お礼文の書き方・文例・書き出しと結び｜ビジネス/メール

贈り物を頂いたり、相手のお世話になった時は、きちんとお礼をするということが大人としての大切なマナーであることは間違いありません。直接お礼を伝えることも気持ちが伝わりやすくとても良いことですが、お礼をしたくてもなかなか直接会う機会が作れないという場合もあるはずです。そういった時はお礼文を送るのが良いと言えます。

今回は、お礼文の書き方についてお話しします。お礼文をきちんと送って礼儀を尽くすことは、相手に好印象を与えます。丁寧なお礼文の書き方を学んで、今後の人間関係を円滑に進めましょう。

お礼文を送る方法の一つとして、手紙があります。手紙でお礼をするのであれば、必ず手書きで書くことをお勧めします。手書きはその人の気持ちが表れやすく、受け取った相手にも親しみやすさを与えることができるからです。

また手紙でお礼文を送る場合は、相手から贈り物をもらったり、お世話になった後できるだけ早く送ることも大切です。できれば1週間以内に書いて投函しましょう。あまりにもお礼の手紙を送るのが遅くなってしまうと、感謝の気持ちが伝わりにくくなってしまいます。どうしても遅れる場合は、お礼が遅れたことを手紙の中で必ず謝罪することを忘れないようにしましょう。

贈り物をもらったのであれば、それをどのように楽しんでいるかなどを具体的に書くと、相手にもその情景が想像しやすく印象の良いお礼文になるということも覚えておくべき大切なポイントです。

手紙以外にも、メールでお礼文を送るという方法もあります。できるだけお礼文は手紙の方が好ましいですが、相手の住所がわからないなどやむを得ない場合はメールでも構いません。

メールでお礼文を送る時は、手紙で送る場合よりも早くお礼文を送信することをおすすめします。メールは手軽にいつでもどこでも送受信できるツールです。ですからあまりにもお礼メールの送信が遅いと、感謝の気持ちがあまり相手に伝わらない可能性があるからです。早急にお礼のメールを打つことで、心から感謝しているということを伝えることができます。

また、メールでお礼文を打つ時は改行に気をつけ、そのメールを受け取った相手が読みやすいかどうかに配慮することも大切です。改行をいっさいしないで打つと、画面上で文章が詰まった印象に見えてしまい読みやすさも半減してしまいます。相手がどのように感じるかを考えながらメールを打つと、読みやすい文章になります。

ビジネス上でお世話になった相手にお礼文を送るケースも多々あります。ビジネスの場合は、メールでお礼文を送付することがほとんどですので、お礼文をメールで送るケースについてお話しします。

取引先への訪問や打ち合わせがあったり、飲み会や食事会に参加した後はお礼文を送ることがビジネスマナーです。午前中の訪問や打ち合わせであれば、当日の夕方までにお礼文を送るように心がけましょう。午後以降の訪問であれば、翌日午前中までにお礼文を送ることがマナーであると覚えておいてください。

また、飲み会や営業の同行などで、社内の上司にお礼文を送るケースも多々あります。この場合は、翌朝の始業直前や始業直後に送ると、上司を煩わせることもなくスマートだということを覚えておいてください。

ビジネス上では、取引先や会社の先輩など相手によって距離感が大きく異なることがよくあります。ですから、相手との距離感に配慮した書き出しにすることがとても大切です。相手との距離感によって「初めてメールを送らせていただきます。」や「突然のご連絡失礼いたします。」などの言葉で書き出し、相手に失礼のない言葉を選びましょう。

取引相手に送る場合は、相手の会社名を「貴社」と表現することを覚えておいてください。「御社」と表現するのは話し言葉だけですので、混同しないように注意し、正しい敬語を使ってメールを打ちましょう。

シーン別に、お礼文の書き方は大きく異なるはずです。次は、シーン別にお礼文の書き方例についてお話しします。

内祝いとは、お祝いを頂いたお礼に送るお返しのことを意味します。一般的に内祝いには、頂いた金額の半額程度の品物を贈ります。しかし品物だけでなく、お礼文を添えて送るとより受け取った相手に喜んでもらえるはずです。

内祝いはきちんとタイミングを守って送ることも大切なマナーです。結婚内祝いであれば入籍や結婚式の1ヶ月後、出産内祝は生後1〜2ヶ月後が目安と言えます。内祝いを送るタイミングをきちんと正しく知っておきましょう。

例として、出産内祝いのお礼文の書き方をご紹介します。

「この度は心温まるお祝いをいただきありがとうございました。出生は○月○日で、名前は〇〇と名付けました。おかげさまで健やかに成長しております。ささやかではありますが心ばかりの品を贈らせていただきました。今後とも、親子共々どうぞよろしくお願いいたします。」

この例のようにシンプルで構いませんので心を込めた文章を書きましょう。

所有者の都合がつかなくなったためにコンサートなどのチケットを譲ってもらえたという場合も、きちんとお礼文を送るべきです。お礼文の中ではお礼の言葉に合わせて、そのイベントを楽しんだ様子を書くのが良いと言えます。楽しんだ様子が書かれたお礼文を読むと、元々の所有者は「チケットが無駄にならなくてよかった。」と感じるはずです。

「この度は〇〇のチケットを譲っていただきありがとうございました。おかげさまで、初めての〇〇イベントをとても楽しむことができました。想像以上にステージに近い席で鑑賞することができ、圧倒的なパフォーマンスから目が離せませんでした。本当にありがとうございました。」

この例のように、当日の様子を具体的に書いてお礼の気持ちを伝えましょう。

大人になるとお歳暮のやりとりをすることも増えるはずです。お歳暮を頂いた時はなるべく早くお礼文を出すことを心がけましょう。お歳暮を受け取った後、1週間程度でお礼文を送るべきということを覚えておいてください。

お歳暮は一年間の相手の支援に対する感謝を込めた贈り物ですので、お礼文の中ではこちらも一年間相手にお世話になったことへの感謝の気持ちを書くべきです。また、新しくやってくる年が相手にとって実りある一年になるよう願う言葉も添えましょう。

「この度はお歳暮の品をお送りいただきありがとうございました。いつも変わらず細やかなお心遣いに感謝いたします。この一年間厚いご支援をいただいたおかげで、無事に年末を迎えることができました。〇〇さまにとって、来年がさらに実りある素晴らしい一年になることをお祈りしております。」

この例のようにお礼文を添えると、相手にきちんと気持ちを伝えることができます。

子供の運動会に、親戚などが駆けつけてくれる場合があります。我が子の晴れ姿のためにわざわざ時間を割いて来てくれたのですから、運動会後にきちんとお礼文を送ることが大切です。運動会参加へのお礼文には、参加してもらえたことでいかに子供が喜んでいたかなどの様子を交えて書くと良いと言えます。

「先日は息子の運動会にご参加いただきありがとうございました。息子が成長した姿を〇〇さんにお見せすることができ、親としてとても嬉しく感じております。また、近いうち、お会いできることを家族一同楽しみにしております。どうかお体にお気をつけてお過ごしください。」

この例のように、相手の体調を気遣う文を添えると相手に好印象を与えることができます。

手紙の書き出しをどう始めれば良いか分からず、書き方に迷ってしまう人も多いはずです。次は、書き出しの例についてお話しします。

「時候の挨拶」という言葉を聞いたことがある人も多いはずです。時候の挨拶とは、それぞれの季節に合わせた挨拶の言葉を意味し、一般的な手紙の書き出しに使用されます。お礼文の書き出しも、一般的な手紙と同じように時候の挨拶から書き始めましょう。

春であれば、「桜の美しい季節となりました。いかがお過ごしでしょうか。」や、夏であれば「うだるような暑さが続いておりますが、お変わりございませんか。」といった書き出しがふさわしいと言えます。季節を感じさせる書き出しを、自分なりの言葉で書いてみてください。

お礼文の結びの書き方も、手紙全体の印象を決める大切なポイントと言えます。次は、結びの例についてお話しします。

お礼文の結びには、一般的な手紙と同じように、これからも相手とのおつきあいを願う言葉を添えます。今後も良好な関係を保っていきたいという気持ちがきちんと伝わる結びは、相手に好印象を与えるに違いありません。今後のお付き合いを願う言葉に合わせて、相手の体調を気遣う言葉を書くのも忘れないようにしましょう。

「今後ともどうぞよろしくお願いいたします。これからますます寒くなります、どうかお体にお気をつけてお過ごしください。」

「今後ともご支援のほどよろしくお願いいたします。〇〇さまのさらなるご活躍をお祈りしております。」

この例のような文章でお礼文を結ぶと、スマートな文章に仕上げることができます。

いかがでしたでしょうか。今回はお礼文の書き方についてお話ししました。丁寧なお礼文を送ることは、相手との今後の付き合いを良好に保つためにとても大切なことです。お礼文を送るタイミングなどのマナーもきちんと守るように心がけましょう。

お礼文にはそれほど堅苦しく決まった形式はありませんが、何よりも一番大切なことは、お礼文を読んだ相手がどのような反応をするかを想像しながら書くことだと言えます。

相手が喜ぶ様子を想像しながら書いたお礼文は、とても心がこもった文章になるはずです。きちんと気持ちを込めて、自分の言葉でお礼文を書いてみましょう。感謝の気持ちがこもったお礼文は、受け取った相手を笑顔にする素敵な手紙に違いありません。