【状況別】返信はがきの書き方・欠席する時の書き方｜法事/会社

ビジネスの会合のお知らせや、結婚式などの招待状をもらうことがあるでしょう。その際必ず必要になってくるのが出欠の確認なのですが、この時に使われるのが「返信はがき」です。返信はがきとは、招待状やお誘いなどと一緒にホスト側が招待客側に送付、もしくは配布するもので、送料は一般的に招待する側が負担するものとなります。

この返信はがきは必要な物は基本的には記入されており、送付する側は必要項目を埋めて投函するだけの仕様になっていることが多いですが、記入欄以外に気を付けなくてはいけない書き方のルールというものが存在します。

簡単そうに見えて意外と細かな決まりもある「返信はがき」、その書き方のルールや出すときの注意点など、今さら人には聞きにくいマナーについてご説明をしてまいります。

状況別の前にほぼすべての返信はがきに共通する書き方の注意点をご紹介します。返信はがきは場合によっては100枚を超える返信が担当者に届くことがあり、このルールの守られていない返信が届くとマナーのなっていない書き方が目立ってしまいとても恥ずかしいことです。

必要以上に丁寧にすることはありませんが、一般的に知られている基本マナーを押さえた書き方をするようにしましょう。

返信はがきの裏面記入欄には、自分の名前や住所などを記入する欄があります。この欄は発送元から丁寧な表現にされて作成されていることが多く「御（ご）住所」「御（ご）芳名」とされています。この「御」「ご」「芳」については尊敬表現ですので送り返すときにはこの部分は削除しなくてはなりません。

削除の方法は修正液などは使用せず、該当部分に丁寧に二重線を重ねます。できるかぎり定規などを使って真っすぐきれいに書きましょう。また自分の名前を記入する部分に「様」などが添えられている場合はその部分も削除しましょう。

多くの返信用封筒には「出席」「欠席」に〇をつける書き方を採用しています。どちらかに〇をつけるだけでもわかりますが、よりわかりやすくするために〇をつけないほうの選択肢全体を二重線で打ち消します。

また返信はがきでは「ご出席」「ご欠席」とされていることも多く、この場合も「御」「ご」は打ち消してから「出席」「欠席」部分のみを○で囲います。さらに「出席」や「欠席」を中心に文章にして返答をするとより丁寧な書き方となります、

【例】
・「慶（喜）んで」出席「させていただきます」
・「申し訳ありませんが（残念ながら）」欠席「いたします」

返送先の住所が書かれている表書きも確認が必要です。こちらには返送を希望する住所や宛先が書かれており、基本的にはこの住所や名前部分はそのままで構いません。

この宛名の部分には「〇〇株式会社　〇〇営業部　行」「〇〇 〇〇　行」となっています。この「行」はここに宛てての手紙です、と言う意味を謙遜して表現したものですのでこちらを通常の手紙と同じ状態にすることが必要です。書き方としては「行」を二重線で打ち消して、縦書きならその左側、横書きならその下側に、「様」「御中」を書き加えます。

返信はがきにはあらかじめ切手の貼ってあるタイプや、はがきが到着した分だけを後納するタイプなどさまざまです。念のため、切手の金額の過不足はないか、また後納などの場合期限が切れていないかなども確認しておきましょう。

書き方のマナーではありませんが、返信はがきはなるべく早く返送をします。返信期限がある場合はそれに間に合うように出すのは当たり前ですが、それ以外でも目安として「一週間」以内には投函するようにしましょう。

法事の招待状は、親族だけの場合改まって招待状などで送らないこともありますので見たこともない方もいらっしゃるでしょう。故人の冥福を祈り、供養をするための法事や法要ですが、初七日や四十九日以降の年忌法要（一周忌、三回忌、七回忌）は遺族のみで行なわれることが多くなります。

前述した基本ルールにのっとって間違いのないようにご記入ください。法事の返信はがきにおいて特殊なのが、「卒塔婆を付けるか否か」の確認が入ることがあります。「卒塔婆（そとば）」とは、墓の周辺に立てられる細長い板のことで故人や先祖を供養する追善供養や、または自身の善を積む意味合いで立てられます。

改めて分かっていれば法事の当日に間に合うよう準備ができるため前もって確認されることがあります。卒塔婆の準備をお願いする場合、返信はがきでその旨を告げておき、当日御供物料とは別にで「御塔婆料」「御塔婆供養料」を主催者に手渡します。

もっとも書き方について良く話題になるのが結婚式の招待状の返信はがきです。こちらは届く相手が友達だと油断してしまいがちですが、返信はがきの送付先によっては新郎新婦のご両親の目に触れることもありますので間違いのないように記入しましょう。

結婚式の招待状に関しては二重線を漢字の「寿」と言う字で代用することができます。より華やかでおめでたい感じを演出でる書き方です。また空いた欄にはメッセージを記入しても良いでしょう。この時、おめでたいことを途切れさせないという縁担ぎで句読点は使用しませんので気を付けます。

また欠席の時、身内の不幸や病気、事故などのネガティブな理由の場合は「都合により」などとぼかした書き方をするのマナーです。また返信はがきだけでなく電話などで一報を入れ、当日は電報などを送るとより喜んでもらえるでしょう。

同窓会の招待の返信には特に気を付ける部分はありません。前述した基本マナーにのっとって間違いのないよう記載しましょう。

学校などの同窓会では学校によってはかなりの大人数に招待状を送っていることがあります。同窓会の年会費などから念出されていることが多いので、もしも今後出席するつもりがないのであればその旨を一言添えてあげましょう。

式典の案内についてはビジネス文書としてのニュアンスが強くあります。そのため、返信はがきもビジネスマナーにのっとった書き方をしましょう。

ことに欠席をする場合には、その旨と理由もメッセージとして添えるようにしましょう。また式典当日に電報や花などを届けるようにすると、相手の印象にも残りビジネスパートナーとして良い印象を残すことができます。

基本的な書き方として前述のマナーにのっとっていただければ問題ないかと思いますが、ビジネスでの返信はがきで特に注意すべき点があります。

・一言を添えること
出欠の確認以外に一言やメッセージを添えることは、基本的には好みでかまいません。しかし会社同士の付き合いで今後も続いていくことがわかっている場合には最大限丁寧な対応を心がけましょう。断りの文句だけでなく、次の機会や今後の付き合いについても言及するのが良いでしょう。

・会社宛ての時は「御中」
表書きの「行」「宛」は修正して尊敬表現に変更します。個人宛なら「様」、会社や団体宛なら「御中」となりますので間違いのないよう注意しましょう。「〇〇株式会社 〇〇〇男 宛」となっている場合は、最後の名前部分に「様」を付け、会社名のあとに「御中」は付けません。

出席をする場合はさておき、欠席の場合の返信はがきの書き方はそれ以上に相手との関係性を壊さぬように心遣いが必要です。それぞれに欠席の際の注意点をご案内してまいりましたが、まとめると以下のような点に気を付けましょう。

・「御」を二重線で打ち消し、「欠席」に〇をつけ「させていただきます」を続ける
・出席できないことを詫び、残念な気持ちを伝える
・問題のない理由の場合は欠席理由も添えるとよい（ネガティブな理由の場合注意）
・今後の付き合いについて一言を添える
・結婚式など一定の人数の式の場合は、はがきの前に電話などで欠席の旨を告げる
・当日に電報や花束などの贈り物をする

このあたりのマナーを気を付けるようにすることで、相手があなたの欠席へのマイナスの印象を抱くことを打ち消すことができます。

簡単に見えて意外と奥の深い返信はがきの書き方のマナーをご紹介して参りました。返信はがきは記入側があまり考えずに書けるように作られているため、あまりそのマナーについて考えたことのなかった方もいらっしゃるでしょうが、同じものを何枚も確認するため、実は書き方によってマナー不足が顕著に表れてしまう危険のあるものです。

書き方によっては、たとえ返信はがき一枚であっても相手に好ましい印象を与えることのできるツールです。マナーのなっていない人・会社だなと思われないためにもこの機会に、返信用はがきの書き方を改めて確認して、だれにも好印象を与えられる書き方をマスターしてください。