ビジネスメールの質問の例文・回答の仕方｜複数/社内/締め

「そもそもビジネスメールで質問はしていいのか」と感じる人もいるでしょう。ビジネスメールに慣れていない人であれば、なおさらです。

結論からいうと、ビジネスメールで質問することは、決して失礼なことではありません。むしろ、ビジネスメールで質問することには、回答する側に気持ちや時間の余裕を持ってもらうことができたり、質問・回答の証拠が残ったりと、さまざまなメリットがあります。ビジネスメールでの質問は、場合によっては、電話で質問をするよりも有効な手段といえるでしょう。

ビジネスメールで質問をするときに、一番注意しなければいけないのは、要点がまとまったわかりやすい文面で質問できているかどうかです。

たとえ、挨拶も敬語も正しく使えているビジネスメールだったとしても、肝心の質問内容がわかりにくければ、受信者を戸惑わせる「失礼なメール」になってしまいます。最初にきちんと質問の要点をまとめましょう。

至急回答が欲しい場合は、特に注意が必要です。メールは電話とは違い、送ったからといってすぐに反応がもらえるとは限りません。相手の状況がわからない以上、送ったメールがいつ開かれるか、そしていつ回答してもらえるかというのは、予測が困難です。

そのため、すぐに回答が欲しい質問をビジネスメールで送る場合は、メールを送った後に、必ず相手に電話を入れてください。また、「至急」や「ご確認お願いいたします」といった緊急性の伝わる文言を、メールの件名に入れるなどの工夫も必要です。

ビジネスメールで質問をする際にもっとも重要なのは、質問したい内容を、簡潔にわかりやすくまとめることです。場合によっては、ビジネスメールの基本的な形式を守ることより大切といっても過言ではありません。

もちろん、ビジネスメールのマナーをないがしろにしてはいけませんが、質問事項をわかりやすくまとめることも立派なマナーです。質問の仕方は質問の内容によって変わってくるため、これから挙げる例文を確認して感覚を掴みましょう。

吉田工業　吉田様

いつもお世話になっております。㈱例文の佐藤です。

XXの打合せの件ですが、以下の日程のうち、吉田様のご都合の良い日時をお知らせいただけないでしょうか。

1案：3月12日㈪10：00
2案：3月14日㈬10：00
3案：3月15日㈭13：00

以上の日程以外でも調整可能ですので、ご希望の日時がございましたらお知らせ下さい。ご検討のほど、よろしくお願いいたします。

吉田工業　吉田様

いつもお世話になっております。㈱例文の佐藤です。
早速ですが、第40回XX部会定例会を以下の日程で開催いたします。

日時：2018年3月30日㈮14：00
場所：XX会館 http://～

お忙しいところ大変恐縮ですが、2/28㈬までに出欠のご連絡をいただきますよう、よろしくお願いいたします。

山田商会　山田様

いつもお世話になっております。㈱例文の佐藤です。
以下のとおり商品を注文したいのですが、在庫はございますでしょうか。

商品：XX
型番：XX
数量：100個
希望納期：2/20㈭午前中

お忙しいところ恐れ入りますが、在庫の有無および納品予定日をご回答頂きたく存じます。ご確認のほど、よろしくお願いいたします。

吉田工業　吉田様

いつもお世話になっております。㈱例文の佐藤です。

昨日ご発注いただきました添付の見積書につきまして、現時点で、御社の注文書が確認できておりません。弊社では注文書を確認できないと作業に着手できないため、注文書を頂けない場合はご指定の納期に間に合わない可能性がございます。恐れ入りますが、お見積もり内容をご確認の上、注文書を発行頂けますでしょうか。

なお、本メールと行き違いで発行いただいております折は、なにとぞご容赦ください。ご確認の程、よろしくお願いいたします。

たとえ回答期日や「至急」などの文言が書かれていなくても、送信者が回答を待っていることに変わりはありません。ビジネスメールで質問されたら、できるだけ速やかに回答しましょう。

ビジネスメールの質問に回答するときは、「＞」の記号を使い、質問文を引用しながら回答するのがおすすめです。「＞○○ということでよろしいでしょうか」のように「＞」に続けて質問文をコピー＆ペーストし、次の行に「はい、ご理解のとおりです」と回答を書くことで、質問と回答がひと目でわかるようになります。

質問内容が自社の商品などに関することの場合は、自社の商品に興味を持ってくれたことに対し、まずお礼を述べましょう。「この度は、弊社の○○につきましてお問い合わせいただき、誠にありがとうございます。」のような書き出しがおすすめです。

質問のビジネスメールを送っても、なかなか返事が来ない場合があります。そんなときは、2回目のメールを送る前に、しなければいけないことが2点あります。

まずは、自分の送信フォルダを見直してみてください。そもそもきちんと送信でききているのかなど、送信側に落ち度がないかをしっかり確認しましょう。間違いなく送信できていたら、相手に電話をかけ、「◯月◯日にお問い合わせのメールをお送りしたのですが、ご確認いただけましたでしょうか」とやんわり確認してみてください。

相手が電話に出ず、確認できないときには、1回目に送った質問のビジネスメールを再送します。その際、件名にも【再送】などの表示し、相手に伝わりやすいよう気を配りましょう。

吉田工業　吉田様

いつもお世話になっております。㈱例文の佐藤です。

◯月◯日に、XXの件でご回答をお願いしておりましたが、ご確認いただいておりますでしょうか。△日までにご回答を頂けない場合、作業に着手できないため、ご指定の納期に間に合わない可能性がございます。

なお、本メールと行き違いでご回答いただいております折は、なにとぞご容赦ください。お忙しいところ恐れ入りますが、ご確認のほど、よろしくお願いいたします。

ビジネスメールの質問に回答がもらえたら、感謝の気持ちを伝えるのがマナーです。ただし、「ありがとうございました」と一言書くだけでは素っ気ない文面になり、相手も「せっかく教えてあげたのに」という気持ちにありかねません。

回答に対するお礼のメールを送るときには、「早速のご回答、誠にありがとうございました」「この度は、急な問い合わせにもかかわらずていねいにご対応いただき、誠にありがとうございました」など、感謝の気持ちを具体的かつていねいに伝えましょう。

ビジネスメールで質問をするときは、質問を送って回答が来たら終わり、ではありません。回答を送ってもらったら、必ず締めのメールを送りましょう。

お礼のメールを送ることが、ビジネスメールの質問の締めになります。相手が回答のために時間を割いてくれたことに対し、きちんとお礼をしましょう。

また、お礼のメールを送れば、回答をきちんと確認・理解できたことが伝わり、お互いの安心感にもつながります。ビジネスメールで質問を送ったときには、必ずお礼のメールを送り、やりとりを気持ちよく締めくくるようにしましょう。

ビジネスメールで質問するときには、分かりやすく簡潔な内容にすることがマナーです。もしも、メールだけでは不安だと感じたときは、質問のビジネスメールを送ったあとに電話を一本入れると良いでしょう。

また、質問したいときのビジネスメールでの伝え方は、メールを送る相手との親密度によっても変わってきます。

これまで何度もやりとりをしたことがある人や、親しい取引先などに質問のビジネスメールを送るときには、格式張ったあいさつやていねいすぎる文章などは避けましょう。親しき中にも礼儀あり、とはいいますが、あいさつなどをあまり長々と書いてしまうと、メールの主旨があやふやになり、かえって失礼なメールになってしまいます。

初めてやりとりをする人や、あまりやりとりをしたことがない人に質問のビジネスメールを送るときには、あまり簡潔すぎる内容だと、そっけない印象を持たれてしまう場合があります。文章の分かりやすさは意識しつつ、「恐れ入りますが」などのクッション言葉もしっかり使って、やわらかい印象のメールを作りましょう。

社内宛てのビジネスメールで質問したいときは、堅苦しい挨拶などは不要です。「お疲れ様です、山田です。」のように挨拶は簡潔に済ませ、最後は「お忙しいところ恐縮ですが、ご確認（回答）よろしくお願いします」のように締めくくります。

「お忙しいところ恐縮ですが」などのクッション言葉は、文章を長引かせてしまうため、相手の立場や状況によっては不要になります。社内メールではていねいすぎる言葉遣いはせず、簡潔で分かりやすい文章を第一に意識しましょう。

質問事項が複数ある場合などには、質問事項を箇条書きにすると読みやすいビジネスメールになります。「■」「●」「・」などの記号を使って、わかりやすさと簡潔さを意識しながらビジネスメールを作成しましょう。

営業部　山田さん

お疲れ様です、佐藤です。ｘｘ講習の申し込みについて、以下2点の確認をさせてください。

■講習日程について
講習予定日が2とおりあります。希望日を教えてください。
・2/19㈪10：00～
・2/21㈬9：00～

■○○講習の受講経験について
以前にも、○○講習を受講されたことはありますか。もしあれば、受講年月日を教えてください。

以上、ご回答よろしくお願いします。

ビジネスメールで質問を送ることは、決して失礼なことではありません。わかりにくい文面になってしまわないよう、普段にも増して慎重に文章を作ることができれば、相手も快く答えてくれるでしょう。

ビジネスメールで質問をするときには、状況に応じて電話連絡もおこない、回答がもらえたらきちんとお礼をするなど、相手に対する配慮も必要です。ビジネスメールの質問を上手におこなって、仕事を円滑に進めましょう。