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就活時の書類の郵送方法と封筒の選び方・添え状の書き方

初回公開日:2017年12月01日

更新日:2020年06月02日

記載されている内容は2017年12月01日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。

また、記事に記載されている情報は自己責任でご活用いただき、本記事の内容に関する事項については、専門家等に相談するようにしてください。

就活でエントリーシートや履歴書を送付する際、どのように郵送すればよいのか、どのような封筒で送ればよいのか、と不安になることはありませんか。ここでは、就活時の書類郵送方法や封筒の選び方、添え状の書き方のマナーなどを紹介します。

就活時の郵送の封筒の選び方と書き方

就活では、エントリーシートや履歴書などの書類を郵送することが多々あります。就活で使用される、エントリーシートや履歴書はA4サイズですので、A4サイズが入る封筒を選んでください。書類を折りたたんでしまっては、読みづらくなってしまいます。書類を折りたたむことなく入るサイズの封筒を用意してください。

では、就活で書類を郵送するときには、どのような封筒を選べばよいのでしょうか。また、その封筒の書き方のマナーとはどのようなものなのでしょうか。ここで、就活における、書類郵送時の封筒についてのマナーを紹介します。

宛名

まずは、郵送する封筒の宛名について紹介します。一般的に、宛名は縦書きで記入します。一番右に住所、中央に送り先名(企業名)を記入します。切手は、左上に貼るようにしてください。A4サイズの封筒は、定形外郵便です。50gまでは120円で送ることができます。重さに不安のある場合は、郵便局に持っていくのがよいでしょう。

切手の下、送り先名の左側に、赤で「エントリーシート在中」や「履歴書在中」と記載すると、就活の担当者にも分かりやすくよいでしょう。裏側には、自分の住所を記載します。場所は左下です。何かあったときには戻ってきますし、採用担当者に誰が送ったのか一目で分かりやすいです。敬称については以下を参考にしてみてください。

<敬称の付け方>
宛名:個人 敬称:様、先生
宛名:官庁、会社、学校 敬称:御中
宛名:職名 敬称:殿
宛名:個人名のついた役職 敬称:様、殿

封筒の色

封筒の色については、特に指定はありませんが、就活の書類を郵送する際に一般的に使われているのは、白色の封筒です。特に決まりはないので、茶色の封筒でも構いません。採用担当者に届いたときに、綺麗で分かりやすい封筒を使用していれば大丈夫です。

就活時に使う添え状・送付状の書き方

添え状とは、エントリーシートや履歴書などの書類を郵送するときに一緒に送付したり、FAXを送るときに添える書面のことをいいます。送付状とも呼ばれます。添え状で伝えるべき内容は、誰から誰へ送るのか、何を送っているのか、書類の枚数は何枚かです。さらに補足で伝えるべき内容があれば、「補足」として説明します。

添え状の書き方の主なポイントを以下に紹介します。各ポイントを押さえて、添え状の書き方のマナーをマスターしましょう。

・日付の位置は右によせる。
・日付は西暦、和暦どちらを使用してもよい。
・宛名は敬称を用いる。
・署名の位置は右によせる。(大学名、学部、学科、氏名、住所、連絡先の順番で記載する。)
・件名は「○○送付のご案内」を使用する。(フォントは他よりも大きめで書く。)
・拝啓、時候の挨拶、本文、敬具の順番に書く。
・本文には挨拶と簡単な文章のみで、中身は「別記」にする。
・別記には内容物が何か、書類の枚数などを記載する。
・結びは「以上」を使用する。

成績証明書

就活では、成績証明書の提出を求められる機会があります。成績証明書を郵送するように言われたときにも、添え状を書きます。基本の添え状の書き方に沿って、添え状を書いてください。別記には、「成績証明書 1枚」と記入します。以下に成績証明書を送付する際の、添え状の例文を紹介します。件名より下記の例文です。

<例>
「成績証明書 送付のご案内」
拝啓 時下ますますのご清栄のこととお慶び申し上げます。
さて表題の件、以下送付いたします。ご査収の上、お取り計らいのほど何卒よろしくお願い申し上げます。


(送付物 枚数)
成績証明書 1枚
以上

履歴書

就活では、履歴書を送付する機会が一番多いのではないでしょうか。履歴書の提出をする際、添え状も必ず添付するようにしましょう。採用担当者は、多くの履歴書が集まってくるので、どれがどれか分からなくなってしまっては困ります。

自分の履歴書だと分かりやすくするためにも、添え状は必要になります。書き方は、上記の書き方で、件名を「履歴書 送付のご案内」にします。また、送付物のところは、「履歴書 1枚」となります。

ES

エントリーシートとは、企業側独自の履歴書です。ですので、採用側が知りたい項目など、さまざまな様式があります。現在の就活では、履歴書とエントリーシートの提出を求める企業もありますので、送付状を添えて、内容物が何か分かりやすく郵送できるようにしましょう。

送付状の書き方は、上記の書き方と同じです。件名は「エントリーシート 送付のご案内」とし、内容物は「エントリーシート 1枚」となります。

就活の書類別の郵送方法

就活中に、企業に書類を送る際に気を付けるべき点とはどのようなことでしょうか。就活の書類の郵送方法を紹介いたします。

履歴書など

履歴書を郵送する際、ポストに投函するというのは応募先に悪い印象を与えてしまう可能性があります。ポストに投函しては、もし、料金不足になった場合は返送されてきてしまいます。提出物の多くには、期限があります。その期限に間に合わなければ、悪い印象を与えてしまいます。

そうならないためにも、就活で書類を郵送するときには、必ず郵便局の窓口に持っていくようにしましょう。切手を貼っていない状態で郵便局に持っていき、窓口で料金を直接支払います。また、いつ頃届くのか確認しておくと、より安心です。

就活時に書類を速達で送るときの送り方

書類を郵送するときに、早く企業に書類を送りたいとおもったときに使うとよいのが、速達郵便です。よほどのことがない限り、通常郵便で構いませんが、迅速に送付した、という点で、速達郵便がスピード感のアピールに繋がる場合もあります。

また、履歴書などの到着をもって応募とされる場合には、相手に届く前に募集が打ち切られてしまう場合もあるでしょう。その場合には、少しでもリスクを減らすためにも、速達郵便を使用するのは、よい方法と言えます。

速達で郵送するには、封筒の一番上の部分に赤で「速達」と書き、赤で囲みます。速達で郵送する場合、郵送料金も異なりますので、前にも述べましたが、郵便局の窓口に直接持って行き、支払うようにしてください。

就活時に書類を書き留めで送るときの送り方

就活の書類を郵送する場合、書留で書類を郵送する方法もあります。書留を使用して、就活の書類を郵送する方法を以下に紹介いたします。

一般書留を使用した場合、郵便を郵便局に渡した後から、配達までの過程が記録されています。相手が郵便を受け取る前に、郵便物が破損してしまったり、相手に無事に届けられなかった場合には、賠償金が支払われます。郵便物であれば、通常料金に430円で利用することができます。

次に現金書留です。現金書留とは、現金を送る郵便物専用のときに使用します。一般書留と基本的には同じですが、送るものが「現金専用」という点に違いがあります。現金書留を使用して、現金を送る場合は、専用の封筒を郵便局の窓口で購入してください。

最後に簡易書留です。簡易書留では、郵便を依頼したときと、配達のみが記録されます。430円必要な一般書留に比べて、簡易書留は310円と割安です。万が一の場合の賠償金は、原則として5万円までと決まっています。

就活時の郵送のマナー

御中

就活時の書類を郵送する際には、必ず敬称を使用するようにしましょう。個人宛てなら「様」、官庁・会社・学校宛てなら「御中」、職名宛てなら「殿」、個人名のついた役職宛てなら「様・殿」を使用します。忘れずに記載しましょう。

就活時に書類を郵送する際の日付の決まり

就活時に書類を郵送するときに、履歴書を入れる封筒の裏には、日付を記入します。持参する場合は、会社に持参する日付を記入します。郵送する場合は、郵便局で郵送してもらう日付になります。会社に到着する日付ではありませんので、注意してください。

就活時の書類の正しい郵送マナーを身につけよう

いかだでしたでしょうか。就活時の書類を郵送するときには、正しい郵送方法や封筒のマナーがあります。応募先の企業に、郵送方法や封筒の選び方などで、悪い印象を与えてしまっては、大変もったいないことです。正しい書類の郵送方法や、封筒の選び方、添え状の書き方を身に着け、就活を乗り切りましょう。

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