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同窓会の案内状の書き方と例文・先生へ送る際のマナー・発送時期

更新日:2020年08月20日

同窓会の開催には、多くの幹事さんのお世話があってこそ、成功に導くことが出来ます。その一つに多くの出席を促す案内状の作成がとても大切で、大規模な会になるほど、綿密な呼びかけが必要になります。きちんとしたスケジュールと、フレンドリーな言葉で呼びかけましょう。

同窓会の案内状の書き方

案内状とは、催しや会合などを知らせたり、あるいは招待するために出す書状を意味します。そして案内状の具体的役割は、通知する(目的、内容、日時、場所、費用)招待する、出席、欠席を尋ねるというところにあります。

また、案内状の書き方は、おおむね決まった形式になっていますが、封書とハガキの場合、多少の書き方の違いも出てきます。

・同窓会の目的・表題(例・卒業〇〇年記念同窓会開催のお知らせ)
・頭語(拝啓、謹啓)
・時候の挨拶
・健康に関する気遣いの言葉
・開催の内容
・出席を促す言葉
・結語(敬具)

<例文>
            卒業〇〇年記念同窓会のお知らせ

拝啓 初秋の候、次第に寒さも厳しくなってまいりましたが、皆さまいかがお過ごしでしょうか。

さて、私たちは平成〇〇年、〇〇高校を卒業して、来年は○○周年を迎えます。そこで、久しぶりに記念同窓会を開催することになりました。

つきましては、皆さまが帰省しておられるお正月を利用して、旧交を温めたいとおもいます。

当日は恩師の先生方も、ご臨席いただけることになっています。時を忘れて懐かしいお話や、現況などを語り合いましょう。

ぜひ、お繰り合わせの上、ご参加くださいますよう、よろしくお願い申し上げます。

                                  敬具

往復はがきでの同窓会案内

案内状は、催しや会合などを知らせ、その返事をもらう場合が多いので、往復ハガキを利用することが一番便利なのではないでしょうか。

往復ハガキは、往信用ハガキと返信用ハガキを一続きにした、郵便ハガキです。往信時は、往信の宛名面が出るように二つ折りにして送り、返信時は半分に切って返信部分のみを送ります。

二つ折り右開きの状態では
・最初の面が往信の宛名面
・その裏側、見開きの右半分が往信の面
  <時候の挨拶、健康を気遣う言葉、本文、出席を促す言葉、結びのことば>
・見開きの左半分が、返信の宛名面
・その裏側、最後の面が返信の文面となります。
  <ご出席、ご欠席、ご住所、ご芳名、通信欄など>

折らずに広げた状態では
・往信の宛名面と返信の文面
・返信の宛名面と往信の文面が対になっています
往信の宛名面には水色、返信の宛名面には緑色の切手が印字されています。

往信の文面は、先方に残る部分なので、挨拶文と共に、お知らせの内容を書きます。会合の案内などでは、日時、場所、連絡先などの必要事項を、書きます。

返信の宛名面は、この宛名にハガキが戻ってくるので、宛名の敬称は省き、名前の下の左寄りに「行」「宛」を書いておきます。

返信の文面には、出欠確認、氏名、要望、通信欄など、先方から返してもらう内容を書きます。投函する時は、往信の宛名と返信の文面が外側になるように折ります。折っていないと、「往復ハガキ」とは見なされないので、注意が必要です。

返信ハガキは、参加できなかった人から、通信欄に現況やメッセージが書き添えてある場合もあるので、一つに纏めて参加者に見てもらうなど、利便性もあるので、大いに利用しましょう。

メールでの同窓会案内

同窓会の案内をする時に、最近では手紙やハガキの案内状ではなく、手軽にメールで連絡することも一般的になってきました。

ハガキや封書での案内状は、郵送料がかかる上に、いろいろな手間もかかってきます。また、ほとんどの人がメールアドレスも持っているので、一斉に時を置かず送ることができて、とても重宝な連絡手段となっています。

メールで送る案内状は、ともすると事務的な文面になりがちなので、意識して旧交を温めるような文面に心がけましょう。また、こじんまりしたクラス会などでは、早い段階でわかっている出席予定者名も添えると、出席しやすくなる人も出てくるので、お勧めです。

<例>          〇〇高校 クラス会のご案内

春爛漫、桜の花の美しい季節になりました。皆さまにはお変わりなくお元気にお過ごしのこととおもいます。
さて、前回のクラス会から〇年が経過しました。そこで、この度久しぶりに下記の予定で開催することになりました。

なつかしい〇〇先生も、ご出席頂ける予定ですので、お一人でも多いご参加をお待ちしています。懐かしい思い出や、互いの近況など楽しく語り合いましょう。

                 記

・日時 〇月〇日(○曜日)  〇時~〇時
・会場 〇〇ホテル http://URL
・会場電話番号
・会費 〇〇〇〇円(当日受付にて申し受けます)
・出欠(準備の都合上、〇月〇日までにお知らせ下さい)
・返信先メールアドレス 〇〇〇〇@〇〇〇〇
              以上よろしくお願いいたします。
・幹事名 〇〇〇〇
・Mail 〇〇〇〇@○〇〇〇
・Tel 〇〇〇―○〇〇〇-○〇〇〇
・住所 〇〇〇〇〇

ケース別同窓会の案内状の文例

同窓会の案内状は、同窓会を開催するための第一歩です。案内を出す時期や、その内容は、案内状をもらった側の予定をたてやすくしたり、参加の意欲を湧き立てたりする材料になります。少しでも多くの人に参加してもらえるような案内状を作成し、楽しく、一生の想い出になるような同窓会を、開催しましょう。

幼稚園時代の同窓会

幼い、幼い頃の同窓会。大人になってからの幼稚園時代の記憶は、とてもまばらなものとおもいます。だからこそ、その案内状を手にしたときの、ドキドキ感は、他の時代の時よりも、さらに嬉しさが増幅されるものではないでしょうか。

両親に手を引かれ、今まで会ったこともないお友達と出会い、遊んだり笑ったり泣いたりと、小さな社会を経験した想いでは、何にも勝ることでしょう。そんな頃を思い出せるような、優しい案内状を出してみましょう。

<例文>
             ○○幼稚園 〇組クラス会のお知らせ

綺麗な花々の咲き誇る季節となりました。お変わりなくお過ごしでしょうか?
さて、私たちが○○幼稚園を卒園して、今年で〇年経ちました。そこで、ぜひ懐かしい〇組のクラス会を開催したいと計画いたしました。

当日は、お世話になった○○先生にもご出席いただけることになっています。
幼かったころの思い出話に花を咲かせたいとおもいます。ぜひ多くの皆様のご出席をお待ちしております。よろしくお願い申し上げます。

成人式を迎えた同窓会

成人式には、それを祝うために、通常は地元を離れて暮らしている同級生も帰省します。それを機会に同窓会を開催することも多く、たくさんの仲間に会えることは、とても楽しみなことでしょう。たくさんの友人に出席してもらうためには、案内状を2ヶ月前には発送し、早めに出席者の人数を確認し、会場やお店の予約をすることを、お勧めします。

<例文>
             ○○中学〇回生 成人記念同窓会

拝啓 向寒の候、皆さまにはその後お変わりなくお過ごしのことと、お慶びを申し上げます。さて、私たちが母校の〇〇学校を卒業して、○年が経ちました。

今年は、成人式を迎える節目の年となり、同窓会を開催する運びとなりました。つきましては、皆さまが帰省される成人式に合わせまして、久しぶりに、懐かしい思い出話や現況報告など、楽しいひとときを過ごしたいとおもいます。

当日は、恩師の先生方もご臨席いただけることになっています。久しぶりの皆様との再会を、とても楽しみにして頂いていますので、ぜひ、お一人でも多くご参加くださいますよう、よろしくお願い申し上げます。
                            敬具
                    記

・日時 〇月〇日(○曜日) 〇時~〇時
・会場 〇〇ホテル
・会場 電話番号
・会費(当日受付にて申し受けます)
・出欠(準備の都合上〇月〇日までに返信ハガキにてお知らせください)
・会場略図
・幹事名および電話番号
・通信欄(                                )
                             差出人名

還暦を迎えた同窓会

若い世代には、同窓会を開催しても、参加する人がとても低いと言われています。仕事が忙しいばかりではなく、子育てや家族との時間を優先する、金銭的な問題などの理由で、同窓会を回避する人が目立ちます。

しかし、還暦を迎える年ともなると、すでに会社を定年になった人、事業の独立に成功している人、子供も独り立ちして、日常に余裕が出てきた人と、同窓会に出席しやすい立場になります。

まして、青春時代を共に過ごした仲間と会えることは、とても嬉しく、感覚的にも当時に戻らせてくれます。同窓会に参加して旧交を温め、後の人生に改めて繋がりと希望を持てることは、とても素晴らしいことです。

<例文>
             還暦同窓会のご案内

前略 仲秋の候、街に並ぶ銀杏の木々も色づきはじめました。皆さまにおかれましては、お変わりなくお元気にお過ごしのことと、お慶びを申し上げます。

さて、私たちが〇〇中学を卒業して〇〇年が経ち、今年はめでたく還暦の年を迎えました。
長い年月の間には、紆余曲折、いろいろな出来事もあったとおもいます。

つきましては、下記の予定にて、還暦同窓会を開催したいと計画をいたしました。お世話になった恩師もお迎えし、若かりし日の懐かしい話、現況などを楽しく語り合えたらとおもいます。お一人でも多いご参加をお待ちしております。

PS:ご同伴者さまのある場合には、あらかじめご連絡いただければ有難いです。
                                     敬具
                  記
・日時 〇月〇日(○曜日) 〇時~○時
・会場 〇〇ホテル  ℡
・会費 〇〇〇円(当日受付でお支払いください)
・出欠(〇月〇日までに、返信ハガキにてお知らせください)
・会場略図
・幹事名および電話番号
・通信欄(                                )
                           差出人氏名

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初回公開日:2017年10月25日

記載されている内容は2017年10月25日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。
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