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従業員名簿に関する法律・必須事項・書き方・作り方|風営法/警察

初回公開日:2018年10月23日

更新日:2020年08月20日

記載されている内容は2018年10月23日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。

また、記事に記載されている情報は自己責任でご活用いただき、本記事の内容に関する事項については、専門家等に相談するようにしてください。

従業員名簿に関する記事です。従業員名簿の作り方や書き方、従業員名簿へ記載するべき必要事項や個人情報の掲載範囲などについて解説しました。また、従業員名簿について規定のある法律の例を挙げながら必要な理由についての解説や、警察への提示の必要性についても解説しました。

従業員名簿に関する法律

企業などの会社組織において、従業員名簿は緊急時の連絡網の作成であったり、従業員が急な欠勤をした時にアクセスできる連絡先の確保といった手段として使用する場合が多く、従業員名簿に関する法律が存在することを、知っている人の方が少ないことも多くあります。

従業員名簿について、既定を設けいている法律は意外と多く、以下に列挙する労働基準法や風営法、宅建業法などの法律で見られます。

労働基準法

労働基準法107条において、「労働者名簿(従業員名簿)は事業所ごとに備えなくてはならないもの」として位置づけられており、記載しなくてはいけない事項についても同法にて定められています。

労働者の氏名、生年月日、履歴、性別、住所、従事する業務の内容、雇い入れの年月日などと言った項目が記載されていれば、特に様式は問わないとされています。

また、退職した場合は退職年月日、死亡した場合は死亡年月日も記入することとされ、事業所は労働者が退職もしくは死亡してから3年間保存することとされています。

風営法

風営法が関連してくる営業を行う場合は、営業許可証と一緒に従業員名簿の提出が必須となっています。風営法における従業員名簿の作成方法については、労働基準法107条の内容に準じる形で問題はありません。

警察署や消防署による歓楽街の合同査察において、店内の構造および設備の確認、火災時の避難経路などを確認する際に、営業許可証のチェックと同時に、従業員名簿のチェックも入ります。

また、いわゆる「ガサ入れ」などのように、突然警察の査察が入る場合もあり、その際には必ず従業員名簿の提出が求められます。風営法に関連してくる事業場は、従業員名簿をいつでも提示できるようにしておきたいところです。

宅建業法

宅建業法第48条において、「宅地建物取引業者は、国土交通省令で定めるところにより、その事務所ごとに従業者名簿を備え、従業者の氏名、第一項の証明書の番号その他国土交通省令で定める事項を備えなければならない」とあります。

法定三帳簿

法定三帳簿とは、「従業員名簿」と「賃金台帳」、「出勤簿」の三種類の帳簿を指して言い、いずれも労働基準監督署のチェック対象となっています。また、すべての帳簿について、法律で決められた事項の記載されていることが求められます。

それだけに、従業員名簿は扱い方や管理方法などについて十分な注意を払わなくてはいけない「重要書類」のひとつとも言えるでしょう。

従業員名簿の作り方

労基法で労働者名簿と規定されている従業員名簿ですが、作成や管理および記載事項についての規定はあるものの、名簿そのもののひな形については特に規定されていません。一覧で管理できる形でも構いませんし、一人につきA4用紙1枚を使用する形でも構いません。

参考までに、従業員名簿の作成・管理方法についてまとめたサイトを、下記にて引用させていただきますので、会社にとって使い易い形式を選択すると良いでしょう。

従業員名簿の作成・管理方法

出典: https://www.bizocean.jp/doc/howto/333/ |

従業員名簿の必要事項・記載事項

従業員名簿に記載すべき事項は、氏名・性別・生年月日・住所・履歴・雇用年月日・退職(または死亡)した場合はその年月日といった項目が必須項目として挙げられます。また、30人以上の従業員がいる場合は、各労働者が従事している業務の種類も記載する事となっています。

氏名の漢字については字体の確認を行いましょう。住所は現在住んでいる場所が対象となりますので、勤務状況などからおかしいと感じる場合は確認が必要です。履歴は学歴や転職者の場合の職歴を記入します。

もし、死亡年月日を記入する場合は、死因が労災であるかの確認をすることもあるので、原因についても記入しましょう。

身分証明書

従業員名簿の作成にあたり、本籍地は都道府県名までで可と言った具合に、簡略化されつつあります。

しかし、キャバレーやパブ、スナックなどといった風俗営業の店舗については、雇用できる外国人の外国人の在留資格であったり、日本人であっても未成年は雇用できないなどと言った制限があります。

風営法に関わる店舗の場合は特に、従業員名簿に加え、本人確認資料が一枚必要となって来ます。免許証やパスポート、あるいは住民票の写しなどが、身分証明書の例として挙げられます。

個人情報

その他個人情報として、健康保険・厚生年金・雇用保険のそれぞれに記号や番号などを記入する場合が多くあります。いずれの情報も、業務上のけがなど、従業員に万が一の時にすぐ対応できるようにするための配慮とも言えます。

また、会社などによりますが、従業員名簿の任意情報として、社内における異動歴や転勤歴や家族構成、社内で受講した研修の履歴や資格付与の経歴などを記載することもあります。

こちらの場合は、配置転換や昇進・昇給などの際の参考事項的な色合いが濃く、広範囲に支店や支社がある会社などに多く見られます。

マイナンバー

平成28年1月より、マイナンバー制度が施行されましたが、マイナンバーは、法律や条例で定められた社会保険や労働保険の手続き、あるいは税法上の手続きに以外には利用してはいけないことになっています。

不必要に社内管理資料に掲載しないこととされていますので、社員番号の代わりや勤怠識別番号として使用する事も許されません。

従って従業員名簿への掲載は、法律上許されないことになります。マイナンバーは従業員名簿と結び付けることなく、単独で管理するようにしましょう。

従業員名簿の書き方

従業員名簿に記載すべき事項や名簿に使用する形式について解説しましたが、実際に従業員名簿を記入する場合は、どのような事について注意すれば良いかと言うことについて、以下いくつかの項目について解説します。

生年月日

元号の問題や外部の資料との照合など、生年月日の記入は西暦がいいのか和暦がいいのかについて迷うところです。従業員名簿の生年月日の記入形式については、西暦和暦どちらであっても間違いではありませんが、妥当なのは和暦での表記となります。

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