「社外秘」の意味と使い方・スタンプの位置・持ち出しへの罰則

会社の中で秘密にしなければいけない書類などを扱ったことはありますか。社外秘の書類を取り扱わない部署に所属している人にとっては馴染みがないでしょう。しかし、知的財産部や法務部、研究所などに所属している人にとっては、社外秘の書類を扱うことは日常茶飯事です。

このような社外秘の書類には、「社外秘」と書かれたスタンプや印鑑などが押されていることがあり、その事からこの文書は秘密にしなければいけないことがわかるようになっています。さて、この社外秘と書かれたスタンプや印鑑はどこに押さなければいけないのでしょうか。

実は、この社外秘のスタンプや印鑑は右上に押さなければいけない、などという決まりはありません。どこに押しても構いません。もちろん、会社の中では右上に押すという決まりを設けている場合もありますが、それは会社の中でのルールだけであって、一般的には決まりはありません。

社外秘の情報を持ち出した場合の罰則については、ほとんどの会社が会社の就業規則において決められております。就業規則に記載されている例としては、「会社の業務上重要な機密情報を外部に漏洩して会社に損害を与えた場合は懲戒処分とする」などがあります。

さらには、行為内容によっては、懲戒処分では済まされずに、不正競争防止法違反や背任罪、横領罪といった刑事事件に発展することもあります。刑事事件になってしまうと、警察の関与が必須になりますので、会社内で事態の収拾に努めることは難しくなってきます。

就業規則は会社のルールが決められており、従業員はその就業規則を守って業務を遂行しなければなりません。その就業規則において、社外秘の情報を持ち出しした場合の罰則を決めておくだけで、十分に従業員の持ち出しの牽制になります。

また、就業規則の中に組み込まなくても、別の規定として独立させて設けておくことも可能です。就業規則の中に組み込む場合は、一つの章において「業務情報安全管理」などと独立した章立てが効果的です。

社外秘として会社の業務上において知った重要事項は家族に漏らしても良いのでしょうか。家族は取引先の人でもないし、家族なら問題ないのでは、という気持ちがあり、社外秘とされている情報を家族に話してしまうことがあります。実際、家族に社外秘の情報を漏らしたことを起因として大きな社会問題に発展したというニュースはほとんどありませんでした。

しかしだからといって、家族にも社外秘の情報は伝えて良いわけではありません。家族の中であっても社外秘の情報を話すことはいけません。

社外秘をSNSに挙げることはまずないはずですが、家族がSNSに挙げてしまう可能性はあります。

例えば、A社で働いている父親がA社の取引先のB社の経営が良くないという話を子供にしたとします。その子供の学校の友達の父親がB社で働いていた場合、友達にお父さんの会社の経営について尋ねます。それを聞いていた別の友達がSNSなどで情報を載せてしまうことも十分にあり得ます。

そういったことからB社の経営が実際は悪くなくても、そのSNSの情報によって経営悪化に陥るということも十分にあり得る話です。

そのため各企業はSNSへの情報を常にチェックをしており、誤った情報が発信されていないか注意しているのが現状です。

「社外秘」に似た言葉はいくつかあります。極秘 、有数シークレット、企業秘密、機密、部外秘などさまざまです。これらの使い分けは各会社が決めており、会社ではすでに良く使う言葉のスタンプなどが作られています。

また、文書の透かしに社外秘や極秘といった言葉を入れて文章を印刷するという場合もあります。

社外秘と似た言葉はいくつかありますが、実際はそれぞれの言葉に違いはあるのでしょうか。

関係者外秘、社内秘、営業秘密などがありますが、それぞれ秘密にするという意味がありますが、厳密には意味が同じではありません。実際にどういう意味があるのか、それぞれの言葉別に見ていきましょう。

会社でも使い分けをしている場合がありますので、間違えないように使うようにしましょう。秘密にしなければいけない事を間違えて使ってしまうと、大変なことになる場合もありますので、ここできちんと確認するようにしましょう。

「関係者外秘」という書類を見たことはありますか。「関係者外秘」とは社外秘の一部です。社外秘の小概念が「関係者外秘」という位置づけになります。「関係者外秘」とは関係者以外には秘密にしなければいけないという意味です。

例えば、新しい発明をした場合に、特許を出願する前に第三者にその発明の内容が知れてしまうと、特許取得ができなくなってしまう可能性があります。そういった大切な情報は関係者以外に知られないように、会社の中でも一部の人しか知らないように管理して、「関係者外秘」扱いとするのが一般的です。

「関係者外秘」と書かれた書類を扱うことになれば、十分に注意をして扱うようにしましょう。会社の人だからと言って同僚などにも見せないように気を付けてください。

「社外秘」とよく混同されがちな言葉が「社内秘」です。社外秘という言葉は、会社の中だけの秘密であって、会社の外には情報を漏らしてはいけないという意味です。一方で社内秘という言葉は、会社の中の一部の部署が持つ情報であって、他の部署に対しては秘密にするという意味です。

例えば、人事部だと各社員の給与情報などを管理していますが、その情報を営業部やシステム部といった他の部署には秘密にするということです。関係のない部署がアクセスできないようにサーバーのアクセス権限が設定されている会社もありますが、こういったアクセス権限は社内秘の情報であることが多くあります。

営業秘密という言葉をよく耳にし、皆さんも良く使うのではないでしょうか。営業秘密という言葉の意味については、実は不正競争防止法で規定されています。不正競争防止法においては営業秘密とは「秘密として管理されている生産方法、販売方法その他の事業活動に有用な技術上または営業上の情報であって、公然と知られていないものをいう。」と規定されています。

つまり、営業秘密であるための要件には、秘密に管理されているものであって、非公知であって、有用でなければいけません。

しかしながら、私たちが普段使う営業秘密は、いちいち上記の3条件を満たしているかを確認せずに、単に技術上における情報であったり、営業上においての秘密について営業秘密と言っています。

社外秘の情報が書かれた文書や記録媒体をどのように破棄するかについては、会社にとっては悩みの種ではないでしょうか。

シュレッダーで破棄することは可能ですが、CDRなどはシュレッダーで破棄できない場合もありますし、各自のパソコン上にあるデータについては物理上破棄することができません。パソコンでごみ箱に移動しても復元できてしまう場合もありますし、管理が難しいのが現状です。

最近では、ITセキュリティ専門の部署が社外秘の情報を削除も移動もできないように設定し、常に監視する会社も増えてきました。

また、溶解ボックスという社外秘の書類やCDRなどを溶解するための箱を設置し、定期的に業者の人に溶解してもらうというサービスを導入する会社もあります。

社外秘の書類を受け取った時に、みなさんはどのようにその社外秘の書類を扱いますか。何となく秘密の書類だから大切に扱おうというような曖昧な態度を取ったりしていませんか。

社外秘の意味は、会社の人以外には秘密にしておかなければいけないことです。自分の会社と取引がある会社の人にはもちろんのこと、会社とはまったく関係がない会社に勤めている親友にも話すことはできません。同様に、家族にも話してはいけない内容のことを社外秘といいます。

「この作り方については、社外秘とされています。」などと使うことができます。

グローバル社会になり、外国人を雇う企業も増えてきました。外国人の同僚や上司を持った日本人ビジネスマンも多くいるのではないでしょうか。

さて、外国人に資料を取引先などに送るよう言われた時に、社外秘の資料だから送ることができないということもありますが、社外秘だから送れないと英語で言うことができますか。

「Internal use only」のように社内での使用専用というような言い方や「Confidential」と言う秘密ということもできます。ぜひ使う機会があったら、このような言い方をしてみてはいかがでしょうか。

多くの会社が就業規則を社外秘としています。その理由を皆さん知っていますか。

会社で働く従業員が就業規則を持ち出して、労働基準監督署や法律事務所に相談に行ったりして、就業規則を根拠に会社に何かしらの要求をするのではないかという気持ちが会社にあることは当然です。しかしながら、就業規則を社外秘とすることで、従業員たちの会社に対する不信感は募るばかりです。

残念ながら、多くの会社が就業規則を社外秘としているのが現状で、他の会社も同じようにしていて、一般的だからという理由で社外秘としていう企業が多いのが実情です。

社外秘とされている書類が、会社が違法に行っているある内容の証拠となる可能性があった場合、どうしますか。

そういう場合には、社外秘とされている書類を持ち出して弁護士事務所に駆け込んだりすると、あなたが持ち出したことに対して咎められる可能性があります。社外秘の書類が違法の証拠となる場合には、まずは社外秘の資料を持ち出すことなく、第三者に相談するようにしましょう。

社外秘は会社の人だけで共有する情報のことで、外部に漏らすことは禁止されています。多くの人が家族なら話しても問題ないだろうと勘違いしていますが、家族にも話すことは禁止されています。

どこから情報が漏れるか誰も予測できません。多くの情報漏洩のニュースでも意外な場所から漏洩していることが報道されています。

社外秘の資料を受け取ったら、きちんと扱うようにしましょう。