【状況別】謝罪文の書き方と例文・縦書き横書きの違い｜手紙

失敗や不備、クレームなど、謝罪をしなくてはいけない場面は、社会へ出たら誰もが経験することです。こうしたミスが判明したら、すぐに先方にお詫びに伺うことが大切ですが、直接謝罪することがむずかしい時などは謝罪文を送り、相手方へ謝意を伝えましょう。

しかし、一口に謝罪文といってもただ謝ればいいわけではありません。書き方によっては、より相手の怒りを増幅させてしまう事態もありえます。そんな最悪の結果を招いてしまわないよう、謝罪文の書き方についてしっかり学んでおきましょう。

結婚もしくは婚約をしているか、たんなる男女交際かで、謝罪文の必要は大きく異なります。婚約・婚姻関係にある場合は、浮気による慰謝料が発生するためです。

謝罪文が浮気の証拠になり、請求額に響いてしまうこともある一方で、謝罪をしなかったために相手方の怒りを買い、慰謝料を増額されてしまうこともあります。謝罪文を送るタイミングは慎重に、弁護士などにも相談してください。

では、この場合の謝罪文の書き方です。パートナー関係にあった相手に対する、ごくごくプライベートなものとなりますので、テンプレートを使わずに自分の言葉で書きましょう。内容については、浮気の言い訳はNGです。誠心誠意、相手に謝罪の気持ちを伝えるものだということを念頭において書いてください。

横領罪はれっきとした刑法違反で、刑事罰の対象となります。ですが、損害を賠償することなどを条件に、示談がまとまれば告訴を取りやめてもらえることもあります。そのため、謝罪の意思を相手に伝えることがとても重要になります。

また、横領罪は刑事事件になりますので、告訴されれば逮捕に繋がります。反省し、弁済の意思があるのであれば、早い段階での謝罪を心がけましょう。書き方としては、まず率直に自分の過ちを認め、相手方に話し合いの場を作ってもらえるよう、お願いすることが必要になります。

また、弁済の計画が具体的に提示できるなら、記入しておきましょう。ただし、示談書と謝罪文は異なりますので、謝罪文を送って弁済計画を出したから示談成立にはなりませんので、注意してください。

交通事故には物損事故と人身事故があります。物損事故では保険会社が対応してくれることが一般的ですので、今回の記事は人身事故での謝罪文を想定して書き方を整理してみましょう。

人身事故では、被害者が怪我をしていて面会できない場合もあります。大きな事故であれば、面会を拒絶されてしまうこともあるでしょう。そうした場合、事故を起こしてしまった経緯や原因を振り返って、相手方に説明する必要があります。ただし、自己弁護や言い訳にならないよう注意しましょう。

そして、事故についてしっかり反省していることを書いてください。同じような事故を起こさないために、あなたができる対処法も書くとよいでしょう。また、被害者が事故で負った怪我や恐怖への配慮も忘れずに添えてください。

ビジネスの場で大事なお客様を怒らせてしまったら、あなたならどうしますか？迅速な対応がお客様の怒りをおさめる鍵となります。お詫びの電話などをしてから謝罪文を送ることが、ビジネスマナーでは推奨されています。

お客様への謝罪文は社外文書にあたりますので、書き方には十分注意してください。日付の記入はもちろんですが、ミスの大きさによっては差出人を責任者にする必要がありますので、必ず上司に確認するようにしましょう。頭語と結語を用いる場合は、「前略・草々」ではなく「謹啓・敬白」にします。

本文は今回の件についての謝罪、ミスが起きてしまった原因、再発防止策と続けます。できるだけ具体的に書くことで、こちらの反省が伝わります。最後にもう一度お詫びの言葉を入れ、結びの文面で終わります。

業務上のミスで社内での謝罪が求められる場合、顔を合わせることが多いと、対面で謝って済ましてしまう方も多いことでしょう。ですが、連絡の行き違いで誤解を招いてしまわないよう、後からメールなどで謝罪文を送ることが望ましいとされています。

社内向け謝罪文の書き方の基本は、業務の支障とならないよう、なるべく簡潔な言い回しを心がけることです。まずは、起こってしまった事実を正確に伝え、率直に謝罪しましょう。ミスへの対応策も忘れずに入れてください。相手へフォローをお願いする場合は、具体的に何をしてほしいのかを明記します。

また、謝罪メールの件名にも書き方のルールがあります。一目で内容がわかるものにして、緊急性の高いものについてはその旨も添えてください。

仕事でミスをしてしまった時は、上司にも謝罪のメールを送りましょう。もちろん、口頭で謝ることが第一ですが、きちんとした報告をする意味でも、ぜひ謝罪メールを出すことをします。

書き方の注意点としては社内向けのメール同様、件名・文面ともにわかりやすさを第一にしましょう。上司向けだと、ついつい言い訳を連ねてしまいがちですが、責任逃れと受け取られてしまうこともあるので、事実のみを短くまとめてください。同じミスを犯すことのないよう、再発防止策もあるとよいでしょう。最後はきちんとしたお詫びの言葉で締めてください。

その後、直接謝罪に出向き、メールを見てもらいながら経緯の説明をすれば、スムーズに今後の対応策を協議することができます。

以下は日本郵便株式会社による、ビジネス文例です。このような文例を参考に、謝罪文の書き方をマスターしましょう。ただし、文例をそのまま使うようなことはせず、自分の言葉で誠実に謝ることが謝罪文を書くうえでもっとも大切なことです。

謝罪文の書き方では、手書き・縦書きのものが正式とされています。プライベートな案件での謝罪文、事件・事故などの加害者になってしまった場合の謝罪文などは、手書きで縦書きにすることが望ましいでしょう。縦書きの場合の書き方は、頭語・結語をつけて、挨拶、謝罪文へと繋げます。最後に文書の作成日と差出人、宛名を書きます。

一方、ビジネスシーンにおいては、横書きの文書が一般的になっています。謝罪文でも横書きが主流ですので、パソコンなどで作成する場合、無理に縦書きにする必要はありません。横書きの書き方は、通常の社外文書と同様にまずは作成日、そして宛名と差出人を記します。表題を入れることも多いですが、頭語と結語だけでも構いません。その後、謝罪文へと繋げてください。

謝罪文の多くは、郵送による手紙になります。内容に問題がなくても、手紙の書き方のマナーを知らないと、謝罪の気持ちが伝わらないばかりか、逆に相手を怒らせてしまいます。事前にしっかり確認しましょう。

謝罪文の手紙の場合、便せんは原則として白無地、もしくは罫線のみが入っているものを選びます。封筒も同じく白無地が好まれますが、ビジネスの場合は社名入りの封筒でも問題ありません。筆記用具は黒いインクのボールペンか万年筆を使用してください。

表書きの書き方は、通常の手紙と同じで構いません。謝罪の手紙の場合は、「謝罪文在中」などと中身を明記しないのがマナーです。お詫びの品と一緒に郵送する場合は、品物に同封して、封筒には宛名のみを記入しましょう。

ビジネスシーンでは、メールでの謝罪文も一般化しています。メールでの謝罪は迅速というメリットがある一方、手軽とも受け取られがちです。そのため、謝罪文を送信する前後に直接会ってお詫びするか、電話で謝罪することを忘れないようにしてください。

また、メールでの謝罪文で大切なのは件名です。毎日大量に届くビジネスメールの中から、相手にすぐに謝罪文だということがわかるように配慮してください。【重要】、【お詫び】などのワードを加えると、わかりやすくなります。続けて、「商品不良のお詫び」など、何の件での謝罪なのか明記します。

本文の書き方については、通常のビジネスメール同様、宛名に続けて、挨拶と名乗りから始めて問題ありません。最後にメールでのお詫びとなってしまったことについて一言添えてから、署名をしましょう。

今回はプライベートやオフィシャルな場面、それぞれに使える謝罪文の書き方についてご紹介しましたが、いかがでしたでしょうか？

ミスは誰にでもあることですが、だからこそ謝罪の場では人としての真価が問われます。隠したりごまかしたりするよりも、しっかり謝ることで却って評価が上がることも少なくありません。マナーに沿った、気持ちの伝わる謝罪文の書き方を知ることで、あなたのお詫びの心が伝わりますよう、願っています。