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ビジネスシーンにおけるメールについて
また、対面する場合には、マナーについて気をつけていても、メールとなると少し気軽に受け止めてしまいがちです。しかし、パソコン社会が浸透しきっている現代では、メールでも社会人としてのマナーが必要不可欠とされています。
今回は、ビジネスシーンにおけるメールの中でも、「お願いをする場合」に送るお願いメールについての書き方を紹介していきます。
お願いメールの書き方とは？
まず、お願いメールを送る際は、最初にメールを送る相手の会社名と名前を記載します。次に、挨拶を述べた上で、自分の会社名と名前を記載します。
社外の場合や初めてメールを送る相手には、早めに自己紹介する事でより相手に安心感を与える事ができるでしょう。そして、お願いしたい旨を述べて、詳細事項があれば記載し、結びの文で締めます。最後に、自分の会社名と名前、連絡先を記載しましょう。
このような順番で構成を組み立てる事で、相手に安心感を与えつつ、簡潔にお願いをする事ができるでしょう。
基本的なお願いメールの例文
○○さま
いつも大変お世話になっております。
○○会社の○○と申します。
○○なので、○○の件をお願いしたいと考えております。
お手数ですが、ご検討下さいますよう、お願い申し上げます。
株式会社○○
○○部○○
住所○○
電話○○
メール○○
お願いメールの文章での３つのポイント
１、早めの自己紹介
特に相手が初めての場合や自分の印象が薄いと思われる場合には、簡潔な自己紹介に加えて、自分を印象付ける場面などを加えると、相手に自分が誰なのかを分かり易く伝える事ができます。そして、安心感を早めに与える事で、スムーズにお願いの件に移る事ができるでしょう。
２、お願いした理由を書く
お願いメールを書いていくと忘れがちですが、なぜこの人に向けてお願いをしたいのか理由があるはずです。その理由を添える事で、相手によりお願いしたい熱意を伝える事が可能です。
例えば、講演をお願いしたい旨をメールする場合は、以前見た講演に感銘を受けたなどの理由を加える事で、相手先に誰でもいい訳ではなく、自分に講演をお願いしたい旨が強く伝わります。
お願いメールの種類にもよりますが、理由を添える事で相手へのお願いの熱意が伝わりやすくなるでしょう。
３、相手を気遣う文章で締める
つい、自分のお願いの要件ばかり述べてしまいがちですが、相手にも都合があります。最後に、「お手数おかけしますが」「ご多忙のところ恐れ入りますが」などの相手に対する配慮を表す文章を加える事で、印象が良いお願いメールになるでしょう。
お願いメールの件名は？
件名は、メールが届いた際に相手の目に入る最初の項目です。この件名でメールをすぐに開くかどうかを判断される場合もありますので、簡潔かつ分かり易い件名にする事が何より重要です。
また、「お願い」と件名の最初に書いた後、「○○について」や「○○の件」など、分かり易く要件を集約して書いてもよいでしょう。
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状況別のお願いメールの書き方と例文
面接をお願いしたい場合
面接をお願いしたい際に送るメールの内容は、相手先の宛名と挨拶、自己紹介の後に、面接したい旨を述べます。そして、最後に相手への配慮を考えた結びの文章で締めます。
面接とは、直接その人に会う事。または、就職活動の場合には、相手に対面して審査してもらうという意味がありますので、その旨をお願いするという事は、メールの段階でマナーを見られている場合がありますので注意しましょう。
面接においてのお願いメールの例文
○○さま
お世話になっております。
○○と申します。
面接日程をご連絡いただきありがとうございました。
頂きました日程の中から下記で、お伺いさせていただけますでしょうか。
〇月〇日（〇）〇時
お手数をおかけしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。
○○
住所○○
電話○○
メール○○
就職活動の場合において、面接日をいくつか指定されていた中でのお願いメールの例文を紹介しました。面接では、実際に会いたい日付が相手の都合に合う事が重要なので、こちらから日程を指定する場合には、候補日を最低でも3つは挙げておくとよいでしょう。
添削をお願いしたい場合
添削をお願いしたい際に送るメールの内容は、相手先の宛名と挨拶、自己紹介の後に、添削をお願いしたい旨を述べます。そして、最後に相手への配慮を考えた結びの文章で締めます。
添削とは、一般的に作った文章や資料を確認してもらい、よりよいものに修正してもらう事です。添削のお願いは、一般的な企業の中で上司や先輩などに資料を見てもらいたい場合や、就職活動においてエントリーシート見てもらう場合など、状況は多岐にわたっているといえます。
添削においてのお願いメールの例文
○○さま
お世話になっております。
私、○○大学○○学部の○○と申します。
ゼミで、先輩にあたる○○さまをご紹介いただき、メールさせていただきました。
現在、就職活動において金融業界を志望しております。
つきましては、○○さまにエントリーシートをご添削頂きたくメールさせていただきました。
お忙しいところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます。
○○大学○○学部
○○
住所
電話
メール
就職活動において、エントリーシートを大学の先輩に添削をお願いした場合のメールの例文を紹介しました。その他の状況の場合でも、添削してほしい理由を明記するとよいでしょう。
打合せをお願いしたい場合
打合せをお願いしたい際に送るメールの内容は、相手先の宛名と挨拶、自己紹介の後に、打合せをお願いしたい旨を述べます。そして、最後に相手への配慮を考えた結びの文章で締めます。
打合せとは、物事を進める上で話し合うという事です。この場合も、日程調整が何より重要となってきますので、相手が合わせやすいように候補日を挙げてお願いメールをしましょう。
打合せにおいてのお願いメールの例文
○○さま
お世話になっております。
○○と申します。
○○の件に関しまして、打合せの場を設けたく、メールさせていただきました。
こちらで、可能な打合せ日時を記載しましたので、ご確認いただき、ご都合の良い日時をご連絡いただければ幸いです。
〇月〇日（〇）〇時～
△月△日（△）△時～
□月□日（□）□時～
お忙しいところ恐縮ですが、よろしくお願いいたします。
株式会社○○
○○
住所○○
電話○○
メール○○
打ち合わせをする際に、こちらから候補日を挙げて、日程を調整してもらいたい旨のお願いメールについて紹介しました。
お願いが成功する秘訣は、何より日程調整が上手くいくかが全てなので、候補日をたくさん挙げる事で相手の選択肢を増やすことが大切です。
見積もりをお願いしたい場合
見積もりをお願いしたい際に送るメールの内容は、相手先の宛名と挨拶、自己紹介の後に、見積もりをお願いしたい旨を述べます。そして、最後に相手への配慮を考えた結びの文章で締めます。
見積もりをお願いしたいという場合は、大抵こちらがお客さんになる事が多いといえるでしょう。しかし、しっかりマナーを守る事で、今後もお互い気持ちよく仕事ができるといえます。
見積もりにおいてのお願いメールの例文
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○○さま
お世話になっております。
○○と申します。
この度、弊社では○○に取り組む事になり、御社の○○ソフトの導入を検討しております。一度お見積り書を作成してただく事は可能でしょうか。
お忙しいところとは存じますが、〇月〇日（〇）までに送りいただけると、大変助かります。何卒よろしくお願いいたします。
株式会社○○
○○
住所○○
電話○○
メール○○
見積もりをお願いしたい明確な理由と送ってほしい日時を記載する事で、相手も熱意を持って、迅速に仕事をする事ができます。
対応をお願いしたい場合
対応をお願いしたい際に送るメールの内容は、相手先の宛名と挨拶、自己紹介の後に、対応をお願いしたい旨を述べます。そして、最後に相手への配慮を考えた結びの文章で締めます。
対応は、状況に応じて対処して欲しいという事です。こちらも、見積もりと同様、明確な理由と日時を記載する事で、より迅速に対応してもらえるでしょう。
対応においてのお願いメールの書き方と例文
○○さま
お世話になっております。
○○と申します。
貴社の○○の売れ行きが好評で残りわずかとなっております。
在庫がありましたら、納期までに対応が可能かどうか、ご連絡いただければ幸いです。
お忙しいところ恐縮ですが、〇月〇日までにご連絡くださいますよう、よろしくお願いいたします。
株式会社○○
○○
住所○○
電話○○
メール○○
送迎をお願いしたい場合
送迎をお願いしたい際に送るメールの内容は、相手先の宛名と挨拶、自己紹介の後に、送迎をお願いしたい旨を述べます。そして、最後に相手への配慮を考えた結びの文章で締めます。
ビジネスシーンにおいて、送迎をお願いする旨のメールは、これまで紹介してきたもの程、多くはないといえますが、抑えておきましょう。
送迎においてのお願いメールの例文
○○さま
お世話になっております。
私、○○大学○○学部の○○と申します。
〇月〇日の御社の説明会の案内で、御社からお話がありました送迎をお願いしたく、ご連絡させていただきました。
時間や場所など詳しい指定がございましたら、ご連絡いただければ幸いです。
何卒よろしくお願い申し上げます。
○○大学○○学部
○○
住所
電話
メール
就職活動において、企業側から提案された説明会への送迎をお願いしたい際のお願いメールを紹介しました。失礼のないように、しっかりマナーを守ってメール文を作成しましょう。
OB訪問をお願いしたい場合
OB訪問をお願いしたい際に送るメールの内容は、相手先の宛名と挨拶、自己紹介の後に、OB訪問をお願いしたい旨を述べます。そして、最後に相手への配慮を考えた結びの文章で締めます。
OB訪問とは、就職活動において、就職したい先の先輩に話を聞くという事です。就職活動の中では、必ずと言っていい程、出てくるお願いなので、しっかりポイントを抑えて良い印象を持ってもらえるようにしましょう。
OB訪問においてのお願いメールの例文
人事担当者様
突然のメール失礼いたします。
私、○○大学○○学部の○○と申します。
この度、貴社に勤務されている○○大学の先輩をご紹介頂き、お話を聞かせていただきたく、連絡させていただきました。
突然のご相談で恐縮ですが、ご検討いただきますよう、よろしくお願い申し上げます。
○○大学○○学部
○○
住所
電話
メール
就職活動において、全く知り合いでない人事の担当者にOB訪問のお願いをするという設定のお願いメールの例文を紹介しました。会ったことのない、初めてのメールを送る場合は、「突然の」を加える事で相手への配慮を表しましょう。
余興をお願いしたい場合
余興をお願いしたい際に送るメールの内容は、相手先の宛名と挨拶の後に、余興をお願いしたい旨を述べます。そして、最後に相手への配慮を考えた結びの文章で締めます。
余興とは、結婚式や宴会などで、皆が楽しめるような催しをする事です。余興をお願いするのに一番大切なのは、時期です。突然お願いされても、相手も困ってしまいますので、十分な準備期間を考えた上で依頼しましょう。
余興においてのお願いメールの例文
お知らせしていたとおり、〇月〇日に結婚式を執り行う予定です。
その際に、日頃からお世話になっている○○さんに余興をお願いしたいのですが、いかがでしょうか。
引き受けていただけると、大変嬉しいです。
何卒よろしくお願い申し上げます。
○○部○○
余興は、関係が近しい人にお願いするものですので、最初に詳しい自己紹介は省いてもいいでしょう。また、○○さんだからやってほしいといった気持ちを込める事で相手により熱意がつたわるのではないでしょうか。
社会人らしいお願いメールを送ろう
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色々な状況によって内容も変わりますが、基本的に、
１、早めの自己紹介
２、お願いしたい理由
３、相手を配慮する言葉の3つのポイント
これらを抑えて、文章を構成する事で、スムーズにお願いを叶えてもらえるでしょう。ビジネスシーンにおいて、メールでお願いをする事は多々あります。マナーを守って、社会人らしいお願いメールを送りましょう。