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就活の送付状の書き方のテンプレート・注意点|WORD

更新日:2020年08月20日

就活における送付状の書き方やテンプレートとは、どのようなものでしょう。就活の送付状は作成できますが、本当の意味で採用担当者に好印象な送付状のテンプレートの書き方には、いくつかのポイントがあります。WORDにおける送付状の作り方も含めて紹介します。

就活の送付状のテンプレート

就活の送付状のテンプレートでポイントとなるのは、何が同封されているのか明確にわかることです。また、何が何枚同封されているかもわかる必要があります。色々な記載方法のある就活の送付状のテンプレートですが、ここでは一般的な書き方について紹介します。

具体的には、就活の時はテンプレートとして一番上の右には日付を書きます。一番上の左には、相手の会社名や部署と担当者の名前を記載しましょう。後は、送付状の本文となります。

最近では、WORDを使用して送付状のテンプレートを作成できるので、何社か複数の企業に履歴書などを送付する時は、同じような送付状を使用することができるので便利です。

WORDの送付状について

WORDを使用して就活の時に送付状のテンプレートを作成する時は、誤字脱字に十分に注意が必要です。履歴書などを送付状と一緒に送った場合、採用担当者が一番最初に見るのが送付状であって、送付状に記載されている内容どおりに郵送されてきたかを確認します。

その送付状のテンプレートに誤字脱字がある場合は、送付状としての信頼を失ってしまうので、しっかりとした送付状を作成しましょう。WORDでは、簡単に送付状を作成できてしまうので、誤字脱字などを見落としやすいです。

また、同じ送付状を別の会社でも就活で使用する時などは特に注意が必要で、しっかりとその会社用の送付状に変更して送りましょう。やってはいけない事として、会社名を別の会社のままにして送付したりすることがありますので、意識的に気を付けましょう。

WORDの送付状の注意点

WORDで送付状を作成する時は、文字のフォントやサイズにも注意が必要です。WORDの送付状は、A4の紙にしっかりとおさまる位にすれば、送付状としてはとても見やすいです。人によっては、小さな文字で作成してしまうこともありますが、採用担当者が見た時に非常に見にくいです。

就活の送付状の書き方のテンプレート

就活の送付状のテンプレートとしては、本文に関していくつかのポイントがあります。一般的に使用されているテンプレートのように、本文のはじめと終わりは拝啓と敬具を使用します。これは、ほとんどの人が理解できる内容でもあるので使用しましょう。また、拝啓と敬具を用いることで、全体的に理解しやすくなります。

本文の内容は、はじめに「貴社ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。」とはじめます。その次に、この度、下記の応募書類を送付させていただきます。」と続きます。その後は、就活の志望動機や自己PRを記載して、自分らしい送付状のテンプレートに仕上げましょう。

最後に「ぜひ、面接の機会をいただけたらとおもいます。よろしくお願いいたします。」と締めくくって本文となります。その下には「履歴書1枚、職務経歴書2枚」と書きます。送付状の一番最後の右下には「以上」と書くのも忘れないようにしましょう。

履歴書を送付する時

就活の履歴書を送付状と一緒に郵送する時は、就活の送付状の記載内容と同じものがあるかの確認もしましょう。もしも、送付状に記載されている内容と違うものが、一緒に郵送されてきた場合は、採用担当者は疑問に思うでしょう。

また、履歴書を就活時に送付状と一緒に送る時は、封筒を開けて分かりやすいところに履歴書を入れておくと親切です。特に、送付状と履歴書は、同じ向きにして同封すると見やすいです。

履歴書の送付状のどこを見るか

それでは、就活の時の履歴書の送付状のどこを採用担当者は見るのでしょうか。それは、履歴書などを記載した本人が郵送した封筒の中身と、送付状に記載されている内容とが一致しているかを見ます。

もしも、書類に不備があったとしても、就活の送付状を見れば何がないのかを把握できます。このように使用するのが、履歴書の送付状であって、テンプレートに関して記載したように採用担当者が困らないようにするためのものです。

また、履歴書の送付状の本文に記載した方が、効果的で面接の機会ももらえる可能性が高くなると判断した内容は積極的に書きましょう。

ESを送付する時

就活時にESを送付する際の送付状のテンプレートは、一般的な内容の送付状で問題ないです。ここでは、エントリーシートのことをESと記載していますが、送付状には、しっかりとエントリーシートと記載しましょう。

履歴書やESでも同じですが、会社に提出するような書類は、すべて簡略した内容ではなくて正式な名称を記載しましょう。採用担当者がエントリーシートをESと記載しているのを見れば、どういう意味だろうと考えてしまうこともあります。常識的な判断として、提出する書類はすべて正式な名称で書く事が大切です。

ESの送付状の見られるところ

就活のESの送付状のテンプレートとしては、同封した内容にエントリーシートと記載することになります。また、エントリーシートで記載した内容で、送付状にも記載したら効果があると思う事は、重複しても良いので書きましょう。

その内容が、応募している会社に対する意気込みであったりしても良いです。さらに、自分が入社したらどのようなかたちで会社に貢献できるかでも良いでしょう。採用担当者は、送付状をはじめに見ますが、最初に記載されている内容でその人の印象もかなり変わります。送付状で好印象な内容であれば、履歴書も興味を持って見てくれるでしょう。

就活の送付状のテンプレートを使う時の注意点

就活の送付状のテンプレートを使用する時は、他の人とまったく同じにならないように注意が必要です。テンプレート自体を使用することは問題ないのですが、テンプレートにもオリジナリティーが出ていれば、採用担当者もあなたの事を覚えてくれるでしょう。

送付状一つとっても、採用過程において非常に大切な書類です。また、送付状に記載する同封した書類の枚数などは、間違えないようにするも大切です。採用担当者からしてみれば、枚数が合わない時も場合によっては、応募者に確認する必要も出てきます。

最終的に郵送する前に、もう一度全ての書類が問題なく同封されているかをチェックしてから郵送しましょう。

よくやりがちな送付状のテンプレート使用時のミス

就活でやりがちなテンプレート使用時におけるミスは、郵送した日付を記載するところを変えないまま送ってしまうことです。場合によっては、記載した日付はとても大事な意味を持つ時があります。

何日に応募した人か把握することは、採用担当者にとっては非常に重要です。テンプレートは非常に便利ですが、このようなミスを無くすには、意識して最後の送付の確認をすることです。

送付状は相手からするとどのように見られるものか

応募者にとっての送付状は、ただ送付内容を記載したものであると認識している人も多いでしょう。実際には、就活における送付状はあなたの顔を意味します。送付状だからといって、適当に記載して良いものではありません。

また、送付状の中には自分をPRできるスペースもあるので、このスペースを有効に利用することも大切です。特にのある企業に履歴書などに応募書類を送付する際は、一つでも多く自分をPRできた方が良いです。そのような送付状は、採用担当者にあなたの意気込みを感じさせるでしょう。

就活の送付状のテンプレートの作り方のポイント

就活で使用する送付状のテンプレートの作成における最大のポイントは、多くの企業に使用しても問題ない内容であることです。特に、自分をPRする内容を送付状にも記載したい時は、他の会社でも通用するような内容にすることがポイントです。

このPR文を記載すると、あなたに対する採用担当者のイメージは相当変わります。そのため、できる限りテンプレートとして使用できるPR文を自分なりに考えて、多くの会社に応募する時も使用できるようにしましょう。汎用性のあるPR文の入った送付状のテンプレートを作成できれば、就活自体は非常に効率的に展開できます。

最近では、WORDで送付状を作成するのは当たり前になっているので、場合によっては多くの企業に同じような内容の送付状を送ることで、無駄なく就活を進めることができます。

初回公開日:2017年11月24日

記載されている内容は2017年11月24日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。
また、記事に記載されている情報は自己責任でご活用いただき、本記事の内容に関する事項については、専門家等に相談するようにしてください。

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