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フロー図の書き方・ループの表し方|エクセルを使ったフロー図

更新日:2020年08月28日

フロー図を描くようにと言われたことはありませんか。フロー図とは、何をあらわすものなのでしょう。どのようなことに注意して描けばいいのでしょう。フォーマットなどのルールはあるのでしょうか。本記事では、フロー図の種類や用途、描き方について紹介します。

フロー図とは?

フロー図とは、どのようなものでしょう。「フロー図」とは「流れ図」とも呼ばれ、物事の流れを図で表すものです。工場であれば工程という流れがあり、会社の事務仕事にも処理手順という流れがあります。このような流れを図で整理し、理解するための作業ツールが「フロー図」と呼ばれるものです。

フロー図がもっとも使われているのが、プログラム開発の世界です。プログラムの処理手順を表す「フローチャート」やデータの処理が進んで行く様子を表す「データフロー図」、プログラムを使う現場の仕事の流れを整理する「業務フロー図」といったものが用いられています。

フローチャート

フローチャートは、プログラムの処理の流れを表す図です。フローチャートでは、プログラミングする内容を図形を使って表します。例として、「入力された数字」が「ある数字より大きい」のであれば「印刷する」という流れを図で表します。

フローチャートでは、流れをすべて同じ図形で表すのではなく、「入力された数字」はデータなので”データを表す図形を使います。「ある数字より大きい」というのは判断が必要なので、判断を表す図形を使い、「印刷する」というのは処理なので、処理を表す図を使います。

「データを表す図形」に平行四辺形、「判断を表す図形」にひし形、「処理を表す図形」に長方形を使って流れを表すと、平行四辺形からひし形に向かう矢印と、ひし形から長方形に向かう矢印を描きます。図形を見れば、どのよう処理の流れかわかるように表現されています。

データフロー図

データフロー図は、「フロー図で表現したい仕事」の中で扱うデータに注目して、データの流れを表す図です。

例えば、Webショッピングの会員登録のデータの流れをあげてみます。
①画面から会員情報が入力される
②システムで入力チェックが行われる
③データーベースに登録される。
④登録内容の確認として、Web画面に会員情報が表示される。

データフロー図では、①ー②がシステムへのインプット、②ー③がデーターベースへのインプット、③ー④がデーターベースからシステムへのインプットとして表現されます。

データフロー図もフローチャート同様に、決められた形式の記号などによって表現されるものです。

業務フロー図

業務フロー図も、システムを考える際に必要となるものですが、フローチャートやデータフロー図よりも、プログラム作成に特化しておらず、業務手順や工程の整理などに使うことができるものです。業務フロー図を描くにあたって、特別なルールはありません。理解しやすい図形を使って、日頃の業務の流れを描き出していきます。

例えば、横軸に関連部署を書き出し、縦軸に時間(または期間)を書き出します。部署間を業務が行ったり来たりしながら、時間経過とともに処理される様子を確認できます。

横軸に時間や期間を書き出し、縦軸に関連部署を書き出して、業務フロー図を描くこともできます。特別なルールがないので、軸を変えてみたり、表現を変えてみることで、工夫してわかりやすい業務フロー図が描けます。

フロー図はどうやって描くの?

フロー図の用途について理解いただけたでしょうか。自分の仕事や生活の流れを明確にすると、フロー図を描く前には気づかなかった、無駄な行為が見えてくることもあり、合理的な手順になるよう行動を見直すこともできます。

ここからは、フロー図の描き方について説明します。

流れを明確にする

まずは、「フロー図を描こうとしていること」の流れを明確にします。会社の旅費精算の流れを例に、フロー図を描くために「旅費精算手続」の流れを書き出してみます。このとき、手続が移っていく部署や人、処理が移動するのにかかる時間を意識して書き出します。

①領収書を会社に持参する
②持参した領収書をもとに、旅費精算書を書く(当日)<自分の部署>
③上司に旅費精算書を提出する(当日)<自分の部署>
④上司が承認する(1日後)<自分の部署>
⑤上司が経理に書類を回す(1日後)<経理へ>
⑥経理が書類のチェックをする(2日後)<経理>
⑦経理から銀行振込される(5日後)<経理>
⑧精算完了の通知(6日後)<自分の部署へ>

フロー図に表す場所と時間の経過

フロー図に描きたい流れが明確になったら、いよいよ図で表現してみます。各手続を図に表現する前に、手続が行われる場所や時期がわかる表を作ります。今回の例では、横軸に部署名、縦軸に時間の経過を書き出します。

このような表で考えると、いつ・どこで処理が行われるのか見やすくなります。

自分の部署経理
当日
1日後
2日後
5日後
6日後

フロー図に表すものと行為

次に、それぞれの手続きを、それぞれが行われる「場所・時期」の欄に書きこんでいきます。このとき、流れを書き出したときの文章のままではなく、流れの主役となる「もの」や「行為」を書き出します。

例えば、手順の①で「領収書を会社に持参した」ときには、自分の部署に領収書があり、そこが手続きの起点となるので、「領収書」が主役になります。手順②では、領収書をもとに旅費精算書を書くので、主役は「旅費精算書」となります。手順③では、上司に旅費精算書を提出しており、ものとしては「旅費精算書」が主役のままで、行為として、「提示」が主役となります。

ここで、フロー図を描くにあたってのルールを決めます。例えば、ものは、丸で表し、行為は四角形で表すといった形になります。

記号化による表現

では、実際に決めた図形のルールに則って、例で書き出した流れをフロー図にしてみます。例で提示した手順を図形化し、場所と時間の軸を持つ表の中に描きこんでいきます。丸い図形を描くところは(丸)、四角い図形を描くところは(四角)と簡略して説明します。

①自分の部署・当日欄に、領収書(丸)と描く。
②①の横に旅費精算書(丸)と描く。領収書から旅費精算書に矢印を描く。
③旅費精算書の下に提出(四角)と描く。旅費精算書から提出に向けて矢印を描く。
④自分の部署・1日後の欄に承認(四角)と描く。この承認に③の提出から矢印を描く。

⑤承認から経理の欄に向けて矢印を引く。経理での作業は2日後になるので、矢印は、経理の欄の中まで横に引き、そのまま2日後の欄まで下に引く。
⑥経理・2日後の欄に、チェック(四角)と描く。⑤の承認からの矢印がつながるように描く。

エクセルを使ったフロー図の描き方

手書きによるフロー図の描き方を説明しましたが、エクセルを使ってフロー図を表現することができます。エクセルは、本来は計算をする目的で使われるソフトですが、図形の機能が豊富で、フロー図を描くのに必要な図形が揃っています。

図形の選択

初回公開日:2017年09月19日

記載されている内容は2017年09月19日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。
また、記事に記載されている情報は自己責任でご活用いただき、本記事の内容に関する事項については、専門家等に相談するようにしてください。

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