「確認しました」とメールで返信するときのマナーは？例文付きで解説

「メールの返信の仕方が正しいか不安だ」
「確認に時間がかかる場合の返信方法をしりたい」
「基本的な返信のルールを把握したい」
このようにビジネスシーンで必要になるメール返信を正しくできているのか不安な方もいるのではないでしょうか。

本記事は、基本的なメールの返信方法や「確認しました」という返信メールが必要なのかについて言及し、例文を使って返信の流れを分かりやすく説明しています。

この記事を読むことで、社会人として身につけたいメールのマナーを把握し、正しい返信の仕方や相手に丁寧なメールを送れるようになるでしょう。

メールの書き方に不安のある方や相手に喜ばれる対応の仕方を知りたい人は、ぜひチェックしてみてください。

メールのやり取りで、確認するだけでよい内容の場合は返信の必要があるかどうか迷うことはありませんか。

結論から言うと、「確認しました」と返信することがビジネスメールのマナーです。

メールの内容的に返信しなくても問題がないとしても、確認したと相手に伝えることで円滑に仕事が進められます。相手によっては、返信がないとメールを確認し忘れているのではないかと不安を与えてしまう可能性もあるため、返信するのがよいと言えるでしょう。

メールで連絡がきた場合「確認しました」と返信するのがマナーですが、どのように対応したらいいのか疑問を持っている人もいるのではないでしょうか。

返信メールを送るときに意識したいポイントを6つ紹介します。

6つのポイントを押さえ与えられるでしょう。れば、ビジネスマナーが理解できている社会人としてよい印象を与えられるでしょう。

メールは、確認次第できるだけ早く返信しましょう。

内容を確認したときに問題があれば、その旨を相手に連絡し円滑に仕事を進めることができます。逆に返信がなく、レスポンスが遅いと問題が見つかった際に時間がかかってしまう恐れがあるでしょう。

返信が早ければ、相手から対応が早い人だとよい印象を持ってもらえるため、ぜひ心がけてみてください。

メールは業務時間内に返信するのもマナーです。

業務時間外に返信した場合、急ぎの案件であれば相手は勤務中に確認できず、プライベートの時間を削らなくてはいけなくなってしまう恐れがあります。終業時間直前の返信も同じことが言えるため注意が必要です。

どうしても業務時間内に確認ができない場合は、改めて連絡すると伝えれば、相手にメールを受け取ったことと状況を伝えられます。

「確認しました」という内容のメールは、件名を変更する必要はありません。

むしろ、件名を変更してしまうと受け取った相手は、メールの内容が何なのか思い出すのに時間がかかったり、分からなくなってしまったりする可能性があります。

相手が見て、すぐに内容が分かるタイトルが好ましいと言えるでしょう。

相手に内容が伝わりやすいように本文はシンプルにまとめましょう。

相手に「確認しました」という内容を伝えるのが重要なため、それ以外の内容を多く書いてしまうと、分かりづらい可能性があります。

万が一、メールだけでは対応が難しい内容であれば、電話や他の連絡方法を検討するのも1つです。

敬語を適切に使うことはメールでも重要なマナーです。

対面で相手と話す場合、言葉遣いの他に表情や立ち振る舞いなどから相手の情報を得ることができますが、メールは文面のみの情報しかありません。取引先や上司のように目上の人に誤った表現を使ってしまうと印象を悪くしてしまう恐れがあります。

特に就活生は、メールで企業とやり取りをする機会が多いので、正しい敬語を使って社会人になる準備ができているとアピールしましょう。

感謝や気遣いの言葉を入れ、相手とコミュニケーションをとる努力をしましょう。

仕事のメールはプライベートと違うため、どうしても硬い文章や形式的な内容になりがちです。そこで、感謝の言葉を一言添えるだけで印象がよくなるきっかけになります。

「確認しました」と業務的な内容であっても、表情が見えないメールだからこそ、気持ちをしっかり伝えましょう。

メールを作成するとき件名、宛名、挨拶・名乗り、要旨、詳細、結び、署名の8つの内容が漏れていないか注意して書くのが基本です。

返信メールで、上記の8つの内容が不足してしまうと、正しくない表現になり相手に失礼なメールを送ってしまうことになります。

特に挨拶と結びは、相手に感謝の気持ちを伝えられる貴重な部分だと意識して作成してみましょう。

「確認しました」と返信するときの主な流れは把握していただけたでしょうか。

ここからは例文を使い、具体的な作成の仕方を2つ紹介します。

返信メールの文は基本的に長文ではありません。そのため一度身につくと、その後は簡単にメールを作成できます。作成に時間がかかっている人は、例文から形を覚えてみましょう。

送られてきたメールに「ご一読ください」と書かれている場合、返信する必要はあるのか疑問を持った人もいるのではないでしょうか。

返信を求められる文がなかった場合でも「確認しました」と相手に読んだ旨を伝えるのがマナーです。

メールに「ご確認ください」と書かれている場合は、読むだけではなく、添付されている資料や本文に重要な内容が書かれている可能性があります。

内容を確認した後は「確認しました」と必ず返信しましょう。

返信の度に「確認しました」と使ってしまうと、違う言い方をしてみたくなるでしょう。

「確認しました」の言い換えができる言葉を2つ紹介します。

言い換えや類語を知ることで、文章的に避けたい同じ表現の連続使用などを回避できるため、ぜひ覚えてみてください。

拝見とは謙譲語で、上司や取引先の人に使える単語です。

「確認しました」は丁寧語のため、親しい関係でない限り上司など目上の人に使うのは適切ではないと言えます。メールを送る相手が目上の立場にある人なら謙譲語や尊敬語を使うのがマナーです。

また、敬語を使い分けることができれば、相手によい印象を与えられます。

拝受とは受領の謙譲語で拝見と同様に自らがへりくだる表現になり、使う相手は上司や目上の人のため、同僚や後輩に使うのは誤りです。

「確認しました」という言い回しでは、失礼になる可能性のある相手に対し「拝受いたしました」と言い換えましょう。

「拝受」と「いたしました」では、二重敬語で誤用なのではないかと疑問に感じている人もいるかもしれません。厳密にいうと、種類の異なる敬語表現のため二重敬語ではなく、正しい敬語として使えるので安心してください。

相手から送られてくるメールによっては、「確認しました」と返信するべきか迷ってしまう場面もあるでしょう。

ここでは、5つの場面別に返信のルールについて紹介しています。

基本的に返信メールは必要と伝えてきましたが、条件によっては送らない方がよい場合もあります。その点について詳しく説明しているので確認していきましょう。

送られてきたメールに「返信は不要です」と書かれている場合どうするかご存知でしょうか。

結論をいうと、返信メールは送るのが丁寧な対応です。

「返信不要」の意図を考えると、こちらが相手を気遣うように、相手も気遣ってくれている場合があります。返信してはいけないという内容でない限り「確認しました」と連絡し、円滑に業務を進めましょう。

届いたメールの文末に締めくくりの言葉が使われて終わっている場合は、返信していいのか迷ってしまうことはありませんか。

締めくくりの言葉があれば、そのメールで完結したい意図が考えられるため返信は必要ありません。

ビジネスのメールは、マナーとして返信するよう説明してきましたが、相手が返信を不要としているならメールを返さなくても大丈夫です。

CCとはカーボンコピーの略で、宛先に送信した内容を、複数人で共有する場合に使用されます。CCで確認メールを受信した場合には、返事する必要はありません。

しかし、本文で自分を「○○様」と指名し送られてきた場合には、返事が必要となります。CCでメールを受信した際も、当事者として、本文をしっかりと読み、状況把握につとめましょう。

相手から送られてきたメールに不備があった場合は、相手に「確認しました」という旨の返事と、不備を伝える必要があります。

不備を伝えたうえで、「〇月〇日までにご回答いただくことは可能でしょうか。」と添えると、先方の都合を考慮している姿勢が伝わり、好印象を与えられるでしょう。

また、急ぎで修正をお願いしたい場合は、電話で直接伝えるようにしましょう。

「確認しました」とメールを送った後、先方から対応した旨の返事を受けた場合は、さらに返事をすべきか迷うシチュエーションだと思います。

このときは、忙しいなか時間を割いて作業してもらったことに対して、お礼の一言を返すことをおすすめします。

「確認しました」と返信は早くするのがマナーと伝えてきましたが、確認に時間がかかるなど状況によってはすぐ返信できない場合もあるでしょう。

このような場合は、相手に確認するのに時間が必要な旨を連絡して理解してもらうことが大切です。

何の連絡もせず、連絡が遅いと相手によくない印象を与えてしまう可能性があるので注意しましょう。

会社によっては海外企業が取引先で、英語でメールを作成する機会があるでしょう。ここでは2つの英語表現を紹介します。

ビジネスにおいて「確認しました」は多く使う言葉なので英語表現を覚えると便利でしょう。

confirmは、確認する、承認する、裏付けるという意味のある単語です。

confirmには「問題がないか最後まで確認した」という意味が含まれており、内容をしっかり確認したことを伝えられます。またconfirmはかしこまった表現になるため、ビジネスメールのように硬い文に適切な表現と言えます。

I confirmed the meeting schedule next week.
来週の会議の日程を確認しました。

checkは、確認する、調べる、検査するという意味のある単語です。

confirmの「問題ないか最後まで確認した」という意味と違い、確認したという事実を伝えるだけの言葉のため、最終確認した場合には不適切な表現になります。

confirmより軽めの表現になると覚えときましょう。

I checked your email.
メールを確認しました。

返信メールでよく使う「確認しました」のマナーや実際にある悩みについて詳しく紹介してきましたがいかがでしょうか。

仕事上の様々な場面で使われる確認メールを上手に活用することで、先方との信頼関係を築き、業務を円滑に進められるようになります。

「確認しました」のマナーを覚えて実践してみてください。