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異動理由の確認方法・伝え方・書き方|異動希望をする場合の理由の伝え方

初回公開日:2017年08月13日

更新日:2020年03月13日

記載されている内容は2017年08月13日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。

また、記事に記載されている情報は自己責任でご活用いただき、本記事の内容に関する事項については、専門家等に相談するようにしてください。

異動は「伝えられる側」はもちろん「伝える側」にとっても大きなイベントです。異動の伝え方、異動を希望する際に心がける事を押さえておかないと、意図せぬ退職にもつながりかねません。ここでは異動に関して知っておきたいことをまとめています。

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異動理由の確認方法

人事異動。他人事だとワクワクしたり、噂話をすることもあります。自分の事だと聞いた瞬間に頭が真っ白になったなどという話はよくあります。ここでは、異動に関して知っておきたい様々な知識をまとめています。

自分自身が異動を告げられた際には、余程予測がついていた場合以外は驚いて頭が真っ白になります。そして、次の瞬間に様々な事が頭をよぎると言います。

今、手掛けてる仕事はどうなる?
家はどうする?家族はどうする?
○○○ってどういう仕事をする部署だ?
後任は誰なんだ?
などの事柄がものすごい勢いで頭に浮かび上がります。

そうなった時にも落ち着いてまず聞くべき事として、異動理由があります。どう回答するにも、まず落ち着いて何故自分が異動するのかを確認しましょう。

落ち着いてシンプルに聞く

何はともあれ、まず落ち着く事です。自分と家族などだけで話して進展が期待できる事を考えるのをまずやめます。そして、今、目の前にいる上司にどういった話をすれば、今後の自分の為になるのかを考えます。まずは質問をしていいかどうかの了承を取った後、シンプルに「私がなぜ異動になるのですか?」と聞きます。

異動の理由は大きく3つに分類される

異動の理由には大きく分けて以下の3つの種類があります。
・今の上司の計らいでの異動
・異動先からの要請
・辞めさせたい為の異動要請
会話をしていく中である程度自分の異動が3つのうちのどれにあたるのかが分かります。こちらをひとつずつ見ていきます。

今の上司の計らいでの異動

この場合、明確に理由を伝えられます。更に細かく分類すると2つの種類が有ります。1つは上司の自発的な推薦によって異動が決まっている場合。もう1つは、人事部からの打診に上司が応えている場合です。

上司がどんな思いで自分に異動を言い渡しているのかじっくりと話をするべきです。あなたが会社にとって期待されて栄転を言い渡されているのであれば、尚更たくさんの事を聞いて自身のモチベーションアップ、今後の仕事につなげるべきです。

・上司が自発的に異動を推薦した場合

上司が自発的に異動を推薦した場合は1番明確に理由を聞く事ができます。どんな思いで自分を今回の異動先に推薦したのか、新たな事業やプロジェクトの立ち上げに力を発揮してほしい。マネージャーとして、組織に変革を起こしてほしいというものもあれば、あなたが今の環境でくすぶっているのを見かねて、環境を変えてあげようとしている場合など様々かと思います。

何かを期待されて異動を推薦される場合はそんな人材を手放すことに関して苦渋の決断である旨の話もあるかも知れません。その場合は自身がどんな役割を果たす事を期待されているのか?や、異動先で求められる短〜中期的なミッションなども確認すると良いです。

・人事部からの打診に上司が応えている場合

もうひとつは人事部からの打診に上司が応えたケースです。この場合、上司に打診に応えるか応えないかの選択をできる場合を指しています。

〇〇事業部から、〇〇君の力を貸して貰えないかと要請が人事部を通じて有って悩んだ末、私としては〇〇君にとって良い経験になると思ったので推した。などのような場合です。

この場合、打診してきた先から具体的にあなたに期待する仕事内容などが伝わってるケースがほとんどなので、聞き漏らす事が無いようにしっかりと確認をします。あなたが評価されているからこそ、背中を押してくれる上司にはしっかり感謝を伝えて色々な話をするべきです。

異動先からの要請

大きく分けた2つ目のパターン、異動先からの要請による異動です。前述の「人事部からの打診に上司が応えた場合との違いは、「上司が異動の要請にイエス、ノーの回答をする権限がない」という点です。

要請にイエス、ノーの回答をする権限が無くとも、あなたの為に人事部にその異動の理由や意図を確認してくれる上司もいますし、権限が無い事により、人事部のいわば言うがままで理由すら確認もせず、あなたが異動する理由を知らない可能性もあります。そんな上司にはがっかりしますが、実際にあり得る事です。

この場合は、満足に理由を聞くことは難しいので、人事部に確認すべきです。

辞めさせたい為の異動要請

悲しいかなこちらのケースも現実としてあります。満足のいく説明が無く遠方への転居を伴う異動や全く今までの業務経験を活かすことができないような部署への異動の要請はその可能性があります。それに従わず辞めるというのも選択肢ですが、その会社で引き続き勤務したいのであれば、見返す意味でしっかりそこで期待される役割を確認するべきです。

異動理由の伝え方

ここでは異動を伝える側の「伝え方」に関して確認していきます。今の部署でまだまだ頑張ってほしい、まだまだ〇〇君には教えたい、伝えたい事がある。〇〇にはもっと大きなフィールドで羽ばたいて欲しい。色々な思いを持っていながら異動を伝えないといけないケースはあります。そんな時にどのような点に気を付けて伝えれば良いのか順を追って見ていきます。

伝える相手がどう捉えるかの予測が大切

大きく分けて伝える相手にとってポジティブな異動と、ネガティブな異動があります。ここで大切なのは、「伝える相手にとって」ポジティブなのかネガティブなのかという事です。

例えば、自分は彼に今いる部署より大きなフィールドで、もっと大きく羽ばたいて欲しいなどのポジティブな異動だと思っていても、本人にとっては今のままの環境で働き続けたいと思っていればネガティブに捉えられかねません。

つまり部下がこれからのキャリアデザインをどんな風に考えているのかを把握しておく必要があります。つまり、日頃のコミュニケーションが問われます。

決して感情的にならない

大前提として決して感情的にならないようにします。伝えられる相手の多くは突然の事に驚いて人によっては冷静さを失う場合もあります。伝える側としてはとにかく冷静さを保って慎重に言葉を選びながら伝えるようにしましょう。

相手の家族構成や周囲の環境などで異動の障害になるような事をこの場で初めて耳にする場合もあります。しっかりと傾聴して一方的な話にならないように心がけます。

異動の理由を明確に伝える

相手がまず知りたいことをこちらから話すことが大切です。異動先で必要とされているわけですので、その理由を伝える事で必然的にポジティブな伝え方になります。人事部から理由が具体的に聞き取れない場合は、異動先で次の上司になる人と話をして具体的に聞き取っておくようにします。

その際には異動先での業務内容や異動先で期待されている役割やミッションなども確認しておくようにします。理由を伝える際に「異動先の上司がこう言っている」という話をする事は、伝える相手の不安を取り除く事に繋がるので効果的です。

ポジティブに変換して伝える

現実的に相手が「ネカティブに捉える」と推測される異動である場合もあります。その際も、丁寧に言葉を選んでできるだけポジティブに伝わるようにする必要があります。

例えば、ずっと地元で仕事をしてきた、地元を離れた事がない人が、縁もゆかりもない土地で働く事になる場合は、「環境が変わると新しい発想が出てきたり、考え方も変わって自分の幅が拡がる」などです。

ポジティブに伝える事が難しい場合でも、「異動先での活躍を期待している」や「環境を変えて再チャレンジするいい機会だと思っている」など自身の前向きな想いを伝える事はできるはずです。

環境が変わる事への不安を取り除いてあげる

異動を伝えられる側の多くは異動先への期待感よりも、不安や心配事が先に立ちます。それらを具体的に聞き取る事により、相手の気持ちを整理する事ができます。「今この話を聞いて、不安に思う事はある?」と聞いてあげると良いです。

出てきた不安に対して、すぐさまアドバイスや回答をしてあげられる事もあれば、あらためて確認が必要な事もあるでしょう。大切な事は「しっかり聞く事」と「曖昧な回答をしない」という事です。

異動理由の書き方

ここでは異動願いを出す理由の書き方について確認していきます。大切な事は、この異動願いがポジティブなものである事を伝えることです。自身にこの異動を実現させたいという熱意があるのならば、飾らずストレートに表現する事も良いです。

また、異動を希望する理由に説得力を持たせる事も重要です。書式に関しては、特にこだわる必要はなく、一般的なビジネス文書のレイアウトで構いません。現在の所属先と所属年数、異動を希望する部署と異動を希望する理由を記載します。

ここで最も大切になるのは言うまでもなく「理由」です。この後、どのように表現すれば理由に説得力を持たせることができるのかを確認していきます。

異動希望をする場合の理由の伝え方

ここから、なんらかの理由があって今の部署から異動したい場合の理由の伝え方について確認していきます。

異動願いは必ず受け入れられるものではない

当然ですが、異動願いは必ず受け入れられるものではありません。あくまで「自身が異動したいという希望を伝えるための手段」です。会社は全社最適の視点で人員を配置、経営されています。1人1人の異動願いを受け入れていては人員配置に偏りが出て会社経営が成り立たなくなります。

どのように理由を表現すれば良いのか?

では、異動を希望する理由をどのように表現すれば良いのか?をここでは確認していきます。まず前提として心がける事は希望する異動の理由がひとりよがりや自分の都合にならないように工夫する事です。

「工夫する」とあるのは、異動を希望する事自体の多くが自分の都合であるためです。それを自分の都合でなく全社最適の視点に近づけることが受け入れられる異動願いの理由になります。実際に異動を希望する理由の分類別に「工夫の仕方」を確認していきます。

異動を希望する理由は大きく3つに分類される

異動を希望する場合の理由は大きく3つに分類されます。①人間関係②業務内容③家庭の事情です。それぞれの理由でどのような点に気を付けて工夫をすれば良いのかを確認していきます。

人間関係が理由

異動願いを出す場合の理由として、最も多いのが人間関係です。同僚や先輩・後輩、上司、部下との相性が悪い、一緒に仕事をする事に大きな負担を感じる、耐えられないという場合です。

人間関係が悪いという事は、仕事に集中できない、前向きに取り組めない、精神的に不安定な状況を招き、業務を遂行する上で大きな障害になります。これは、会社にとって不利益な事でもありますので、その点を意識した伝え方をする事が大切です。

・会社にとって不利益な事が起きている事を伝える

今起きている人間関係の悪化が会社にとって不利益な事に繋がっている事を伝える必要があります。

例えば、人間関係の悪化→業務に集中できない→決められた期限に業務を間に合わせる事ができない→遅延によるコストが発生してしまっている。といったイメージです。人間関係が悪化も、もちろん会社にとって良くない事ですが、それが余計なコストを発生させているという事態の方がより会社にとって不利益な事であると伝わります。

○○さんとは考え方が合わないので、これ以上我慢できません。や、○○さんのやり方には納得できません。などの自分の都合や折り合いがつかない事が前面に出る理由は絶対に避けます。なぜなら、そういう考え方の人物は他部署に異動してもまた言いかねないと捉えられるからです。

・自分にも非がある事を伝える

人間関係の悪化の原因が一方的に相手にあるとは限りません。どう考えても自分に非が無いと思われる場合でも、自分にも非がある事を理由の中に織り込んだ方が賢明です。○○さんの仰ることの真意をくみ取れない自分にも責任はあるのですが…など、自分の力量が足りない事も影響している事を表現して理由の中に謙虚さを出すことも大切です。

業務内容が理由

次に多い理由が業務内容からくるものです。今の業務内容に不満が有っても無くても、人間関係の理由と同様に全社最適の視点に近づけて表現するようにします。

例えば、長い間同じ業務にたずさわっていて、異なる業務にチャレンジしたいという一見前向きで良さそうな理由もよく考えると個人的な都合です。こういった場合も、新しい業務にチャレンジする事で自分の幅を広げて、もっと会社に貢献したい。

自分は○○の勉強をしていて実務に活かして、会社に〇〇といった面で貢献ができます。のように最終的に会社のメリットに繋がる理由である事を伝えるようにします。

家庭の事情が理由

何らかの家庭の事情が理由というケースもあります。親の介護をしなくてはならなくなった。や、遠方に通勤を続けることでプライベートの時間の確保が困難になって家庭に良くない影響が起きている。などがそれにあたります。

自分自身では不可避な事もあるため、心情的には理解されやすい理由になります。ただし、あくまで個人都合ですので会社からの評価が高くないと受け入れられない可能性も高くなります。また、異動願いが受け入れられない場合には、引っ込みがつかなくなりやすい理由でもあります。

異動をどう捉えるかが大切

異動には断れない、断りづらいケースも多くあります。受け入れるしかない異動であれば、自分がどう捉えるかしかありません。ポジティブに捉えるには、伝えられた際にしっかり対話をする事が大切です。異動は将来振り返ってみて、自分の幅を拡げる良い機会だったと考える事も少なくありません。この記事が皆さんの「異動」を良いものにするお手伝いになる事を望みます。

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