就業規則変更届の書き方・記入例・起源・提出方法・必要書類

就業規則は一度制定しさえすれば、半永久的に使用できる訳ではありません。記載されている条文などが、時代背景や社会情勢に合わなくなった部分が出てきた場合は、合わせる必要があります。場合位によっては、就業規則の内容に適用事項のない部分も、併せて補足していく必要も出て来ます。

この記事では、会社内外のさまざまな理由や事情により、就業規則を変更する場合は、どのような方法を取り、またどこへ提出すればよいのかということについて解説します。

常時10人以上の労働者を雇い入れる会社や事業所には、就業規則を制定し届け出る義務を負います。この就業規則は、会社単位ではなく、事業所（本店や支店など）ごと単位に定めることもできます。

したがって、地域や業態に応じたきめ細かいルールを定めることも可能となり、当然、同じような理由から、会社単位のみならず、事業所ごとに就業規則変更届を提出することも可能となります。

就業規則の変更にあたり、まずは総務部などの担当部署で変更案の草案をまとめます。正社員だけでなく、パートタイマーやアルバイトといった非正規社員がいる場合は、適用となる従業員の範囲も決める必要があります。

その後、法務担当者などに、草案内容の文面が法律に抵触する部分がないのか、という確認をしてもらい、問題が無ければ取締役会で承認を受け、経営陣の合意を取り付けます。

就業規則の変更を届け出る場合、就業規則変更届の他に、労働者の過半数の代表者の意見を聴取し書面にまとめた「意見書」の提出が義務付けられています。

代表者の基準ですが、会社内に過半数の従業員が加入する労働組合が存在する場合でしたら、労働組合の代表者になります。労働組合がない場合は、従業員の過半数が支持する人が代表者となることが求められます。ただしこの場合、監理・監督の立場にある人は除くこととなっています。

意見書は、変更された修業規則について従業員の過半数の代表者に意見を聞いたことを証明する書類ですので、代表者に特段意見のない場合も「意見なし」と意見書に記載する必要がありますので、注意が必要です。

就業規則変更届は、就業規則の前文ではなく、変更箇所だけを添付して送付することも可能です。「就業規則変更届」「意見書」「変更後の就業規則」は、いずれも会社での保管用と労働基準監督署での保管用の2部を用意する必要があります。

就業規則変更届の書面による公式のフォーマットは、特にこれというものが存在していません。「就業規則変更届」の題目に、「今回別紙のとおり就業規則の変更をしましたので、従業員代表の意見書を添付の上お届けします。」といった内容の文面で問題ありません。

宛て名は最寄りの労働基準監督署あてとなり、事業所の所在地、電話番号、事業所の名称および使用者の職氏名といった項目は必ず記入しましょう。

参考までに、東京労働局の公式サイトで提供されている、就業規則変更届のフォーマットを引用させていただきます。

意見書には、書面の公式なフォーマットはありませんが、労働組合の有無や労働組合名、また労働組合が存在しない場合は労働者の代表者名、意見の詳細や意見書の作成日といった事項が記入必須事項となっています。また、労働組合が無く、労働者の代表名を記入する場合は、その選出方法についても記入する必要があります。

参考までに、東京労働局の公式サイトで提供されている、就業規則変更届に添付する意見書のフォーマットを引用させていただきます。

就業規則の変更方法や、就業規則変更届の記入方法について解説してきましたが、この項では、実際に就業規則の変更を届け出るにあたり、就業規則変更届と就業規則の変更部分以外にどのような書面が必要となるのか、ということについて解説します。

まず前提として、就業規則の提出は必須となります。ただし、最初に就業規則を定めて提出する時と異なり、就業規則変更届に添付する就業規則は、変更する箇所を届け出るだけでも足ります。就業規則の何条のどの部分が、以前の就業規則と比べどのように変わったのかがわかるようにすることは必須となります。新旧対照表のようなものであれば、親切でなお良いでしょう。

就業規則の変更方法の項でも解説しましたとおり、就業規則の変更を届け出る際には、就業規則変更届の他に、従業員の過半数より選出された代表者の意見書の添付が必須となります。意見書の記入方法については、就業規則変更届の書き方・記入方法例の中の意見書の項を参考に進めていけば問題ないでしょう。

前述にも解説しましたとおり、従業員の代表者に意見のない場合でも、意見書には「意見なし」などのコメントが必要となりますので、意見の記載の有無はもちろん、必要事項の記載や従業員を代表する者の押印などが抜けていないかなどの確認も、重ねて行いましょう。

会社などの事業所が公共機関へ提出する既定の書類にマイナンバーを記載することは、「努力義務」とされています。このマイナンバーの記載が、就業規則変更を届け出についても必要ななのかが気になるところです。

就業規則変更届を書面で届け出る場合に関しては、届出用紙に既定の様式が存在しませんので、記載はしなくても問題ありません。

ただし、今後届出用紙に既定のものができた場合や、電子申請を行う場合などに記載欄が設けられる可能性は考えられます。マイナンバーの記載はあくまでも努力義務ですので、必ず記載すべきか否かについては、管轄の労働基準監督署に問い合わせましょう。

変更した就業規則に就業規則変更届や意見書の添付の作業を終えたら、次はいよいよ書類の提出となります。提出すべき行政機関へ、就業規則変更届などの必要書類を持参することが一番確実な方法ではありますが、ここでは、業務上などの理由から行政機関へ赴くことが難しい場合、他にどのような提出方法があるのかについて解説します。

書面による手続きの手段として、労働基準監督署などの窓口への提出の他に郵送という手段も、法律上では認められています。労働基準監督署はさまざまな業務に対応しており、多くの担当者が在籍しています。郵送の場合は、管轄となる最寄りの労働基準監督署に問い合わせの上、担当窓口や担当者名などを確認してから郵送すると良いでしょう。

また就業規則変更届が認可された時は、事業所控えとして書類一式二部のうちの一部を受け取ることとなりますので、返信先を記入し所要の切手を貼り付けた返信用の封筒を、必ず同封するよう心掛けましょう。

平成16年3月29日より、就業規則変更届の届け出が会社のパソコンからもできるようになりました。これは、申請用プログラムをインストールし、申請用プログラムを起動させた後に、掲載されたフォーマットに必要事項を入力していく形のものになります。

就業規則変更届も電子申請ができることにより、24時間365日労働基準監督署などの窓口の営業時間を気にせずに、届け出ることが可能となりました。

ただし、官公庁に対する他の電子申請プログラム同様、システムのメンテナンスなどにより、届け出ができなくなる場合もありますので、実際に電子申請で就業規則変更届を届け出る場合は、厚生労働省のホームページなどで確認すると良いでしょう。

参考までに、就業規則変更届の電子申請手順が掲載されたサイトのアドレスを掲載させていただきます。

就業規則変更届をはじめとした書類が一式揃ったら、いよいよ書類の提出となります。届け出先は、会社もしくは事業所の所在地を管轄する労働基準監督署への提出となります。複数の事業所を抱える会社の中の一事業所のみが就業規則を変更する場合は、本社ではなく、その事業所の所在地を管轄する労働基準監督署へ、就業規則変更届の書類を提出します。

また、複数の事業所を有する会社組織が一括し、すべての事業所の就業規則変更届を提出する場合は、本社所在地を管轄する労働基準監督署を経由して、一括して届け出る事ができます。ただし、これは全事業所が同一内容の就業規則を適用している時に、その内容に変更のあった場合に限られます。

東京都に所在地を置く会社や事業所などが、就業規則変更届を提出する場合は、労働基準監督署ではなく東京労働局の労働基準部となります。就業規則に関連する部署は、労働基準部監督課になります。また、紹介しましたように、就業規則変更届に関する書類の書き方などについても案内がありますので、わからないことなどがある場合は問い合わせてみましょう。

労働基準法上では、就業規則の変更を届け出る場合の期限については具体的な期日設定はなく、「遅滞なく、所轄の労働基準監督署長に届け出なくてはならない」とあるだけです。施行してから常識の範囲内で遅滞なく届け出る必要がありますので、施行後半年後とか1年後というタイミングは問題外です。概ね1カ月後くらいを目安に提出すると良いでしょう。

変更した就業規則は、従業員に対して周知を図ることが、法律で義務付けられています。変更した内容について、事業所の見やすい場所への掲示や、会社あるいは事業所などに変更した就業規則の写しなどを備え付ける、あるいは書面で各従業員に交付するといった方法があります。

また、書面による形だけでなく、電子データとして保存し、従業員が社内のパソコンなどで閲覧できる形を取るといった方法も認められています。

変更を届け出て認可された就業規則は、書類をそのまま保管するのではなく、必ず従業員に周知させるように心掛けましょう。

必ず同意を得る必要はありませんが、就業規則を変更する場合は、従業員の過半数を代表する人の意見を聴取することが義務付けられています。また届け出の際は、就業規則変更届などの必要書類を2部ずつ用意して提出しなくてはなりません。

労使間の取り決めが記載された「会社の法律」とも言える就業規則は、その変更に、これだけの慎重かつ厳重な取り決めがあります。そのことを踏まえながら、従業員・使用者双方にとって有益となる就業規則の変更を心掛けましょう。