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質問回答メールの書き方・お礼メールの書き方・形式|就活

初回公開日:2018年03月30日

更新日:2018年03月30日

記載されている内容は2018年03月30日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。

また、記事に記載されている情報は自己責任でご活用いただき、本記事の内容に関する事項については、専門家等に相談するようにしてください。

質問回答メールは相手のことをよく理解する上で最も重要なもののひとつです。丁寧なコミュニケーションを心がければ、気持ちの良いやり取りができるでしょう。質問回答の最後はお礼メールを送り、やり取りができてよかったという思いが伝わるようにしましょう。

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質問回答メールの書き方

現在、直接対面したり電話でのコミュニケーションに次いで、メールでのコミュニケーションが増えてきています。普段ビジネスで日常的にメールを使用する人ならともかく、そうでない人は相手の表情が見えないメールに苦手意識を持っている人もいるでしょう。

特に質問回答メールは、質問する立場であっても回答する立場であってもたくさんの事項を確実に、それでいてわかりやすく相手に伝える必要があります。わかりにくい質問回答メールは相手に伝わりにくく、最悪の場合間違った解釈で伝わってしまうこともあります。

対面や電話であればリアルタイムな質問回答ができますが、メールで質問回答する場合は相手とのタイムラグが存在することも忘れてはいけません。

ヤフオクなどフリマアプリでの注意点

ヤフオクやメルカリなどのオークションアプリ、フリマアプリを利用している人も多いでしょう。その中で質問回答メールを送ることも少なくありません。

これらのアプリで質問回答メールを送る際に気をつけることは、「相手と1対1の関係ではないということ」です。特に質問メールを送る時には、他の誰かが同じ内容のメールをしていないか、質問の答えがすでに書いていないかなどに注意する必要があります。

質問回答は1回の往復で全ての疑問が解消されることは少ないです。相手の言っていることを理解し、何度か連絡を取り合う必要があります。「短すぎる」または「長すぎる」質問回答は相手に不快感を与えるため、適度な長さのメールにするようにしましょう。

質問回答のお礼メールの書き方

質問に対し回答をもらった場合、お礼メールを送るのが一般的なマナーです。もし自らの疑問が解消したからといってお礼を言わずメールを終わらせてしまったら、相手は不快感を抱くでしょう。

特に、企業相手や先輩、上司にメールを送る際には注意が必要です。質問回答は相手を知る上で重要なコミュニケーションとなるので、今後も良好な関係を続けていくためにはお礼メールは必要不可欠です。

就活の際のお礼メールの書き方

人事担当者とのメールのやり取りは、注意してもしすぎるということはありません。就職活動をする時には、質問回答をすることが多々あり、企業によっては質問回答を「会社、業界への興味」と捉える会社もあります。

就活の際のお礼メールは誠意を込めて行いましょう。テンプレートのお礼メールは人事担当者は見慣れていますし、誠意のないメールなそのままあなた自身への評価にも繋がりかねません。

お礼だけでなく、「回答をいただいた上で新たに何を考えたか」を述べると良いでしょう。「自分はこう考えていたが、こう考えるようになった」「不安が解消され積極的に就職活動できそうだ」など、質問回答メールを経て、あなたが感じたことをお礼と主に伝えましょう。

面接の際のお礼メールの書き方

面接の後のお礼メールはその日のうちに送るようにしましょう。面接前にメールを送る人もいるようですが、一般的ではないのでこちらについては言及しません。

面接のお礼メールを送る上でわかっておくべき大切なことのひとつは「わざわざ時間を割いて面接をしてくれている」という点です。企業によっては面接のために外部の会議室などをとってくれているところもあります。時間と労力を割いてくださっていることへの感謝を第一に伝えましょう。

お礼メールの中で面接で言えなかったことなどを言うのは絶対にやめましょう。人事担当者には意味がないどころか逆効果になりかねません。お礼メールは簡潔に、感謝の気持ちを伝えるぐらいに抑えてきましょう。

質問回答の形式

質問回答メールには大きく分けて2種類があります。ひとつめは「疑問を投げかけるメール」、ふたつめは「可能であるかを問うメール」です。アプリ内でのやり取りでも就職活動などのやり取りでも大きくは変わりません。

形式によって、記載する内容ややり取りの数など違いが出てきます。自分が質問したい内容をよく理解して、相手が回答しやすいメールにすることが大切です。自分が回答する立場の際は、相手が何を知りたがっているかを理解して、わかりやすい言葉で説明することで、気持ちの良いコミュニケーションが取れます。

疑問を投げかけるメール

質問回答メールで多いのはこちらのパターンでしょう。記載内容がわかりづらかったり不明点が多い場合、そのままやり取りを進めるのは大変危険です。

例えば「未使用品とのことですが付属品は揃っていますか」、「面接は室内とのことですが上履きは用意していった方がいいですか」などがこのパターンに含まれます。

こういった質問回答のコミュニケーションで最も気をつけるべきことは「すでにその質問に対する回答が書かれていないか」という点です。もしすでに書かれている内容を質問した場合、相手はあなたに対して不信感を持ってしまいます。掲示された内容をしっかり見て解釈し、それでもわからなかった時に質問をするようにしましょう。

可能であるかを問うメール

やり取りをする上で、相手が提案する内容に当てはまらないことも少なくありません。質問回答をすることはお互いが擦り寄れることにとても効果的です。

例えば「2万円とのことですが、1万8千円で交渉できませんか」、「遠方から向かうためどうしても時間に間に合わないのですが、時間の変更は可能ですか」などの質問がこのパターンです。

このパターンの気をつける点は、「常識の範囲内での提案をする」ということです。2万円で出品している商品を1万円にしてほしいと言われたら、相手は嫌な気持ちになるでしょう。相手のことを考えて質問をすることが重要です。回答する立場であっても、相手が置かれている立場を理解することでお互いが歩み寄ることができます。

質問回答の文例

まずは、質問回答をする上で明確なテンプレは無いことを理解してください。自分と相手の状況ごとに質問回答メールは作る必要があるためです。

そのことを理解した上で、最低限の質問回答メールの例文を作成しました。

例 ヤフオクで付属品の確認をするメール

質問者
◯◯さま はじめまして。◯◯さまの出品されている△△という商品に興味がありご連絡させていただきました。「箱、説明書あり」との記載でしたが、ケーブルやリモコンなどの付属品は付いていますか。購入させていただいた場合すぐ使用したいと考えています。ご確認のほどよろしくお願いします。

回答者
××さま お問い合わせありがとうございます。問い合わせいただきました△△ですが、付属品は購入したままのものがそのまま全てあります。なお、リモコンの中の電池につきましては抜いてありますのでご了承ください。ご検討のほどよろしくお願いします。
 
質問者
◯◯さま ご連絡ありがとうございます。付属品の件承知いたしました。ぜひ購入させていただきます。××さまが出品されている他の商品にも興味があるためそちらも拝見させていただきます。

例 就活で面接時間の変更を申し出るメール

質問者 
◯◯さま お世話になっております。貴社の選考を受けさせていただいております××と申します。面接選考の日時についてご連絡させていただきました。

「3/20 10:00~」との記載がありましたが、遠方からお伺いするため提案していただいた時間に間に合いません。同じ日程の11:00からに変更させていただくことは可能でしょうか。ご確認のほどよろしくお願いします。

回答者
××さま ご連絡ありがとうございます。面接日時についてですが、そのような理由であれば変更可能です。「3/20 11:00~」に変更させていただきます。

質問者
◯◯さま ご連絡ありがとうございます。面接日時の変更ありがとうございます。「3/20 11:00~」承知いたしました。当日雪の予報が出ております。交通機関のマヒにより遅れそうな場合は、またご連絡させていただきます。

質問回答は大切なコミュニケーション

質問回答は相手を知る上で最も効果的なもののひとつです。わからないことを聞くことは、理解を深めることであり、質問を受けることは、自分へ興味を示されていることを認識できます。

メールは相手の顔が見えません。送ってすぐに読んでくれるとも限りません。対面や電話に比べて、繊細なコミュニケーション能力が必要だからこそ、相手のことをよく知ろうとする気持ちが重要です。

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