「お伝えします」のビジネスでの使い方・社内でも使うのか

「お伝えします」は敬語に当たりますが、使い方を間違っている人を見かける代表例のような言葉です。これは、特に間違いやすい敬語だといえるでしょう。

とっさに話す場面も多く、なにげなく話してしまいがちですが、敬語には細かくルールがあります。今回は「お伝えします」という言葉を題材にして、敬語のルールを見ていきましょう。

「お伝えします」は謙譲語（けんじょうご）と丁寧語（ていねいご）を合わせた敬語だと言えます。謙譲語とは、自分の行動や状態に使う敬語で、自分をへりくだることで相手への敬意を表します。一方丁寧語とは、言葉を丁寧にすることで相手への敬意を表すもので、語尾の「です」「ます」などが代表的な例といえます。

自分の動作に当たる「伝える」を謙譲語にすると「お伝えする」になり、そこに丁寧語を合わせたものが「お伝えします」になるということです。「お伝えします」は敬語として使えるものですが、正しいか間違っているかは「伝える」相手が誰なのかによって左右されてきます。

前項で「お伝えします」が敬語として使えるものだといいましたが、使い方によっては間違った敬語になってしまいます。ここでは、どのようなルールを踏まえて「お伝えします」を使っていけばいいのか、詳しく見ていきましょう。

ビジネスシーンで敬語がきちんと使える人は、仕事ができる場合も多いといわれています。それは、ビジネスでの敬語を使いこなすには、その場面での仕事の目的を十分理解していることが関わってくるからです。

社外の人とのやり取りでの敬語の使い方は、会社のレベルを測るモノサシになり得ます。正しい敬語を身に着けておくのは、社会人の最低条件といえるでしょう。

ビジネスシーンの敬語のルールでは、社外の人とのやり取りをする際に、自社の人のことを身内と捉えて話すのが基本となります。お客様と話す際には、身内である自社の人に対しての敬語は、上司であっても使わないものとされています。「お伝えします」の使い方も、このルールを踏まえて考えます。

この場合「お伝えします」を使うと、身内に敬語を使う形になるので、間違いになります。正しくは「伝えます」「伝えておきます」などになります。また「言う」の謙譲語に当たる「申す」を頭に付け加えた「申し伝えます」はさらに丁重な言い方として使われます。

「伝えます」「伝えておきます」と、さらに丁重な「申し伝えます」がありますが、この使い分けにはセンスが問われます。厳密なルールが決められているわけではないからです。とにかく丁寧に話していれば良いというものでもなく、距離感によっては丁寧すぎると相手に気を遣わせてしまう場合もあります。

「伝えます」「伝えておきます」のような軽めの敬語表現は、目上ではあっても親しい間柄の人や、付き合いの長い相手などが適切でしょう。丁重な言い方の「申し伝えます」は、初対面の相手や、上下関係が明らかに上の人など、改まった対応が要される場合に適切と考えられます。どちらも間違いとは言いにくいので、相手の気持ちを考えて適切に使うのが正解といえます。

この場合、敬語を使う対象はお客様になるので「お伝えします」は正しい使い方だといえます。このように、伝える相手がお客様なのか、自社の人なのかを意識して使い分けると間違えることはなくなるでしょう。まさに、敬語は今向き合っている相手のための言葉だといえます。

メールだからといって、敬語の使い方が変わることはありません。話す時と同じように、伝える相手が誰なのかを意識して「お伝えします」を使い分けましょう。メールをしている相手に対しての敬語であることがポイントになります。

メールは直接話すことに比べ、声色や表情などがない分、感情が伝わりにくいです。文章だけが頼りになるので、言葉遣いには十分気を付けたいところです。

電話の場合も、伝える相手が誰なのかによって敬語を使い分けることになります。前述の例から考えると、電話の相手からの伝言を身内に伝えることをいう場合は「伝えます」「伝えておきます」「申し伝えます」となります。電話の相手本人に何かを伝える場合は「お伝えします」が正しいといえます。

社外の人とのやり取りでは、自社の人を身内として扱います。しかしそれはあくまでも社外の人との会話においてだけの話です。

繰り返しになりますが、敬語は話している相手のための言葉です。社内で上司に敬語を使うのは道理であり、もちろん「お伝えします」は使えるものだといえます。ただ、社外の人とのやり取りと違うところは、社内での上下関係が関わってくるところです。

例えば、課長と話している時に部長への伝言を頼まれたとします。この時の返答は、課長も部長も自分の上司に当たる場合は「部長にお伝えします」が正解です。上司から、自分の部下への伝言を頼まれた場合は「伝えます」が正しいといえます。また、自分の部下から、自分の上司への伝言を頼まれた場合「お伝えしておくよ」などでもいいでしょう。

「お伝えします」は具体的にはどんな言い回しで使えるのか、例文をいくつか挙げてみました。実際に話す際の参考にしてみましょう。

「社長の〇〇が申しておりましたので、念のためお伝えします。」

「社長の〇〇にも、念のため申し伝えます。」

「ご心配にはおよびませんが、念のため伝えておきます。」

「社長の〇〇の返答が分かり次第、必ずお伝えします。」

「この件は自社に戻り次第、社長の〇〇に必ず申し伝えます。」

「気に掛けて頂いていたこと、〇〇に必ず伝えておきます。」

上記の例文の場合「社長の〇〇」は呼び捨てになります。社外の人とのやり取りでは、自社の人に敬語を使いませんが、呼び名も当然当てはまります。

やってしまいがちな間違えは、身内を「〇〇さん」と呼んだり「社長に申し伝えます」と言ってしまうような場合が考えられます。「さん」を付けて呼ぶのはもちろん敬称に当たりますし、「社長」のような役職で呼ぶことも、敬称で呼んでいることになります。

「社長の〇〇」と名前を後に続けると、敬称ではなくただその人の役職を表していることになるので、正解といえます。

「お伝えします」とよく似た意味の言葉に「お知らせします」があります。この違いを理解していない人もいるでしょう。

「伝える」は一方から他方へ移すことを意味し、人から頼まれていることを教えることです。一方「知らせる」は知っていることを教えることを意味し、人から頼まれているわけではないといえます。このことから「お伝えします」と「お知らせします」の違いは、人から頼まれているか否かだといえるでしょう。

いかがでしたか。今回は「お伝えします」という言葉を題材に、敬語のルールを垣間見てきました。

日本は島国であるが故に外国との接触は少なかったのですが、その分身内との人間関係が重要視されたことから、敬語が生まれたと考えられています。敬語は相手を思いやる気持ちを表す手段として生まれた、思いやりの文化です。日本には敬語という文化があるが故に、身分の低い人が身分の高い人と話す手段を持つことができ人間関係の潤滑油となりました。

目上の人と話す機会を得られることは、自分を高めることにおいて大きなきっかけといえます。また、今回何度か取り上げた「敬語は相手のための言葉」ということからも、敬語という文化の素晴らしさが伝わってきます。正しい敬語を身に着けて、さらなる成長を目指しましょう。