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2017年10月24日

企業に就活電話をかける際の時間帯とマナー・避けるべき時間帯

就職活動中の電話のマナーはとても重要です。就活生が企業に電話をかける時にはどんなことに気を付ければよいのでしょうか。電話のかけるのにふさわしい時間帯、マナーやポイントについてご紹介します。希望する会社に就職できるよう電話のマナーを身につけましょう。

就活中の企業に電話をかける際の時間帯別マナーとポイント

企業に就活電話をかける際の時間帯とマナー・避けるべき時間帯

就職活動をしていると、企業に対する行動のひとつひとつが大事です。電話の対応やマナーももちろん評価されるでしょう。このため、たかが電話と思わず、電話の対応も面接の一環であることを認識して、評価を上げられるよう取り組みましょう。

特に、電話は対面とは違って表情が見えないため、企業方はあなたの声だけに集中しますので、かける時間や、話し方、声の大きさなどが重要になってきます。むしろ顔を見て話すよりも細心の注意を払っていかなければなりません。

最初は誰でも緊張してしまうこともありますが、かける時間帯やマナーに気をつければ、電話の応対で評価が上がることもあります。ここでは、そんな就活に必要な電話のマナーとポイントについてご紹介させていただきます。

朝の時間帯に就活中の企業に電話をかける際は、始業開始から1時間程度経過してからかけるようにしましょう。例えば、朝9時始業の会社であれば朝10時ごろから、朝10時始業の会社であれば朝11時ごろから電話をかけるようにしましょう。そのくらい経過していれば、企業の業務もある程度落ち着くころでしょうし、電話をかけてもマナー違反ではないとされています。

朝は頭が良くまわり、仕事が進みやすい時間帯ですので、あまり長く時間をいただくことは失礼になります。間違ってもダラダラ喋るとこのないように、話したい要件は事前にまとめておき、なるべく簡潔に済ませるのもポイントです。

午前

午前中に電話をかけるときは、お昼の休憩時間になる少し前までにしましょう。一般的な企業は、12時からお昼休憩に入りますので、11時30分までにかけるようにするのが良いでしょう。

朝は始業開始一時間後ならマナー違反にならないとお話しましたが、企業側が電話に出ないなどで、ひたすら電話をかけて、気が付いたら12時直前になっていたということがないように注意しましょう。

午後

13時半ごろまでは電話はしないのがビジネスマナーとなります。先ほど、午前中に電話をするのは、お昼休憩に入る少し前までとお話しましたが、午後に電話をかける際にも、やはり企業側がお昼休みの時間だということを頭に入れ、13時半以降に電話をかけるようにしましょう。

学生の皆さんのなかには、学校やバイトなどがあって夜しか企業に電話をかける時間がないという方もいらっしゃるでしょう。しかし、企業の終業時刻を過ぎてかけても担当者不在の場合も多くあります。また、つながったとしてもあまり夜分遅い時間に電話をかけるのは失礼にあたりますので、極力避けるほうがベターです。

企業の営業時間外にやむを得ず電話をかける際のマナーと注意点

企業に就活電話をかける際の時間帯とマナー・避けるべき時間帯

土日

一般的な企業であれば土日や祝日は休みなので、電話をかけても採用担当者は出勤していません。土日や祝日に電話をかけることは極力やめましょう。もしも、企業側から電話があり、こちら側が出られず明日から土日になってしまう場合などは、土曜日に一度電話をしてみてもよいでしょう。

また、飲食店などのサービス業のように土日が休みではない企業の場合であっても、人事部などの管理部門がお休みのケースは多いので、土日祝日が休みではない企業であっても、土日祝日に電話をかけるのは避けましょう。

就活中の企業に電話をかける際の目的別時間帯のマナー

企業に就活電話をかける際の時間帯とマナー・避けるべき時間帯

就職活動中は、何かと電話をかけることが多くまた、人事の担当の方が必ずいるとは限らないため、こちらから電話をかけ直すことなどもよくあることです。

ここからは、問い合わせや、面接の日程調整などの目的別に電話をかける時間帯のマナーついてご紹介します。

折り返し

就活中に面接した企業から電話がかかってくることはよくあることですが、たまたま忙しく手が離せず電話に出られないこともあります。その時は、できるだけ早くに折り返しの電話を入れるようにしましょう。

不在着信に気づいたのが夕方だった場合には、企業の終業時間を確認し、終業時間を超えているようであれば翌日に折り返しましょう。

問い合わせ・応募

就職活動で、気になる企業に問い合わせたいことがある時や、応募したいと思った時に、こちらからまずは電話をかけますが、その際には、必ず企業の営業時間内に電話をかけるようにしましょう。営業時間外に電話をかけるのは、絶対にしないようにしましょう。

始業時間1時間後から、終業時間の1時間前までの間にかけるようにすれば失礼がないでしょう。また、営業時間内でも、お昼休憩の時間の前後である11時半から13時半ごろは担当の方もお昼を食べに出ていることが考えられますので避けましょう。

面接の日程調整

一度決めた面接日に都合がつかなくなってしまう場合は、日程を変更してもらう必要があるため企業に電話をして変更のお願いをしなくてはなりません。面接の日程調整が必要なときは、できるだけ早めに連絡するようにしましょう。その際もまた、相手の迷惑にならない時間帯、すなわち業務が慌ただしい始業直後、お昼の休憩時間や就業間際は避けて電話をしましょう。

面接日が一度確定している場合の日程変更は、企業側に迷惑をかけてしまうと心得、面接日が迫っている時期の日程変更では、これ以上マイナスの印象を与えないように、誠実な対応を心掛けることが必要です。

キャンセルの連絡

就職活動中の会社説明会のキャンセルなどの電話連絡をすることもあります。説明会の日程と予定が合わず、事前にキャンセルの電話をかける際は定時内に電話をかければOKです。時間外に電話をかけるのはやめましょう。

当日にキャンセルの電話をかける場合には、午前中の9時から12時の間に電話をしましょう。できるだけ9時前後にすることが望ましいでしょう。メールを送ることができる場合は、まず説明会のキャンセルメールを送り、その後9時頃に電話をかけるようにすると良いでしょう。

電話をかける前の注意点

企業に就活電話をかける際の時間帯とマナー・避けるべき時間帯

電話をかける時間帯のマナーについてお話してきました。電話をかける時間帯と同様、電話をかける際に事前に確認しておくべきこともいくつかありますのでご紹介します。

静かな場所でかける

電話をかける際は、騒音などがしない静かな場所に移動してかけましょう。相手の声が聞き取れないことで、不快感を与えてしまわないようにしましょう。また、携帯電話でかける際は、電波の良い場所に移動してかけるようにしましょう。

メモの準備をしておく

電話が繋がった場合には、企業側と具体的な日時や場所などを指定されることもありますので、必ずメモの準備をしてから電話をかけましょう。

話す内容をあらかじめ整理しておく

電話は、相手の時間をもらっていることになりますので、要件はできるだけ整理しておき簡潔に伝えましょう。話すことをまとめておくと、電話でのコミュニケーションがスムーズになります。

最初に名乗る

相手が電話に出た際は、最初に「お忙しいところ、恐れいります」と挨拶を言いましょう。その後に、自分の名前を名乗りましょう。電話であっても第一印象は大切ですので、明るくハキハキとした声で話すようにすると良いでしょう。

相手が電話を切ってからこちらも電話を切る

最後に電話を切る際は、相手が電話を切る音を聞いてからなるべく静かに電話を切るようにしましょう。

社会人としての電話のマナーを身につけよう!

企業に就活電話をかける際の時間帯とマナー・避けるべき時間帯

社会人には当たり前の電話マナーも、就職活動中の学生さんなどには初めてのことです。緊張してしまったり、難しいと感じる方もいるでしょう。ビジネスマナーを知らずに、友人や家族と話す感覚で電話をかけてしまうと、企業の方には不快感を与えてしまうことも考えられます。

電話のやりとりの小さな部分も、企業側はしっかりみています。そして、電話は相手の時間を奪って対応していただいているということを意識し、相手の忙しくない時間帯や迷惑にならない時間帯を選んで電話をするようにしていきましょう。

就職後の社会人生活に役立てられるよう、就活の機会に、電話のマナーをある程度学んで身につけられるとよいでしょう。電話をかける際も面接の一部だと心得て、マナーを大切にしていきましょう。

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