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2017年09月12日

内定書類の封筒/添え状の書き方|内定書類が来ない場合の対処法

内定通知が届いたら就活終了と共に新しい生活の幕開けです。しかし内定後に提出すべき書類は意外と多く思った以上に忙しく慌ただしくなりがち。書類送付のやり取りは今後の評価にも響くため丁寧に行いたいものです。今回は『内定書類』について送付方法や注意点を紹介します。

内定書類とは?

内定書類の封筒/添え状の書き方|内定書類が来ない場合の対処法

そもそも【内定書類】とは何のことかと言うと、内定が決まった後に提出しなければならない書類のことを【内定書類】と指すことが多いのですが、単に内定通知書のことを内定書類と言う場合もあります。

内定書類には様々なものがあり、提出しなければならないものも企業によって変わってくるでしょう。今回は内定書類にまつわ疑問を追及していきたいと思います。まず初めに、ここでは内定書類についてどんなものがあるのかご紹介します。

①内定通知書

先述したように、内定書類と言って一番に考えられるのは内定決定を通知する『内定通知書』です。この内定通知書というのは、求人に応募があった人に対して企業側が採用の意思を示す書類となります。内容としては、いつから採用になる予定か、採用条件など面接の際に確認した内容が改めて記載されています。

送付された内定通知書にしっかりと目を通したうえで承諾書を返送し、企業との雇用関係が成立します。内定通知書は企業側から採用の意思を伝える重要書類なので保管しておくと良いでしょう。

②内定承諾書

先ほど説明した内定通知書は企業側から採用の意思を伝えるための書類ですが、企業側の採用意思に対して個人が就職の意思を示す書類として同封されている書類を【内定承諾書】となります。この内定承諾書を提出することで、雇用が決定します。丁寧に記入したうえで返送する必要があります。

③年金手帳や給与振込先の届け出

企業へ就職が決まったら、保険を支払うことになります。その時に必要となってくるのが年金手帳です。年金手帳は個人保管の場合もありますが、会社側に提出して保管することも多いので必ず確認しておきましょう。

また、給料の支払い口座を知らせる必要があります。企業によっては口座指定されていることもあるので、その場合は急いで口座を開設したうえで書類に記入しましょう。仕事が始まってからは中々口座開設の時間がとれないものです。内定通知書をもらった時点で必要なことは済ませるようにしましょう。

④成績証明書・卒業証明書等

企業によっては在学中の成績証明書や、卒業証明書を提出することを求める場合があります。その場合は、自分の在学していた学校から取り寄せる必要があります。成績証明書などは厳封されて送られてくることが多いので、その場合は絶対に開封せず、そのまま企業へ提出するようにしましょう。ここで開封してしまうと、成績証明書は効力を失くしてしまい、証明書の役割を果たしません。覚えておきましょう。

しかし特例として、企業から開封したうえで送付するように指示があった場合は、指示に従って送付したほうが良いでしょう。

⑤健康診断書

入社してから健康診断があることは多いですが、入社前の体の状態を知るために健康診断書の提出を求める企業もあります。そういった場合は大学在学中に行った健康診断書を送付すると良いでしょう。

もし在学中に健康診断を行っていない場合は、自費で健康診断を受けて診断書を送る必要があります。その場を利用して健康診断を受けに行きましょう。

⑥その他の書類

企業によっては上記以外の書類提出を求められることも少なくありません。どのような小類を求められているのか、書類が送付されてきたらまずは1枚1枚確認することが大切です。もしも分からない書類や、期限内に送付できないような書類があった場合は事前に連絡をすることでトラブルを避けることが出来るでしょう。

書類には必ず、送付書類リストがはいっているはずです。リストと照らし合わせながら、チェックを付けていくと間違いがないので安心です。自分のやりやすい方法で書類をまとめていきましょう。

そもそも内定承諾書とは?

内定書類の封筒/添え状の書き方|内定書類が来ない場合の対処法

そもそも、内定書類と共に送付されてくる【内定承諾書】とは一体どういったものなのでしょうか。内定承諾書というのは、企業側から送付される内定通知書の内容に対して、その名の通り承諾する書類です。

この書類を送付することで正当な理由がない限り企業への就職を約束するということ、そして履歴書や経歴に嘘や虚偽があった場合は内定取り消しも受けるというような内容に同意するものです。

しかし、この内定承諾書には法的拘束力というのは発生しません。そのため、内定承諾書を提出した後であっても企業に就職する2週間前に申し出れば内定辞退をすることも可能です。もし他の企業に受かった場合は、期限を守ったうえで事前に辞退の連絡を入れれば大丈夫だということです。

内定書類の封筒や添え状の書き方

内定書類の封筒/添え状の書き方|内定書類が来ない場合の対処法

内定書類が届いたら、まずは1枚1枚確認して間違いがないかチェックしていきましょう。そして自分が準備しなければならない書類に取り掛かります。準備できた書類は封筒に入れて終わり!ではありません。送付する際に気を付けなければならないことがいくつかあります。

内定書類の送付こそマナーを抑えて郵送することで、より良い印象を持たせることが出来るでしょう。自分が内定をもらった、採用された、という重要な場面だからこそ、丁寧な対応を心掛けなければならないのです。

内定書類の返送の際は封筒に気を付けるだけでなく、ビジネスマナーとして添え状を付けるようにしましょう。封筒一つでも自分の印象を左右するため、決していい加減に選んではいけません。ここでは、先に返送時の封筒について紹介していきたいと思います。

返送時の封筒の大きさは?

まず、内定書類を返送する際に適した封筒のサイズを知っておきましょう。基本的には角形2号のものを使います。この角形2号というのはA4サイズを折り曲げずに入るサイズで、返送する内定書類もそのまま入れることが出来るでしょう。

内定書類を折り曲げて返送するということは、ビジネスマナー違反で失礼に値します。そのため、折れ曲がったり汚れているような状態の悪い書類ではマイナスイメージにしかなりません。内定書類を返送する際は、封筒一つでも好印象を得られるように最低限のマナーを守るようにしましょう。

特例として、企業側から送付された内定書類が既に三つ折りになっていた場合は、お礼状など三つ折りにして送付して良い場合があります。しかしあくまでも特例なので、基本的には折跡をつけないように注意しましょう。

色や種類にも注意が必要

封筒には色や種類が様々にありますが、ここで紹介したいのは主に使われる【白封筒】と【茶封筒】についてです。この二つの封筒、実はそれぞれに使い方があって使い分けされていることをご存知でしょうか。

茶封筒というのは、主に書類関係のやり取りに使われることが多く、社内で書類をやり取りする際にも用いられています。一方で白封筒は履歴書やエントリーシートの提出時など、ビジネスを挟まない個人的な書類に使われており、茶封筒とはちがった場面で用いられていることが分かります。

また、社内で書類をやり取りする際は茶封筒で良いですが、取引先とやり取りするような改まった場面においては白封筒を使用します。このように改まった場面で使い分けもされていますが、気を付けたいポイントがあります。

茶封筒or白封筒:使用する際の注意点

茶封筒や白封筒の用途は先述した通りですが、気を付けなければならないポイントがあります。それは【茶封筒の代用は白封筒でも良い・白封筒の代用は茶封筒はNG】ということです。特に改まった場面で使われる白封筒を茶封筒で代用してしまってはビジネスマナーとしても良い印象は持ちません。封筒がないからといって代用できる範囲は決まっているのです。覚えておきましょう。

封筒は角形2号でA4サイズ

いかがでしょうか。内定書類を返送する際の封筒に関しては、白封筒で、A4サイズが入る、下記画像のような角形2号サイズを選びます。封筒一つでも印象が変わることを忘れないようにしましょう。

内定書類の封筒/添え状の書き方|内定書類が来ない場合の対処法

封筒の書き方は?

封筒の書き方は履歴書送付や応募書類送付の際に記入した方法で書きましょう。封筒の表面に郵便番号、会社の住所、企業名、もし分かるなら部署名まで記入し、担当者がいる場合は担当者名を書きましょう。分からない場合は【採用担当者】や【人事担当】など言い換えても大丈夫です。

また、忘れてはいけないマナーの一つとして会社名や部署名を記載している場合には【御中】担当者名など、名前で終わる場合は【様】をつけるようにしましょう。封筒上であっても呼び捨て状態は失礼に値するので気を付けましょう。

返信用封筒が同封されていた場合

企業から送付されてくる内定通知書の書類の中に合わせて【返信用封筒】が同封されていることがあります。このような場合は返信用封筒をつかって返送するようにしましょう。返信用封筒には住所など予め記載されているため、まず間違える心配なく書類を返送することが可能です。

また、返信用封筒には宛先に【○○○~行】と記載されていることが多いので、二重線を引いたうえで【○○○~御中】または【○○様】と書き直してから返送するように気を付けましょう。

添え状の書き方

内定書類の封筒/添え状の書き方|内定書類が来ない場合の対処法

添え状の書き方の基本

内定書類が出来上がったら封筒に入れて、さあ終わり!提出しよう!と思った人もいるのではないでしょうか。残念ですが、これではまだ未完成です。内定書類を返送する際は、必ず添え状を同封する必要があります。

添え状には挨拶だけでなく【何の書類が何枚入っているか】を記載しましょう。このように、予め何の書類が入っているか添え状に記載しておくことで送付漏れや確認漏れを防ぐことができるのです。

内定書類だけをそのまま返送するのはビジネスマナーとしても好ましくありません。挨拶もかねてきちんと添え状を同封するように心がけましょう。

同封する書類の順番

添え状が完成したらいよいよ封筒に入れる作業が待っています。この時入れる順番も重要になってきますので、添え状に記載した順番で入れることをおすすめします。もちろん添え状が一番手前に来るようにしましょう。その後、添え状に書いてある順に企業側が確認しやすいよう配慮することが大切です。

この時、できれば書類をクリアファイルに入れて同封するとなお好印象が得られます。クリアファイルに入れることで綺麗かつ書類がばらけてしまうことを防ぐ役割を果たすのでおすすめです。

お礼状を書く場合

内定書類の封筒/添え状の書き方|内定書類が来ない場合の対処法

上記で添え状について説明しましたが、似たような書類で【お礼状】と言うものがあります。このお礼状は添え状と違って必須ではありませんが、入れておくとより好印象になる場合があります。お礼状を同封することで、マイナスイメージになることはまず考えられないので、同封しても良いでしょう。ここではお礼状について説明していきたいと思います。

お礼状の書き方

お礼状と言うのは、ありがとうという感謝の気持ちを伝えるためのものです。添え状と同じように宛先など記入したら、面接や、今回の内定に対してお礼を述べましょう。もし面接中に助けられたことなど具体的なエピソードがあれば、織り交ぜて書いても良いでしょう。

お礼状の最後は入社後のやる気や抱負を述べて占めることで好印象につながります。

手書きがいい?それともパソコン?

社会人になると、添え状やお礼状はほとんどパソコンで作ることが多く、逆に手書きで作成することは少なくなります。このことから、お礼状は手書きの必要はない、ということが分かります。仮に添え状とお礼状、どちらも同封するのであれば、添え状はパソコンだけど、お礼状は手書きというのもOKです。

お礼状では一番に感謝の気持ちを伝えるようにして、相手にとって気持ちよく受け取ることが出来るよう丁寧に作成するよう心がけましょう。

お礼状は必要に応じて出そう

お礼状というのは添え状と違って必須ではありません。感謝の気持ちを伝えることでより丁寧な書類となる一つの方法だと言えるでしょう。そのため、添え状と一緒に提出しても良いですし、後日お礼状だけ郵送しても良いですし、添え状にお礼を付け足して簡単に済ませても良いでしょう。

このように、お礼状というのはあくまでもおまけ感覚のものなので、自分の気持ちを伝える一つの方法として捉え、臨機応変に対応することをおすすめします。

添え状とお礼状を兼ねる方法

このように、添え状は必須であってもお礼状は必須でないことが分かりました。内定書類を送付する際に添え状もお礼状も、となると二重になってしまったりどうもしっくりこない感じがします。

そんな時おすすめしたい方法が、添え状とお礼状を一緒にしてしまうということです。必須となっている添え状にお礼の言葉を少し足すだけでいいのです。それだけで、相手も二通目を通す手間が省くことができるだけでなく、よりスマートな方法で感謝の気持ちを伝えることができるでしょう。

内定書類が来ない場合の対処法

内定書類の封筒/添え状の書き方|内定書類が来ない場合の対処法

企業から内定の連絡が来て喜んだのもつかの間、気づいたら内定書類が届かない!なんて緊急事態に焦ることもあるでしょう。内定書類が届かなければ、内定取り消しになった?と疑念すら沸いてしまいます。そんな時、まずはどう対応することが正解なのでしょうか。

内定先へ電話で確認をする

内定の連絡が来たのに内定書類が送られてこない、そんな時は迷わず企業側に連絡を入れるようにしましょう。もちろんメールなどではなく直接電話することが大切です。メールを送信したとしても、返事が来なければ読んだのか読んでいないのか、電話した方がいいのかと二重で疑念が沸いてしまいます。

企業から連絡が遅いのには忙しい、など理由が付きものですがあまりに待っても書類が来ない場合は別の理由があることも考えられます。長期間音沙汰ない場合はこちらから催促の電話を入れるようにしましょう。次で電話をする際の基本的マナーを紹介します。

内定先へ電話確認する際のマナー

内定書類の封筒/添え状の書き方|内定書類が来ない場合の対処法

連絡内容を紙にまとめておく

電話連絡をする際は、初めに伝えたいことを紙にまとめておきましょう。内定先企業へ電話をするのは緊張するし誰だって上がってしまうものです。だからこそなるべく間違いや連絡漏れを防ぐためにも紙にまとめておくことが大切です。

電話がつながったら~自己紹介をする~

電話が繋がったら、まずは自分の自己紹介をしましょう。当たり前のことですが、自分がだれであるのか、どんな用があるのか伝えなければ話は進みません。学校名と学部、名前、そして内定者であることを初めに伝えましょう。

電話がつながったら~担当者を呼んでもらう~

自己紹介を軽く終えたら『いつもお世話になっております。』と言いましょう。たとえ内定先であっても、ビジネスマナーの基本として必ず言うようにしましょう。そして、採用担当者である人の部署、そして名前を伝えて電話を取りついでもらいます。

担当者を読んでもらうことが第一ですが、担当者が不在の場合もあるでしょう。そんな時は折り返しご連絡致します、と言われることもありますが、こちらから再度連絡しなければならない場合もあります。その場合は、『何時ごろでしたらご都合よろしいでしょうか?』と予め電話をかける時間帯を確認しておくことでスムーズにいくでしょう。

担当者に変わったら本題に!

採用担当者に無事変わることが出来たら、早速本題について話しましょう。内定書類が届いていないことを伝えたうえで、入社までのスケジュール案内や今後の予定についての連絡はいつ頃来るのか確認をします。確認出来たらお礼を伝えたうえで電話を切りましょう。

内定書類の郵送方法

内定書類の封筒/添え状の書き方|内定書類が来ない場合の対処法

書類が完成したら、書類が折曲がらないように封筒に入れて郵送しましょう。重要書類と言うのは基本郵便で配送するため、メール便など他の配送方法はあまりおすすめできないのが現状です。また、内定書類が企業側から書留で送られてきた場合は、こちらから郵送する際も書留で送り返すようにしましょう。

書留で送付するというのは、企業側の書類に対する考えの表れです。追加料金を気にするのではなく、大切な書類を郵送するという意思をもって企業側に合わせた郵送方法を選ぶようにしましょう。

また、返信期限に間に合わないというような場合は速達便で郵送すると良いです。企業から同封されている返信用封筒も追加料金を支払えば速達便の利用が可能なので書類が遅れることのないように努めましょう。

封の閉じ方

封筒を閉じるときは必ずノリをつかってしっかりと封をしましょう。中にはテープで止める人もいますが、テープやシールなど簡易的な風の仕方は外れたりする可能性があるだけでなく、封筒の使いまわしを疑われることになりかねません。

また、封がきちんとされていると示すためにノリを使用しきっちり閉じるだけでなく、できれば封を閉じた真ん中に『〆』や『緘』というような誰も開封していないということをマークで記すと良いでしょう。

内定書類を郵送する際の注意点

内定書類の封筒/添え状の書き方|内定書類が来ない場合の対処法

締め切りには余裕をもって配送方法に注意

いつ何時何が起こるかわかりません。重要書類である内定承諾書を返送する場合は、期日までに余裕をもって返送するように心がけましょう。添え状を作成してもなお間に合う、もしくは余裕が持てるほど日程を計算して行動することが大切です。

また、発送方法は普通郵便でなく簡易書留で送付すると手渡し配達ということもあり、企業側に確実に渡るので、安心して郵送することが可能です。

書類を丁寧に扱う・内容が分かるように

書類は折り曲げた後がついていたり、、しわくちゃになってしまってはならないものです。だからこそ丁寧に扱いましょう。出来れば書類はクリアファイルにいれてから封筒にいれると汚れや曲がったりすることを防いでくれます。

送付の際は封筒の表に何が入っているか分かるよう「内定承諾書在中」と記しておきましょう。赤ペンで、分かりやすい場所に記しましょう。履歴書封筒を参考にするとわかりやすいです。

不安なら発送したことをメール連絡しよう

トラブルがあって書類が企業側に届かない!とならないように、もし不安であれば事前に発送したことを企業側に連絡を入れておきましょう。メールで発送した旨を採用担当者に伝えることで、もし配送トラブルがあったとしてもスムーズに対応してもらるはずです。

内定書類の提出が期限に遅れた場合の対処法

内定書類の封筒/添え状の書き方|内定書類が来ない場合の対処法

内定書類が送付されてきたら、なるべく期日までに余裕をもって提出したいものです。むしろそれがビジネスマナーだと言えるでしょう。しかし、気づいたら提出期限が三日後!など迫ってしまった場合、どのように対応したらよいのでしょうか。

このままシレっと遅れた書類を提出しているようでは内定取り消しにもなりかねません。何の連絡もなしに遅れる、もしくは送付しないというようなことがないようにしましょう。

速達便を利用する

気が付いたら書類の期日が来てしまう!そんなときは速達便で間に合うのかきちんと確認したうえで、間に合うのであれば速達便を利用しましょう。速達扱いにすると通常の書類送付より追加料金が発生するため必ず料金が足りているか確認をすることが大切です。

もしここで料金分の切手が貼られていないと、自分のもとへ書類がもどってしまう、あるいは企業側が追加料金を支払わなければならなくなってしまいます。これではイメージダウンに繋がりかねないので再三チェックするよう心がけましょう。

速達便でも間に合わない場合

速達で郵送したも間に合わない!そんなときは自分の否を認めて潔く企業に電話を入れましょう。ビジネスマナーとして、書類は期日内に提出するものですが、どうしても間に合わないものは仕方がないのでその場合は予め間に合わないことを連絡しておきましょう。

一番に謝罪が必要ですが、書類の提出が間に合わないことやいつまでに郵送できるか詳細を伝えます。期限を超えたとしても原則3日以内がマナーなので必ず間に合わせるよう急いで準備をしましょう。

発行できない書類があって遅れる場合

初めに記載しましたが、中には成績証明書のような取り寄せになるような書類を求められることがあります。期限内に発行が間に合わない、期日を大幅に過ぎてしまう、そのような状況になったら予め内定先に連絡を入れておきましょう。

連絡をいれることで、内定式や入社説明会など別の日程に持参するよう指示が出る場合もあります。指示に従って提出できるように努めましょう。

内定書類提出もビジネスマナーを守ろう

内定書類の封筒/添え状の書き方|内定書類が来ない場合の対処法

企業から送付される内定書類を手にしたときから、あなたの社会人としての新たな道がスタートしています。提出すべき書類というのはどれも企業にとって、もちろんあなたにとっても重要な書類であって、決してずさんに扱っていいものではありません。

封筒や添え状など書き方、使うもの、細かい部分一つ一つを企業側はチェックしているものです。面倒だからいいや、と思ってしまいがちなことこそマナーの徹底に努めましょう。ビジネスマナーを自然に出来るようになれば、社会人としての自信にも繋がっていくはずです。

企業の一員として踏み出す『第一歩』が明るくなるように、自分自身が学生から社会人への切り替えを意識的に行っていきましょう!

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