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2017年09月13日

推薦状の書き方と手順・例文|転職/就活/部下の昇進時

ビジネスで必要とされる推薦状の種類と例文の紹介です。就活時や転職、昇進などの際に必要となる場合があります。どんなポイントに気を付けて、何を書けばよいのかを例文を加えて説明していますので、推薦状を作成する際のご参考にしてください。

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推薦状とはどんな時にいるのですか

誰でも推薦状とは一度は耳にしたことがあると思います。でも実際に推薦状とはどんな場合に必要なのでしょうか。今回はビジネスに関連した推薦状の基本的な書き方や使用方法をご説明していきます。

いざ、自分が推薦状を書く場合や推薦状を用意しなければいけないときの参考になるように、
書き方と例文も用意しましたので、良かったら利用してください。

推薦状の役割

ビジネスで必要とされる3つの推薦状にはどんな役割があるのでしょうか。就職活動の際に必要とされる推薦状は、その学生がどんな学生生活を送っていたか、学業はもちろん大学生活において人間性を評価して推薦してもらいます。

また、転職時に使用する推薦状には、仕事の業績などを記入して、入社後に戦力なる事をアピールしたもの書く書き方が一般的です。どちらの場合も推薦状を受け取る側、採用側の企業としては、人間性に問題のあるトラブルメーカーを入社させたくありません。そこで、推薦状には人間的にも問題のない人であることを証明してもらう役割を持っています。

推薦状の書き方と種類

推薦状の種類にはどのようなものがあるのでしょうか。ビジネスでは大きく分けて3種類の場合に利用されます。

一つ目は、就職活動時に使用する場合
(大学生向けの推薦状の例文)

二つ目は、転職時に使用する場合
(転職時に上司に書いてもらう例文)

三つ目は、昇進等の際に利用する場合です
(昇格時の上司が書く例文)

使用する内容に応じた書き方の推薦状を用意することが大切です。それぞれの状況に応じた例文も下記にありますので参考にしてください。

推薦状の役割

ビジネスにおける推薦状にはどんな役割があるのでしょうか。就職活動や転職活動における推薦状には、推薦状で推薦されている人物の人間性を保証する事が大きな役割となります。新卒であれば大学生時代の授業態度や学校生活なので、真面目に過ごしてきたのかなど、転職であれば、前の会社で職場の人間関係や顧客への対応はどうだったのか、何かトラブルを起こしていないか、などを証明してもらいます。

新しく雇い入れる側としては、トラブルメーカーを入社させたい企業はありません。そこで推薦状では、そういったトラブルを起こさない人物であることを証明してもらう事が大事です。実際に書く場合の書き方としては上記内容を考慮した書き方を心がけると良いでしょう。

推薦状は誰が書くのか

それでは推薦状はいったい誰が書くのでしょうか。就職活動中の学生であれば、大学の教授に書いてもらうのが一般的です。但し、中には大学生本人に推薦状を書かせて教授の名前で証明してもらう場合もあります。

大学院や研究所などで教授がその生徒の事を良く知っている場合は問題ありませんが、そこまで生徒の事を詳しく知らない場合などこのような方法が取られる場合もあります。また、転職の場合には元いた職場の上司やその面接を受ける会社を紹介してくれる人がいた場合は、その人に紹介状を書いてもらいます。昇進等で推薦状を必要とする場合は基本的には上司が書くことになります。

基本的な推薦状の書き方手順と書き方

実際に推薦状を書く場合の書き方はどうすればよいのでしょうか。推薦状には履歴書のように特に決まったフォーマットはありません。しかし最近ではネットで無料で利用出来るテンプレートがダウンロードできますので、使用しやすいテンプレートを探して利用するのも良いかもしれません。

その場合は書き方や例文も乗っているので参考にすると良いでしょう。推薦状の形式も大事ですが、それよりも推薦状を書く場合は、推薦する人物をどのような形で推薦するのか
そのポイントをしっかりと捉えた書き方をすることが重要です。

例文を参考にしながら、どういったポイントを抑える書き方が良いのか、それが解れば例文に頼る事も無く、推薦状も書けるようになるでしょう。

就活で推薦状を書く場合のコツ

就職活動で使用する書き方としては、真面目な学生であることを強調すると良いでしょう。授業態度など、真面目に受けていたなどが良いでしょう。それは大学時代に専攻していた内容よりも人間性に重点が置かれるからです。

よほど、専門性の強い進路でない限りは、大学時代に学んだ内容が仕事に直結するわけではありませんので、雇う側としては学んだ勉強の結果よりもその姿勢を重視します。

就活の推薦状の例文

書き方例文

○○○○君は私が指導している○○部の生徒ですが、とても優秀な成績を収めている学生です。授業態度も真面目で積極的に課題にも取り組んでおり、定められた提出期日は必ず守る几帳面さも持ち合わせております。

また学業だけなく○○部に所属しており4年間熱心に活動しておりました。面倒見の良い人柄で後輩からも慕われており、明るさや協調性においては問題ない判断しております。御社に採用して頂く事が出来たら必ずや社内においても、人柄の良い人間性を発揮する事が出来るでしょう。

転職で推薦状を書く場合のコツ

転職で推薦状の書き方としては、その人物の業績を簡潔明瞭に記す事が重要です。
転職に際して書かれる推薦状は元職場の上司にるケースが多いですが、転職の為の推薦状を書いてもらえるというだけでもその人物の人間性は保証されている訳です。

あと、必要になるのはその人物仕事能力ですので、書き方としては業績を中心に書くことになります。

転職の推薦状の例文

書き方例文

貴社におかれましては、この度人事評価制度の立案・運用に強い、人物を募集している事と承りました。つきましては、誠に僭越ながら適任者として、弊社人事部の○○○○君を推薦申し上げます。

○○○○君は弊社において、既存の評価制度を現場の人間の意見を良く汲み取り、社員がやる気の出る新しい評価制度を作り上げ、弊社の業績向上に多大なる貢献をした人物です。
今後も弊社にて力を発揮してもらいたいのですが、今回家庭の事情で帰郷することになりました。

そこで弊社と長年お付き合いのある関係として、○○○○君の人間性、仕事能力等、好人物であることは間違いなく自信を持って推薦させて頂きます。

部下の昇格の際の推薦状を書くコツ

部下を昇進させる際に書く推薦状の書き方としては、実績と業績重視で書きます。
推薦状には定まったフォーマットはありませんが、社内ですと統一フォーマットが用意されている場合もあります。

その時は定められたフォーマット通りの書き方をすれば問題ないでしょう。注意する点としては、推薦するのにあたり過剰な成績を盛らない事です。大抵の場合、人事権を持った役員等との面接を行う事になりますので、その面接と推薦状に記載された実績であまりにも齟齬がある場合、昇進も無くなりますが、推薦をしたあなた自身の評価も下がる事になります。

推薦するのですから良い事をたくさん書いてあげたいと思うのが人情ですが、そこは実績通りの内容を記載した方が後々お互いの為になります。

昇格の推薦状の例文

書き方例文
書き方はもし指定のフォーマットがあればそちらを使用してください
例文
昇格推薦状当部の○○○○君を次期移動の際に係長に昇格致したく
推薦致します。○○○○君は入社から5年経過しましたが、
彼の携わった仕事の実績は今までにご報告しました通り
大変優秀なものであり、また後輩の指導も行き届いており
管理職になっても、部下の管理を任せても問題ないと確信しております
こうした実績を御勘案し、ぜひ次回の人事異動の際に係長への昇格を
お願い致したく、推薦致します

例文の追記事項

上記で代表的な推薦状の例文をご紹介致しましたが、どの例文もあいさつ文や締めの言葉が追記されます。

あいさつ文の例文

例文1
拝啓 貴社ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。
さて、本日は突然の事で恐縮でありますが・・・

例文2
拝啓 ますますご健勝のことと拝察し、お喜びもうしわげます。
平素はご高配に賜り厚く御礼申し上げます。

締めの例文

例文1
まずはご紹介かたがたご高配賜りますよう宜しくお願い申し上げます。

例文2
末筆となりましたが貴社のますますのご活躍をお祈り申し上げます。などを推薦状の冒頭と結びに文章を加えて体裁を整えるとより良い推薦状になります。

推薦状とは推薦してくれる人いる事を忘れずに

推薦状の書き方と例文をご紹介してまいりましたが参考になりましたでしょうか。いくつかの例文を読んでもらえればわかりますが、推薦状は、当然推薦してくれる人と推薦される人がいるのです。

推薦された人は推薦してくれた人の期待を裏切らないようにしなくてはなりませんし、推薦した側は自分の名前を使って推薦するのですから、安易な気持ちで推薦してしまうと自分の首を絞めてしまう可能性もあります。

そこは推薦される側とする側の信頼関係が大きく関係してくることでしょう。普段から相手に対して敬意をもって人に接していなければ推薦をうけれる事もないでしょう。もう一度普段の日常生活の行動を顧みて推薦をしてもらうに値する行動が出来ているのかを、見つめなおしてみるのもいいかもしれませんね。

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