入社承諾書を送る際の封筒の書き方・マナー｜サイズ/お礼状

企業から内定をもらい本格的に活動を開始する前に、もう一つ大きな仕事があります。それが、入社承諾書(内定承諾書)に記載を行って封筒に入れて返送するというものです。社会人としてのマナーなどは、面接の時の態度などで見られてはいました。

しかし、会社にとって必要な人材であると認められ、採用を受けた後の第一歩として見られる部分となりますので、この部分で大失敗してしまうのは避けたいものです。ここでは、入社承諾書そのものの書き方では無く、この入社承諾書の封筒の書き方やお礼状の入れ方、そして封筒への選び方などを紹介していきます。まずは入社承諾書を入れる封筒の書き方についてです。

封筒の書き方は、実際に封筒に記載する内容は普段通りの使い方でかまいませんが、丁寧に書くことは忘れないで下さい。そうして郵便番号・会社名・宛名・住所をしっかりと記載しましょう。また、ここで絶対に忘れてはいけないことが、左下の部分に赤字で「入社承諾書在中(内定承諾状在中)」という記載をすることです。

この部分だけが通常の封筒の使い方と異なりますので、注意すべき点となっております。また、使うペンは細いものは選ばない方がいいでしょう。細いペンの方が使い勝手がよいと感じる人は多いですが、封筒に記載する場合は見にくくなってしまうことが多いので、0.5～0.7mm程度の太さのペンを使うようにしてください。極細ペンはNGです。

最近は横文字の会社も増えていますので、横書きにして提出するのもいいでしょう。仮名文字ならまだ縦書きにすることも可能ですが、会社名に英語表記がある会社だと縦書きでは見た目がうまく整わないことがあります。その場合は横書きにしたほうがいいでしょう。

横書きに記載するときは、左側にそろえながら記載することになるので「入社承諾書在中」は右下に記載することになります。縦書きと横書きはどちらでも良い時代になりましたので、書きやすい方で記載するようにしてください。

封筒への書き方をより細かくご説明します。まず住所についてですが、礼節を重んじるように記載するのであれば、都道府県の省略はNGとなります。そして、住所は一行に書きましょう。それが難しいのなら、1行目より1字下げた位置から2行目として住所の続きを記載してください。

ちなみに、郵便番号以外の数字は漢数字に統一したほうがいいという意見もありますが、郵便局側の意見としては、漢字で書かれることで、むしろ配達間違いなどが発生する確率が上がるという納得するものがありましたので、どちらを用いてもいいでしょう。ただし、漢数字と算用数字が入り乱れるような書き方はNGとなります。

そして、会社名を記載するときも省略するのはNGです。(株)と記載したくなってしまいますが、しっかりと株式会社という記載にしてください。ホームページなどに正式名称がきちんと記載してあることが多いので、その表示通りに書けばいいでしょう。

次に宛名ですが、この部分を間違える人が非常に多いです。真ん中に住所よりも大きく記載すると言うことは子供の頃から行っているので知っている人が多いのですが、御中などの使い方をミスしてしまう人がたびたびいます。

宛先が会社名のみで問題ないということでしたら「会社名＋御中」で対応すればいいですし、担当者が決まっている場合は「部署名＋担当者名＋様」という記載にしましょう。担当者様が誰なのかわからないということにならないように、しっかりと確認することも大切です。

裏面は、入社承諾書入りの封筒を送るためには不要な情報なので、表面で記載したような文字の大きさにする必要は無いでしょう。左下に郵便番号・住所・名前などが収まるような大きさで記載してください。「〆印」も忘れずに記載してください。

会社によっては入社承諾書の書類を送ってくるときに、返信用封筒を用意してくれるところもあります。その場合は、その返信用封筒を使って入社承諾書を送り返せば問題ないのですが、一点だけ注意点があります。それは、宛名の部分が○○行とか○○宛という記載になっていることです。

封筒の書き方を知らない人は、特に気にすること無くそのまま返送してしまいがちですが、これはマナー違反になってしまいますので、会社名や特定の部署に送るのなら「御中」という記載にして、特定の人に送付するなら「様」に書き換えるようにしてください。

これは、どのように送られてきたのかで対応を変えましょう。基本は、A4の入社承諾書をお送り返す封筒となるのですが、会社によってはA4サイズの内定承諾状を折り曲げない状態で送付してくることがあります。この場合は、こちらも折り曲げないように角形2号の封筒を選んで入社承諾書を送り返してください。

相手側から、三つ折りか四つ折りの状態で、こちらに届いた場合は同じサイズの封筒に入社承諾書を入れて送り返すようにしてください。こちらの場合の大きさは、縦長の長形3号サイズが基本となります。

入社承諾書などの重要であり大切な書類を送るときは、添え状やお礼状を用意するのが通常となります。添え状やお礼状の入れ方の基本は、中身が見えないようにすることになりますので、入社承諾書と向きをそろえるようにしつつ一番上に入れるようにしてください。

それでは、入社承諾書の封筒への入れ方やマナーについて記載します。封筒の仕上がりが良くても、この部分が適当では印象が悪くなってしまう可能性がありますので、注意してください。

三つ折りをして入社承諾書を封筒に入れるという方は、下の1/3を上に向かっており、次は上の1/3を下に向かって折るという対応が基本になります。これは、重要書類全般に使える知識ですので覚えておきましょう。

また、封筒に入れる場合は書き出し部分が上に来るようにするのがマナーなので、折り重なった上の部分が右向き、つまり右手で取り出したら、そのまま広げられるような状態にして入れてください。これは、礼状も同じですので順番を覚えましょう。

たびたび議論となるのが、入社承諾書のような重要書類を封筒に入れて送る場合の封の仕方です。現代日本でもいくつかの意見がありますが、最も主流なのはメーカー製のスティックのりを使うか、液体のりを使っての封になります。

スティックのりでは剥がれる恐れがあるからNGという意見や、液状のりは乾きにくく書類にまで悪影響をもたらす可能性があるという意見もありますので、剥がれにくいしっかりとしたスティックのりを選択するのが無難です。

また、両面テープを使うという方法もあります。両面テープがついている封筒も売られていますので、そちらを使う場合はその両面テープを使うのもいいでしょう。ただし、普通のテープでは雨で剥がれる恐れがあるので、テープを使うなら必ず両面テープにしてください。

入社承諾書の封筒は、会社側からどのような送り方をしてくるかで変わってきます。会社によっては返信用封筒に普通郵便分の切手がすでに貼ってあるので、それをそのまま利用しましょう。自分で入社承諾書の封筒の切手を用意する場合は、書類を折らずに入れるなら120円以上の切手となりますし、三つ折りなどにして送る場合は、82円切手が必要になりますので、覚えておきましょう。

たかが書類一枚に封筒一つと感じるかもしれませんが、このときの応対でどの程度社会人としてのマナーが身についているのかが見られるようになってしまいますので、しっかりとマナーがなっている人間とみられるような書き方をするようにしてください。

特に、「御中」や「様」を返信用封筒だと忘れるということや、赤字で「入社承諾書在中」と記載することは知らなかったという人も多いので、しっかりと忘れずに覚えておきましょう。完璧にマナーができる人は、初期段階でしっかりした人間とみられるようになりますので、ばっちりこなしてください。