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2017年09月12日

経緯報告書の基本的な書き方と例文

経緯報告は誰でも出来る「パシリ」仕事とも見做されがちですが、その書き方で躓いては大損です。反面、トラブル発生時などに的確な経緯報告を行う書き方を身につけていれば、危機管理能力をアピール出来ます。「パシリ」を”バネ”として、自身の能力アップに繋げましょう。

経緯報告書の基本的な書き方

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経緯報告書の目的

経緯報告書、経過報告書は、事案/プロジェクト(PT)の進行過程において、その進捗状況等を取り纏め、報告することが主な目的となります。作成するタイミングがPT等の進行中であることを除くと、一般的な「報告書(実績報告書、経緯報告書、顛末書等)」の書き方とも、根底では相通じる面が多くあります。

経緯報告書の作成にあたり、まず、その報告書の位置づけ、目的をしっかりと認識することが出発点となります。報告書一般に共通することですが、経緯報告書も対象PT等の進捗状況に応じて、(A) 「問題なし」、(B) 「一部変更が必要」、(C) 「トラブル発生」に大別することができます。また、最も単純なものとして定例報告があります。

進捗状況の見極め

報告対象のPT等について、何が起こっているか、どういう状況にあるのか、その現状を的確に把握し、見極めることが必要です。「問題なし」か「トラブル発生」かは、一目瞭然なケースも多く、見極めはそれほど難しいものではないでしょう。ただし、近年のビジネスにおいては、何かにつけて「説明責任」が問われる時代です。ちょっとした見過ごしが、後々になって大きなビジネス・リスクに繋がる可能性もあります。

気掛かりがあれば、直属上司やタスクチーム仲間とも相談し、少なくとも「担当チーム」として、現状分析に対する所見、認識を取りまとめることが重要です。

進捗としては概ね順調なときでも「一部変更が必要」、「こうすればもっとスピーディーに達成できる」、「コスト削減、収益上積みができる」などの修正、改善提案が必要と思われる状況、またはその兆しがある場合にも、担当者だけの考えに留めず早い段階で周囲との連携、相談を行うことが必要です。

また、進捗状況の見極めにあたっては、経緯報告書も、所謂、PDCAの一環を担うものである点を勘案することが重要です。計画立案(Plan)、実行(Do)を受け、その実施状況の確認(Check)が正に経緯報告書そのものの位置づけとなります。(B) 「一部変更が必要」、または(C) 「トラブル発生」の場合には、それらに対処するための次善策(Action)が必要となります。

これらActionのための報告書、提案書は経緯報告書とは別に作成されることが多いと思われがちですが、経緯報告書においては、当初の想定外の事柄の発生やその兆しがあることの報告に留まらず、次のActionの方向性を示すことが、実際のビジネスの場ではより望ましいものとなります。

なお、どう考えても、こんな単純明快なタスクに何らかのトラブル、想定外のことが起こることなどあり得ない、と思われる場合もあるでしょう。そのようなケースであれば、経緯報告書の書き方にあれこれ悩む必要はありません。予め報告テンプレートを作成し、報告の対象期間、報告日付などを更新すれば、それで問題解決です。そもそも、そういった事柄であれば、経緯報告書の作成を求められることもなく、必要であっても、メール等の簡易なもので済む場合もあります。

対象PTの性質を見抜き、メール等での代替が可能、適切と考えられる場合には、マネジメントに対して、タスク簡素化の提案を行うことも、報告担当者としての重要な役割です。

経緯報告書の種別と書き方

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1.定例報告

事実を端的、簡明に記載することがポイントです。

事実以外のトピックス的な内容、参考情報等を加筆する場合には、読み手(社内マネジメント/社外のクライアント)のニーズ、発信側である自部署・自社の観点で発信したいメッセージが有るのか、発信メッセージがある場合にはその内容なども勘案し、事実以外の情報を加えることが、社内の意思疎通やクライアントとの関係強化に役立つものか、しっかりと見極めることが重要です。

また、定例報告のタイミングであっても、後段のような個別報告を行う必要がある場合には、定例か否かの様式に拘ることなく、迅速、的確な報告を行うことが必須です。

2.個別報告

(A) 「問題なし」の場合
定例報告を行うことを予め定めていない場合で、社内マネジメントやクライアントから経緯報告を求められることもあります。報告対象のPT等の進捗状況に特段の問題がない場合には、前記「定例報告」の場合と同様、進捗状況を簡明に取り纏め、報告します。

(B) 「概ね順調/一部変更や強化施策などが必要」な場合
修正、改善が必要な状況を的確かつ、できるだけありのままに把握することが重要です。加えて、問題点に対する評価も適切なものであることが必須です。繰り返しですが、この評価は、担当者個人の見識、判断に留めず、担当チームや自部署など、組織単位での共通判断とすることが重要です。

また、まだ「トラブル」となっておらず、自発的な問題意識の提唱という状況であっても、ネガティブな情報ですので、初動のタイミングを逃すことは断じて避けなければなりません。問題点やその兆しがどれほど深刻で、どの程度のスピードで対処が必要なのかにもよりますが、経緯報告書の段階では、必ずしも、具体的な改善施策まで確定する必要はないでしょう。改善提案の取り纏めに時間を要すると思われる場合には、報告実施を優先すべきと心得ましょう。

(C) 「トラブル発生」
この場合、直ちに社内マネジメントやクライアントに対して、トラブル発生を報告するとともに、再発防止等の事後対応についても、それなりの具体的な指針を早急に取り纏め、報告することが重要です。

また、トラブル発生の原因について、その責務が誰にあるのか、併せて、しっかりとした初動段階での分析を提示することも重要です。特に、社外向けの事案の場合には、事後の損害賠償の趨勢にも影響を与える可能性までを見据えた初動対応が必須です。

なお、この時点では、対象PT等をそのまま継続することを前提として「経緯報告書」を取り纏めたとしても、後日、トラブルの再発防止施策が固まった時点で、対象PT等を中止することとなれば、結果的に、この報告書がほぼそのまま、「顛末書」となる場合もあります。

経緯報告書の基本項目と書き方

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1.進捗判定(報告骨子)

PT等はスケジュールとおり順調に進んでいるのか、何らか修正が必要なのか、トラブル発生なのか、まず、結論を端的に記載します。

「修正が必要」、「トラブル発生」の場合には、その主な原因と今後の施策の方向性等に関して、簡単なコメントを添えることができれば、より望ましい書き方となります。

2.進捗判定の事由、根拠

当初のスケジュール、実際の達成状況を時系列で表のかたちで纏めると、見やすく、解りやすい書き方となります。

当初計画との差異が生じた事象について、関係者からのヒアリング、社外取引の場合にはクライアント・サイドの関係者からも事実確認を行うことができれば、より実効的なレポートになります。

「進捗状況の見極め」で述べたとおり、進捗判定の事由、根拠については、担当者個人の考えに留めることなく、組織的な合意とし、社内マネジメント・クライアントへの説明責任に耐えうる内容となるよう取り纏めるとともに、その根拠となる証跡を確保することが重要です。

3.次善策に向けた検討事項、考察結果

経緯報告書としては必須のものではありませんが、「修正が必要」、「トラブル発生」の場合には、今後の対応についての所見も加えることができれば、より実効的な書き方となります。

但し、時間優先ですので、所見取り纏めを含め、当初の報告期限から数営業日程度の遅れに留めるのが良いでしょう。報告期限の判断も含め、組織的な合意とする必要があります。

経緯報告書の構成様式、文章作成上の注意点

結論から始め、理由、説明は後段で述べる様式、書き方が効果的です。報告書の構成、基本項目は前項のとおりです。

定時報告であれば、メールなどの簡易な形式でなく、文書(担当者、管理者の押印あるもの等)として残す必要がある場合でも、「評価等」に関する記載は数行~A4半ページ以内に留めることが肝要、書き方のツボです。進捗状況を補足するための各種データ(売上高、工事の進捗率など)の記載が必要な場合には別紙にすると読み手にも見やすいのものとなります。

社内・社外あてに出す場合のポイント

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経緯報告書の要諦は、「問題なし」の場合も含め、報告対象のPT等の進捗状況について、当事者としての判断を示し、記録するものですので、事後においても、社内、または対クライアントにおいて、説明責任に耐えうる内容、書き方となっていることを、しっかりと精査、確認して置く必要があります。

社内あての書き方だけに注意すべき固有のポイントはありません。社内あて、社外あてに共通する書き方のポイントはこれまで述べてきたとおりです。社外あて報告書の書き方におけるポイントを、経緯報告の目的、PT等の進捗状況に基づいて、以下のケース別に説明します。

(A) 「問題なし」の場合

このケースでは、基本的に、社外あての経緯報告書の場合にも、特段の注意点はありません。

但し、定期報告ではなく、個別報告としての提出、取り纏めを求められた場合には、「問題なし」と思われる状況にも関わらず、報告が必要と考えている訳ですから、マネジメント・クライアントの立場でみて、何らかの気掛かりがあるのではないか、報告を求める何らかの背景があるのではないか、という点にも適宜、留意することが、「丁寧な説明、書き方」の第一歩ともなります。上司等、コミュニケーション上、風通しのよい相手からのリクエストであれば、報告取り纏めに際して、何らか注意事項があるのか、率直に尋ねることも大切です。

(B) 「概ね順調/一部変更、強化施策が必要」な場合

このケースでは、修正・改善を要する主な原因がどこにあるのか、その見極め結果に応じて、社外あての報告書の書き方に関して、どういう配慮が必要なのか、それぞれの場合のポイントを説明します。

①主に外生的要因であり、当方には非がない場合
この場合には、基本的には、クライアントへの報告であっても、特別の配慮は必要ありません。

但し、経済状況や取引環境等、外部要因の変容が主な原因という判断に問題点はないか、責任を外部要因の変容に安易に転嫁しているのではと、クライアントから疑問視されることはないのか、社内判断を決定するにあたって、しっかりと正当化できるよう論点を整理し、それらの配慮、検討結果を正しく伝える文章、用語使いとなっているのかといった細かな点まで、しっかりと精査することが望まれます。

②主因が当方社内の対応不備に起因する場合
近年の産業界や政界での事例が示すとおり、隠すこと、初動で出遅れや粗末な対応を行うことは避けなければなりません。とは言え、営利事業ですので、クライアント第一の立場も大切ですが、無暗な謝罪や責任の安請け合いも好ましくありません。真の意味で、自社の利害関係者(stakeholders)の立場から、第三者の目線で勘案し、自社、利害関係者の双方にとって、最適な解決策を実施することが望まれます。

③どちらとも言えない、グレーな場合
この場合の、経緯報告の書き方、内容の一例としては、社内の対応不備、外部要因の変容の双方を進捗遅延等の事由とし、どちらかが主因なのか等の点については、引き続き精査を行っている、といった書き方が想定されます。

この辺りは、最終的には社内マネジメントの判断を仰ぐことになりますが、主因の判定が困難な状況では、断定的な結論を無理強いすることは、後々、自社の対応の足枷となることもあり、判断困難という現状を素直に伝えることも重要です。

いずれかの段階では、社内外、どちらの要因の影響が大きいのか、あらためて判断を示すことが求められことがあるとしても、経緯報告書の段階では、文字とおり、「経緯」の途中であり、最終結論は別途、報告するという説明で、クライアントの納得を得ることも可能です。

(C) 「トラブル発生」

トラブルの度合いによっては、事案の進捗を一旦、停止し、このまま進めるか、改善・修正を加えて再開するかなど、社内での検討、意思決定、クライアント向けの事案であれば、対外折衝を行う必要があります。

例文・テンプレート

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(A) 問題なし

1.社内あて

平成●年●月●日

【経緯報告書】平成29年度営業計画に基づく新規販売ルートの開拓状況

《部署名》

首題今年度の営業計画の主要施策として今年度末までに新規販売ルートによる顧客数を倍増させ、当該チャネルによる販売金額を●億円とする目標を設定し、取り組んでいる。

平成●年●月末までの当該施策の実施成果を取りまとめたので本紙を以ってご報告申し上げる、詳細は別紙をご参照賜りたいが、新規販売ルートによる顧客数、販売金額とも今期目標比、それぞれ、●%、●%を達成し、いずれも順当率●%を上回る水準で推移しており、本件進捗は順調と思料。

以 上

※書式について

日付、部署名は右揃え、件名はセンタリングがよいでしょう。日付の西暦、和暦の別は社内でのルールに従いましょう。

2.社外あて

平成●●年●●月●●日

<相手先の社名>
<部署・役職(氏名)>○○殿

【経緯報告書】貴弊合弁事業に係る平成29年度営業計画に基づく新規販売ルートの開拓状況


<差出元の社名>
<部署・役職(氏名)> 

貴社との合弁事業に係る今年度の営業計画の主要施策として今年度末までに新規販売ルートによる顧客数を倍増させ、当該チャネルによる販売金額を●億円とする目標を設定し、取り組んでいます。

平成●年●月末までの当該施策の実施成果を取りまとめましたので本紙を以ってご報告申し上げます、詳細は別紙をご参照賜りたいのですが、新規販売ルートによる顧客数、販売金額とも今期目標比、それぞれ、●%、●%を達成し、いずれも順当率●%を上回る水準で推移しており、本件進捗は順調と思料する次第です。

引き続き、本件合弁事業において、緊密に連携、協働させて頂きたく、よろしくお願い申し上げます。

以上

※書式について

日付、部署名は右揃え、件名はセンタリングがよいでしょう。

宛先を部署名または職位名称(●●取締役殿、xx本部長殿など)に留める場合には、発信者である当方についても同様のものとしましょう。宛先を氏名まで記載する場合には、当方も発信責任者の氏名を記載しましょう。

宛先、発信元の職位を同一のものとするのか、個別に設定するのかは、クライアントとの関係を勘案し、適切なものとしましょう。

日付の西暦、和暦の別はクライアント側での社内ルール等も勘案し、予め、様式を定めて置くのがよいでしょう。

(B) 概ね順調/一部変更、強化施策が必要

1.社内あて

平成●年●月●日

【経緯報告書】平成29年度営業計画に基づく新規販売ルートの開拓状況

《部署名》

首題開拓状況については、平成●年●月までの累計実績が、新規販売ルートによる顧客数、販売金額とも概ね、順当率並みで推移している。

なお、これまでに開拓した新規顧客から、マーケティング面での支援体制が不十分である等、営業面のクオリティ改善を望む要望を受けている。クライアントの要望にはスピーディー且つ、適切に対応するが、引き続き、既存開拓先とのRM維持、強化に遺漏なきよう、所要の施策を行っていく所存。

次月以後の本件進捗報告においては、クライアントからの要望状況についても併せて、ご報告申し上げる。

以 上

※書式について

日付、部署名は右揃え、件名はセンタリングがよいでしょう。日付の西暦、和暦の別は社内でのルールに従いましょう。

2.社外あて

平成●●年●●月●●日

<相手先の社名>
<部署・役職(氏名)>○○殿

【経緯報告書】貴弊合弁事業に係る平成29年度営業計画に基づく新規販売ルートの開拓状況


<差出元の社名>
<部署・役職(氏名)> 

貴社との合弁事業における首題開拓状況については、平成●年●月までの累計実績が、新規販売ルートによる顧客数、販売金額とも概ね、順当率並みで推移しています。

なお、これまでに開拓した新規顧客から、マーケティング面での支援体制が不十分である等、営業面のクオリティ改善を望む要望を受けています。クライアントの要望にはスピーディー且つ、適切に対応し、引き続き、既存開拓先とのRM維持、強化に遺漏なきよう、所要の施策を行っていく所存です。

次月以後の本件進捗報告においては、クライアントからの要望状況についても併せて、ご報告申し上げます。

以上

※書式について

日付、部署名は右揃え、件名はセンタリングがよいでしょう。

宛先を部署名または職位名称(●●取締役殿、xx本部長殿など)に留める場合には、発信者である当方についても同様のものとしましょう。宛先を氏名まで記載する場合には、当方も発信責任者の氏名を記載しましょう。

宛先、発信元の職位を同一のものとするのか、個別に設定するのかは、クライアントとの関係を勘案し、適切なものとしましょう。

日付の西暦、和暦の別はクライアント側での社内ルール等も勘案し、予め、様式を定めて置くのがよいでしょう。

(C) トラブル発生

1.社内あて

平成●年●月●日

【経緯報告書】平成29年度営業計画に基づく新規販売ルートの開拓状況

《部署名》

首題開拓状況については、これまで累計実績が、新規販売ルートによる顧客数、販売金額とも順当率を上回り、順調に推移してきたが、平成●年●月、Xトレーディング社が当社と同種のビジネスモデルを採用した顧客開拓戦略を開始し、当社の既存クライアントの一部から、同社ルートへの乗り換えを行うとの通知を受けている。

当社ビジネスモデルについては特許請願を行っており、Xトレーディング社への対抗措置の可否について、顧問契約先であるA法律事務所に対応策を相談中。クライアントからの契約打ち切りについては、違約金の取り扱いについて、併せて、A法律事務所に照会、確認中。

また、法律面での対応に留まらず、営業戦略自体の再強化についても、急ぎ、検討を行う。本件に係る動静については、随時、ご報告申し上げる。

以 上

※書式について

日付、部署名は右揃え、件名はセンタリングがよいでしょう。日付の西暦、和暦の別は社内でのルールに従いましょう。

2.社外あて

平成●●年●●月●●日

<相手先の社名>
<部署・役職(氏名)>殿

【経緯報告書】貴弊合弁事業に係る平成29年度営業計画に基づく新規販売ルートの開拓状況

<差出元の社名>
<部署・役職(氏名)> 

貴社との合弁事業における首題開拓状況については、これまで累計実績が、新規販売ルートによる顧客数、販売金額とも順当率を上回り、順調に推移して参りましたが、平成●年●月、Xトレーディング社-Yインターナショナルが貴社弊社の合弁事業におけるビジネスモデルと同種のモデルを採用した顧客開拓戦略を開始し、本件JVの既存クライアントの一部から、XYグループによる販売チャネルへの乗り換えを行うとの通知を受けています。

本件JVのビジネスモデルについては当社において特許請願を行っており、XY陣営への対抗措置の可否について、当社の顧問契約先であるA法律事務所に対応策を相談しています。また、クライアントからの契約打ち切りについては、違約金の取り扱いについて、併せて、A法律事務所に照会しています。

さらには、法律面での対応に留まらず、営業戦略自体の再強化についても、急ぎ、検討を行いたく、貴社ご担当部署との打ち合わせを近々に開始したく、貴社内での本件周知、および対応策についての社内調整をお願い申し上げます。

本件に係る動静については、随時、ご報告申し上げます。

以上

※書式について

日付、部署名は右揃え、件名はセンタリングがよいでしょう。

宛先を部署名または職位名称(●●取締役殿、xx本部長殿など)に留める場合には、発信者である当方についても同様のものとしましょう。宛先を氏名まで記載する場合には、当方も発信責任者の氏名を記載しましょう。

宛先、発信元の職位を同一のものとするのか、個別に設定するのかは、クライアントとの関係を勘案し、適切なものとしましょう。

日付の西暦、和暦の別はクライアント側での社内ルール等も勘案し、予め、様式を定めて置くのがよいでしょう。

「パシリ仕事」ではない経緯報告書を作成する

トピック1001505/要素1101930
経緯報告書の書き方の基本は、テンプレートを作成し、日付や進捗率等の関連データを更新することが主体となります。また、経緯報告書がそういった定型的な内容、書き方に留まるということは、ビジネスが順調に進んでいて、最も望ましい状況にあることの何よりの証しとも言えます。

但し、ビジネスのことですので、晴れの日ばかりでなく、雨や台風、大災害に遭遇することもあります。そういった、雨の日や大災害の時に経緯報告書をどう纏めるのか、社内マネジメントやクライアントとの意思疎通、関係維持にも配慮した経緯報告書の作成、書き方、さらには、次善策の作成にも繋がる準備としての経緯報告書の取り纏めができるようになれば、もう怖いものなし、鬼に金棒です。

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