始末書の封筒の書き方と入れ方・サイズ・色｜郵便番号/必要

「始末書ってどうやって送るの」と言う方が非常に多いことでしょう。とくに新卒生の方やこれから就職しようとされる方にとっては、重要書類そのものの扱い方が「わからない」という方も多いでしょう。

今回はこの重要書類の1つ、始末書の取り扱い方や、それを封筒に入れて提出するまでの運びについてご紹介します。始末書とひと口に言っても多種多様な書き方や提出の仕方がありますので、ぜひこれを機会にその取り扱い方を覚えておいて下さい。

始末書を封入する封筒の書き方やその体裁というものは、いえばその重要書類・始末書の看板ともなり、提出される相手としてはその封筒に書かれた文字や体裁が、提出された始末書―ひいてはあなた自身への印象に結びつきます。

始末書というのは提出者が仕事上でしてしまったミスについて、その反省とお詫びの内容、またそれへの改善案などを書くもので、その重要書類を入れる封筒にもそれなりの書き方というものがあります。

まず郵便番号についてですが、これは郵便番号のないものを使用して下さい。一般的な郵送用の封筒には必ず右上に郵便番号欄がついていますが、これは飽くまで郵便用・郵送用のものですので、重要書類を提出する際の封筒には適していません。

これは辞職表などを提出するときでも同じですが、かならず無地の白色の封筒を用意するようにして下さい。どうしても白色封筒が入手できない場合でもせめて郵便番号欄が記載されていないものを使用して下さい。サイズはA4かB5サイズがよいです。

まず始末書を入れた封筒の表書き（本来、郵便番号欄が記載されてある表面です）には、その中央部に「始末書・反省文」と黒色のボールペンで明記します。この場合、ときどき面倒くささが祟ってか、始末書を入れたまま封筒に表書きをする人もいますが、やめましょう。

必ず始末書を封筒に入れる前に封筒に表書きをして下さい。でないと、封筒に始末書を入れたままで表書きをすることで字がゆがんだり、中の始末書の紙面に汚いスレができてしまったりします。

何度も言いますが始末書は「反省文」を記した重要書類です。その始末書や始末書を入れる封筒の取り扱いの全てに提出者の意識や認識のあり方が出るものですので、上司をはじめその始末書を渡される担当者にもその提出者への印象がそのまま伝わります。

これは一般的な予備知識となりますが、たいていの会社で始末書を書く・提出するとき、その始末書を入れる封筒の書式は決まっていません。始末書を書かなければならなくなった場合、随時に上司か担当者へ直接そのことを尋ねてみるのがよいでしょう。

その際に「縦書きでお願いします」と言われたら縦書きで、「横書きで」と言われれば横書きで書いてけっこうです。ですが「とくに決まっていませんのでご自分の判断に任せます」と任意の形であったなら、必ず和式の書き方―縦書きで書いて下さい。

これも一般的な認識となりますが、反省文や辞表を提出するとき、基本的にその文面は手書きです。またそうした文書を提出する際には書式を統一する必要があります。ですのでその始末書を入れた封筒を書くときも「手書きで縦書き」となります。

始末書を提出するときの流れとしては、始末書を書く、その始末書に書いた内容の見直し（表現の校正や誤字脱字の有無へのチェック）、その始末書を封筒に入れる、という3つの項目が主です。

そしてその始末書は当然、封筒に折りたたんで入れることになります。そのときの始末書の折り方ですが、原則として3つ折りになります。この3つ折りにしても1度覚えてしまえば簡単ですので、あまり身構える必要はありません。

まず、便せん用紙の下方3分の1の幅を見定め、その位置に軽く折り目がつく形でバランスよく折ります。次に残った紙面の上方3分の1を、先に折った下方3分の1に重ねる形でまた軽く折ります。そして双方の折った部分を重ねることで3つ折りになります。

始末書を封筒に入れるときは原則として3つ折りですが、4つ折りで提出する場合もあります。この4つ折りの仕方で提出する場合も普通にありますので、「4つ折りで提出して下さい」と言われたときにすっと出せるよう、あらかじめ覚えておきましょう。

4つ折りの場合は、始末書紙面をまず2つに軽く折りたたみます。そしてもう1度折った部分を広げてその上半分をまた2つに折ります。そして下半分も同じく2つ折りにし、上方と下方はそのままの折り目で、真ん中の折り目は逆折りにして4つ折りになります。

始末書は反省文であり重要書類の1つで、提出後はその担当者や上司がすみやかに開封し、その内容を確認できるようにしておくことが原則です。ですので始末書を入れた封筒にのりづけは厳禁です。

原則として、このような重要書類は遠隔操作による郵送手段は厳禁で、手渡しになります。ですので書類を封入する際にはその封をしない場合も普通に見られます。自分が書いた書類がどういうものかということを、きちんと認識しておくとよいでしょう。

始末書を書くときの用紙は基本的にB5サイズとなりますが、会社や施設によってはA4でよい場合もあります。この用紙サイズについても、始末書を提出しなければならなくなった際に上司や担当者へ直接尋ねるのがよいでしょう。

この始末書の用紙サイズによって当然封筒サイズも変わってきますので、用紙サイズをあらかじめ聞いておくことは肝心です。ですが用紙サイズがB5でもA4でもそれらを入れる封筒は長形4号の封筒を使用すれば事足りるので問題はありません。

もちろんその封筒は（先述どおりに）白色のものを使用して下さい。社用の重要書類を扱う際には必ず世間で通底のものを使う必要があり、そのルールから逸脱してしまうとそれだけで怠慢と見なされがちです。

先述しましたが、原則として始末書を書くときに、その使用する始末書の用紙サイズはA4かB5になります。ですので、その始末書を入れる封筒もその始末書の用紙サイズに適したものを選ばなければなりません。

始末書の用紙サイズがA4でもB5でも、その封筒サイズがA4サイズ用であれば問題なく封入することができます（封はしないで下さい）。

反省文、始末書、嘆願書、辞表を書くときの用紙は、原則として白色のものを使用します。間違ってもカラー用紙や、絵柄模様の入った用紙は使用しないようにして下さい。

これと同じくその書類を入れる封筒にしても無地の白色のものを使用します。書類上の書式を統一することに同じく、その体裁や使用物の内容にも統一性がなければいけません。

ですので原則は「書類用紙と封筒は無地で白色のものを使用」と決まっていれば、その原則にしたがって書類作成をする必要があります。必ずこのルールを守った上で書類作成をしなければ、提出者の常識が疑われ、その後の印象さえ悪くなってしまいます。

原則として始末書や辞表を含む社用の重要書類を提出する場合、その書類を入れる封筒は白色が原則です。ですが、その白色封筒がどうしても入手できず、環境的にも「すぐに提出しなければならない」といった切羽詰まった状況になることもあります。

その場合は、あらかじめ「白色封筒を入手するためにできる限りの努力はしたが、どうしてもそれを手に入れることはできなかった」という旨を担当者・上司へ報告することが必要になります。

そのようにすることで許可を得られるか、あるいは白色封筒を入手できるまで猶予をもらえるかという二次的な配慮をされる場合がありますので、必ず「事前の連絡」を心がけて下さい。

郵送をせず、直接手渡しで渡す書類なら「始末書は封筒に入れておく必要がないんじゃないか」と考える人もいるかも知れませんが、常識・マナーとしてそれは通用しません。重要書類を提出する場合は必ず原則のルールにしたがう必要があります。

その原則のルールとして、社用の重要書類は必ず封筒に入れて提出します。重要書類というのはそれだけで大切なものですから、裸で持ち歩く・提出ということはあり得ないです。

いかがでしたか。今回は「始末書と封筒と取り扱い方」についてご紹介しました。

始末書は紛れもなく社用書類において重要書類に含まれますので、その始末書の作成方法からその始末書を入れた封筒の取り扱い方まで、きちんと原則的なルールに則っていなければなりません。

どのような場合でも社会人となって仕事上の作業をする場合には、多くの社員を統率するために一定の決まりがあり、その決まりをもって常識やマナーが存在します。ですので1度社会人となれば、そのルールを守るのは当然のことです。

今回お伝えした情報が、ぜひ皆さんの社会人生活、ひいては会社の仕事上において少しでも役立つことができれば幸いです。