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内定書類の封筒/添え状の書き方|内定書類が来ない場合の対処法

更新日:2020年08月20日

内定通知が届いたら就活終了と共に新しい生活の幕開けです。しかし内定後に提出すべき書類は意外と多く思った以上に忙しく慌ただしくなりがち。書類送付のやり取りは今後の評価にも響くため丁寧に行いたいものです。今回は『内定書類』について送付方法や注意点を紹介します。

内定書類とは?

そもそも【内定書類】とは何のことかと言うと、内定が決まった後に提出しなければならない書類のことを【内定書類】と指すことが多いのですが、単に内定通知書のことを内定書類と言う場合もあります。

内定書類には様々なものがあり、提出しなければならないものも企業によって変わってくるでしょう。今回は内定書類にまつわ疑問を追及していきたいと思います。まず初めに、ここでは内定書類についてどんなものがあるのかご紹介します。

①内定通知書

先述したように、内定書類と言って一番に考えられるのは内定決定を通知する『内定通知書』です。この内定通知書というのは、求人に応募があった人に対して企業側が採用の意思を示す書類となります。内容としては、いつから採用になる予定か、採用条件など面接の際に確認した内容が改めて記載されています。

送付された内定通知書にしっかりと目を通したうえで承諾書を返送し、企業との雇用関係が成立します。内定通知書は企業側から採用の意思を伝える重要書類なので保管しておくと良いでしょう。

②内定承諾書

先ほど説明した内定通知書は企業側から採用の意思を伝えるための書類ですが、企業側の採用意思に対して個人が就職の意思を示す書類として同封されている書類を【内定承諾書】となります。この内定承諾書を提出することで、雇用が決定します。丁寧に記入したうえで返送する必要があります。

③年金手帳や給与振込先の届け出

企業へ就職が決まったら、保険を支払うことになります。その時に必要となってくるのが年金手帳です。年金手帳は個人保管の場合もありますが、会社側に提出して保管することも多いので必ず確認しておきましょう。

また、給料の支払い口座を知らせる必要があります。企業によっては口座指定されていることもあるので、その場合は急いで口座を開設したうえで書類に記入しましょう。仕事が始まってからは中々口座開設の時間がとれないものです。内定通知書をもらった時点で必要なことは済ませるようにしましょう。

④成績証明書・卒業証明書等

企業によっては在学中の成績証明書や、卒業証明書を提出することを求める場合があります。その場合は、自分の在学していた学校から取り寄せる必要があります。成績証明書などは厳封されて送られてくることが多いので、その場合は絶対に開封せず、そのまま企業へ提出するようにしましょう。ここで開封してしまうと、成績証明書は効力を失くしてしまい、証明書の役割を果たしません。覚えておきましょう。

しかし特例として、企業から開封したうえで送付するように指示があった場合は、指示に従って送付したほうが良いでしょう。

⑤健康診断書

入社してから健康診断があることは多いですが、入社前の体の状態を知るために健康診断書の提出を求める企業もあります。そういった場合は大学在学中に行った健康診断書を送付すると良いでしょう。

もし在学中に健康診断を行っていない場合は、自費で健康診断を受けて診断書を送る必要があります。その場を利用して健康診断を受けに行きましょう。

⑥その他の書類

企業によっては上記以外の書類提出を求められることも少なくありません。どのような小類を求められているのか、書類が送付されてきたらまずは1枚1枚確認することが大切です。もしも分からない書類や、期限内に送付できないような書類があった場合は事前に連絡をすることでトラブルを避けることが出来るでしょう。

書類には必ず、送付書類リストがはいっているはずです。リストと照らし合わせながら、チェックを付けていくと間違いがないので安心です。自分のやりやすい方法で書類をまとめていきましょう。

そもそも内定承諾書とは?

そもそも、内定書類と共に送付されてくる【内定承諾書】とは一体どういったものなのでしょうか。内定承諾書というのは、企業側から送付される内定通知書の内容に対して、その名の通り承諾する書類です。

この書類を送付することで正当な理由がない限り企業への就職を約束するということ、そして履歴書や経歴に嘘や虚偽があった場合は内定取り消しも受けるというような内容に同意するものです。

しかし、この内定承諾書には法的拘束力というのは発生しません。そのため、内定承諾書を提出した後であっても企業に就職する2週間前に申し出れば内定辞退をすることも可能です。もし他の企業に受かった場合は、期限を守ったうえで事前に辞退の連絡を入れれば大丈夫だということです。

内定書類の封筒や添え状の書き方

内定書類が届いたら、まずは1枚1枚確認して間違いがないかチェックしていきましょう。そして自分が準備しなければならない書類に取り掛かります。準備できた書類は封筒に入れて終わり!ではありません。送付する際に気を付けなければならないことがいくつかあります。

内定書類の送付こそマナーを抑えて郵送することで、より良い印象を持たせることが出来るでしょう。自分が内定をもらった、採用された、という重要な場面だからこそ、丁寧な対応を心掛けなければならないのです。

内定書類の返送の際は封筒に気を付けるだけでなく、ビジネスマナーとして添え状を付けるようにしましょう。封筒一つでも自分の印象を左右するため、決していい加減に選んではいけません。ここでは、先に返送時の封筒について紹介していきたいと思います。

返送時の封筒の大きさは?

まず、内定書類を返送する際に適した封筒のサイズを知っておきましょう。基本的には角形2号のものを使います。この角形2号というのはA4サイズを折り曲げずに入るサイズで、返送する内定書類もそのまま入れることが出来るでしょう。

内定書類を折り曲げて返送するということは、ビジネスマナー違反で失礼に値します。そのため、折れ曲がったり汚れているような状態の悪い書類ではマイナスイメージにしかなりません。内定書類を返送する際は、封筒一つでも好印象を得られるように最低限のマナーを守るようにしましょう。

特例として、企業側から送付された内定書類が既に三つ折りになっていた場合は、お礼状など三つ折りにして送付して良い場合があります。しかしあくまでも特例なので、基本的には折跡をつけないように注意しましょう。

色や種類にも注意が必要

封筒には色や種類が様々にありますが、ここで紹介したいのは主に使われる【白封筒】と【茶封筒】についてです。この二つの封筒、実はそれぞれに使い方があって使い分けされていることをご存知でしょうか。

茶封筒というのは、主に書類関係のやり取りに使われることが多く、社内で書類をやり取りする際にも用いられています。一方で白封筒は履歴書やエントリーシートの提出時など、ビジネスを挟まない個人的な書類に使われており、茶封筒とはちがった場面で用いられていることが分かります。

また、社内で書類をやり取りする際は茶封筒で良いですが、取引先とやり取りするような改まった場面においては白封筒を使用します。このように改まった場面で使い分けもされていますが、気を付けたいポイントがあります。

茶封筒or白封筒:使用する際の注意点

初回公開日:2017年08月11日

記載されている内容は2017年08月11日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。
また、記事に記載されている情報は自己責任でご活用いただき、本記事の内容に関する事項については、専門家等に相談するようにしてください。

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