相手に知らせる役割もあります。用件がお礼に対する返信のみであれば、タイトルに手を加える必要はありません。

株式会社□□
△△部　山本　太郎様

いつもお世話になっております。〇〇株式会社の佐藤　実でございます。
大変ご丁寧なメールを頂戴し、誠にありがとうございます。

お送りした資料が山本様のお力になれたようで何よりでございます。
また何かご要望がありましたら、遠慮なくご連絡ください。

ご多忙のことと存じますので、ご返信には及びません。
今後とも何卒よろしくお願い申し上げます。

お礼メールに対する返信が来た場合、基本的にそこで話は完了しているためそれ以上の返信は必要ありません。しかし熱い激励の言葉を頂いて感動したといった場合には、その旨と頑張る意思を伝えるメールを返信しても問題はありません。

この場合にもメールの内容は手短にまとめましょう。また、お礼メールの返信に挨拶以外の新しい話題が加わっていた場合には、内容を確認した意味も込めて返信した方が良いでしょう。

いかがだったでしょうか。お礼のメールといっても基本は日頃行っているビジネスメールと同じであるため、難しく考える必要はありません。

感謝されれば悪い気はしませんし、そうした挨拶をこまめに行っていると相手からも良い印象を持たれやすくなります。挨拶は人間関係を良好に保つための基本動作です。お世話になったらすぐにお礼のメールを送る習慣を身に着けるようにしましょう。

また、ネット社会となった現代においても、対面でのコミュニケーションは疎かに出来ません。既にお礼のメールを送っていたとしても、顔を合わせる機会があれば「先日はどうもありがとうございました」と改めて感謝の気持ちを伝えるように心がけましょう。そうして築いた人脈はいずれあなた自身の助けにもなるはずです。