「摘要」の意味と使い方・会計での意味と「適用」との違い

請求書や伝票などにある摘要欄。ご覧になったことのある方は多いはずです。この摘要欄には何を書いたらいいのかよくわからない、そもそもこの「摘要」の意味がわからないという方もいらっしゃるのではないでしょうか。今回はその「摘要」という言葉の意味や使い方、摘要欄の書き方について説明していきます。

摘要とは、「重要な箇所を抜きだして書くこと」または「重要な箇所を抜きだして書いたもの」という意味の言葉です。読みは「てきよう」で、間違って「適用」と変換されやすいのでご注意。

使い方としては
・条約の適用を作る
・通帳の摘要欄を記入する
などです。

預金通帳にある摘要欄には振込先の名前や会社が印字されるのが一般的です。他には使用したATMコードや振込先など、何をしたかが一目でわかるようになっています。

銀行によっては印字されなかったり、窓口を利用した場合は空欄になる場合があります。その場合は忘れないうちにご自分で取引した内容を記入することをおすすめします。

家計簿の摘要欄も通帳と同じように、何にお金を使ったのか細かく記入する欄です。たとえば「食費」の中の摘要欄には「外食」や「野菜」など大まかに書き、横にはそれに対して使用した金額をかきます。食費以外の欄も同様です。

お金を使用したあとすぐに家計簿を記入するという方は、時間別に書き出していくのも分かりやすいのでおすすめです。

自分に合った家計簿がなかなか見つからないという方は現金出納帳を使われることをおすすめします。現金出納帳はなににどのくらい使ったのか一目瞭然なので、振り返った時や月の合計を計算するときなどとても分かりやすいです。一般的な家計簿と比べ、現金出納帳はデザインがとてもシンプルですがその代わりお値段がとてもお手頃です。

「摘」は「かいつまんで選びだす」という意味を、「要」は「大切・重要な部分」という意味をもっているので、「摘要」は文字通り「大切・重要な部分をかいつまんで選びだす」という意味になります。

「摘要」という言葉は「摘要欄」として、上記の通帳・家計簿などの帳簿や仕訳伝票などに多く使われています。これは文字通り「重要な箇所を抜きだしたものを記入する欄」です。社会人になると摘要欄を使う機会は増えることが予測できますので、意味を忘れないようにしましょう。

摘要によく似た「適用」という言葉があります。漢字が似ている上どちらも「てきよう」と読むので、分かりづらいと感じたことのある方は多いのではないでしょうか。

先ほども触れましたがもう一度おさらいしましょう。「摘要」という言葉には「大切・重要な箇所を抜きだして書く、またはそれを書いたもの」という意味です。
・改正案の摘要を見直す
・摘要欄を記入する
という使い方になります。

それに対し「適用」という言葉は「法律・規則・方法などを物事に当てはめてつかうこと」という意味です。
・方式を適用して考える
・法律を適用する
などという使い方をします。

漢字や言葉の意味を知るとまったく別だということが分かりました。使い分けはもちろん、文字変換の時に間違えてしまわないように注意しましょう。

摘要と似ていますが違う意味を持つ言葉は適用だけではありません。読み方は違えども意味の似ている、使い間違えてしまいがちな言葉とその違いを紹介していきます。

「概」は「おおむね」と読み「おおよそ。大体」という意味を持っています。「要」は先ほど書いた通り「大切・重要な部分」という意味です。ですので、「重要な箇所を抜きだして書く」という意味の摘要に対し、概要は「話の全体の要点をまとめたもの。あらまし。大体の内容」という意味になります。一見同じように思えますが、摘要に比べ概要は話の大筋をまとめたものになりますのでやはり違います。

使い方としては
・読んだ本の概要をまとめる
・議事録の概要を読む
などです。

次に注意してほしいのは「抜粋」という言葉です。「抜」は「選び取る」、「粋」は「混じりけのない。優れているもの」という意味を持っています。これにより「抜粋」は「優れた部分や必要な部分のみを抜きだす」という意味だということが分かります。

話の重要な箇所を抜きだして書くのは「摘要」、話の中で優れている・必要だと感じた部分だけを抜きだすのが「抜粋」です。似ているようですが、重要ではないものも抜きだすことのできる「抜粋」では話全体の本筋を理解することはできません。このことから「摘要」と「抜粋」の違いがわかります。

・尊敬している偉人の名言を抜粋してノートにまとめた
・抜粋した一節を読み上げる
などの使い方をします。

会計での摘要は後々「何にいくら使ったのか」を明確にするために記入します。「旅費交通費」や「通信費」という勘定科目だけではわかりづらいです。ですので摘要欄には内容がわかるように取引先名と取引内容を記入してください。
・旅費交通費「○○自動車　タクシー代」
・通信費「△△会社　携帯電話代」
などの記入方法になります。

領収書では詳細な内容を示すためにただし書きのように摘要を書くことはありますが請求書には必要なのか、必要であればどのように書くのが正しいのでしょうか。

請求書の場合請求内容をはっきりさせる必要がありますなので必然的に請求書の項目には名目や品目と言った項目がありその内容で何に対しての請求なのかわかるようになっています。なので結論的に何の請求だったのかのただし書きのようなものは必要が無いという事になります。

基本的に請求書の摘要は書かなくても良いのですが何か伝えるべき補足事項などがある場合は請求書の摘要欄を活用して補足事項を伝えると言う手もアリです。

会計での摘要の意味でも述べたように、仕訳での摘要は取引先と取引内容を分かりやすく記入する必要があります。仕訳で記入する摘要欄は品目・部門などとも呼ばれていますので間違えないように注意しましょう。

仕訳の摘要の記入は法律で書き方が決まっているわけではありません。あくまで消費税の計算をする際に必要になってくるので、内容がしっかり分かればいいです。交際費など、相手がいるときは「相手先」として書いておきましょう。
・○○屋　飲食代　△△会社□□氏含4名
などという書き方になります。

納品書の摘要欄と言うと品名や名目などが書かれている項目が摘要に当たるものでしょう。そもそも摘要は内容を簡潔に述べる項目であり、備考のように補足として添えるような場所では本来ありません。「備考」の意味はそもそも参考のために書き添える事という意味であり、それに対して「摘要」は大切な所を抜き出したものと言う意味です。

わかりやすく経理伝票で例えると勘定科目や金額と並んでその取引内容も重要な情報となりそれら全てが摘要欄に当てはまる大切な内容という事になります。ですので納品書の摘要欄には何が納品されたかの大切な情報を記す場所である事が言えます。

契約後に請求する際に使う請求書や契約時に付随される納品書と違い、見積書は一般的には契約などを確立する前に作成します。よって見積書の摘要欄(ものによっては「品目」とも)には提供するサービスなどの詳細を書きます。金銭のやり取りをする上で避けたいトラブルを未然に防ぐためにも、わかりやすくしっかりと書きましょう。

以上、摘要の意味や似ている言葉との違い、摘要欄について説明しました。摘要の意味を知りしっかり使い分けることで今後自分の役に立ってくるはずです。これらを忘れないようにし、会社で摘要欄を書く機会があればぜひこの知識を活かしましょう。