会議での議題例・効果・書き方・提案方法・「議事」との違い

会議とはあらゆる会社で当たり前のように行われるものではありますが、いろいろと形骸化していることもあり、「この時間無駄ではないのか」と疑問に感じてしまうことも頻繁にあります。

このようなダラダラとした緊張感がない状況を避けるために重要なポイントの一つが、どのような「議題」を用いて会議を開催するのかです。ここがあやふやのままでは会議の意味も大きく損なわれます。

リーダー会議だけではちょっと定義があやふやなままなので、「現場を担うリーダーやプロジェクトリーダーのような実質的なまとめ役を担っている方々を集めて行う会議」として話を進めます。

この場合のリーダー会議における議題となるのは「現場の問題をどのように解決するのか」といった対応方法をまとめる会議か、「これからどのような方向性で進めばいいのか」といった意思決定をする会議になるでしょう。

これらのことを理解したうえでの議題は「○○プロジェクトにおける問題点および改善点」といったものになります。いろんな人たちがつながっている仕事は一つの部署のみで片付けられるものではないものが多く、それぞれの問題点をあぶり出しして現場に沿った改善策を実行する必要があります。

役員会のような会社の上役がそろって行う会議というのは会社の方向性などを話し合うことになりますので、こちらも「○○をどのような方向に改善するのか」といった議題になります。

ただし、あまりにも漠然としすぎている議題は参加者がイメージしにくくなり意味のある会議になりにくいので注意しましょう。例えば「○○期の売上低下についての対策」という議題にするのではなく「低下する売上を前年度並みに戻すための対策」といったある程度の方向性を持たせた議題にしてください。

ここでの議題のポイントは、ある程度明確なテーマがある状態にするということです。役員会議の場合はある程度会社の運営にかかわる部分を話し合うこともできますので、かじ取りに関係する部分も切り込むことができます。議題もしっかりと焦点を絞って切り込んでください。

労使懇談会や協議会といわれてもよくわからないという人もいるでしょう。これらの集まりは会社によって名前が異なることも多く定義もあやふやなのでまずはそこから説明します。

ざっくりと説明すると、職場の問題点を管理する側の人たちつまり職場の代表者と話し合いをする場所です。これは職場懇談会といわれることもあります。これが企業側の経営本心の説明や労働者側の意見を集約してのお話になった場合は経営協議会となります。

経営者側と労働者側の話し合いの場所となりますので、ここで使う議題は必然的に「年次有給休暇を取得しやすい環境について」とか「時間外労働の削減について」といった議題になるでしょう。

ただし、これらの議題をいきなり提示されても話し合いにならないことが多いので、必ず労働者側に「職場意識改善計画の内容について」といった要点をまとめた告知やメールを必ず拡散する必要があります。

総会のような集まりの場合はある程度形式が決まっていますので、議題もほとんど決まっている状態です。特別な決議事項がなければ「取締役選任の件」といったシンプルなものにしてください。ただし、これは特別決議事項があるような内容ならば、注意を要する必要があります。

議題とはその会議において討議すべき具体的な題目の事です。何度か具体例を議題として明記していますが、具体的な題目として会議前に多くの方に提示することになりますので、この部分で過ちを犯してしまうとなかなか非効率な会議になってしまいます。

議題設定がうまくいっている場合は、参加者がある程度意見を温めた状態で参加してくれるようになりますので、いろんな意見が出やすく活発化してお互いの意見のすり合わせができるようになります。

議題が不明瞭だとどのような発言が適しているのかわからない状態で挑むことになりますので、なにか悶々としたものを抱えながら会議当日を迎えてしまうこともあるでしょう。その結果「思っていたのと違う」という考えが生じて、活発化しない会議となり意見のすれ違いも多発します。

ある程度方向性が定まった議題を提示してもらえば、すでに方向性が決まっていることでそこに向けての意見が集まっていきます。これも事前に通知されれば参加者もその議題に沿った考えを述べてくれる状態で挑んでくれますので、ポンポンと効率よく進むでしょう。

議題があやふやだとどうしても方向性のお話や議題についてのお話で長時間経過してしまうので、会議時間が大幅に伸びます。会議が延びれば延びるほど、中身が薄くなっていきどのようなことを話したのかも忘れてしまうようになりますので、意味も薄れていきます。

そのような状況を避けるために効果的なのが、議題を決めて方向性をある程度示した会議となりますので、参考にするところは多いです。

具体的な議題、例えば「現場管理体制の実態とこれからの管理体制見直しについて」といった議題や「会員数を1割増やすための各部門の働きかけについて」といった議題はどのようなことが話し合われるのかが議題からすでに見えています。そのため参加者はどのような会議になるのかも予想がしやすく、意見を温めた状態で参加してくれます。

参加者がどのような意見を求められているのかを察して参加してくれることは、会議をより効果的なものとするためには必須ですので、議題の重要性がどれだけ重いのかを再認識させてくれます。

議題の設定はこのようにプラス効果をいろいろと発生させてくれますが、議題設定をミスしている場合はマイナス効果が前面に出てしまうので最悪の状況になると「やらないほうが良かった」と参加者に思われるようになってしまいます。具体的にどのようなマイナス効果が出てしまうのかを考えてみましょう。

議題の設定の仕方によっては一部の参加者のみが徹底的にいじめられてしまうことすらあります。例えば、とある製造部門でトラブルが発生し、その原因が基本的な管理事項を守っていないから発生したものだとします。今回はこのトラブルをテーマに会議をする場合の議題で考えてみましょう。

ひどい会議の議題は「○○製造部門の管理実態と改善への取り組みについて」となってしまいます。このような議題になるとこの製造部門を担当していた人が徹底的に攻撃される可能性が出てしまうでしょう。こうなると製造部門担当の人が欠席したくなってしまいます。

そのような議題にするのではなく「現場管理の状態確認と見直しについて」と他の部門でも問題が当たり前のように発生していないのかを確認するためのものとしたほうがいいです。この見直しを考えたきっかけがトラブルだったとしても、1部門だけ集中砲火を浴びないようにしましょう。

議題が「コストダウンについて」とか「売り上げを改善する方法」といった非常にざっくりとした話題が大きくなってしまいがちのものとなってしまうと、会議の中身もフワフワとしたものになるので会議時間が延びます。

会議時間が延びるとそれだけ業務時間が減りますので、実質的に残業が増えてしまいいろんな部分で支障が出てしまうでしょう。しかも、長い会議になればなるほど中身が薄くなるので話した内容も忘れられてしまい、連鎖的に悪い方向につながる恐れもあります。

すでに具体的な議題の例を提示しているのでなんとなく想像はついているでしょうが、改めて議題の書き方について解説します。

議題を書くためのポイントはいくつかありますが確実に守ってもらいたいのは、「会議の方向性を示すこと」「改善したいのなら何を改善したいのかをはっきりさせること」「売り上げを増やすといった話題が大きくなるものは避ける事」「ゴールを設定すること」でしょう。

この「ゴールを設定すること」とはどこまで決める会議にするのかをはっきりさせるということです。議題に盛り込むのが難しいときでも、必ず「今回の議題は○○で△△という方向性にしたい」と説明し「そのために◇◇の部分まで決めたい」という言葉も添えてください。

議題と議案をたまに間違えている方がいますが、明確な違いがあるので注意してください。議題とは「会議で討論するべき具体的な題目であり会議のテーマそのもの」です。議案とは「会議における決定すべき提案」です。具体的には「取締選任の件」が議題となり「○○を取締役に推薦する」が議案となります。

議題と議事の違いは議事の意味が分かれば見えてきます。この議事とは「会議において審議すべき事柄」のことであり、会議そのもののテーマとなる議題とは異なります。議事はあくまでも会合して審議することやその内容そのものなのでテーマではありません。

議題のテーマというのは問題となっている部分を探すところからスタートします。つまり、問題点や改善点が上がってきた場合には自然とその資料や報告書が議題の提案となってきます。

ただし、これらの報告書がないと動けないスタイルというのは現代社会のスタイルでは問題視されているので、社内の何気ない会話や同僚や上司との飲み会での愚痴の言い合いといったものからヒントを得るようにしましょう。

「うちの会社の○○という部分どうにかならないかな」とか「ここをこうすればもっと楽なのに」というちょっとした愚痴や不満は必ずありますので、それらをどれだけ拾って提案するのかがカギになります。

怪我につながるような大きな不安材料の場合は逐一報告してくれるでしょうが、それ以外の些細な不安材料は具申しないことが多いのは日本人的な体質なので、それをどの程度くみ取れるのかが上司力の見せ所となります。

議題のない会議はいろいろと問題ですが、議題に過ちがいろいろとある会議も非常に問題です。そのため、議題を決める側の人たちはある程度どのように事を運べばいいのか理解したうえで動く必要があります。

会議は多くの人たちの時間を奪うことになりますので、有意義なものにしたほうがいいです。できる限り下準備をしやすい環境を提供できる議題を提出できるようになりましょう。そうすれば会社もより活発になり効率よく回るようになります。会議の効率化は利点が非常に大きいです。