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2018年09月12日

推薦状の正しい書き方とは|用例5選/就職/入試/昇進選考

ビジネスで必要とされる推薦状の種類と例文の紹介です。就活時や転職、昇進などの際に必要となる場合があります。どんなポイントに気を付けて、何を書けばよいのかを例文を加えて説明していますので、推薦状を作成する際のご参考にしてください。

「推薦状」とは

推薦状の正しい書き方とは|用例5選/就職/入試/昇進選考
誰でも推薦状とは一度は耳にしたことがある言葉です。実際に推薦状はどんな場合に必要なのでしょうか。今回はビジネスに関連した推薦状の基本的な書き方や使用方法をご説明していきます。

いざ、自分が推薦状を書く場合や推薦状を用意しなければいけないときの参考になるように、書き方を挙げていきます。良かったら利用してください。

「推薦状」の意味

推薦状とは、自分が行きたい学校や職場などに、実際の評価を証明するために書いてもらう書類のことです。表彰や昇格の際にも書かれることがあります。

では、推薦状はいったい誰が書くのでしょうか。就職活動中の学生であれば、大学の教授に書いてもらうのが一般的です。中には大学生本人に推薦状を書かせて教授の名前で証明してもらう場合もあります。

会社であれば、その人物をよく知る上司などが推薦状を書きます。

「推薦状」の必要性

特定の人物の人となりを、面識のない人物に紹介する場合、学識経験者など社会性の高い人物からの「推薦状」の必要性は高まります。

相手の組織に紹介する人物の信頼性や価値を高めるために、「推薦状」が効力を発揮してくれるからです。

「推薦状」が必要な場面

「推薦状」は、入学・留学・就職・転職・昇進・表彰などのおりに必要となります。

転職の場合は、元の職場の上司やその面接を受ける会社を紹介してくれる人がいた場合はその人に紹介状を書いてもらいます。昇進などで推薦状を必要とする場合は、基本的には上司が書くことになります。

「推薦状」が必要な場面

推薦状の正しい書き方とは|用例5選/就職/入試/昇進選考
推薦状を必要とする場面はいろいろです。学校生活では留学や入試、ビジネスでは大きく分けて3種類の場合に利用されます。

一つ目は就職活動時に使用する「大学生向けの推薦状」、二つ目は転職時に使用する「転職時に上司に書いてもらう推薦状」、三つ目は昇進などの際に利用する「昇格時の上司が書く推薦状」です。

それぞれの場面で、使用する内容に応じた書き方の推薦状を用意することが大切です。

就職|転職

新しく雇い入れる側としては、トラブルメーカーを入社させたい企業はありません。そこで推薦状では、そういったトラブルを起こさない人物であることを証明してもらう事が大切です。

就職や転職の際の推薦状は、勤務態度や実績、授業を受ける姿勢などについて簡潔に書き込んである必要があります。

推薦状には性格などが長々と書いてあるわけではなく、その人物に信頼性があるかどうかの見極めが表記されています。

高校入試/大学入試

推薦状の正しい書き方とは|用例5選/就職/入試/昇進選考
推薦入試を受ける際に、学校長からの推薦状が必要になります。

推薦入試を受けるには、成績がある水準に達していなくてはいけません。推薦入試は一般受験よりも早く行われるので、推薦状は早めに請求しておく必要があります。

推薦状には学生がどのような活動をしてきて、どのような性格や特徴があり、どのように今後活躍できるかが書かれています。

国外留学

国外留学の際も推薦状が必要です。

国外の大学や大学院は、受けれる生徒の人格を事前に知っておくために、推薦状を重視する傾向にあります。多いところでは2から3の推薦状を提出させる大学・大学院もあります。

社内の昇進人事選考

部下を昇進させる際に書く推薦状は、実績と業績重視で書きます。

推薦状には定まったフォーマットはありませんが、社内向けの統一フォーマットが用意されている場合もあります。その時は定められたフォーマットどおりの書き方をすれば問題ないでしょう。注意する点としては、推薦するのにあたり過剰な成績を盛らない事です。

実績どおりの内容を記載した方が後々お互いのためになります。

公的な栄典授与推薦

公的な栄典授与推薦にも、推薦状が必要です。

栄典とは、社会功労者に対して表彰する制度のことです。内閣に助言と承認をされたうえで、天皇によって授与されます。国家機関や地方の公共団体が授与するケースもあります。

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効果的な「推薦状」の書き方/用例

推薦状の正しい書き方とは|用例5選/就職/入試/昇進選考
推薦状には履歴書のように決まったフォーマットはありません。しかし最近ではネットで無料で利用できるテンプレートがダウンロードできますので、使用しやすいテンプレートを探して利用するのも良いでしょう。書き方や例文も乗っているので参考にすると良いでしょう。

推薦状の形式も大事ですが、どのような形でその人物を推薦するのか、そのポイントをしっかりと捉えた書き方をすることがもっとも重要です。

就職・転職の「推薦状」

転職での推薦状の書き方としては、その人物の業績を簡潔明瞭に記す事が重要です。

転職に際して書かれる推薦状は元職場の上司によるケースが多いものですが、転職のための推薦状を書いてもらえるというだけで、その人物の人間性が保証されている訳です。

例文を参考にしながら、どういったポイントを抑える書き方が良いのかを覚えていきましょう。それが解れば、例文に頼ること無く推薦状を書けるようになるでしょう。

高校入試・大学入試の「推薦状」

高校入試・大学入試の「推薦状」の書き方は、生徒の長所をアピールしてあげることに重点をおきましょう。

高校入試・大学入試の「推薦状」は、簡潔過ぎても相手に生徒の良さが伝わりません。だからといって、嘘や作り話を書いては偽証になってしまいます。生徒ひとりひとりの良い点を伝わりやすい言葉で主張できる書き方が、おすすめです。

国外留学の「推薦状」

国外留学の推薦状は、その人のアピールポイントをしっかりと書くことが大切です。

国外留学の推薦状のうちの1通は、学業面を中心として、その人のことをよく知っている大学の教授に書いてもらうことがおすすめです。その他には、高校の教師や部活動・サークル・研究会・ゼミなどの指導者に推薦状を頼むとよいでしょう。

社内の昇進人事選考の「推薦状」

社内の昇進人事選考の「推薦状」は、上司が書くことになります。

社内の昇進人事選考は大抵の場合、人事権を持った役員との面接を行う事になります。面接内容と推薦状に記載された実績があまりにも齟齬がある場合は昇進も無くなりますが、推薦状を書いた人自身の評価も下がる事になります。気をつけましょう。

推薦するのですから良い事をたくさん書いてあげたいと思うのが人情ですが「推薦状」には真実を書くように心がけましょう。

公的な栄典授与推薦の「推薦状」

功績調書とも呼ばれる公的な栄典授与推薦の「推薦状」は、公文書として一定の書式を有しています。

官公庁などから内閣府賞勲局に推薦状が提出されます。表彰機関が官公庁や法人の場合は、推薦機関から推薦状が出されます。

推薦状には、栄典授与にふさわしい人間であるかどうかを、過去の表彰歴や具体的な功績とともに書き込みます。

大切な「推薦状」の役割を理解する

推薦状の正しい書き方とは|用例5選/就職/入試/昇進選考
推薦状にはどんな役割があるのでしょうか。就職活動や転職活動における推薦状には、推薦状で推薦されている人物の人間性を保証する事が大きな役割となります。

新卒であれば大学生時代の授業態度や学校生活について、真面目に過ごしてきたのかなど、客観的な評価を書きます。転職であれば、前の会社での職場の人間関係や顧客への対応はどうだったのか、何かトラブルを起こしていないかなどを証明してもらえます。

効果的な「推薦状」を書くためのコツ

新卒の就職活動で使用するときの推薦状の書き方としては、授業態度など、真面目な学生であることを強調すると良いでしょう。人間性を強調することができるからです。

よほど専門性の強い進路でない限りは、大学時代に学んだ内容が仕事に直結するわけではありません。雇う側としては学んだ勉強の結果よりもその姿勢を重視します。

転職で必要になるのはその人物の仕事能力ですので、書き方としては業績を中心に書くことになります。

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