面識がない人との手紙・メールの仕方・誘いの受け方｜ビジネス

面識とは、お互いに顔を知っていること、つまり顔見知りであることを言います。「面識がある」もしくは「面識がない」と使われることが多く、顔見知りであるかないかを伝える言葉です。

では、「お互いに顔を知っている」とはどういう意味でしょうか。写真を見ているので顔だけはよく知っているという場合でも「面識がある」と言えるのか疑問に思う方もいらっしゃるでしょう。一般的に「面識がある」と答えるときには、一度会って自己紹介をし、簡単な挨拶をした程度からになります。

お互いに顔は知っているけれど、一度も話したことがない、お互いの名前も知らないという場合は「面識がない」となります。こちらが一方的に相手のことを知っているけれど、相手は自分のことを知らないという場合も「面識がない」となります。

面識がない人と知り合いになりたいと思うこともあるでしょう。ビジネスをする上では、面識がある人を増やすと大変有利になります。相手のことを少し知っているけれど、もっと知りたい、仲良くなりたい、自分のことも知ってほしい、一緒に仕事がしたいなど、面識のない人と知り合いになりたい理由は人それぞれです。

では、面識がない人と知り合いになるにはどうすればよいでしょうか。一番よいのは、共通の知り合いに紹介をしてもらうことです。しかし、共通の知り合いがいない場合もあります。その場合は、こちらから連絡をとるしか方法はありません。相手の立場から考えると、突然知らない人から連絡が来るのですから、不審な人と思われないように細心の注意を払う必要があります。

面識がなく、共通の知り合いもいない方に連絡をとる具体的な方法は、手紙、メール、電話、直接の4つになります。相手の住所がわかる場合は手紙、メールアドレスがわかる場合はメール、電話番号がわかれば電話をすることができますが、何もわからないけれど、よく顔を合わせているような場合は直接声をかけるしか方法がありません。

ビジネスでは、多くの場面で面識がない人へ連絡をしています。営業は最たるもので、手紙やメールは、ダイレクトメールと言われますし、電話でアポをとることはテレアポといいます。直接訪問することを飛び込み営業といいます。

営業をされたことがある方ならイメージしやすいですが、面識のない人からの突然の連絡は迷惑に感じることも多いです。極力相手に迷惑だと感じさせずに、面識がない人に連絡をするためには、伝える内容に気を配る必要があります。

面識がない人に連絡するときには、伝える内容に細心の注意を払う必要があります。では、何を伝えればよいのでしょうか。相手の気持ちを考えて、伝える内容を決めましょう。

どの連絡方法を利用しても、知らない人からの突然の連絡ですので、不信感を持つのが通常です。まずは、誰からの連絡なのか自己紹介をしましょう。その次に、なぜ連絡をとったのかを伝えます。知りたいことがあったのか、仲良くなりたいのか、一緒に仕事がしたいのかなど、わかりやすく伝えます。

手紙や電話の場合は、連絡方法を記載します。相手に電話して欲しいのか、メールやインターネットから連絡が欲しいのか、こちらから連絡するのか、次の具体的な方法を伝えましょう。電話や直接お話をしている場合は、相手の反応をみてアポをとります。相手が、もう話はしたくないという場合は無理せずに、一度諦めることも必要です。

面識がない人に手紙を書く場合には、何を気をつければよいでしょうか。相手にとっては、突然知らない人から届いた手紙になります。不審感を持たれないためにも、最低限のマナーは守りましょう。

一般的な手紙のマナーでは、最初に「拝啓」などの頭語、次に時候の挨拶、その後に本文を書き、結びの挨拶と「敬具」などの結語で締めます。何を書くべきか迷った場合は、この流れで記載するといいでしょう。

ただし、大切なのは相手の気持ちを考えることです。年配の方に向けた手紙であれば、マナーがしっかりしていて気持ちのいい手紙ですが、若い方に「拝啓」から始まる手紙を送れば、堅苦しく感じ、逆に不安になる方もいらっしゃいます。

堅苦しくない手紙にするには、「突然のお手紙で失礼いたします」と書き始め、自己紹介、手紙を送った理由を記載するとよいでしょう。

面識がない人に連絡するときに、メールは手軽に送ることができる便利なツールです。手紙に比べて、送信後すぐに届きますし、切手代がかからないのも魅力です。ただし、忙しいビジネスマンの方であれば、ダイレクトメールと間違って開封されない可能性もありますので、状況によって使い分けましょう。

手紙を送るときと同じく、マナーをしっかりと守ったメールを送りましょう。最初に相手の方のお名前を書きます。次に「突然のご連絡失礼いたします」や「初めてメールを送らせていただきます」と書き始めます。自己紹介と、連絡をした理由を記載するのは、他の連絡手段と同じです。

ここでは、シーンに合わせた手紙の例文をご紹介いたします。一般的なビジネスシーンと、共通の知人に紹介していただいた場合をお伝えしますので、ご自分の状況に合わせて変えながら利用してください。

突然のお手紙で失礼いたします。株式会社〇〇の鈴木と申します。私どもは、横浜市で〇〇の販売を行っております。先日、貴社の製品を拝見する機会があり、素晴らしい機能の数々に大変興味を持ちました。一度お話を聞かせていただけないかと思い、ご連絡いたしました。

突然お手紙を差し上げる失礼をお許しください。鈴木さんのご紹介で連絡させていただきました。私どもは、〇〇の活動をしている〇〇協会と申します。

現在、〇〇についての事業を始めようと検討しており、〇〇の専門家の方にお話を伺いたいと考えておりました。鈴木さんから、〇〇については佐藤様の右に出るものはいないと伺っております。ぜひお話を聞かせていただけないでしょうか。

面識がない人へアポイントを取るときには、失礼にならないようにマナーを守りましょう。手紙の場合は、やり取りに時間がかかりますので、電話で詳しくお話させてくださいと記載し、手紙が届いた後に電話をすると丁寧です。電話番号がわからない場合は、連絡を待つことになりますので、ご連絡お待ちしておりますと書きましょう。

メールや電話の場合は、柔らかく相手の都合を聞きましょう。よく利用されている表現は、「来週のご都合はいかがでしょうか」「近日中に、お時間頂戴できますでしょうか」「お手数ではございますが、ご都合のいい時間帯をお教えいただけますでしょうか」などです。相手の時間をいただくことになりますので、丁寧な印象になるように配慮しましょう。

面識のない人から、仕事の依頼や招待状などの誘いが届いたら、承諾するか、断るかしなければなりません。誘いを受けるときには、快く承諾し、感謝の言葉を述べましょう。へりくだった表現で連絡が来たからといって、上から目線で返事をすると相手によい印象を与えません。お互いに顔見知りになったら、次はよい関係を築いていけるようにしましょう。

初めて面識のない人に連絡をするときには、緊張もしますし、不安にもなるでしょう。ですが、面識ののない人に連絡をすることは、ビジネスの世界では一般的です。緊張しすぎずに、リラックスして連絡をとりましょう。

大切なのは、相手の気持ちを思いやり、誠意をもった連絡をすることです。多少おかしな表現があっても、こちらの誠意が伝われば、気持ちは伝わります。面識がない人から気持ちのこもった連絡をもらえば、嬉しいと思う人の方が多いです。ぜひ、前向きな気持ちで連絡をしてみてください。