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2017年10月27日

説明会のキャンセルの例文|メール/電話・企業別での連絡方法

就活時に知っていると役に立つ!説明会やセミナーをキャンセルする際に気をつけるポイント!説明会やセミナーは、就活をする人ならば誰もが経験することです。説明会やセミナーをキャンセルする際のマナーをきちんと身につけ、円滑に進められるようにしましょう。

就活時に知ってると役に立つ!説明会をキャンセルするときのポイント

説明会をキャンセルをする時は事前連絡が必須!

会社の説明会のキャンセルや欠席の連絡をメールや電話でする際に、どんな風に理由を伝えるべきか悩むことはありませんか。「めんどくさいから連絡しなくてもいいや」という考えはいけません。

大前提として、会社説明会や企業セミナーは規模に関わらず、就活生のために多くの人が動き、当日の会場の確保や説明会で使用される配布資料などにも莫大な費用がかかっています。

そのため、欠席をする場合はその旨をきちんと電話やメールで伝えるのがマナーです。会社側は、会社説明会の参加者の一人としてあなたが来るのを待っているのですから、当日キャンセルの場合でも必ず不参加の連絡を入れましょう。

キャンセルの理由は、特に重要ではないので正直に話す必要はありません。それよりも、キャンセルすることを会社側にきちんと伝えることが大切だと言えます。つまり、就活中に説明会やセミナーをキャンセルする際には、前日でも当日でも重視するのは内容ではなく、事前に連絡をするということが重要です。

欠席の連絡なしにキャンセルするというのは、就活生としても社会人としてもマナー違反と言えるので避けましょう。

メールでのキャンセルは前日まで!

説明会をキャンセルすることはあまりいいことではありませんが、止むを得ずキャンセルしなければならない時は、説明会やセミナーに参加できないとわかった時点でメールにてキャンセルの連絡をすれば問題ありません。

もちろん、電話でキャンセルや不参加の連絡をする方が丁寧ではありますが、その場合は会社の営業時間や電話をかける時間帯を気にしなければいけません。また、電話だと緊張してしまうという方も多いでしょう。しかし、それに対してメールは、電話ほど時間帯を気にすることはないですし、キャンセルの連絡をしたということも確実に記録として残るので安心です。

メールを送る際に気をつけなければいけないこととは?

会社説明会やセミナーをキャンセルする場合は、最低限これだけは気をつけなければいけないポイントがいくつかあるのでご紹介します。

1.件名はわかりやすく、参加できない理由は明確に記載する
2. 企業名は、長くても略さず正式名称で記載する
3. 顔文字や絵文字は使わず、句読点のみにする
4. メールの最後には必ず相手がわかるように署名をつける
以上、4点を気をつけて送信すれば大丈夫です。

また、メールの件名は短く、内容が一目でわかりやすいように<会社説明会欠席のご連絡>などとするのが一般的です。

当日キャンセルの連絡は電話で!

説明会やセミナーを当日になってからキャンセルをする場合は、メールではなく必ず電話でするようにしましょう。なぜなら、当日キャンセルの場合は会場の準備などで忙しく、メールを必ずしも確認できるとは限らないからです。

就活をしていると、どうしても予定が被ってしまうこともあるので仕方ないですが、やはり当日欠席はしないのが望ましいと言えます。もし、その企業に興味があるのであれば、今後の企業からの印象が悪くならないように早めの連絡を心がけることをお勧めします。

また、その際にどのように伝えるかを電話連絡をする時のマナーも後ほど紹介しますので、きちんと確認しておきましょう。

電話連絡をする際に気をつけなければいけないことは?

説明会やセミナーのキャンセルを電話で行う際にも気をつけなければいけないポイントがいくつかあるので紹介していきます。

1. 最初に大学名と名前を伝える。
2. できるだけ会話が途切れないように電波がよく、静かな場所でかける。
3. ゆっくりと相手に聞こえやすい声の大きさで話す。
4. 当日連絡であれば申し訳ない気持ちを率直に伝える。

以上4つのことを守れば、失礼にはならないでしょう。また、準備で忙しいい時間帯にぶつかることのないよう、なるべく早めに連絡をするように心がけましょう。相手のことを考えて時間を選ぶことも就活をする際に守るべきマナーです。

企業別での説明会のキャンセル連絡方法や影響

リクナビでのキャンセル方法

大手サイトリクナビでのキャンセル方法について紹介します。こちらに関しては、リクナビのホームページにも同じ内容が載っていますのでリンクからご確認ください。リクナビから予約した説明会に参加できなくなった場合は、企業が指定した締切日時までにキャンセルを行ってください。直接企業へ連絡していただいたとしてもこちらの処理は必須となります。

また、企業が指定した日時を過ぎますと、リクナビ上からはキャンセルができなくなりますので、直接企業までお問い合わせください。

(1)会員専用画面にログインしてください。

(2)「マイページ」の「マイ企業リスト」をクリックしてください。

(3)予約を完了されている場合は、該当企業名右側の説明会予約欄に開催日時のリンクが表示されますので、キャンセルしたい説明会の日時が表示されている場合にはリンクをクリックしてください。

(4)ボタンにキャンセルしたい説明会とは違う日時が表示されていた場合には、該当企業名をクリックしてください。

(5)画面右上の「活動履歴」をクリックしてください。

(6)クリックをすると、説明会の情報を含む企業へ送信した項目をが一覧にて表示されますので、キャンセル希望の説明会リンクをクリックしてください。

(7)予約内容が表示されます。画面下側には、該当予約キャンセル締切日時と「予約内容をキャンセル」ボタンがありますので、キャンセル締切日時以前の場合は「予約内容をキャンセル」ボタンをクリックしてください。

(8)「キャンセルを決定」ボタンをクリックし、キャンセル完了画面が表示されれば、キャンセル手続き完了です。

説明会をキャンセルする場合はしっかりとここまで行いましょう。

マイナビでのキャンセル方法

マイナビの場合もリクナビ同じように期限内にサイト内からキャンセルをする必要があります。さらに、締め切りが終わるとサイト内でキャンセルができなくなるため、直接企業に連絡をする必要があります。事前にきちんと調べてから予約するようにしましょう。

企業例1 三井住友銀行

企業例として、金融業界から三井住友銀行について紹介します。金融業界はモノを作ったり販売をするのではなく、お金の流通の中で利益を生み出している特殊な業種といえます。

また、面接官も就活生の仕事に対しての誠実さややる気や真面目さが、他の業種よりも重要視されがちです。ある金融機関では、人事担当が会社の外で面接時以外の姿を見ていたという話もあります。

そのため、当日キャンセルはおろか、事前キャンセルですらなるべく避けた方がいいといえます。また、この業界は人気のため、あまり予約が取れないのでキャンセルをするということは、その企業の椅子取りゲームを辞退するのと同じことだと思った方が良いでしょう。

そのような金融業界でもしキャンセルをするならば、きちんと担当者の方に誠意ある対応で早めにキャンセルの連絡をすることをお勧めします。

企業例2 野村証券

企業例の二つ目として、野村証券を紹介します。野村証券は、就活生にとってもよく耳にする企業ではないでしょうか。もちろん、大手企業になるので志望度が高い方も多いですし、グループ会社も多数ある企業です。

また、こちらも金融業界になりますので、セミナーへの参加を重視していることが多く、出席をしてないと選考などで不利になることもあります。また、無断欠席などをすると、志望度の高い証券会社だけではなく、他のグループ会社の選考すら受けられなくなる可能性があります。

基本的に、グループ会社で就活生名簿の共有をしているところが多いので気をつけましょう。また、もししてしまった場合にはきちんと謝罪の連絡を入れることをお勧めします。

説明会のキャンセルでの注意点や対処法

説明会当日のキャンセルや急用ができてしまった時は?

就活をしていると、体調不良などのやむを得ない事情により、会社説明会をキャンセルしなければならない場面に遭遇する時もあります。そのような時でも、会社説明会をキャンセルする際には企業への連絡は必須です。まずは、これはやってはいけないという会社説明会のキャンセルの仕方をお伝えします。

どんな理由があろうとも、無断欠席は就活生として一番印象が悪いです。企業側は予約をしたあなたのために、席や資料などあらゆる準備をしています。会社説明会開始の時間になっても来ないとなると「道に迷っているのではないか、事件に巻き込まれているのではないか」などの心配も与えてしまいます。

志望の会社説明会であるのであればなおさら無断欠席だけは避け、必ず当日でも電話で必ず欠席の連絡をするようにしましょう。

キャンセルをしすぎると次回以降の説明会に参加できなくなる可能性も!

すべての会社がこれに当てはまるわけではありませんが、一部の企業では欠席などの連絡をせずにキャンセルした就活生は、説明会に二度と参加できないようにしている企業も存在しています。最悪の場合は、その企業の説明会にエントリーすらできなくなることもあります。

そのようなことにならないためにも、会社説明会を申し込みするときは、きちんと参加ができる日を確定してから申し込みをするようにしましょう。

しかし、急用などが入ってしまうのは仕方ないことなので、その際は上記で紹介したポイントや例文を参考にしながら、きちんと前日や当日に企業に誠意が伝わるように、連絡を入れてキャンセルしましょう。

企業に迷惑をかけないようにしよう!

説明会のキャンセルの例文|メール/電話・企業別での連絡方法


就活生において会社説明会やセミナーは、現在自分が受けようとしている企業がどんなことをしているのか、どんな人たちが働いているのかなど、インターネット上ではわからない情報をたくさん得られるとても大切な機会だといえます。

また、企業側も説明会やセミナーを予約してくれた就活生がどんな人なのか、どうすれば自社をより理解してくれるだろうかを考え、会場や資料を用意してくださっています。

メールにしろ電話にしろキャンセルの連絡を入れることは、色々と考えてしまったりと緊張することもありますが、無断欠席は絶対に避けましょう。また、一人の就活生としてきちんと連絡をし、就活を円滑に進められるよう心がけましょう。

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