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2018年02月07日

【用件別】就活時のメールの書き方と例文・テンプレート・署名

就活では企業とメールでやりとりをすることも多く、メールマナーも重要になります。メールマナーが守れていなければマイナスの印象を与えてしまい、就活に失敗してしまう可能性もあります。就活に失敗しないためにも、正しいメールマナーを身に付けておきましょう。

就活時のメールの返信の書き方と例文は?

【用件別】就活時のメールの書き方と例文・テンプレート・署名

就活では企業とメールでやりとりをする機会も多く、メールのマナーなどにも充分に気をつけなければなりません。就活ではさまざまなことが評価の対象として見られており、メールの書き方なども評価されています。

面接などで高評価を獲得することができても、メールで印象が悪くなってしまえば選考でも不利になってしまいますし、マイナスの評価になってしまう可能性もあります。就活を攻略するためには細部までこだわって取り組むことが大切であり、メールの書き方についてもしっかりと注意を払わなければなりません。

企業からメールがくればそれに返信する必要がありますが、どのように返信するかで評価は変わります。企業からのメールの上手な返信の書き方を知っておきましょう。

署名

【用件別】就活時のメールの書き方と例文・テンプレート・署名

就活のメールでは署名が必須であり、これがなければマナー違反として印象が悪くなってしまいます。署名とは自身の名前を示しただけではなく、住所や連絡先、所属している学校や学部などを記します。

署名はビジネスメールとしては基本的なマナーですし、就活中だけではなく就職してからも必要になります。メールマナーができているかどうかはビジネスの現場でも重要視されていることですし、就活中に署名についても作成しておくようにしましょう。

署名はメールの機能を使えば作成して保存することができますし、それを使いまわすこともできます。登録しておけばすぐに使えて便利ですし、就職後も少し変えればそのまま使用することができますので、メールの署名は今のうちに作成しておきましょう。

件名

就活のメールでは件名も重要であり、わかりやすく簡潔な件名を設定することが大切です。就活に限らず、ビジネスメールでも件名は重要視されていますし、基本的にすべてのメールには件名をつけなければなりません。

件名のないメールは迷惑メールではないかと疑われてしまう可能性もありますし、必ず件名はつけるようにしましょう。就活メールの件名は内容を簡潔に示したものである必要がありますので、「○○の件について」などシンプルなもので構いません。

また企業からのメールに返信する場合は、基本的には件名は変えずにそのまま使用します。件名を変えてしまうとどのメールのやりとりなのかがわかりづらくなりますので、返信の場合は件名は変えず、Re:マークもつけたまま返信しましょう。

書き出し

【用件別】就活時のメールの書き方と例文・テンプレート・署名

就活のメールは書き出しも重要であり、いきなり本題に移るのはマナー違反とされています。書き出しから本題を切り出してしまうと不躾な印象を与えてしまいますし、メールの基本的なマナーができていないとして、マイナスの印象を与えてしまいますので注意しましょう。

就活のメールの書き出しとしては、宛先を明記し、挨拶をしてから自己紹介をすることが大切です。宛先については企業名、部署名、わかる場合は担当者名まで記入します。挨拶は「いつもお世話になっております。○○大学○○学部の○○と申します。」が定型表現となりますので覚えておきましょう。

「いつもお世話になっております。」は社会人になってからも使う表現ですので、就活中に慣れてくといいでしょう。

締め

就活のメールは書き出しも重要ですが、締めの文章も重要です。締めの文章がないままではメールの見栄えも良くありませんし、メールのマナーとしても好印象を与えることができません。締めをきちんと作ることで、メールのやりとりにメリハリが生まれますし、だらしない印象を与えずに済みます。

締めの文章としてはさまざまですが、定型表現としては、「末筆ながら貴社益々のご清栄をお祈り申し上げます。」などが使用されています。これはどのメールでも使用できる表現ですし、利便性も高いので使用頻度も高い表現です。基本的にはすべてのメールに対応できる表現ですし、つけておくことで好印象を与えることができますので、忘れずに付けるようにしましょう。

テンプレ

【用件別】就活時のメールの書き方と例文・テンプレート・署名

メールの返信マナーをおさえたテンプレとしては以下のようになります。

「件名:Re:○○の件 ○○株式会社人事部採用担当○○様 いつもお世話になっております。○○大学○○学部の○○と申します。本日は○○の件でご連絡致しました。~末筆ながら貴社益々のご清栄をお祈り申し上げます。署名」

就活メールの返信では件名はそのまま使用しますし、返信であることを表すRe:マークも付けたまま返信するのが基本です。

メールの最初では宛先と挨拶、自己紹介をしますが、挨拶については「いつも大変お世話になっております。」など言葉を少し変えるだけでも印象を変えることができます。~の部分にはメールごとの用件を記入し、最後に締めの文章と署名をつけて、企業にメールを返信しましょう。

用件別就活時の問い合わせメールの書き方とマナー・ルールは?

【用件別】就活時のメールの書き方と例文・テンプレート・署名

就活では企業から送られてくるメールに返信するだけでなく、自身から企業に問い合わせのメールをすることもあります。就活では細かな疑問であってもしっかりと解決しておくことが大切ですし、疑問が残るまま就活を進めてしまうと失敗してしまう可能性もあります。

少しでも疑問に感じたことは企業に問い合わせをして解消しておくことが大切であり、そのときの連絡手段としてはメールが便利です。企業に対して問い合わせのメールを送ること自体は問題はありませんが、問い合わせメールを送るときにはマナーに注意しなければなりません。

マナーが守れていなければ、問い合わせメールであっても印象が悪くなってしまいますので、マナーを正しく理解して、企業にメールを送りましょう。

質問

【用件別】就活時のメールの書き方と例文・テンプレート・署名

企業に対して何らかの質問をメールでする場合は、メールを送る前に本当にわからないことなのかをしっかり調べておくことが大切です。問い合わせのメール自体はOKであるとはいえ、調べれば簡単にわかることまでメールで聞くのは印象がよくありません。

場合によっては企業が配布した資料や事前に送られてきているメールなどを確認すれば疑問は解消できる場合もありますし、それらを見落として質問してしまうと、注意力散漫な印象を与えてしまい、マイナスの評価となってしまう可能性があります。

どれだけ調べてもわからない場合のみ質問のメールをするようにし、質問内容は簡潔に記しましょう。結局何が質問したいのかわからなければ意味はありませんので、質問内容を明確に記して、メールを送りましょう。

お礼

就活では企業に対してお礼のメールを送る場合もあり、お礼メールは送ることで好印象を与えることができます。お礼メールでは最低限のメールマナーを守ることが大切ですし、素早く送信することが大切です。

面接などのお礼メールを送る場合は、基本的には当日中、難しい場合は翌日の午前中にはメールを送っておく必要があります。就活ではメールのレスポンスの早さなども見られていますし、お礼メールを送る場合でも、面接後からどれだけ時間が経過しているのかなどが見られている場合もあります。

お礼メールが遅ければ好印象が与えられず、就活を有利に進められない場合もあります。またあまりに遅すぎるとマイナスの印象になりますので、遅くなった場合は無理に出さない方が無難でしょう。

面接

【用件別】就活時のメールの書き方と例文・テンプレート・署名

面接についての問い合わせのメールをする場合は、自身が予定している面接の日時などを詳細に記した上で、質問するようにしましょう。企業としても面接の質問には答えづらい場合もありますし、これから面接を受ける学生なのか、すでに面接が終わった学生なのかによって、伝えられる範囲が違ってくる場合も多いです。

企業の名簿などで確認すれば面接前なのか、面接後なのかを判断することはできますが、いちいち確認するのも面倒ですし、手間をかけさせてしまうことでマイナスの印象につながってしまう場合もあります。面接を予定している日時、あるいは面接を受けた日時を明記した上での質問であれば、企業も対応がしやすくなりますので、必ずそれらは記載しておくようにしましょう。

日程

就活では説明会や面接などの日程について企業に問い合わせることもあり、日程についての問い合わせメールをする場合は、何のイベントについての問い合わせなのかを明確にする必要があります。

説明会の日程についての質問なのか、面接の日程についての質問なのかを明記しなければなりませんし、その上で日程についてどのようなことを聞きたいのかを伝えていかなければなりません。単純に日程が知りたいのか、日程の確認待ちの状態なのか、あるいは参加予定の日程を変更としたいのかなど、自身が望むものを伝えていくことが大切です。

一口に日程のメールといっても内容はさまざまですし、そのメールで何を伝えたいのか、企業にどうしてほしいのかを明記するようにしましょう。

謝罪

【用件別】就活時のメールの書き方と例文・テンプレート・署名

企業に対して謝罪のメールを送る場合は、何度も丁寧に謝罪の気持ちを伝えることが大切です。一度謝罪の言葉を述べたからといって、それで終わりではなく何度でも繰り返し謝罪の言葉を述べるようにしましょう。

また単に謝罪の言葉を述べるだけではなく、謝罪をする理由についても明らかにしておく必要があります。メールで謝罪をする内容はさまざまですが、内定や面接の辞退であったり、不参加などで謝罪のメールを送ることが多いです。

辞退や欠席についての謝罪の気持ちを伝えることはもちろん、なぜ辞退、あるいは欠席することになったのか、その理由を伝えることが大切です。理由を伝えることで誠実な対応として判断されますし、マイナスの印象を与えずに済みます。

就活時のメールを送る時間帯は?

【用件別】就活時のメールの書き方と例文・テンプレート・署名

就活では企業とメールでやりとりをする機会も多いですが、メールを送る時間帯にも注意しなければなりません。メールは自身の都合の良い時間帯で送ることができますので、非常に便利ですが、就活では送信する時間帯に気をつけておかなければマイナスの印象を与えてしまう場合もあります。

就活ではさまざまな点に気をつけなければなりませんし、メールを送る時間帯についても注意すべきことの一つです。メールの内容やマナーが完璧であっても送信する時間帯によって印象は悪くなりますので注意が必要です。就活のメールを送る時間帯としては、いつがふさわしいのでしょうか。

深夜

就活で企業にメールを送るにふさわしい時間帯は、基本的には企業の営業時間内であり、深夜などの時間帯にメールを送ってしまうとマイナスの印象を与えてしまう可能性が高いです。

深夜にメールを送ったとしても企業の人が確認するのは翌日ですし、直接迷惑がかかるわけではありませんが、メールの送信時間をチェックしている人は多く、深夜帯にメールを送るのは非常識だと考えている人も多いです。

就活中は日中は忙しく動き回っていますし、なかなか時間が取れずメールが返せるのが深夜になってしまう場合も多いです。その場合でも深夜に送信するのではなく、下書きを作成しておき、翌日の朝一でメールを出すようにしましょう。

就活のメールでのエントリー方法は?

【用件別】就活時のメールの書き方と例文・テンプレート・署名

就活では志望する企業を見つければ、そこにエントリーをすることで選考を受けることができますが、基本的にはナビサイトなどを介してエントリーを受け付けていることが多いので、メールでエントリーできる企業は少ないです。メールでエントリーの旨を申し出たとしても、ナビサイトなどを案内されることもありますし、基本的にはナビサイトを利用しましょう。

企業によってはナビサイトを利用していない場合もあり、自社ホームページ内で募集をかけている場合もあります。その場合にメールアドレスなどが記載されていれば、
メールでもエントリーすることができます。メールでもエントリーできる場合はありますが、基本的にはナビサイトを利用することになりますので、メールではなくネット上からエントリーしていくようにしましょう。

就活の履歴書をメールで送る方法は?

【用件別】就活時のメールの書き方と例文・テンプレート・署名

就活を進めるためには履歴書は必須のものであり、履歴書を作成して企業に提出することで選考がスタートします。履歴書は手書きで作成して郵送での提出が一般的ではありますが、企業によってはメールで履歴書の提出を求める場合もあります。

メールでも郵送でも可であれば、どちらの方法で履歴書を提出しても構いませんが、メールのみと指定されている場合は、メールで履歴書を提出しなければなりません。メールで履歴書の提出を求める企業は増えていますし、正しい送り方を覚えておくことが大切です。就活の履歴書をメールで送るにはどうすればいいのかを知り、上手に履歴書を提出していきましょう。

データ化

就活の履歴書をメールで送るためには、まずは履歴書をデータ化しなければなりません。手書きの履歴書のままではメールで送ることはできませんので、データ化してメールに添付する必要があります。データ化する方法はさまざまで、手書きの履歴書をスキャンしてデータ化する場合もあれば、そもそもパソコンで履歴書を作成する場合があります。

スキャンすることでもデータ化は可能ですが、履歴書のサイズの設定などが難しいので、おすすめなのは元からデータで作成するということです。データで作成しておけばメールで送信できるだけではなく、印刷して郵送もできますし、就活をより有利に進めるためにもデータで履歴書を作成しておきましょう。

写真データも添付

就活では履歴書は必須であり、履歴書には証明写真が必要です。履歴書をデータで送る場合でも証明写真は必要ですので、証明写真もデータはしておかなければなりません。証明写真は写真館などで撮影すればデータとしてもらえる場合もありますし、スピード写真であっても機種によってはデータ化した写真が入手できる場合もあります。

データ化した証明写真を入手すれば、履歴書のデータと一緒にメールに添付して企業に送信しましょう。履歴書のデータに証明写真のデータを挿入して貼り付ける方法もありますが、パソコンスキルが必要ですし、失敗してしまうことも多いです。別々に添付して送信する方が便利ですし、簡単ですので、パソコンスキルに自信がない場合はそちらの方法で証明写真を添付するようにしましょう。

パスワードをつける

履歴書を企業に提出する際には、パスワードをつけて送った方が好印象です。パスワードをつけることで情報管理ができていることをアピールできますし、好印象が与えられる場合も多いです。履歴書は就活で使用されるものですが、悪用されればさまざまなことに利用されますし、自己防衛のためにもパスワードをつけておくことが大切です。

履歴書のデータにはパスワードをつけている旨を記し、次のメールでパスワードを記載していると伝え、素早くパスワードのメールも送るようにしましょう。

就活はメールマナーも重要

【用件別】就活時のメールの書き方と例文・テンプレート・署名

就活時のメールの書き方やマナーなどを紹介しましたが、就活ではメールマナーも評価の対象となっています。面接などで評価が良くてもメールマナー次第ではマイナスの印象を与えてしまい、マイナスの印象を与えてしまう可能性も高いです。

メールマナーによって就活が失敗してしまう可能性もありますので、就活を成功させるためにも正しいマナーを身に付け、企業とのメールのやりとりで好印象を与えていきましょう。

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